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TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS




       MANUAL PARA ORGANIZADORES
                DE FERIAS
                        Autora: Magdala Sagastume

        Programa Promoción de la Microempresa, Pequeña y
                 Mediana Empresa de Guatemala



ALUMNOS: PATRICIA CUADRADO BORONAT, FRANCISCO FERRIOL SENENT,
         EMILIO MARTÍN HERNÁNDEZ,JESÚS Mª MARTÍNEZ GINER
                                                                1
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


1-INTRODUCCIÓN

 El presente manual tiene como objetivo ser una
 guía que permita a los actores públicos y
 privados que apoyan la comercialización en el
 país, contar con una guía de ferias que
 permita:

 PLANIFICAR – EVALUAR – EJ ECUTA R

                 este tipo de eventos

                                                  2
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



2- DESCRIPCIÓN DEL MANUAL OBJETIVOS
-Facilitar   la   promoción,   comercialización y
fortalecimiento de las micro, pequeñas y medianas
empresas.
-Ser un instrumento de utilidad para asesores,
gobiernos locales, instituciones, organizaciones
empresariales y actores locales.
- Dar a conocer los pasos para la planificación,
organización, ejecución, evaluación y monitoreo de las
ferias.
                                                     3
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



   3- MARCO TEÓRICO DE FERIAS
            ¿ Qué es una Feria ?

     Un punto de encuentro entre la oferta y la
   demanda de una aldea, municipio, región, país…

     La feria forma parte de la estrategia de
   mercadeo que busca desarrollar el mercado en
   un área productiva. Son eventos que tienen
   como objetivo promocionar a la MiPyMe sea cual
   sea su actividad.
                                                    4
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


4 - OPORTUNIDADES COMUNIDAD LOCAL
         APOYOS         • Aportes de financiamiento, tecnología y asesoría.
      INSTITUCIONAL
            ES



                        • Lograr alianzas de cooperación entre los actores que promueven un
       ORGANIZACIÓN
      INTERINSTITUCIO
                          sector.
            NAL



                        • Visita de grupos de empresarios a la región. Incrementa el uso de los
                          servicios.
          VALOR
        AGREGADO




                        • Se promueven a nivel local, regional o internacional
       ADOPCION
      DE SERVICIOS



                                                                                                  5
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


4 - OPORTUNIDADES EMPRESAS PARTICIPANTES




                                           6
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


5- UTILIDADES
  La idea central de las ferias es promocionar
  aquellos sectores productivos, cuyas ventajas
  comparativas y competitivas, permiten formar un
  sector empresarial articulado a una propuesta de
  desarrollo económico local.

  Permite un cambio de actitud en los productores
  y/o distribuidores, buscando nuevos nichos,
  satisfaciendo necesidades y deseos de los
  potenciales clientes con buenos productos.


                                                     7
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


6- TIPOS DE FERIAS
    Las ferias se clasifican:
     a) Según el tipo de muestra que exhiben:
        - Ferias sectoriales.
        - Ferias multisectoriales.
     b) Según el tipo de público:
        - Ferias Generales.
        - Ferias Especializadas.
     c) Según su alcance y cobertura:
        - Ferias Regionales.
        - Ferias Nacionales.
        - Ferias Internacionales.
                                                8
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


7- ESTRUCTURA DE UNA FERIA
1ª Etapa : Pre-feria (planificación y organización). Describe
la forma de cómo planificar y organizar este tipo de
eventos precio a su ejecución.

2ª Etapa: Feria (ejecución). Se habla de la ejecución del
evento, se toma en cuenta una lista de chequeo de todas
las actividades.

3ª Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Permite
definir el impacto de la feria. Para los patrocinadores es de
suma importancia, porque les permitirá visualizar si la
inversión les ha generado los resultados esperados.
                                                                9
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


8 - PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA:

1. El Grupo Organizador:               Grupo que dirigirá la feria, principalmente
     definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El coordinador
     general es el responsable directo de la ejecución de la feria

2. Equipo de trabajo: La función de cada equipo de trabajo es: llevar a
    cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio
    descrito en el plan de trabajo.

3.   Comisiones:        Integradas por: Coordinador, equipo de trabajo y voluntarios.
     Por ejemplo: Comisión de Capacitación, de mercadeo, de finanzas, de
     seguridad, de logística, etc.

