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NO SE PUEDE MEJORAR
LO QUE NO SE PUEDE MEDIR
Los Indicadores de Rendimiento o KPIs significan mucho para las organizaciones. Del mismo modo que los pilotos
de vuelo disponen de instrumentos y cuadros de mando, los responsables de negocio tienen que confiar en métricas
que guíen sus decisiones y midan el éxito, especialmente cuando se trata de la gestión de sus proveedores.
El departamento de contabilidad, antes considerado poco
menos que periférico en la empresa, es ahora uno de principales
generadores de rentabilidad para el negocio. A medida que
su importancia crece, también crece el foco en su gente y sus
procesos. Los KPIs son una forma simple y efectiva de asegurar
que cada paso está optimizado y cada usuario se mantiene al
tanto.
El problema es que los responsables de contabilidad no siempre
saben si están siguiendo y midiendo correctamente sus KPIs, y a
menudo carecen de las herramientas para hacerlo efectivamente.
Por ejemplo, un reciente estudio del IOFM (1)
demuestra que sólo el
15% de las empresas evalúan su negocio utilizando tecnologías
como cuadros de mando que muestren los datos clave(2)
.
Este documento es para aquellos que desean que su
departamento de contabilidad realice todo su potencial. Como
veremos, los KPIs, usados correctamente, son la herramienta
innovadora para hacerlo.
(1) The Institute of Finance and Management
(2) Visibilidad en el proceso de Facturas de Proveedores: Medición y reporte de KPIs y métricas, 2015. The Institute of Finance & Management
5 5 KPIs QUE MERECE
LA PENA SEGUIR
Hay infinidad de KPIs que un departamento de contabilidad puede seguir. Y ese es parte del problema… Más no
significa necesariamente mejor. De la misma manera que un médico mide sólo unos determinados signos vitales,
usted también debería centrarse en un selecto grupo de KPIs que son los que tienen más impacto en su organización.
De acuerdo con nuestra experiencia, no le va a ir nada mal siguiendo estos cinco. Veámoslos.
EL COSTE DE PROCESAR
UNA SOLA FACTURA
Los proveedores no van a querer dejar de cobrar de repente. Los departamentos de contabilidad deberían saber lo
que les cuesta procesar cada factura y diseñar una estrategia para mitigar ese coste.
FACTORES A CONSIDERAR
El coste total de procesar una factura puede ser complicado de
precisar. Debemos considerar todos los gastos relacionados, que
incluyen:
§ Costes asociados con la distribución interna
§ Copia y seguimiento
§ Salarios de los empleados dedicados
§ Supervisión de los directivos
§ Soporte tecnológico
LO QUE DICEN LOS NÚMEROS
De acuerdo con un estudio de PayStream Advisors de 2015, el
coste medio consolidado de procesar una factura manualmente
(todo gasto incluido) es de 37 euros (3)
. ¡Eso es un dineral!
Recuerde, eso es sólo para procesos ligados a procedimientos
manuales para realizar las tareas de contabilidad (entrada de
datos, validación, archivo de documentos, etc.).
OPTIMIZANDO EL PROCESO
La forma más práctica de reducir los costes del proceso es reducir
al mínimo las tareas manuales. Tomando el ejemplo de Farmland
Foods, esta reconocida compañía del sector alimentario fue
capaz de ahorrar el equivalente a tres empleados a tiempo total
en el transcurso del año por el hecho de haber automatizado sus
operaciones de pagos a proveedores.
(3) 2015 Invoice Workflow Automation Report: Exploring the Efficiency and Value of Invoice Workflow Automation (IWA) Technology, 2015. PayStream Advisors.
1
QUÉ ES LO QUE INTERESA
El tiempo que lleva procesar una simple factura es un KPI para
determinar el valor que un departamento de contabilidad está
gastando o añadiendo de forma regular. Cuanto más lento es
el proceso, más probable es la pérdida de dinero en cuestiones
como:
§ Pérdidas de descuentos de proveedores
§ Intereses por pagos demorados
§ Baja productividad del departamento
§ Insatisfacción de los proveedores
LO QUE DICEN LOS NÚMEROS
Un estudio de Ardent Partners de 2015 revela que el tiempo
medio de procesar una sola factura es de 11,4 días(4)
.
