Cosa si intende per Smartworking

COSA SI INTENDE PER
SMARTWORKING
Avv. EDOARDO FERRARO
AVVOCATO DEL FORO DI PADOVA
Giovedì 3 marzo 2022 ore 16.00

DAL TELELAVORO
ALLO SMARTWORKING

Quando si parla di Smartworking (o lavoro agile) si intende una forma
flessibile di organizzazione del lavoro.
In pratica si tratta di una nuova “logistica” del lavoro che si basa sulle
nuove tecnologie.
Grazie alle innovazioni legate al web e agli strumenti sempre più potenti
che ognuno di noi usa giornalmente, dipendenti di grandi e piccole
imprese possono svolgere le proprie mansioni a qualunque orario e da
ovunque desiderino.
LO SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Se volessimo ricercare un “antenato” dello Smartworking, potremmo
rintracciarlo nel telelavoro.
Primo esempio di impiego flessibile, il telelavoro è nato prima negli USA
ed è arrivato in Italia negli anni Ottanta.
Nel 1973 Jack Nilles, scienziato americano, conia il termine teleworking
in occasione del primo grande shock petrolifero della storia, che si
traduce in un aumento esorbitante dei prezzi e in una drastica riduzione
della disponibilità di petrolio.
IL TELELAVORO
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Sorge così il bisogno di ridurre gli spostamenti tramite mezzi che si
servono del petrolio per funzionare.
Nasce allora l’idea che sia possibile far funzionare in modo efficiente il
mercato del lavoro e risollevare l’economia trasportando dati, piuttosto
che le persone.
IL TELELAVORO
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

In Italia fu introdotto nell’ordinamento italiano con la legge 16 giugno
1998, n. 1911.
Questa recita: “Le Amministrazioni Pubbliche possono avvalersi di forme
di lavoro a distanza. I dipendenti sono autorizzati a effettuare, a parità di
salario, la prestazione lavorativa in luogo diverso dalla sede di lavoro,
previa determinazione delle modalità per la verifica dell’adempimento
della prestazione lavorativa”.
IL TELELAVORO IN ITALIA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Il telelavoro come forma di lavoro da remoto è regolamentato in Italia
dall’accordo interconfederale del 9 giugno 2004 (Filcams CGIL, 2004), che
lo definisce come una “una forma di organizzazione e/o di svolgimento
del lavoro che si avvale delle tecnologie dell’informazione nell’ambito di
un contratto o di un rapporto di lavoro, in cui l’attività lavorativa, che
potrebbe anche essere svolta nei locali dell’impresa, viene regolarmente
svolta al di fuori dei locali della stessa”.
IL TELELAVORO IN ITALIA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Nel contesto internazionale, a dare il via al lavoro in ottica Smart,
flessibile, è stato il Regno Unito nel 2014 con la Flexible Working
Regulation che per la prima volta ha sancito il diritto del lavoratore ad
una maggiore flessibilità, pur limitandone l’applicazione ai dipendenti
con un livello di anzianità oltre i 6 mesi.
LE ORIGINI DELLO SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

La legge n. 81/2017 regolamenta lo Smartworking in Italia, che acquisisce
ufficialmente il nome di “lavoro agile”.
La legge definisce le “misure per la tutela del lavoro autonomo non
imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei
tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.
LO SMARTWORKING IN ITALIA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Il lavoro agile è così definito come una “modalità di esecuzione del
rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti,
anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza
precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di
strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La
prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali
aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli
limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale,
derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.
LO SMARTWORKING IN ITALIA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

La differenza sostanziale risiede negli ambiti di regolamentazione.
- La normativa relativa al telelavoro è stata realizzata esclusivamente in
riferimento alla pubblica amministrazione, mentre il lavoro agile è stato
regolamentato anche in funzione della sua implementazione nelle
imprese di ogni genere e di ogni dimensione.
- Il telelavoro prevede la necessità di una postazione fisica fissa, seppur
diversa dall’ordinario luogo di lavoro, mentre con lo smartworking il
concetto di fisicità va a sfumare, si può potenzialmente lavorare
ovunque.
TELELAVORO VS SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Il teleworker è libero esclusivamente di definire qual è il luogo
alternativo all’ufficio in cui esercitare la propria attività lavorativa, ma
resta vincolato al doverla svolgere durante gli orari di lavoro stabiliti
dall’organizzazione per la quale lavora.
Lo smartworker ha discrezionalità in merito alla fascia oraria durante la
quale svolgere l’attività lavorativa e può stabilire autonomamente il lasso
di tempo necessario per svolgerla.
Per le imprese che adottano lo smartworking, ciò che conta è il
raggiungimento degli obiettivi entro la deadline prestabilita.
TELELAVORO VS SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Il punto comune ai due concetti è la libertà di poter lavorare con
dispositivi da remoto e connessi a internet eventualmente anche in
pigiama...
(ovviamente la cosa è sconsigliata in caso di meeting online o simili).
TELELAVORO E SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

