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02 secretariado (carta comercial)

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02 secretariado (carta comercial)

  1. 1. Carta Comercial
  2. 2. Carta Comercial Carta comercial AULA 02
  3. 3. Carta Comercial Carta comercial Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações. AULA 02
  4. 4. Carta Comercial Carta comercial Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações. •Características •O papel para uso dela é em geral, timbrado, no alto, com o nome e especialidade da firma. •Logo abaixo e a direita do timbre, deve estar o nome da localidade e a data. •O nome e o endereço do destinatário ficam à esquerda do papel, abaixo da epígrafe (localidade e data). •Abaixo do endereço, com espaços intermediário, vem a invocação, que deve ser impessoal (prezado(s) Sr(s), Senhor Presidente, etc.). •O texto deve ocupar o centro das folhas e ser redigido com clareza e concisão. •O fecho é em geral imutável e consta de votos de amizade e de respeito (ex: Atenciosamente, Respeitosamente). •Toda correspondência comercial deve ser datilografada com cópia, ou manter o arquivo no computador. •A margem esquerda será mais larga que a direita. •Pode conter exposição de assunto na referência. •Pode conter iniciais de quem redigiu e de quem digitou e/ou datilografou. AULA 02
  5. 5. Carta Comercial Como elaborar uma carta comercial com eficácia Introdução Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta Passo 2 - Estruturar a carta Passo 3 - Escrever a carta Passo 4 - Escolher o papel apropriado Passo 5 - Preencher o envelope Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta AULA 02
  6. 6. Carta Comercial Introdução As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que a nossa correspondência, em particular, atinja o alvo definido não é uma tarefa tão fácil como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a atenção e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que não deve ser descurado. Está provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o esforço, tempo e dinheiro despendido acaba por não corresponder ao objectivo pretendido. A feroz concorrência que domina actualmente o mercado obriga a uma originalidade na apresentação e na linguagem de forma a captar a atenção do destinatário.00 AULA 02
  7. 7. Carta Comercial Passo 1 - Escolher a linguagem correta de uma carta O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser: AULA 02
  8. 8. Carta Comercial Passo 1 - Escolher a linguagem correta de uma carta O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser: •Simples, mas não coloquial. Evite cair no erro do excesso de confiança. A carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo; •Original: A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade de surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o receptor da missiva; Além disso, é indispensável: •Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros ortográficos ou gralhas; •Usar palavras com força que dêem a ideia de acção; •Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases ou adjectivos desnecessários que apenas retiram clareza ao texto; E é correcto escrever: •Damos seguimento à sua carta... •Espero a sua resposta... •Agradeço... •Juntamos... •Espero... •Acuso a recepção... •Saudamo-los atentamente... AULA 02
  9. 9. Carta Comercial Passo 1 - Escolher a linguagem correta de uma carta Não se esqueça de usar a pontuação para dar força às idéias. Recorde ainda uma ideia-chave a não esquecer: O tom de escrita deve soar positivo e confiante. O leitor deve sentir-se motivado com a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar em seguida para o conhecer melhor e aos pormenores do projeto que pretende expor. O que não deve fazer Evite a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. O interlocutor poderá pensar que o está a adular para obter qualquer coisa; AULA 02
  10. 10. Carta Comercial Evite o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorreto escrever: •Dando curso à sua carta... •Esperando a sua resposta... •Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos... •Juntando à presente... •Ficando à espera... •Acusando a recepção... •Saudando-os atentamente... AULA 02
  11. 11. Carta Comercial Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não cair nos seguintes erros: •Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário, lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros; •A verbosidade e a adulação: a primeira esconde o verdadeiro conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição instantânea do leitor. Seja sincero e directo mesmo quando a mensagem é desagradável; •Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la. •Excesso de confiança: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como "agradecemos antecipadamente", "sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor. •Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor. AULA 02
  12. 12. Passo 2 - Estruturar a carta Carta Comercial •Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa: Logótipo (optativo) Nome completo da empresa Breve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . ) Morada Contactos (telefone, fax) •Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho AULA 02
  13. 13. Passo 2 - Estruturar a carta •Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa: Logótipo (optativo) Nome completo da empresa Breve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . ) Morada Contactos (telefone, fax) •Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho Carta Comercial •Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha: Nome Título ou cargo Morada •Assunto: Neste ponto deve incluirse uma breve alusão ao assunto da carta. •Saudação: escreve-se sempre à esquerda. •Corpo da carta •Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda e compõemse: do nome completo da pessoa que escreve, do seu título ou cargo, da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida. AULA 02
  14. 14. Passo 3 - Escrever a carta Carta Comercial AULA 02
  15. 15. Passo 3 - Escrever a carta Carta Comercial •Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige. AULA 02