El mismo estudio indica que las empresas que han optimizado
el proceso, aprovechando las ventajas de la automatización de
flujos documentales para los pagos a proveedores, sólo emplean
una media de 3,6 días.
OPTIMIZANDO EL PROCESO
Si su compañía desea que sus operaciones de pago sean más
rápidas y coordinadas, lo encontrará en el flujo electrónico
documental. La automatización de principio a fin elimina las
laboriosas tareas manuales asociadas a los pagos a proveedores,
creando nuevas eficiencias que antes no eran posibles, como la
aprobación desde dispositivos móviles, entre otras.
(4) ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners
2
He aquí una razón para decir que tiempo es dinero. A fin de obtener la mayor rentabilidad de su contabilidad,
las empresas deben identificar lo que está ralentizando su proceso y cómo pueden solucionarlo.
EL TIEMPO DE PROCESAR
UNA SOLA FACTURA
CÓMO CALCULAR
Para determinar la cantidad de facturas procesadas al día por un
empleado del departamento de contabilidad, siga estos pasos
simples:
1. Tome el número de facturas de proveedores procesadas en
un mes.
2. Divídalo por el número de empleados a tiempo total dedicados
al proceso.
3. Finalmente, tenga en cuenta quién es responsable de qué
tareas del proceso.
Nota: no existe un coeficiente medio de mercado para este KPI, ya
que depende de todos los factores que entran en juego.
POR QUÉ IMPORTA
La medición de este KPI no sólo ofrece una visión clara de cuántas
facturas entran al día y de la actividad del empleado. También
puede ayudar a precisar qué proveedores están ocasionando
más problemas a su departamento.
OPTIMIZANDO EL PROCESO
Una vez más, la automatización es la solución. Además de
acelerar el tiempo de proceso, estimula la satisfacción en el
trabajo de los empleados, liberándoles para poder realizar
funciones más productivas. Po ejemplo, Albemarle fue capaz de
mejorar su productividad, de una media 60 facturas diarias por
empleado a 85.
3 FACTURAS PROCESADAS AL
DÍA POR UN EMPLEADO
Otra demostración de que tiempo es dinero. Si algo está entorpeciendo el proceso y haciéndolo más largo, las
empresas deben identificarlo y aplicar una solución.
Si esto impacta en sus tiempos y costes de proceso, entenderá la conveniencia de seguirlo.
Un departamento de contabilidad inteligente utiliza este KPI para calibrar si su proceso es
verdaderamente ágil y eficiente.
POR QUÉ IMPORTA
La validación de la factura es un paso clave en el proceso de
aprobación, de manera que los retrasos –a menudo causados
porque no se corresponden con un número de pedido (PO)-
pueden suponer una gran preocupación para el departamento.
En general, a menor porcentaje de facturas vinculadas a un PO,
más lento y más caro será el proceso de pagos.
LO QUE DICEN LOS NÚMEROS
De acuerdo con el estudio de Ardent Partners de 2015, la media
del mercado de facturas vinculadas a PO es del 58,9% (5).
Por su
parte, las empresas consideradas con mejores prácticas tienen
una media del 73,1%.
OPTIMIZANDO EL PROCESO
Los mejores gestores van más allá de los flujos de automatización,
y conectan las funciones esenciales de pago a proveedores con
otros procesos. Por ejemplo, utilizando la solución de Compras
conjuntamente con la de automatización de Facturas de
Proveedores, consiguen que todas las facturas lleven PO y se
confronten automáticamente con los albaranes de recepción de
productos. Así, aceleran el tiempo de proceso y se benefician de
ahorros adicionales como los descuentos por pronto pago.