In Italia nel 2019 c'erano 570.000 lavoratori in smartworking.
Da un studio effettuato tra questi, gli stessi presentano un grado di
soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di
coloro che lavorano in modalità tradizionale:
● 76% soddisfatto della propria professione (rispetto al 55% degli altri
dipendenti);
SOCIOLOGIA DA SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● 1/3 si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne
condivide valori, obiettivi e priorità (contro il 21% dei colleghi).
● Sono più orgogliosi dei risultati dell’organizzazione in cui lavorano
(71% rispetto al 62%) e desiderano restare più a lungo in azienda
(71% rispetto al 56%).
Nel 2019 la percentuale di grandi imprese che ha avviato al suo interno
progetti di Smartworking è del 58%!!
SOCIOLOGIA DA SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

«Lo Smartworking non è solo una moda, è un cambiamento che
risponde alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società
nel suo complesso, e come tale è un fenomeno inarrestabile.»
Mariano Corso, Resp. Scientifico dell’Osservatorio Smartworking
«Per praticare davvero lo Smartworking occorre superare l’associazione
che sia solo lavoro da remoto, ma interpretarlo come un percorso di
trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro
da parte delle persone.»
Fiorella Crespi, Direttore dell’Osservatorio Smartworking
FILOSOFIA DA SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

FILOSOFIA DA SMARTWORKING
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

SMARTWORKING:
REGOLE E STRUMENTI, OGGI

Nell'ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la
gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19 (coronavirus), il
Presidente del Consiglio dei Ministri ha emanato il 1° marzo 2020
il Decreto che interviene sulle modalità di accesso allo smartworking,
DETTANDO UNA PROCEDURA SEMPLIFICATA.
● il D.L. 24 dicembre 2021, n. 221 (c.d. Decreto Festività) prevede fino
al 31 marzo 2022, le modalità di comunicazione del lavoro agile
restano quelle previste dall'art. 90, commi 3 e 4, del D.L. 19 maggio
2020, n. 34, convertito in L. n. 77 del 17 luglio 2020, n. 77, utilizzando
la procedura semplificata già in uso.
SMARTWORKING DAL 2020
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

