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URSA
CÓMO CONSEGUIR MAYOR EFICIENCIA EN LOS CICLOS P2P Y O2C MEDIANTE SOLUCIONES
DE DIGITALIZACIÓN BASADAS EN IA
La colaboración entre URSA y Esker se remonta a más de una
década, antes de que la transformación digital se convirtiera en
una expresión en boga. Movido por la necesidad de alinear a las
personas, los procesos y la tecnología, URSA se propuso digitalizar
sus procesos de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar
(AR). En 2007 se implementó en las oficinas centrales de URSA
en Madrid la solución de automatización local de Esker, que se
desplegó posteriormente con éxito en muchos otros países.
“Entonces no se hablaba de transformación digital, sino más bien
de proceso de automatización”, dice Gregor Miklavčič, European
IT Manager, encargado también de los procesos empresariales.
“Necesitábamos una solución que integrase nuestros procesos de
AP y de AR en una única plataforma y que intercambiase datos con
nuestro sistema SAP”.
Diez años después, en 2017, URSA quería lograr una mayor
eficiencia en sus procesos, por lo que decidió cambiar a una
solución de automatización “Software como servicio” (SaaS).
En primer lugar, se implementó la solución en la nube para AR
en Francia y se desplegó después en otros países europeos. En
2018 se implementó la solución para AP en el Centro de Servicios
Compartidos (SSC) en Polonia; y, más recientemente, la empresa
automatizó su proceso de gestión de pedidos con Esker.
Gracias a la transformación digital, URSA ha simplificado con
éxito la manera de gestionar los pedidos de clientes y las facturas
entrantes y salientes. Se ha eliminado la introducción manual
de datos, se han reducido tanto los errores como el tiempo de
gestión, por lo que el personal se puede centrar en tareas de mayor
valor añadido. La empresa ha ganado mayor visibilidad sobre los
procesos de AP en su SSC, y los equipos locales de atención al
cliente sobre los procesos de AR y de gestión de pedidos.
“
Esker ofrece una solución
única que gestiona tanto
las facturas como los
pedidos, lo que aumenta
la eficiencia en el ciclo de
aprovisionamiento y en el
proceso integral de ventas.
La plataforma de Esker crece
con nosotros adaptándose a
nuestras necesidades y nos
proporciona un coste total
muy competitivo.”
Gregor Miklavčič | European IT Manager
Un alcance internacional creciente
Con el paso de los años, URSA ha ampliado el uso de las
soluciones de Esker en 13 países de Europa, incluyendo España,
Francia, Eslovenia, Croacia, Alemania, Bélgica, Italia, Inglaterra,
Polonia, Hungría, Serbia, Austria y Rumanía. Y no se detiene aquí,
ya que se espera que más países implementen las soluciones de
Esker en los próximos años.
LA HISTORIA DE UNA TRANSFORMACIÓN DIGITAL
La centralización de la gestión de AP en un SSC
El SSC de servicios financieros de URSA con sede en Polonia,
implementó la solución de cuentas por pagar de Esker para
simplificar y estandarizar la gestión global de proveedores. Se
lanzó, en primer lugar, un programa piloto en Francia, Bélgica y
Alemania antes de expandir la solución al resto de Europa.
¿QUÉ ES URSA?
Sector: Materiales de construcción
ERP: SAP
Solución: Cuentas por Pagar, Cuentas por
Cobrar, Gestión de Pedidos
URSA, uno de los mayores fabricantes
de lana mineral y de poliestireno extruido
(XPS) de Europa, y comercialización
de materiales de aislamiento térmico
y acústico, con una fuerte orientación
hacia la sostenibilidad y la eficiencia
energética de los edificios. URSA
pertenece, desde 2017, a Xella Group, un
proveedor internacional de materiales de
construcción que cuenta con más de 1700
empleados en toda Europa. URSA tiene 13
plantas de producción y está presente en
más de 40 países.