(5) ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners
4
PORCENTAJE DE FACTURAS
VINCULADAS A UN NÚMERO
DE PEDIDO
RATIO DE FACTURAS
CON EXCEPCIONES
Más de una de cada seis facturas procesadas de media por las empresas llevan excepciones(6)
.
Para mantener la eficiencia del proceso, los departamentos de contabilidad deberían seguir y revisar
continuamente este KPI.
(6) ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners.
5
QUÉ ES LO QUE INTERESA
Tomando en consideración la regularidad de las excepciones,
es fácil ver por qué pueden plantear un problema. La cantidad
de tiempo y recursos dedicados a resolverlas es una gran razón
por la que los departamentos ven mermada su productividad.
A menudo, las excepciones vienen ocasionadas por:
§ Discrepancias entre el PO y los datos de la factura
§ PO desaparecido o incorrecto
§ Cuellos de botella en los flujos de aprobación
LO QUE DICEN LOS NÚMEROS
De acuerdo con el citado estudio de PayStream Advisors de
2015, la media en el mercado es un ratio de excepciones de
17,2%, frente al 9,8% observado en las compañías con mejores
prácticas.
OPTIMIZANDO EL PROCESO
El secreto de reducir los ratios de excepciones no es tal realmente,
sino estandarizar el proceso lo máximo posible. Las soluciones
de automatización permiten a menudo la verificación a tres
niveles, de manera que los problemas pueden gestionarse rápida
y correctamente. Tomemos el caso de Maxim Integrated, una
compañía que fue capaz de alcanzar un ratio de pago a tiempo
del 95%, gracias a que estandarizó sus procesos manuales.
ANALÍTICAS EN TIEMPO REAL
Y CUADROS DE MANDO
Saber qué KPIs medir es una cosa, pero otra es tener la tecnología para mostrar, ordenar y coordinar los datos que se
van recolectando. Como hemos visto, las herramientas de automatización agilizan el flujo de pagos a proveedores,
pero ¿pueden ofrecer beneficios similares en lo que se refiere a la gestión de los KPIs?
Después de ver cómo trabajan los cuadros de mando de Esker, creemos que descubrirá que
la respuesta es, definitivamente, SÍ.
CÓMO TRABAJAN LOS CUADROS
DE MANDO DE ESKER
Cuando una empresa automatiza sus pagos a proveedores con la solución en la nube de Esker, las facturas recibidas
son automáticamente puestas en cola para su proceso y son 100% visibles y accesibles a través de los cuadros
de mando incorporados. Los usuarios pueden elegir qué KPIs visualizar en su interfaz, haciendo cada acción más
inteligente y más estratégica.
Area de trabajo
estandarizada
Facturas a
un clic
Capacidad ilimitada,
supervisores ilimitados Clic para personalizar como
se visualiza la informacion
Metricas que interesan
a cada usuario
Aprobacion movil
de facturas
Tendencias de negocio
en graficos y reportes
faciles de leer
UNA HERRAMIENTA
INTELIGENTE
PARA TODOS LOS
AGENTES IMPLICADOS
Lo atractivo de los cuadros de mando de Esker es que su funcionalidad no queda restringida a una persona o grupo
en particular dentro del departamento de contabilidad. El carácter personalizable de la tecnología significa que
todos los agentes involucrados en el proceso se puedan beneficiar, permitiendo a la persona indicada acceder a la
información pertinente en el momento oportuno.
AP
Manager
AP Clerk
CFO
Controller
Manager
OPERARIO RESPONSABLE
RESPONSABLE
FINANCIERO
CONTROLLER CFO
§ Priorizar el trabajo diario y actuar
con métricas en tiempo real
§ Plena visibilidad del gasto
§ Se beneficia de descuentos
previamente negociados
§ Acceso al histórico de
aprobaciones
§ Seguimiento de presupuestos y
supervisión de gastos
§ Envío automático de
recordatorios a los supervisores
§ Reportes consolidados
§ Detección de potenciales
problemas con grandes
proveedores
§ Fácil recuperación de
cualquier factura a través
del archivo online
§ Seguimiento de KPIs de
facturas procesadas por
empleado
§ Nunca se perderá un descuento
del proveedor con la identificación
de facturas prioritarias a pagar.