La semplificazione per i datori di lavoro "valida per tutto il periodo
dell'emergenza" prevede che:
● non è necessario l’accordo scritto controfirmato dal lavoratore: la
comunicazione al lavoratore può essere fatta via mail specificando
eventualmente il riferimento alla normativa (art. 4 del DPCM 1°
marzo 2020 e dell’art. 1, comma 1, lett. n) del DPCM 4 marzo 2020).
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● la comunicazione al Ministero del lavoro (www.cliclavoro.gov.it),
ordinariamente fatta con deposito dell'accordo, viene sostituita da
una dichiarazione autocertificata per singolo dipendente con i dati
anagrafici e il C.F. del lavoratore, in cui va indicata come “data di
sottoscrizione” quella di inizio dell’attività in regime di smartworking,
e con il riferimento all’articolo 2 del Dpcm del 25 febbraio. Le aziende
che non hanno le credenziali per l’utilizzo di questo servizio devono
provvedere a richiederle. Il dpcm non prescrive la tempistica per
questa comunicazione ma vista la situazione di emergenza non
dovrebbe essere sanzionabile un invio entro i 5 giorni;
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● l’informativa sulla sicurezza sul lavoro si può inviare al lavoratore con
modalità telematica.
INAIL ha pubblicato sul proprio sito un facsimile di informativa da
utilizzare. Visto il tipo di emergenza andrà specificato che il lavoratore
è tenuto a svolgere la sua attività evitando luoghi a rischio contagio
(treni, bar, biblioteche, ecc).
Va ricordato in atti che lo smartworking darebbe la possibilità di
lavorare non solo al proprio domicilio ma in qualsiasi luogo a scelta
del lavoratore.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Dal 4 marzo 2020 inoltre è attiva la procedura sul sito Cliclavoro che
permette alle aziende di comunicare anche in modalità cumulativa i
nominativi dei dipendenti che svolgono la prestazione in smartworking.
Con la modalità semplificata è richiesta l’indicazione dei soli dati
anagrafici dell’azienda e alla comunicazione dovranno allegarsi
l’autocertificazione aziendale in formato PDF/A e l’elenco in formato
EXCEL dei dipendenti per i quali si richiede lo svolgimento delle mansioni
in smartworking.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Si ricorda anche che viste le motivazioni di forma maggiore imposte da
un provvedimento di legge il dipendente non può rifiutarsi di svolgere la
prestazione in questa modalità. Se è il lavoratore a chiedere questa
trasformazione sarà comunque l'azienda sulla base delle esigenze
organizzative a decidere per l'utilizzo del lavoro agile, dato che questa
resta una modalità di esecuzione di un rapporto subordinato.
Nelle aziende che utilizzano già questa modalità, per gli stessi dipendenti
può essere comunque necessario comunicare eventuali variazioni e
integrare le informative ai dipendenti.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Come vanno eseguite le comunicazioni di smart working nel settore
privato fino al 31 marzo 2022?
[...] il termine per l'utilizzo della procedura semplificata di comunicazione
dello smartworking di cui all'art. 90, commi 3 e 4, del D.L. 19 maggio
2020, n. 34, convertito con modificazioni in L. 17 luglio 2020, n. 77, è
prorogato fino al 31 marzo 2022. È, pertanto, utilizzabile la procedura
semplificata già in uso (per la quale non è necessario allegare alcun
accordo con il lavoratore), con modulistica resa disponibile dal Ministero
del Lavoro e delle Politiche Sociali (Template per comunicare l'elenco dei
lavoratori coinvolti). Resta inalterato l'applicativo informatico [...]
SMARTWORKING DAL 2020:
LE FAQ DEL GOVERNO FINO AL 31.3.22
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Nella comunicazione "massiva" semplificata adottata per la situazione
emergenziale, i datori di lavoro del settore privato devono indicare la
fine del periodo di svolgimento della prestazione in modalità
smartworking?
Sì, ai sensi dell'art. 90 del Decreto Legge n. 34 del 19 maggio 2020, fino
alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19, i
datori di lavoro del settore privato devono comunicare al Ministero del
Lavoro e delle Politiche sociali, in via telematica, i nominativi dei
lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità
agile, ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito...
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

…
Nel caso di comunicazioni già inviate, ciò può essere eseguito
modificando lo stesso file utilizzato per la comunicazione "massiva
semplificata", qualora fosse stata utilizzata tale modalità di
comunicazione, oppure procedendo con una comunicazione "massiva" o
singola di modifica, qualora fosse stata utilizzata la procedura già
disponibile prima dell'insorgere della pandemia.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

La normativa sullo smartworking è stata utilizzata (e lo è tutt'ora con
proroga fino alla fine dello stato di emergenza) anche a tutela di
lavoratori fragili e di genitori con figli minori.
Le norme hanno individuato le categorie interessate ed i requisiti per
l'accesso allo smartworking.
LAVORATORI FRAGILI E GENITORI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Per quanto riguarda i lavoratori fragili, si accede al lavoro agile se:
● immunodepressi,
● affetti da patologie oncologiche o in terapia salvavita,
● disabili con connotazione di gravità secondo la legge 104/1992.
Per tali lavoratori, lo smartworking è la modalità ordinaria e, ove non sia
possibile, viene data copertura dei periodi di assenza come degenza
ospedaliera.
Le assenze non vengono computate nel periodo di comporto fissato dalla
contrattazione.
LAVORATORI FRAGILI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Con il boom dei contagi è cruciale la proroga dei congedi per i genitori di
figli minori affetti da Covid o in quarantena scolastica.
Potranno fruire di congedi retribuiti i genitori di figli under 14 in DAD o
in quarantena, mentre avranno diritto a congedi non retribuiti i genitori
di figli fra 14 e 16 anni o, indipendentemente dall’età, di figli con
handicap grave.
GENITORI CON FIGLI MINORI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Che strumenti usiamo per lavorare in smartworking?
● PC
● Telefoni / smartphone / tablet
● Chiavette USB
● Router / modem
● Stampanti
● Scanner
● Supporti di backup
● Banche dati remote
● Webcam
SMARTWORKING E STRUMENTI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Tali strumenti possono essere:
● Aziendali
● BYOD (Bring Your Own Devices)
L'azienda deve preoccuparsi di:
● Redigere un elenco degli strumenti
● Dare le istruzioni operative
Si entra in ambito di GDPR (trattamento dati e privacy).
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Gli strumenti di lavoro sono sotto la responsabilità dell’azienda stessa,
che li mette a disposizione dei propri addetti alle seguenti condizioni:
● gli strumenti possono essere utilizzati solo per fini professionali;
● gli strumenti vengono custoditi con cura dal lavoratore cui sono
assegnati, evitando manomissioni, danneggiamenti o utilizzi, anche
da parte di altre persone, per scopi non consentiti;
● vanno rispettate le istruzioni e le norme di buon comportamento.
Per ogni problematica dovrà essere contattato l’Amministratore di
Sistema o il Titolare.
(FORNITI DALL'AZIENDA)
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