                                                                                        10
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS




9 - COORDINACIÓN

      EL GRUPO ORGANIZADOR:

      Creación del grupo.

      Líder de la coordinación.

      Comité organizativo.

                                           11
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



10 – EQUIPO DE TRABAJO.
            - Función
            - De 3 a 5 personas.

11 – COMISIONES.

            - Coordinador
            - Equipos de Trabajo
            - Voluntarios
                                           12
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


TIPOS DE COMISIONES.
   De mercadeo.                 De ruedas de
   De finanzas.                  negocios.
   De formación y               De seguridad.
    capacitación.                De logística.
   De cultura.                  De monitoreo y
   De voluntariado.              evaluación.
   De gastronomía.              De seguimiento y
   De protocolo en               planificación de la
    inauguración.                 proxima feria.        13
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


12- PLANIFICACIÓN




Criterios de una feria
            Nombre de la Feria     Lugar (Recinto Ferial)
            Logotipo o marca       Stands
            Fecha de realización   la Inscripción
            Público Objetivo       Servicios adicionales
            Lineamientos           Lanzamiento de la feria
                                                               14
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:




                                            15
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
  1. INTRODUCCIÓN
                           ¿Por qué lo hacemos?
  2. ANTECEDENTES
                     ¿Qué se ha logrado?
                     ¿Cómo se ha logrado?
                 ¿Con quiénes se ha logrado?
  3. JUSTIFICACIÓN
                        ¿Para que?
  4. OBJETIVOS
                     ¿Qué se va a lograr?         16
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
         DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
 Actividades                     Se implementan las actividades


 Resultados                        Se logran los resultados

                                  Si se logran los resultados


 Objetivos                       Alcanzamos los objetivos
 Específicos                               específicos


 Objetivo General                Se realiza el objetivo superior   17
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:
 5. RESULTADOS
                             ¿Qué lograremos?
 6. ACTIVIDADES

 7. PLAN DE TRABAJO

 8. PRESUPUESTO

 9. RECURSOS

                                                18
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



14 - INAUGURACIÓN DE LA FERIA
 ACONSEJABLE / A TENER EN CUENTA
- Realizar el acto de inauguración en el recinto
ferial
- Mesa principal: Autoridades y patrocinadores
- Elaborar un programa con posible acto cultural
- Apertura de la Feria (corte de cinta) y visita de
stands
- Acto final ( cocktail, cena, etc.)
                                                 19
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS



15 - ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN

Propuesta de actividades paralelas a la Feria
para promover el desarrollo local:

- Conferencias o Foros Magistrales

- Premios a la Excelencia de la Micro o pequeña
empresa

- Encuentros profesionales                      20
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


16 - MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES
- Lista de Chequeo (Check list)
- Instrumentos para el monitoreo:
      . Encuestas de opinión a visitantes de la Feria

      . Encuestas de opinión a participantes de la Feria

      . Comunicación de los resultados

      . Análisis de los datos obtenidos                 21
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


17 - CLAUSURA DE LA FERIA
  Cierre del recinto ferial, de sus actividades y
  conocimiento de los resultados de la Feria
  como:
       . Número de visitantes
       . Número de participantes
       . Cantidad de negocios cerrados
       . Gastos de las actividades planificadas
  y realizadas
       . Premio empresas de montaje de
  stands, atención al cliente, etc.
                                                    22
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


18 - DESMONTAJE, BALANCE GENERAL Y
  MEMORIA DE LA FERIA
  - DESMONTAJE: A cargo de la comisión de
  stands.
  - BALANCE GENERAL: Elaboración informe del
  balance, conclusiones y recomendaciones e
  informar a los patrocinadores y donantes sobre
  resultados financieros de la feria.
  - MEMORIA DE LA FERIA: Recopilación y
  publicación de los resultados de las comisiones de
  la Feria en una memoria donde conste entre otros:
  Antecedentes,          Objetivos,          Resultados
  previstos,    Estrategias,     Actividades,   Comité
  Organizador,         Resultados          de        las23
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS


19- INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL
IMPACTO Y MONITOREO DE LOS RESULTADOS
INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTO
Evaluación de la Feria desde el punto de vista de:
   - Los visitantes
   - Los participantes
   - Los organizadores
MONITOREO DE LOS RESULTADOS
   - Análisis del crecimiento de las empresas participantes
   - En el ámbito local, observar el desarrollo del sector
productivo y su impacto en el crecimiento de PYME´S.
                                                          24
TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS




           ¡ MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA
                   ATENCIÓN!