§ Monitorización de la eficiencia del
equipo y asignación de recursos a
partir de números en tiempo real
§ Visibilidad de qué
proveedores remiten la
mayoría de las facturas
§ Seguimiento de gastos por
centro de coste
§ Vista puesta en el ratio de
automatización
§ Seguimiento de tendencias desde
la página de inicio de los cuadros
de mando
§ Acceso y aprobación de las
facturas desde cualquier
lugar
§ Acceso de los auditores por
sí mismos a las facturas y
documentos de soporte
§ Total tranquilidad en lo
referente a prevención de
fraudes
§ Acceso al seguimiento de las
facturas
FUNCIONES QUE VAN MÁS ALLÁ DE
LA VISIBILIDAD
Lo último que las empresas quieren cuando modernizan sus pagos a proveedores es tener que vérselas con la
complejidad de varias soluciones diferentes y desconectadas entre sí. Por suerte, los cuadros de mando de Esker
son en sí una parte de una plataforma unificada que aloja todas las herramientas y tecnologías necesarias para
conseguir una eficiencia extremo a extremo en el proceso de facturas de proveedores.
FACTURACIÓN LIBRE DE PAPEL
Mediante la captura inteligente de datos, el flujo
automatizado y las capacidades de archivo electrónico,
las empresas pueden eliminar prácticamente todos los
aspectos manuales en la verificación, entrada de datos,
aprobación y almacenamiento de los documentos.
APROBACIÓN MÓVIL
La app para aprobación móvil de facturas de Esker
está disponible 24/7 para dispositivos Apple y Android,
ofreciendo a los directivos en movimiento la libertad
de acceder, revisar y aprobar cualquier factura en
cualquier momento, independientemente de la hora y
de su localización.
INTEGRACIÓN MULTI-ERP
La tecnología de Esker trabaja sin problemas cualquier sistema back-end
existente, simplificando la instalación y
puesta en marcha. Además Esker cuenta con
integración certificada con SAP y Microsoft
Dynamics NAV.
PORTAL DE PROVEEDOR
Los pagos a proveedores a tiempo son un camino de ida y
vuelta. El portal de Esker simplifica la relación entre cliente
y proveedor a través de un espacio colaborativo donde
cada uno puede acceder por sí mismo a las facturas. De
esta manera, cualquier cuestión se resuelve rápidamente,
reduciendo las llamadas relativas al estado de pago de las
facturas.
CONCLUSIÓN
No existe varita mágica ni fórmula secreta para convertirse en un departamento de contabilidad modélico. Dar el salto
de la media a los mejores es tan simple como estos dos pasos: 1. Mida los KPIs más valiosos de acuerdo con sus
objetivos operativos, y mídalos a lo largo del tiempo; 2. Aproveche una solución con la que optimizar la gestión de los
KPIs mientras mejora todo su proceso de gestión de facturas de proveedores.
¿Le interesaría saber más acerca de Esker y sus soluciones? Pase a la siguiente página.
Esker es un líder mundial en software de automatización de procesos de documentos. Empresas de todo el mundo utilizan nuestras
soluciones, ofrecidas on-demand y bajo licencia, para automatizar sus procesos de facturas de proveedores, facturas a clientes, pedidos
de clientes o de compras, entre otros. Las soluciones de Esker son compatibles con todos los entornos geográficos, regulatorios y
tecnológicos.
PRESENCIA MUNDIAL
Fundada en 1985, Esker opera en Norteamérica, Latinoamérica, Europa y Asia Pacífico, con sedes centrales
en Lyon, Francia, y en Madison, Wisconsin, USA. El año pasado, Esker generó unos ingresos por ventas de
46,1 millones de euros.
SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE DATOS
Esker cuenta con las certificaciones SSAE 16 e ISAE 3402 tipo 1 y tipo 2 para sus soluciones bajo demanda.