In caso di eventuale consegna di un telefono cellulare, palmare,
blackberry, smartphone, tablet o simili, il datore di lavoro ne disciplina
l’uso per finalità diversa dall’esecuzione delle prestazioni lavorative.
Si precisa comunque che il dispositivo è (e resta) di proprietà
dell'azienda, che ha facoltà di esercitare in qualsiasi momento ogni
diritto previsto dalle disposizioni legislative vigenti.
I dipendenti e i collaboratori sono responsabili della corretta custodia del
bene e durante l'utilizzazione dello stesso dovranno comportarsi in
maniera diligente e responsabile, garantendo l'integrità materiale e del
suo impiego.
SMARTWORKING E STRUMENTI:
LO SMARTPHONE AZIENDALE
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

In caso di danni, furto, smarrimento o utilizzo illecito, potranno essere
attivate azioni di natura disciplinare e afferenti il risarcimento del danno
Si precisa inoltre che:
● il gestore telefonico fornisce i tabulati delle telefonate effettuate da
ciascuna utenza dell’Azienda per eventuali controlli;
● i dati salvati sul telefono (rubrica, agenda) sono e restano di esclusiva
responsabilità del singolo utente;
● qualsiasi problema, disfunzione o rottura del telefono, va comunicata
all’Ufficio Amministrativo;
● in caso di interruzione del rapporto di lavoro i dati vanno restituiti;
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● in caso di furto o smarrimento il Titolare si riserva la facoltà di attuare
la procedura di remote-wipe (cancellazione da remoto di tutti i dati
sul dispositivo), rendendo il dispositivo inutilizzabile e i dati in esso
contenuti irrecuperabili;
● è fortemente sconsigliato al lavoratore caricare o inserire all’interno
del dispositivo o SIM qualsiasi dato personale non attinente con
l’attività lavorativa svolta. In ogni caso, al fine di evitare e/o ridurre al
minimo la possibile circolazione di dati personali sull’apparecchio, si
ricorda agli assegnatari di cancellare tutti i dati personali
eventualmente presenti prima di riconsegnare il cellulare;
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● è fortemente sconsigliato al lavoratore effettuare riprese, fotografie,
registrazioni di suoni con qualsiasi tipologia di apparecchiatura
elettronica adatta a tali scopi;
● l’eventuale installazione di applicazioni, sia gratuite che a
pagamento, sugli smartphone e tablet deve essere espressamente
autorizzata, rimanendo, diversamente, a carico del lavoratore le
spese che Titolare dovrà sostenere;
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Ad ogni utilizzo di un PC l’addetto si assume la responsabilità del corretto
utilizzo dello strumento nel rispetto delle istruzioni che seguono:
● le postazioni sono configurate secondo gli standard Aziendali e
qualsiasi modifica deve essere autorizzata dall’Amministratore di
sistema, responsabile dei servizi informativi;
● è vietata l’istallazione sul computer di qualsiasi tipo di software senza
l’autorizzazione della Direzione, al fine di prevenire l’istallazione di
software pericolosi (quali ad esempio virus informatici che possono
alterare la stabilità dei sistemi operativi) o sprovvisti di regolare
licenza d’uso;
IL COMPUTER AZIENDALE
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● è vietato, se non a seguito di esplicito consenso o richiesta da parte
dell’azienda, collegare il computer ad altri computer, reti esterne, a
modem, a router, a schede di rete o a qualsiasi dispositivo compreso
telefono cellulare o periferica che non siano quelle previste
dall’Azienda;
● in presenza di terzi, è necessario accertarsi che questi non possano
leggere le informazioni sul PC;
● è fatto divieto di caricare sul PC dati estranei all’attività lavorativa;
● una volta attivato il PC, è opportuno non lasciare incustodita la
postazione senza prima averne bloccato l’accesso;
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● l’utilizzo di eventuali supporti esterni - oltre a dover essere
autorizzato - deve essere preceduto da una opportuna verifica che
accerti: l’origine del supporto, il suo contenuto e l’assenza di virus;
● non è consentito utilizzare programmi informatici o strumenti per
intercettare, falsificare, alterare o sopprimere per finalità illecite il
contenuto di comunicazioni e/o documenti informatici;
● L’azienda si riserva la facoltà di procedere alla rimozione di ogni file o
applicazione che riterrà essere potenzialmente pericolosi per la
sicurezza del sistema, ovvero acquisiti o istallati in violazione del
presente regolamento.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Qualora il dipendente utilizzi propri device, gli strumenti devono essere
dotati almeno delle seguenti misure minime:
● Software aggiornato;
● Antivirus;
● Accesso ad uno spazio cloud per effettuare il backup dei dati.
STRUMENTI PERSONALI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