LOS BENEFICIOS, DE UN VISTAZO
30% más rápido en la gestión
de facturas a proveedores en
el SSC
Tiempo de procesamiento de
pedidos reducido a la mitad
Conformidad global de la
facturación electrónica a los
clientes y archivado
El equipo de AP de SSC gestiona cerca de 65.000 facturas y notas
de crédito anuales a través de un único portal. Las facturas llegan
mediante correo electrónico en formato PDF desde las diferentes
filiales de URSA. Los datos se extraen mediante tecnología IA, se
verifican y se gestionan en el SSC, luego son validados por cada
filial e integrados en el SAP. Las facturas y notas de crédito se
archivan automáticamente y permanecen a disposición en Esker
(junto con otros documentos relacionados con la facturación)
durante el tiempo que sea necesario.
Gracias a haberse pasado a una solución de AP basada en la nube,
URSA gestiona las facturas de los proveedores un 30% más rápido,
ha eliminado costes de infraestructuras y mantenimiento, y se
beneficia de numerosas características de la solución, como:
 
un cómodo archivado de documentos
 
una mayor visibilidad y un seguimiento de auditoría completo
 
aprobaciones de facturas sobre la marcha con la aplicación móvil
de Esker, Esker AnywhereTM
 
paneles inteligentes con KPIs e informes (por ejemplo, de facturas
gestionadas mensualmente, facturas pendientes, control de
rendimiento del equipo, carga de trabajo del equipo, etc.)
Cómo asegurar el cumplimiento legal de la facturación
electrónica
Cada año más de 20.000 facturas de clientes son gestionadas
con Esker por los equipos de atención al cliente de Italia, Hungría,
Eslovenia, Croacia, Francia y Polonia, respetando la normativa de
cada país.
Las facturas de URSA se envían automáticamente en formato PDF
por correo electrónico, menos en Italia, donde las estipulaciones
legales son diferentes. Esker cumple con los requisitos de
facturación de Italia y gestiona las facturas italianas de URSA (tanto
las entrantes como las salientes) comunicándose con la plataforma
SDI del gobierno. Esker también provee el archivado de las facturas
electrónicas cumpliendo con las normas fiscales italianas. Otro país
en el que Esker ayuda a URSA a cumplir con la normativa vigente
es Hungría. URSA envía sus facturas con su correspondiente
comprobante de entrega y Sovos, incorporado en la solución de
Esker, firma el PDF.
URSA obtiene grandes beneficios de su nuevo y mejorado proceso
de Cuentas por Cobrar en la nube, incluyendo:
 
una facturación electrónica y archivado que cumplen las normas
legales en muchos países
 
la entrega más rápida de las facturas, al no depender ya de los
servicios postales
 
una mayor visibilidad del estado de la facturación gracias a los
paneles de mando y las métricas
 
la reducción en el uso de consumibles, como papel y tinta, lo que
ahorra tanto dinero como materiales
“
Recomendamos encarecidamente la solución de
Cuentas por Cobrar de Esker que ha sido muy positiva
para nosotros. También tenemos que aplaudir el
excelente apoyo que hemos recibido y que seguimos
recibiendo del equipo de Esker. Están de verdad en lo
más alto a nivel mundial.”
Gregor Miklavčič | European IT Manager
La optimización de la gestión de pedidos por los servicios locales
de atención al cliente
Satisfechos por el éxito de los proyectos de AP y AR, URSA amplió
el uso de la plataforma de Esker para incluir la automatización de
la gestión de pedidos. URSA tenía claro que necesitaban optimizar
sus procesos de atención al cliente, aumentar su eficiencia, reducir
las tareas repetitivas y tediosas como la introducción manual de
datos, liberar a los responsables de RSC para que pudieran dedicar
más tiempo a la atención al cliente y a la mejora de los procesos de
ventas.