Esto significa que todos los procesos, procedimientos y controles de Esker han sido formalmente revisados
y documentada su conformidad con las disposiciones de la Ley Sarbanes-Oxley.
MAS INFO
Website: www.esker.es
Blog: blog.esker.es
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Facturas de proveedores, 5 KPIs a seguir

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Facturas de proveedores, 5 KPIs a seguir

  • 1.
  • 2. NO SE PUEDE MEJORAR LO QUE NO SE PUEDE MEDIR Los Indicadores de Rendimiento o KPIs significan mucho para las organizaciones. Del mismo modo que los pilotos de vuelo disponen de instrumentos y cuadros de mando, los responsables de negocio tienen que confiar en métricas que guíen sus decisiones y midan el éxito, especialmente cuando se trata de la gestión de sus proveedores. El departamento de contabilidad, antes considerado poco menos que periférico en la empresa, es ahora uno de principales generadores de rentabilidad para el negocio. A medida que su importancia crece, también crece el foco en su gente y sus procesos. Los KPIs son una forma simple y efectiva de asegurar que cada paso está optimizado y cada usuario se mantiene al tanto. El problema es que los responsables de contabilidad no siempre saben si están siguiendo y midiendo correctamente sus KPIs, y a menudo carecen de las herramientas para hacerlo efectivamente. Por ejemplo, un reciente estudio del IOFM (1) demuestra que sólo el 15% de las empresas evalúan su negocio utilizando tecnologías como cuadros de mando que muestren los datos clave(2) . Este documento es para aquellos que desean que su departamento de contabilidad realice todo su potencial. Como veremos, los KPIs, usados correctamente, son la herramienta innovadora para hacerlo. (1) The Institute of Finance and Management (2) Visibilidad en el proceso de Facturas de Proveedores: Medición y reporte de KPIs y métricas, 2015. The Institute of Finance & Management
  • 3. 5 5 KPIs QUE MERECE LA PENA SEGUIR Hay infinidad de KPIs que un departamento de contabilidad puede seguir. Y ese es parte del problema… Más no significa necesariamente mejor. De la misma manera que un médico mide sólo unos determinados signos vitales, usted también debería centrarse en un selecto grupo de KPIs que son los que tienen más impacto en su organización. De acuerdo con nuestra experiencia, no le va a ir nada mal siguiendo estos cinco. Veámoslos.
  • 4. EL COSTE DE PROCESAR UNA SOLA FACTURA Los proveedores no van a querer dejar de cobrar de repente. Los departamentos de contabilidad deberían saber lo que les cuesta procesar cada factura y diseñar una estrategia para mitigar ese coste. FACTORES A CONSIDERAR El coste total de procesar una factura puede ser complicado de precisar. Debemos considerar todos los gastos relacionados, que incluyen: § Costes asociados con la distribución interna § Copia y seguimiento § Salarios de los empleados dedicados § Supervisión de los directivos § Soporte tecnológico LO QUE DICEN LOS NÚMEROS De acuerdo con un estudio de PayStream Advisors de 2015, el coste medio consolidado de procesar una factura manualmente (todo gasto incluido) es de 37 euros (3) . ¡Eso es un dineral! Recuerde, eso es sólo para procesos ligados a procedimientos manuales para realizar las tareas de contabilidad (entrada de datos, validación, archivo de documentos, etc.). OPTIMIZANDO EL PROCESO La forma más práctica de reducir los costes del proceso es reducir al mínimo las tareas manuales. Tomando el ejemplo de Farmland Foods, esta reconocida compañía del sector alimentario fue capaz de ahorrar el equivalente a tres empleados a tiempo total en el transcurso del año por el hecho de haber automatizado sus operaciones de pagos a proveedores. (3) 2015 Invoice Workflow Automation Report: Exploring the Efficiency and Value of Invoice Workflow Automation (IWA) Technology, 2015. PayStream Advisors. 1