È obbligatorio l’uso corretto della propria password di accesso al PC, del
cui utilizzo ogni incaricato è pienamente responsabile.
È indispensabile che ciascun incaricato prenda nota delle buone modalità
con cui è possibile selezionare parole chiave di difficile individuazione,
seguendo le norme indicate di seguito.
Qualora si abbia il sospetto che la propria password sia stata in qualche
modo compromessa o venuta a conoscenza di terzi, si raccomanda di
provvedere immediatamente alla sua sostituzione e riferire l'accaduto al
responsabile aziendale.
IN OGNI CASO... PASSWORD
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Ai fini di mantenere l’adeguata protezione della propria password:
● la parola chiave prescelta non deve mai contenere riferimenti
personali (nomi, date di nascita, ecc…), né dovrebbe rappresentare
una parola in qualsiasi lingua o dialetto sufficientemente diffuso;
● si suggerisce di selezionare una nomenclatura della password
adeguatamente lunga (minimo 8 caratteri) e complessa (caratteri
minuscoli, maiuscoli e un caratteri speciali);
[...]
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● si raccomanda di non utilizzare la stessa password utilizzata in altri
sistemi di autenticazione, interni o esterni all'azienda, come ad
esempio l'accesso al proprio conto corrente bancario e/o altre attività
non legate all'attività aziendale;
● non è permesso condividere o concedere l’uso della parola chiave
prescelta con alcun soggetto, interno o esterno all’azienda;
● al momento in cui si sostituisce la propria password, la nuova
selezionata dovrebbe essere diversa da quelle già utilizzate in
precedenza.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

La posta elettronica diretta all’esterno della rete informatica aziendale
può essere intercettata da estranei, ed è pertanto sconsigliato l’invio di
documenti di lavoro riservati senza l’utilizzo di adeguate protezioni.
L’invio di documenti o dati mediante posta elettronica deve sempre
essere effettuato con le dovute cautele, quali accertarsi che il
destinatario sia autorizzato a trattare i dati inviati, che l’indirizzo sia
corretto, che il destinatario riceva correttamente i documenti inviati (ad
es. mediante conferma di lettura), ecc.
[...]
IN OGNI CASO... POSTA ELETTRONICA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Per eventuali necessità, si suggerisce di apporre il seguente testo
standard in calce:
“Qualora il messaggio fosse pervenuto per errore, preghiamo di
cancellarlo immediatamente senza visionarne il contenuto e, se possibile,
darcene gentilmente notizia. Il Titolare non si assume alcuna
responsabilità per eventuali intercettazioni, modifiche o danneggiamenti
del presente messaggio email e/o eventuali allegati”.
L’invio dei documenti contenenti dati particolari o particolarmente
sensibili con la posta elettronica va effettuato previa protezione del
documento con una password (da condividere solo col destinatario).
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