Antes de desplegar la solución de Esker para la Gestión de Pedidos
en toda Europa, URSA lanzó un programa piloto en dos países de
culturas diferentes para asegurarse el éxito de la implementación de
la solución. “Es importante considerar diferentes percepciones de la
misma interfaz de trabajo, de su uso, de sus funcionalidades y de los
informes producidos, para asegurarnos de que todos hablan un único
idioma: Esker”, explica Miklavčič.
La solución de
Cuentas por Pagar
de Esker se amolda
perfectamente
a nuestras
necesidades.
Podemos controlar
fácilmente los flujos
de documentos y
asegurarnos de que
no haya errores. Es
rápido, intuitivo y
lee eficientemente
datos de texto y
numéricos.”
Marianna Muszala | Gestora SSC
URSA definió su objetivo en que el 80% de los pedidos de los
clientes se gestionara a través de la plataforma Esker. El programa
piloto en Italia y Austria ya ha producido muy buenos resultados,
con 10.000 pedidos anuales procesados a través de Esker en Italia
y 4.200 en Austria. Además, se ha reducido a la mitad el tiempo
de gestión. En 2021 se desplegará la solución de Esker en más
países: Eslovenia, Francia, Rumanía y Hungría.
“La solución para la Gestión de Pedidos de Esker es muy fácil de
usar. Nos proporciona mayor visibilidad y control y nos permite
rastrear el estado de los pedidos pendientes e identificar los
duplicados. Podemos notificar los pedidos rápidamente y verificar
las referencias de los productos frente a los datos principales del
ERP. Globalmente, es una buena solución”, dicen Chiara Ferrari,
Gestora del servicio de Atención al Cliente en URSA Italia y
Aleksandra Kodric, Gestora del servicio de Atención al Cliente de
URSA ADRIA (Austria, Eslovenia, Hungría y Rumanía).
EL SECRETO DEL ÉXITO
De hecho, la clave de los éxitos de Miklavčič no es ningún secreto.
“Usa la tecnología para mejorar la vida de tus equipos y verás
cómo se produce la magia. También tendrás que convencer a los
altos cargos que la solución va a reportar beneficios importantes y
tangibles a la empresa. Y hay que convencer a los usuarios finales
de que no pueden vivir sin estos beneficios”.
URSA es una empresa multinacional en la que cada equipo local
percibe la solución de manera diferente. Asegurar una adopción
e implementación fluida de la solución en más de diez países
suponía un gran reto, que los altos cargos de URSA tenían que
aceptar. “El proyecto ha tenido un gran éxito gracias al apoyo
incondicional del equipo de expertos internacionales de Esker”, dice
Miklavčič.
Cuando se le preguntó si tendría alguna recomendación para
otras empresas que estén pensando en embarcarse en un
proyecto de transformación digital de envergadura similar,
hizo hincapié en la necesidad de reducir la complejidad de los
procesos y la importancia de elegir el socio tecnológico apropiado
para que te acompañe durante todo el viaje. “Hubo algunos
momentos específicos en los que pasamos algo de nervios, pero
lo conseguimos, y con grandes beneficios para nuestros usuarios
finales y nuestros gestores: felicidad para los primeros y un mayor
TCO para los segundos”.
“
Nuestro TCO ha sido positivo por tres motivos: la
flexibilidad de la solución de Esker, que se adapta
a nuestros equipos multinacionales y a nuestras
necesidades, la tecnología basada en IA de Esker y
el apoyo de Esker en cada paso a lo largo de todo el
proceso”
Gregor Miklavčič | European IT Manager
CS-AP-AR-OM-ES-001-A
“Me gusta
especialmente la
capacidad de la
solución de Esker
para la Gestión de
Pedidos de transformar
automáticamente las
cantidades y unidades
de los clientes en las de
la SAP de URSA, como
metros cuadrados
o cúbicos en palés,
rollos, paquetes. Esto
ha eliminado horas
de cálculos manuales
de nuestros RSC,
liberándolos para
realizar otras tareas de
mayor valor añadido.”