  • 5. QUÉ ES LO QUE INTERESA El tiempo que lleva procesar una simple factura es un KPI para determinar el valor que un departamento de contabilidad está gastando o añadiendo de forma regular. Cuanto más lento es el proceso, más probable es la pérdida de dinero en cuestiones como: § Pérdidas de descuentos de proveedores § Intereses por pagos demorados § Baja productividad del departamento § Insatisfacción de los proveedores LO QUE DICEN LOS NÚMEROS Un estudio de Ardent Partners de 2015 revela que el tiempo medio de procesar una sola factura es de 11,4 días(4) . El mismo estudio indica que las empresas que han optimizado el proceso, aprovechando las ventajas de la automatización de flujos documentales para los pagos a proveedores, sólo emplean una media de 3,6 días. OPTIMIZANDO EL PROCESO Si su compañía desea que sus operaciones de pago sean más rápidas y coordinadas, lo encontrará en el flujo electrónico documental. La automatización de principio a fin elimina las laboriosas tareas manuales asociadas a los pagos a proveedores, creando nuevas eficiencias que antes no eran posibles, como la aprobación desde dispositivos móviles, entre otras. (4) ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners 2 He aquí una razón para decir que tiempo es dinero. A fin de obtener la mayor rentabilidad de su contabilidad, las empresas deben identificar lo que está ralentizando su proceso y cómo pueden solucionarlo. EL TIEMPO DE PROCESAR UNA SOLA FACTURA
  • 6. CÓMO CALCULAR Para determinar la cantidad de facturas procesadas al día por un empleado del departamento de contabilidad, siga estos pasos simples: 1. Tome el número de facturas de proveedores procesadas en un mes. 2. Divídalo por el número de empleados a tiempo total dedicados al proceso. 3. Finalmente, tenga en cuenta quién es responsable de qué tareas del proceso. Nota: no existe un coeficiente medio de mercado para este KPI, ya que depende de todos los factores que entran en juego. POR QUÉ IMPORTA La medición de este KPI no sólo ofrece una visión clara de cuántas facturas entran al día y de la actividad del empleado. También puede ayudar a precisar qué proveedores están ocasionando más problemas a su departamento. OPTIMIZANDO EL PROCESO Una vez más, la automatización es la solución. Además de acelerar el tiempo de proceso, estimula la satisfacción en el trabajo de los empleados, liberándoles para poder realizar funciones más productivas. Po ejemplo, Albemarle fue capaz de mejorar su productividad, de una media 60 facturas diarias por empleado a 85. 3 FACTURAS PROCESADAS AL DÍA POR UN EMPLEADO Otra demostración de que tiempo es dinero. Si algo está entorpeciendo el proceso y haciéndolo más largo, las empresas deben identificarlo y aplicar una solución.
  • 7. Si esto impacta en sus tiempos y costes de proceso, entenderá la conveniencia de seguirlo. Un departamento de contabilidad inteligente utiliza este KPI para calibrar si su proceso es verdaderamente ágil y eficiente. POR QUÉ IMPORTA La validación de la factura es un paso clave en el proceso de aprobación, de manera que los retrasos –a menudo causados porque no se corresponden con un número de pedido (PO)- pueden suponer una gran preocupación para el departamento. En general, a menor porcentaje de facturas vinculadas a un PO, más lento y más caro será el proceso de pagos. LO QUE DICEN LOS NÚMEROS De acuerdo con el estudio de Ardent Partners de 2015, la media del mercado de facturas vinculadas a PO es del 58,9% (5). Por su parte, las empresas consideradas con mejores prácticas tienen una media del 73,1%. OPTIMIZANDO EL PROCESO Los mejores gestores van más allá de los flujos de automatización, y conectan las funciones esenciales de pago a proveedores con otros procesos. Por ejemplo, utilizando la solución de Compras conjuntamente con la de automatización de Facturas de Proveedores, consiguen que todas las facturas lleven PO y se confronten automáticamente con los albaranes de recepción de productos. Así, aceleran el tiempo de proceso y se benefician de ahorros adicionales como los descuentos por pronto pago. (5) ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners 4 PORCENTAJE DE FACTURAS VINCULADAS A UN NÚMERO DE PEDIDO