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de-ferias-24042012


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Manual de Organizadores de Ferias 24/04/2012

  • 1. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS MANUAL PARA ORGANIZADORES DE FERIAS Autora: Magdala Sagastume Programa Promoción de la Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa de Guatemala ALUMNOS: PATRICIA CUADRADO BORONAT, FRANCISCO FERRIOL SENENT, EMILIO MARTÍN HERNÁNDEZ,JESÚS Mª MARTÍNEZ GINER 1
  • 2. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 1-INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como objetivo ser una guía que permita a los actores públicos y privados que apoyan la comercialización en el país, contar con una guía de ferias que permita: PLANIFICAR – EVALUAR – EJ ECUTA R este tipo de eventos 2
  • 3. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 2- DESCRIPCIÓN DEL MANUAL OBJETIVOS -Facilitar la promoción, comercialización y fortalecimiento de las micro, pequeñas y medianas empresas. -Ser un instrumento de utilidad para asesores, gobiernos locales, instituciones, organizaciones empresariales y actores locales. - Dar a conocer los pasos para la planificación, organización, ejecución, evaluación y monitoreo de las ferias. 3
  • 4. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 3- MARCO TEÓRICO DE FERIAS ¿ Qué es una Feria ? Un punto de encuentro entre la oferta y la demanda de una aldea, municipio, región, país… La feria forma parte de la estrategia de mercadeo que busca desarrollar el mercado en un área productiva. Son eventos que tienen como objetivo promocionar a la MiPyMe sea cual sea su actividad. 4
  • 5. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 4 - OPORTUNIDADES COMUNIDAD LOCAL APOYOS • Aportes de financiamiento, tecnología y asesoría. INSTITUCIONAL ES • Lograr alianzas de cooperación entre los actores que promueven un ORGANIZACIÓN INTERINSTITUCIO sector. NAL • Visita de grupos de empresarios a la región. Incrementa el uso de los servicios. VALOR AGREGADO • Se promueven a nivel local, regional o internacional ADOPCION DE SERVICIOS 5
  • 6. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 4 - OPORTUNIDADES EMPRESAS PARTICIPANTES 6
  • 7. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 5- UTILIDADES La idea central de las ferias es promocionar aquellos sectores productivos, cuyas ventajas comparativas y competitivas, permiten formar un sector empresarial articulado a una propuesta de desarrollo económico local. Permite un cambio de actitud en los productores y/o distribuidores, buscando nuevos nichos, satisfaciendo necesidades y deseos de los potenciales clientes con buenos productos. 7
  • 8. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 6- TIPOS DE FERIAS Las ferias se clasifican: a) Según el tipo de muestra que exhiben: - Ferias sectoriales. - Ferias multisectoriales. b) Según el tipo de público: - Ferias Generales. - Ferias Especializadas. c) Según su alcance y cobertura: - Ferias Regionales. - Ferias Nacionales. - Ferias Internacionales. 8
  • 9. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 7- ESTRUCTURA DE UNA FERIA 1ª Etapa : Pre-feria (planificación y organización). Describe la forma de cómo planificar y organizar este tipo de eventos precio a su ejecución. 2ª Etapa: Feria (ejecución). Se habla de la ejecución del evento, se toma en cuenta una lista de chequeo de todas las actividades. 3ª Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Permite definir el impacto de la feria. Para los patrocinadores es de suma importancia, porque les permitirá visualizar si la inversión les ha generado los resultados esperados. 9
  • 10. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 8 - PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA: 1. El Grupo Organizador: Grupo que dirigirá la feria, principalmente definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El coordinador general es el responsable directo de la ejecución de la feria 2. Equipo de trabajo: La función de cada equipo de trabajo es: llevar a cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de trabajo. 3. Comisiones: Integradas por: Coordinador, equipo de trabajo y voluntarios. Por ejemplo: Comisión de Capacitación, de mercadeo, de finanzas, de seguridad, de logística, etc. 10
  • 11. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 9 - COORDINACIÓN EL GRUPO ORGANIZADOR: Creación del grupo. Líder de la coordinación. Comité organizativo. 11