In generale, nell’utilizzo della posta elettronica come strumento di lavoro
e di comunicazione tra i dipendenti, e tra questi e i terzi, si raccomanda
in particolare di rispettare i criteri minimi di utilizzo riportati di seguito.
NON è consentito:
● dar luogo o rispondere a email “tipo catena di Sant’Antonio”
dall’indirizzo aziendale;
● inviare immagini, file, video o scherzi elettronici dall’indirizzo
aziendale;
● aprire allegati non sicuri, o inviati da fonti sconosciute;
[...]
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

[…]
● cancellare, anche parzialmente, le e-mail aziendali inviate e/o
ricevute, salvo diversa autorizzazione;
● cancellare, anche parzialmente, la rubrica aziendale;
● cliccare su link.
È invece obbligatorio:
● eliminare tempestivamente messaggi “spam” o similari (onde evitare
la diffusione di virus informatici).
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Qualora il Titolare necessiti di dover accedere al PC assegnato ad un
dipendente ovvero alla Sua posta elettronica sarà onere del Responsabile
dell’area o della Direzione stabilirne le modalità che potranno essere
diversificate area per area nel rispetto delle regole che seguono:
● il responsabile d’area d’accordo con il dipendente potrà individuare i
colleghi autorizzati ad accedere alla sua casella di posta elettronica
e/o alla propria postazione di lavoro in caso di assenza programmata;
● in caso di assenza non programmata, il dipendente potrà autorizzare
anche telefonicamente il proprio responsabile o i propri colleghi ad
accedere alla propria casella email e/o postazione di lavoro;
PROCEDURE DI EMERGENZA...
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● in casi di necessità/urgenza/impossibilità a contattare il dipendente
assente, l’Amministratore di Sistema, su richiesta della Direzione,
potrà provvedere a resettare la password dell’utente per consentirne
l’accesso. Tale operazione verrà comunicata al dipendente non
appena possibile. Al suo rientro, questi imposterà una nuova
password;
● in ogni caso, è fatto divieto di “rispondere” utilizzando l’account email
del dipendente assente;
● ogni utente ha l’obbligo di inserire un messaggio automatico di
assenza;
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● qualora la parola chiave venga utilizzata in assenza dell’incaricato, a
quest’ultimo non compete più alcuna ulteriore responsabilità, in
merito a trattamenti non autorizzati o accessi non consentiti ai dati.
La sua responsabilità verrà pienamente rimessa in essere non appena
avrà avuto la possibilità di selezionare una nuova parola chiave e
assumere quindi la piena responsabilità del corretto utilizzo.
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

La divulgazione di informazioni all’esterno dovrà avvenire nel rispetto del
principio di segretezza e riservatezza, nel rispetto del proprio profilo di
autorizzazione e sempre salvaguardando l’immagine aziendale
dell’azienda.
SOCIAL MEDIA (ESTERNO)
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Evitare il più possibile la condivisione della scrivania: si rischia che la
piattaforma, assuma informazioni e dati presenti nella propria scrivania
di casa.
Quindi:
● utilizzare piattaforme che siano attendibili e dimostrino di essere
compliant al GDPR;
● attenzione agli strumenti del lavoratore che magari hanno sistemi
inseriti vecchi e insicuri.
VIDEOCONFERENZE
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Documenti consegnati via posta:
Nel caso la consegna di documenti, originali o fotocopiati contenenti dati
particolari o informazioni qualificate come riservate, avvenga per posta,
si richiede l’utilizzo di tipi di spedizione che garantiscano di tracciare i
movimenti del documento (ad es. raccomandata, etc.).
Quale che sia il tipo di spedizione adottato, si raccomanda di accertare
che esso consenta di avere prova certa del fatto che il destinatario abbia
effettivamente ricevuto i documenti inviati e che essi siano giunti integri,
e quindi non manomessi o alterati in fase di trasporto.
DOCUMENTI CARTACEI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

Documenti portati fuori dai luoghi di lavoro:
Qualora per motivi di lavoro vengano trasportati documenti all'esterno
del luogo di lavoro, l’incaricato deve tenere sempre sotto controllo il
plico, avendo cura altresì che nessun soggetto terzo non autorizzato
possa vedere anche solo la copertina del documento in questione.
DOCUMENTI CARTACEI
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