Gregor Miklavčič | European IT
Manager
©2021 Esker S.A. Todos los derechos reservados. Esker, el logo Esker son marcas comerciales registradas de Esker S.A. El resto de marcas comerciales citadas pertenecen a sus respectivos propietarios.
EUROPE ASIA - PACIFIC
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  • 1. URSA CÓMO CONSEGUIR MAYOR EFICIENCIA EN LOS CICLOS P2P Y O2C MEDIANTE SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN BASADAS EN IA La colaboración entre URSA y Esker se remonta a más de una década, antes de que la transformación digital se convirtiera en una expresión en boga. Movido por la necesidad de alinear a las personas, los procesos y la tecnología, URSA se propuso digitalizar sus procesos de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR). En 2007 se implementó en las oficinas centrales de URSA en Madrid la solución de automatización local de Esker, que se desplegó posteriormente con éxito en muchos otros países. “Entonces no se hablaba de transformación digital, sino más bien de proceso de automatización”, dice Gregor Miklavčič, European IT Manager, encargado también de los procesos empresariales. “Necesitábamos una solución que integrase nuestros procesos de AP y de AR en una única plataforma y que intercambiase datos con nuestro sistema SAP”. Diez años después, en 2017, URSA quería lograr una mayor eficiencia en sus procesos, por lo que decidió cambiar a una solución de automatización “Software como servicio” (SaaS). En primer lugar, se implementó la solución en la nube para AR en Francia y se desplegó después en otros países europeos. En 2018 se implementó la solución para AP en el Centro de Servicios Compartidos (SSC) en Polonia; y, más recientemente, la empresa automatizó su proceso de gestión de pedidos con Esker. Gracias a la transformación digital, URSA ha simplificado con éxito la manera de gestionar los pedidos de clientes y las facturas entrantes y salientes. Se ha eliminado la introducción manual de datos, se han reducido tanto los errores como el tiempo de gestión, por lo que el personal se puede centrar en tareas de mayor valor añadido. La empresa ha ganado mayor visibilidad sobre los procesos de AP en su SSC, y los equipos locales de atención al cliente sobre los procesos de AR y de gestión de pedidos. “ Esker ofrece una solución única que gestiona tanto las facturas como los pedidos, lo que aumenta la eficiencia en el ciclo de aprovisionamiento y en el proceso integral de ventas. La plataforma de Esker crece con nosotros adaptándose a nuestras necesidades y nos proporciona un coste total muy competitivo.” Gregor Miklavčič | European IT Manager Un alcance internacional creciente Con el paso de los años, URSA ha ampliado el uso de las soluciones de Esker en 13 países de Europa, incluyendo España, Francia, Eslovenia, Croacia, Alemania, Bélgica, Italia, Inglaterra, Polonia, Hungría, Serbia, Austria y Rumanía. Y no se detiene aquí, ya que se espera que más países implementen las soluciones de Esker en los próximos años. LA HISTORIA DE UNA TRANSFORMACIÓN DIGITAL La centralización de la gestión de AP en un SSC El SSC de servicios financieros de URSA con sede en Polonia, implementó la solución de cuentas por pagar de Esker para simplificar y estandarizar la gestión global de proveedores. Se lanzó, en primer lugar, un programa piloto en Francia, Bélgica y Alemania antes de expandir la solución al resto de Europa. ¿QUÉ ES URSA? Sector: Materiales de construcción ERP: SAP Solución: Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Gestión de Pedidos URSA, uno de los mayores fabricantes de lana mineral y de poliestireno extruido (XPS) de Europa, y comercialización de materiales de aislamiento térmico y acústico, con una fuerte orientación hacia la sostenibilidad y la eficiencia energética de los edificios. URSA pertenece, desde 2017, a Xella Group, un proveedor internacional de materiales de construcción que cuenta con más de 1700 empleados en toda Europa. URSA tiene 13 plantas de producción y está presente en más de 40 países. LOS BENEFICIOS, DE UN VISTAZO 30% más rápido en la gestión de facturas a proveedores en el SSC Tiempo de procesamiento de pedidos reducido a la mitad Conformidad global de la facturación electrónica a los clientes y archivado