  16. 16. Passo 3 - Escrever a carta Carta Comercial •Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige. •O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito: AULA 02
  17. 17. Passo 3 - Escrever a carta Carta Comercial •Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige. •O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito: Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a promover. AULA 02
  18. 18. Passo 3 - Escrever a carta Carta Comercial •Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige. •O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito: Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a promover. A sua carta terá mais sucesso se focar os aspectos positivos e não os negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a ideias negativas: AULA 02
  19. 19. Carta Comercial Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É"; Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode"; Comece com acção e não com pedidos de desculpa ou explicações; Evite expressões que transmitam factos desagradáveis; Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de destaque); Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias. Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva. AULA 02
  20. 20. Carta Comercial •Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade. AULA 02
  21. 21. Carta Comercial •Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade. •Erros a não cometer: Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa; Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num estilo minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e directos; •Ideias-chave para uma carta eficaz: Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve, clara e directa possível para não dar lugar a equívocos e evitar o enfado do destinatário. A carta deve estar dirigida a uma pessoal específica. Se não conhecer ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função. Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir. AULA 02
  22. 22. Carta Comercial Passo 4 - Escolher o papel apropriado AULA 02
  23. 23. Carta Comercial Passo 4 - Escolher o papel apropriado Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objetivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos. AULA 02
  24. 24. Carta Comercial Passo 4 - Escolher o papel apropriado Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objetivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos. Na escolha do papel verifique se é fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu mailing. AULA 02
  25. 25. Carta Comercial Passo 4 - Escolher o papel apropriado Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objetivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos. Na escolha do papel verifique se é fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua composição, então trata-se do tipo mais adequado para o seu mailing. Quando escolher o papel dê atenção os seguintes aspectos: •O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito. •A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados. •O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade. AULA 02
  26. 26. Carta Comercial Passo 5 - Preencher o envelope AULA 02
  27. 27. Carta Comercial Passo 5 - Preencher o envelope O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras: •Dados do remetente: Colocar no canto superior esquerdo do envelope Incluir o logotipo Incluir a morada Incluir o contacto (telefone, fax) •Dados do destinatário: Colocar no canto inferior direito e incluem: Incluir nome e função do destinatário Incluir nome da empresa Incluir morada AULA 02
  28. 28. Carta Comercial Passo 5 - Preencher o envelope O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras: •Dados do remetente: Colocar no canto superior esquerdo do envelope Incluir o logotipo Incluir a morada Incluir o contacto (telefone, fax) •Dados do destinatário: Colocar no canto inferior direito e incluem: Incluir nome e função do destinatário Incluir nome da empresa Incluir morada Não se esqueça de verificar se o nome e função da pessoa a quem dirige a correspondência estão correctos. É muito desagradável e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza. AULA 02
  29. 29. Carta Comercial Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope •Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm); •Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope; •Verifique se a carta está devidamente assinada; •Coloque a carta virada para cima sobre a secretária; •Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto; •Depois dobre o terço superior da carta para baixo; •Finalmente, basta inserir a carta no envelope. AULA 02
  30. 30. Carta Comercial Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope •Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm); •Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope; •Verifique se a carta está devidamente assinada; •Coloque a carta virada para cima sobre a secretária; •Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto; •Depois dobre o terço superior da carta para baixo; •Finalmente, basta inserir a carta no envelope. Ponto 7 - Avaliar a eficácia econômica de uma carta Uma carta elaborada para promover um novo produto ou serviço é, geralmente, enviada a um número significativo de potenciais clientes, ultrapassando muitas vezes a centena. Para avaliar se um mailing teve ou não o efeito pretendido deverá: AULA 02
  31. 31. Carta Comercial •Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado período; •Verificar se houve ou não um aumento das vendas nesse período. É preciso ter em atenção que existem muitos fatores que poderão estar na base de uma redução das vendas, como por exemplo, o abrandamento econômico de um determinado país ou região, que nada têm a ver com a qualidade da correspondência. No entanto, mesmo nestas situações, uma mensagem agressiva produz sempre efeitos positivos. A carta eficaz promove as vendas; •Comparar o aumento das receitas com os custos efetuados com o mailing. Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado em futuros mailings. Caso contrário, será necessário repensar o conteúdo da mensagem, a linguagem utilizada e a apresentação gráfica da carta. AULA 02
  32. 32. Carta Comercial FIM da Aula AULA 02

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