IL DECALOGO DELLO SMARTWORKER
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

REGOLE PER LAVORO IN SICUREZZA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

I software e la strumentazione a distanza usata per lo smartworking sono
sia uno strumento di lavoro e di contatto che uno strumento per
eventuali controlli.
Saranno / Non saranno effettuati controlli (ovviamente laddove
debitamente autorizzati):
● Per geolocalizzare i dipendenti (salvo l’uso dei dati di localizzazione
satellitare dei dispositivi per esigenze di carattere assicurativo, furto o
smarrimento);
TUTELA DEL LAVORATORE AGILE
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● Per la lettura e la registrazione sistematica dei messaggi di posta
elettronica, al di là di quanto necessario per fornire e gestire il
servizio di posta elettronica stesso;
● per la memorizzazione sistematica delle pagine internet visualizzate,
dei contenuti ivi presenti, e del tempo di permanenza sulle stesse;
● per la lettura e la registrazione dei caratteri inseriti dal lavoratore
tramite tastiera o dispositivi analoghi.
TUTELA DEL LAVORATORE AGILE
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● Attacchi informatici
● Accessi abusivi
● Incidenti o eventi avversi di qualsiasi natura (incendi o altre calamità)
che comportino
la perdita, la distruzione o la diffusione indebita dei dati personali
trasmessi, conservati o comunque trattati.
RISCHIO DI SANZIONI AMMINISTRATIVE
E SE CI FOSSE UN DATA BREACH
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● Chiedere al lavoratore di usare un pc o un device dedicato (che non
utilizzino i bambini o gli altri componenti della famiglia);
● evitare di svolgere attività che mettano a rischio i dati... si può
rischiare ad esempio di incorrere in un cryptolocker che contagia
tutto il sistema aziendale;
● attuare i backup molto più del normale, sul sistema informatico
aziendale così da riuscire a recuperare in maniera semplice i dati;
● documentare tutti i passaggi (ad esempio: dopo aver fatto la
valutazione dei rischi con il nostro dipendente, mandiamo un’ e-mail
riassuntiva);
SMARTWORKING:
CONSIGLI PER LAVORO IN SICUREZZA
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● cambiare le password di fabbrica del router e non far accedere i
propri vicini al proprio wifi di casa;
● verificare la sicurezza dei software usati dal dipendente e gli
aggiornamenti del sistema del pc;
● spiegare i data breach;
● formare i dipendenti sulla custodia degli strumenti es. riporli in zone
sicure e distanti dai bimbi ma soprattutto da terzi. Evitare di lasciare il
pc incustodito in terrazzo, ecc;
SMARTWORKING:
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

● utilizzare una partizione del pc diversa per uso lavorativo;
● procurare ai dipendenti una rete diversa, ad esempio delle chiavette
usb o incrementare i giga disponibili nello smartphone aziendale per
usarlo come hotspot;
● inserire i nuovi trattamenti nel registro trattamenti e nominare un
responsabile aziendale per verificare il buon andamento;
● fare verifiche a campione dei dipendenti, tutelando la privacy del
dipendente.
SMARTWORKING:
Avv.
Edoardo
Ferraro
Studio
Legale
Ferraro

DISCLAIMER
Avv.
Edoardo
Ferraro
La presente presentazione è aggiornata al momento della sua pubblicazione.
Ciò nonostante, la natura stessa degli argomenti trattati esclude la possibilità
di controllare tutte le fonti esistenti e gli autori non possono fornire alcuna
garanzia in merito all'affidabilità ed all'esattezza delle notizie riportate e
declinano pertanto ogni responsabilità per qualsiasi danno, diretto, indiretto,
incidentale e consequenziale legato all'uso, proprio o improprio delle
informazioni contenute in questo vademecum, ivi inclusi, senza alcuna
limitazione, la perdita di profitto, l'interruzione di attività aziendale o
professionale, la perdita di programmi o altro tipo di dati ubicati sul sistema
informatico dell'utente o altro sistema, e ciò anche qualora gli autori fossero
stati espressamente messi al corrente della possibilità del verificarsi di tali
danni.
Studio
Legale
Ferraro

GRAZIE PER L'ATTENZIONE
avv.edoardo.ferraro@gmail.com
edoardo.ferraro@ordineavvocatipadova.it

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