  • 2. El equipo de AP de SSC gestiona cerca de 65.000 facturas y notas de crédito anuales a través de un único portal. Las facturas llegan mediante correo electrónico en formato PDF desde las diferentes filiales de URSA. Los datos se extraen mediante tecnología IA, se verifican y se gestionan en el SSC, luego son validados por cada filial e integrados en el SAP. Las facturas y notas de crédito se archivan automáticamente y permanecen a disposición en Esker (junto con otros documentos relacionados con la facturación) durante el tiempo que sea necesario. Gracias a haberse pasado a una solución de AP basada en la nube, URSA gestiona las facturas de los proveedores un 30% más rápido, ha eliminado costes de infraestructuras y mantenimiento, y se beneficia de numerosas características de la solución, como:  un cómodo archivado de documentos  una mayor visibilidad y un seguimiento de auditoría completo  aprobaciones de facturas sobre la marcha con la aplicación móvil de Esker, Esker AnywhereTM  paneles inteligentes con KPIs e informes (por ejemplo, de facturas gestionadas mensualmente, facturas pendientes, control de rendimiento del equipo, carga de trabajo del equipo, etc.) Cómo asegurar el cumplimiento legal de la facturación electrónica Cada año más de 20.000 facturas de clientes son gestionadas con Esker por los equipos de atención al cliente de Italia, Hungría, Eslovenia, Croacia, Francia y Polonia, respetando la normativa de cada país. Las facturas de URSA se envían automáticamente en formato PDF por correo electrónico, menos en Italia, donde las estipulaciones legales son diferentes. Esker cumple con los requisitos de facturación de Italia y gestiona las facturas italianas de URSA (tanto las entrantes como las salientes) comunicándose con la plataforma SDI del gobierno. Esker también provee el archivado de las facturas electrónicas cumpliendo con las normas fiscales italianas. Otro país en el que Esker ayuda a URSA a cumplir con la normativa vigente es Hungría. URSA envía sus facturas con su correspondiente comprobante de entrega y Sovos, incorporado en la solución de Esker, firma el PDF. URSA obtiene grandes beneficios de su nuevo y mejorado proceso de Cuentas por Cobrar en la nube, incluyendo:  una facturación electrónica y archivado que cumplen las normas legales en muchos países  la entrega más rápida de las facturas, al no depender ya de los servicios postales  una mayor visibilidad del estado de la facturación gracias a los paneles de mando y las métricas  la reducción en el uso de consumibles, como papel y tinta, lo que ahorra tanto dinero como materiales “ Recomendamos encarecidamente la solución de Cuentas por Cobrar de Esker que ha sido muy positiva para nosotros. También tenemos que aplaudir el excelente apoyo que hemos recibido y que seguimos recibiendo del equipo de Esker. Están de verdad en lo más alto a nivel mundial.” Gregor Miklavčič | European IT Manager La optimización de la gestión de pedidos por los servicios locales de atención al cliente Satisfechos por el éxito de los proyectos de AP y AR, URSA amplió el uso de la plataforma de Esker para incluir la automatización de la gestión de pedidos. URSA tenía claro que necesitaban optimizar sus procesos de atención al cliente, aumentar su eficiencia, reducir las tareas repetitivas y tediosas como la introducción manual de datos, liberar a los responsables de RSC para que pudieran dedicar más tiempo a la atención al cliente y a la mejora de los procesos de ventas. Antes de desplegar la solución de Esker para la Gestión de Pedidos en toda Europa, URSA lanzó un programa piloto en dos