  • 8. RATIO DE FACTURAS CON EXCEPCIONES Más de una de cada seis facturas procesadas de media por las empresas llevan excepciones(6) . Para mantener la eficiencia del proceso, los departamentos de contabilidad deberían seguir y revisar continuamente este KPI. (6) ePayables 2015: Higher Ground, June 2015. Ardent Partners. 5 QUÉ ES LO QUE INTERESA Tomando en consideración la regularidad de las excepciones, es fácil ver por qué pueden plantear un problema. La cantidad de tiempo y recursos dedicados a resolverlas es una gran razón por la que los departamentos ven mermada su productividad. A menudo, las excepciones vienen ocasionadas por: § Discrepancias entre el PO y los datos de la factura § PO desaparecido o incorrecto § Cuellos de botella en los flujos de aprobación LO QUE DICEN LOS NÚMEROS De acuerdo con el citado estudio de PayStream Advisors de 2015, la media en el mercado es un ratio de excepciones de 17,2%, frente al 9,8% observado en las compañías con mejores prácticas. OPTIMIZANDO EL PROCESO El secreto de reducir los ratios de excepciones no es tal realmente, sino estandarizar el proceso lo máximo posible. Las soluciones de automatización permiten a menudo la verificación a tres niveles, de manera que los problemas pueden gestionarse rápida y correctamente. Tomemos el caso de Maxim Integrated, una compañía que fue capaz de alcanzar un ratio de pago a tiempo del 95%, gracias a que estandarizó sus procesos manuales.
  • 9. ANALÍTICAS EN TIEMPO REAL Y CUADROS DE MANDO Saber qué KPIs medir es una cosa, pero otra es tener la tecnología para mostrar, ordenar y coordinar los datos que se van recolectando. Como hemos visto, las herramientas de automatización agilizan el flujo de pagos a proveedores, pero ¿pueden ofrecer beneficios similares en lo que se refiere a la gestión de los KPIs? Después de ver cómo trabajan los cuadros de mando de Esker, creemos que descubrirá que la respuesta es, definitivamente, SÍ.
  • 10. CÓMO TRABAJAN LOS CUADROS DE MANDO DE ESKER Cuando una empresa automatiza sus pagos a proveedores con la solución en la nube de Esker, las facturas recibidas son automáticamente puestas en cola para su proceso y son 100% visibles y accesibles a través de los cuadros de mando incorporados. Los usuarios pueden elegir qué KPIs visualizar en su interfaz, haciendo cada acción más inteligente y más estratégica. Area de trabajo estandarizada Facturas a un clic Capacidad ilimitada, supervisores ilimitados Clic para personalizar como se visualiza la informacion Metricas que interesan a cada usuario Aprobacion movil de facturas Tendencias de negocio en graficos y reportes faciles de leer
  • 11. UNA HERRAMIENTA INTELIGENTE PARA TODOS LOS AGENTES IMPLICADOS Lo atractivo de los cuadros de mando de Esker es que su funcionalidad no queda restringida a una persona o grupo en particular dentro del departamento de contabilidad. El carácter personalizable de la tecnología significa que todos los agentes involucrados en el proceso se puedan beneficiar, permitiendo a la persona indicada acceder a la información pertinente en el momento oportuno. AP Manager AP Clerk CFO Controller Manager OPERARIO RESPONSABLE RESPONSABLE FINANCIERO CONTROLLER CFO § Priorizar el trabajo diario y actuar con métricas en tiempo real § Plena visibilidad del gasto § Se beneficia de descuentos previamente negociados § Acceso al histórico de aprobaciones § Seguimiento de presupuestos y supervisión de gastos § Envío automático de recordatorios a los supervisores § Reportes consolidados § Detección de potenciales problemas con grandes proveedores § Fácil recuperación de cualquier factura a través del archivo online § Seguimiento de KPIs de facturas procesadas por empleado § Nunca se perderá un descuento del