Webinaarin "7,4 tuntia turhaa työtä viikossa?" materiaali. Tallenne YouTubessa: https://youtu.be/kz7fSgNll-k Ota yhteyttä meihin: https://www.documenthouse.fi/otayhteytta

1. 5.10.2016
Webinaari: 7,4 tuntia turhaa työtä viikossa?

2. Tänään äänessä
5.10.2016
2
Juha Heinonen
myyntijohtaja
Kaj Seeste
markkinointijohtaja
Timo Mettala
asiakkuusjohtaja

3. Agenda
 Mikä on tiedonohjaussuunnitelma
 Miten löydän tiedon nopeammin ja helpommin
 Kuinka metatiedotan ja hallinnoin sähköposteja
 Kuinka tehostaa paperipohjaisia prosesseja
5.10.2016
3

4. Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?
5.10.2016
4

5. Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?
5.10.2016
5
”TOS eli tiedonohjaussuunnitelma on organisaation
asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja
säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelman
laatimisen yhteydessä käydään läpi kaikki tehtävät ja
prosessit. Se sisältää organisaation kaikki kertyvät
asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja
käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Se on
siis osa organisaation asiakirjahallinnon ohjeistusta.”

6. Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?
 Onko tämä ”seksikästä” ja nykyaikaista?
 Pitääkö tästä välittää?
 Vaikuttaako tämä meidän toimintaamme?
 Ohjaako tekemistä?
 Kuka tämän tekee?
 Onko meillä jotain velvoitteita tämän suhteen?
 Paljonko tämä vaatii resursseja?
 Paljonko tämä vie aikaa?
 Mistä ja miten aloittaisimme…?
5.10.2016
6

7. Miten löydän tiedon nopeammin ja
helpommin?
5.10.2016
7

8. Ajattelemisen aiheita
 On melkoinen jumppa laittaa kaikki yrityksen pohjat intraan – niitä voi
tulla jopa yli tuhat erilaista.
 Mitä jos jokin muuttuu? Brändi-ilme, yhteystiedot jne.
 Ovatko pohjat tyhmiä, vai ovatko ne osa jotakin automatisoitua
prosessia?
 Mistä uusi ihminen tietää, mitä pohjaa pitää käyttää, mihin tieto pitää
tallentaa tai miten se tulee nimetä?
 Onko toimintaohjeen lukeminen tehokkaampi ja varmempi tapa kuin
automaattinen ohjaus?
5.10.2016
8

9. Ajattelemisen aiheita
 Uusi omistaja ilmoittaa, että kaikki aineistot pitää olla käytössä lokakuun
loppuun mennessä heidän ilmeellään.
 Mitä vaatimus aiheuttaisi Teidän organisaatiossanne?
 Miten varmistaisit, että vaatimus toteutuu 780 työntekijän osalta 4 eri
kielellä 10 eri maassa?
5.10.2016
9

10. Ajattelemisen aiheita - Compliance
 Mitä on Compliance?
 Lakien, säädösten ja organisaation toimintaohjeiden noudattamista
 Compliancen merkitys kasvaa jatkuvasti, kun sääntely lisääntyy ja
sanktiot kovenevat
 Compliance-ajattelu lähtee aina ylimmästä johdosta
 Lain mukaan esimiehen tulee varmistaa, että alaiset pystyvät
noudattamaan lakeja, organisaation sääntöjä ja toimintatapoja
 Hyvä valvonta on myös hyvää johtamista
 Ohjeistus ei toimi – intrassa tai verkkolevyllä oleva ohje on usein sama,
kuin ei olisi ohjetta lainkaan
 Ihannetilanteessa Compliance toteutuu automaattisesti ja on jopa
helpoin tapa tehdä omat työnsä
5.10.2016
10

11. Ajattelemisen aiheita - Compliance
 Miten TeidänCompliance-ohjelma on toteutettu, keitä siinä on mukana,
kuka siitä vastaa?
 Johtaja voi helposti olettaa, että ohjeistusta noudatetaan.
 Jos ei noudateta, niin johtaja on siitä kuitenkin vastuussa.
5.10.2016
11

12. Miksi compliance on tärkeää?
5.10.2016
12
Neljä hyvää syytä
Organisaation tapa toimia Helpoin tapa toimia
Ajan tuhlaaminen loppuu Muutokset voidaan jalkauttaa välittömästi
 Asiakirjat ovat aina oikean näköisiä, oikealla
sisällöllä, oikein nimettyinä, oikeaan
paikkaan taltioituna ja helposti löydettävissä
 Organisaation tahtotila on sisällytetty
käyttäjän näkökulmasta helpoimpaan
tekemiseen
 Mikä tahansa asiakirjallinen prosessi
voidaan tehdä vähintään 50 % nopeammin
– ja aina oikein
 Brändiuudistukset, fuusiot, yrityskaupat,
uudet toimipisteet, sopimusehdot, hinnat,
jne. voidaan jalkauttaa tekemiseen per heti.
Kaikki on aina oikein – automaattisesti.
1 2
43