países de culturas diferentes para asegurarse el éxito de la implementación de la solución. “Es importante considerar diferentes percepciones de la misma interfaz de trabajo, de su uso, de sus funcionalidades y de los informes producidos, para asegurarnos de que todos hablan un único idioma: Esker”, explica Miklavčič. La solución de Cuentas por Pagar de Esker se amolda perfectamente a nuestras necesidades. Podemos controlar fácilmente los flujos de documentos y asegurarnos de que no haya errores. Es rápido, intuitivo y lee eficientemente datos de texto y numéricos.” Marianna Muszala | Gestora SSC
  • 3. URSA definió su objetivo en que el 80% de los pedidos de los clientes se gestionara a través de la plataforma Esker. El programa piloto en Italia y Austria ya ha producido muy buenos resultados, con 10.000 pedidos anuales procesados a través de Esker en Italia y 4.200 en Austria. Además, se ha reducido a la mitad el tiempo de gestión. En 2021 se desplegará la solución de Esker en más países: Eslovenia, Francia, Rumanía y Hungría. “La solución para la Gestión de Pedidos de Esker es muy fácil de usar. Nos proporciona mayor visibilidad y control y nos permite rastrear el estado de los pedidos pendientes e identificar los duplicados. Podemos notificar los pedidos rápidamente y verificar las referencias de los productos frente a los datos principales del ERP. Globalmente, es una buena solución”, dicen Chiara Ferrari, Gestora del servicio de Atención al Cliente en URSA Italia y Aleksandra Kodric, Gestora del servicio de Atención al Cliente de URSA ADRIA (Austria, Eslovenia, Hungría y Rumanía). EL SECRETO DEL ÉXITO De hecho, la clave de los éxitos de Miklavčič no es ningún secreto. “Usa la tecnología para mejorar la vida de tus equipos y verás cómo se produce la magia. También tendrás que convencer a los altos cargos que la solución va a reportar beneficios importantes y tangibles a la empresa. Y hay que convencer a los usuarios finales de que no pueden vivir sin estos beneficios”. URSA es una empresa multinacional en la que cada equipo local percibe la solución de manera diferente. Asegurar una adopción e implementación fluida de la solución en más de diez países suponía un gran reto, que los altos cargos de URSA tenían que aceptar. “El proyecto ha tenido un gran éxito gracias al apoyo incondicional del equipo de expertos internacionales de Esker”, dice Miklavčič. Cuando se le preguntó si tendría alguna recomendación para otras empresas que estén pensando en embarcarse en un proyecto de transformación digital de envergadura similar, hizo hincapié en la necesidad de reducir la complejidad de los procesos y la importancia de elegir el socio tecnológico apropiado para que te acompañe durante todo el viaje. “Hubo algunos momentos específicos en los que pasamos algo de nervios, pero lo conseguimos, y con grandes beneficios para nuestros usuarios finales y nuestros gestores: felicidad para los primeros y un mayor TCO para los segundos”. “ Nuestro TCO ha sido positivo por tres motivos: la flexibilidad de la solución de Esker, que se adapta a nuestros equipos multinacionales y a nuestras necesidades, la tecnología basada en IA de Esker y el apoyo de Esker en cada paso a lo largo de todo el proceso” Gregor Miklavčič | European IT Manager CS-AP-AR-OM-ES-001-A “Me gusta especialmente la capacidad de la solución de Esker para la Gestión de Pedidos de transformar automáticamente las cantidades y unidades de los clientes en las de la SAP de URSA, como metros cuadrados o cúbicos en palés, rollos, paquetes. Esto ha eliminado horas de cálculos manuales de nuestros RSC, liberándolos para realizar otras tareas de mayor valor añadido.” Gregor Miklavčič | European IT Manager ©2021 Esker S.A. Todos los derechos reservados. Esker, el logo Esker son marcas comerciales registradas de Esker S.A. El resto de marcas comerciales citadas pertenecen a sus respectivos propietarios. EUROPE ASIA - PACIFIC AMERICAS