proveedor con la identificación de facturas prioritarias a pagar. § Monitorización de la eficiencia del equipo y asignación de recursos a partir de números en tiempo real § Visibilidad de qué proveedores remiten la mayoría de las facturas § Seguimiento de gastos por centro de coste § Vista puesta en el ratio de automatización § Seguimiento de tendencias desde la página de inicio de los cuadros de mando § Acceso y aprobación de las facturas desde cualquier lugar § Acceso de los auditores por sí mismos a las facturas y documentos de soporte § Total tranquilidad en lo referente a prevención de fraudes § Acceso al seguimiento de las facturas
  • 12. FUNCIONES QUE VAN MÁS ALLÁ DE LA VISIBILIDAD Lo último que las empresas quieren cuando modernizan sus pagos a proveedores es tener que vérselas con la complejidad de varias soluciones diferentes y desconectadas entre sí. Por suerte, los cuadros de mando de Esker son en sí una parte de una plataforma unificada que aloja todas las herramientas y tecnologías necesarias para conseguir una eficiencia extremo a extremo en el proceso de facturas de proveedores. FACTURACIÓN LIBRE DE PAPEL Mediante la captura inteligente de datos, el flujo automatizado y las capacidades de archivo electrónico, las empresas pueden eliminar prácticamente todos los aspectos manuales en la verificación, entrada de datos, aprobación y almacenamiento de los documentos. APROBACIÓN MÓVIL La app para aprobación móvil de facturas de Esker está disponible 24/7 para dispositivos Apple y Android, ofreciendo a los directivos en movimiento la libertad de acceder, revisar y aprobar cualquier factura en cualquier momento, independientemente de la hora y de su localización. INTEGRACIÓN MULTI-ERP La tecnología de Esker trabaja sin problemas cualquier sistema back-end existente, simplificando la instalación y puesta en marcha. Además Esker cuenta con integración certificada con SAP y Microsoft Dynamics NAV. PORTAL DE PROVEEDOR Los pagos a proveedores a tiempo son un camino de ida y vuelta. El portal de Esker simplifica la relación entre cliente y proveedor a través de un espacio colaborativo donde cada uno puede acceder por sí mismo a las facturas. De esta manera, cualquier cuestión se resuelve rápidamente, reduciendo las llamadas relativas al estado de pago de las facturas.
  • 13. CONCLUSIÓN No existe varita mágica ni fórmula secreta para convertirse en un departamento de contabilidad modélico. Dar el salto de la media a los mejores es tan simple como estos dos pasos: 1. Mida los KPIs más valiosos de acuerdo con sus objetivos operativos, y mídalos a lo largo del tiempo; 2. Aproveche una solución con la que optimizar la gestión de los KPIs mientras mejora todo su proceso de gestión de facturas de proveedores. ¿Le interesaría saber más acerca de Esker y sus soluciones? Pase a la siguiente página.
  • 14. Esker es un líder mundial en software de automatización de procesos de documentos. Empresas de todo el mundo utilizan nuestras soluciones, ofrecidas on-demand y bajo licencia, para automatizar sus procesos de facturas de proveedores, facturas a clientes, pedidos de clientes o de compras, entre otros. Las soluciones de Esker son compatibles con todos los entornos geográficos, regulatorios y tecnológicos. PRESENCIA MUNDIAL Fundada en 1985, Esker opera en Norteamérica, Latinoamérica, Europa y Asia Pacífico, con sedes centrales en Lyon, Francia, y en Madison, Wisconsin, USA. El año pasado, Esker generó unos ingresos por ventas de 46,1 millones de euros. SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE DATOS Esker cuenta con las certificaciones SSAE 16 e ISAE 3402 tipo 1 y tipo 2 para sus soluciones bajo demanda. Esto significa que todos los procesos, procedimientos y controles de Esker han sido formalmente revisados y documentada su conformidad con las disposiciones de la Ley Sarbanes-Oxley. MAS INFO Website: www.esker.es Blog: blog.esker.es ACERCA DE ESKER COMPARTA ESTE EBOOK