13. Sähköposteissa oleva tieto haltuun
5.10.2016
13

14. Minkä tahansa aineiston ohjattu luokittelu
 Sähköpostiviestit, sähköpostien liitteet, mobiililaitteesta tuodut aineistot yms.
on vaikea saada osaksi oikeaa asiakokonaisuutta oikeilla metatiedoilla.
 Käyttäjä joutuu pahimmillaan tekemään kymmeniä valintoja monissa eri
näkymissä, jotta asia on hoidettu.
 Ihannemaailmassa esim. liitteenä tuleva tiedosto voidaan suoraan liittää
osaksi oikeaa asiaa oikeilla metatiedoilla, säilytysajoilla, jakeluilla jne.
5.10.2016
14

15. Miksi hallinnoida sähköposteja?
5.10.2016
15
Neljä hyvää syytä
Tieto on organisaation hallussa Helpoin tapa toimia
ROI lasketaan minuuteissa Tiedonohjauksen ensimmäinen askel
 Työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen
saadaan organisaation tahtotilan mukaisesti
talteen ja helposti löydettäviksi
 Käyttäjä kertoo vain, mitä tallennetaan.
Paikka, siirrettävät metatiedot ja muu
”turha” kirjaaminen ja etsiminen jää pois
 Jopa yksi tallennustapahtuma kuukaudessa
riittää maksamaan ”investoinnin” takaisin
 Sama organisaation tahdon mukainen
toiminta voidaan helposti ulottaa kaiken
dokumentaation hallintaan
21
3 4

16. Tallennuksen ohjaus Outlookista
 Case-esimerkki
 Yhteistyökumppanilta on tullut 60 sähköpostiviestiä, jotka tulisi
liitetiedostoineen kohdentaa rakennusprojektille ja tallentaa
liitetiedostot projektin SharePoint-kirjastoon metatietoineen.
 Käyttäjä valitsee tallennuskohteeksi rakennusprojektin
dokumenttikirjaston. Kirjastoon on määritelty tarvittavat metatiedot ja
käyttäjä täyttää/valitsee metatiedot. Sähköpostiviesteistä luetaan
automatisoidut metatiedot.
 SharePointiin tallentuu käyttäjän valitsemat sähköpostiviestit ja/tai
liitetiedostot metatietoineen.
5.10.2016
16

17. Kuinka tehostaa paperipohjaisia
prosesseja?
5.10.2016
17

18. Millaisia asiakirjoja paperipohjaisissa
prosesseissa voi olla?
5.10.2016
18
Esimerkiksi
 Erilaiset hakemukset
 Kirjanpidon dokumentit
(mm. matkalaskut,
tositteet, laskut jne.)
 Rahtikirjat
 Varastodokumentit
Toimialoja, joissa perinteisesti
liikkuu vielä paljon paperia
 Asunto- ja kiinteistöbisnes
 Rakennusala
 Isännöinti
 Autokauppa
 Laki ja asianajo
 Pankki ja vakuutus
 Logistiikka ja huolinta
 Maahantuonti

19. Kuinka tehostaa paperipohjaisia
prosesseja?
1. Tunnistetaan tärkeimmät, hitaimmat ja eniten manuaalityötä aiheuttavat
prosessit
2. Määritellään prosessi (jos tarvetta hioa / muuttaa)
3. Määritellään
 Tarvittavat metatiedot
 Kohdejärjestelmät
 Rajapinnat
 Hyödynnettävä teknologia
4. Rakennetaan ympäristö
5. Testataan / pilotoidaan
6. Jalkautetaan
5.10.2016
19

20. Kehityspolku parempaan dokumentinhallintaan
5.10.2016
20
1.
Sähköpostien
hallinnointi
2.
Dokumenttien
hallinta
3.
Prosessien
tehostaminen
 Ensimmäiset askeleet
tallennuksen ohjaamiseen
 Helppo ja nopea
 Outlook – Sharepoint, yms.
 Organisaation tahtotilan mukainen
toiminta suoraan asiakirjallisiin
prosesseihin
 Taustajärjestelmiä hyödynnetään
 Helppo, vaikuttava – johtamisen
väline
 Compliance toteutuu käyttäjän
valinnoilla
 MS Office – Sharepoint, yms.
 Tieto kulkee asiakirjoissa
 Organisaation tahtotilan mukainen
toiminta on loppukäyttäjälle helpoin
tapa tehdä omat prosessinsa.
 Taustajärjestelmät häivytetään
kokonaan.
 Kuljetetaan ydintietoa
 Helpoin tapa (Käyttäjä voi tehdä
asian vain oikein), moninkertaisesti
tehokkaampi ja johdon hallinnassa

21. Kiitos
Ota yhteyttä