  • 12. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 10 – EQUIPO DE TRABAJO. - Función - De 3 a 5 personas. 11 – COMISIONES. - Coordinador - Equipos de Trabajo - Voluntarios 12
  • 13. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS TIPOS DE COMISIONES.  De mercadeo.  De ruedas de  De finanzas. negocios.  De formación y  De seguridad. capacitación.  De logística.  De cultura.  De monitoreo y  De voluntariado. evaluación.  De gastronomía.  De seguimiento y  De protocolo en planificación de la inauguración. proxima feria. 13
  • 14. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 12- PLANIFICACIÓN Criterios de una feria Nombre de la Feria Lugar (Recinto Ferial) Logotipo o marca Stands Fecha de realización la Inscripción Público Objetivo Servicios adicionales Lineamientos Lanzamiento de la feria 14
  • 15. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: 15
  • 16. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: 1. INTRODUCCIÓN ¿Por qué lo hacemos? 2. ANTECEDENTES ¿Qué se ha logrado? ¿Cómo se ha logrado? ¿Con quiénes se ha logrado? 3. JUSTIFICACIÓN ¿Para que? 4. OBJETIVOS ¿Qué se va a lograr? 16
  • 17. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Actividades Se implementan las actividades Resultados Se logran los resultados Si se logran los resultados Objetivos Alcanzamos los objetivos Específicos específicos Objetivo General Se realiza el objetivo superior 17
  • 18. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: 5. RESULTADOS ¿Qué lograremos? 6. ACTIVIDADES 7. PLAN DE TRABAJO 8. PRESUPUESTO 9. RECURSOS 18
  • 19. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 14 - INAUGURACIÓN DE LA FERIA ACONSEJABLE / A TENER EN CUENTA - Realizar el acto de inauguración en el recinto ferial - Mesa principal: Autoridades y patrocinadores - Elaborar un programa con posible acto cultural - Apertura de la Feria (corte de cinta) y visita de stands - Acto final ( cocktail, cena, etc.) 19
  • 20. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 15 - ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Propuesta de actividades paralelas a la Feria para promover el desarrollo local: - Conferencias o Foros Magistrales - Premios a la Excelencia de la Micro o pequeña empresa - Encuentros profesionales 20
  • 21. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 16 - MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES - Lista de Chequeo (Check list) - Instrumentos para el monitoreo: . Encuestas de opinión a visitantes de la Feria . Encuestas de opinión a participantes de la Feria . Comunicación de los resultados . Análisis de los datos obtenidos 21
  • 22. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 17 - CLAUSURA DE LA FERIA Cierre del recinto ferial, de sus actividades y conocimiento de los resultados de la Feria como: . Número de visitantes . Número de participantes . Cantidad de negocios cerrados . Gastos de las actividades planificadas y realizadas . Premio empresas de montaje de stands, atención al cliente, etc. 22
  • 23. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 18 - DESMONTAJE, BALANCE GENERAL Y MEMORIA DE LA FERIA - DESMONTAJE: A cargo de la comisión de stands. - BALANCE GENERAL: Elaboración informe del balance, conclusiones y recomendaciones e informar a los patrocinadores y donantes sobre resultados financieros de la feria. - MEMORIA DE LA FERIA: Recopilación y publicación de los resultados de las comisiones de la Feria en una memoria donde conste entre otros: Antecedentes, Objetivos, Resultados previstos, Estrategias, Actividades, Comité Organizador, Resultados de las23
  • 24. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 19- INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTO Y MONITOREO DE LOS RESULTADOS INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTO Evaluación de la Feria desde el punto de vista de: - Los visitantes - Los participantes - Los organizadores MONITOREO DE LOS RESULTADOS - Análisis del crecimiento de las empresas participantes - En el ámbito local, observar el desarrollo del sector productivo y su impacto en el crecimiento de PYME´S. 24
  • 25. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS ¡ MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN! Si alguien está interesado, puede descargar la presentación en la siguiente dirección: http://www.slideshare.net/EmilioMartnHernandez/manual-organizadores- de-ferias-24042012 25