A national event held by IPB ( Bogor Agriculture Institute ) whose many of its alumni played many role in Indonesian government, politics, businesses, etc. We only have 2 weeks time to perform this event, from preparing to execution, the tricky part is how to divide the main responsibilities of each party involve.

1. AIR Event Organizer & Wedding Planner 1
SEMINAR NASIONAL KRISIS LINGKUNGAN HIDUP INDONESIA DAN
KONGRES I HIMPUNAN ALUMNI PENGELOLAAN SUMBERDAYA ALAM &
LINGKUNGAN ( PSL ) IPB

2. AIR Event Organizer & Wedding Planner 2
RUNDOWN ACARA
GENERAL RUNDOWN
NO WAKTU ACARA KETERANGAN
1 07.00-08.15 Kedatangan, Registrasi & Coffee Break
2 08.15-08.30 Transisi Utk Seminar
3 08.30-10.00 Pembukaan Seminar
4 10.00-12.30 Seminar Nasional Topik 1 :
“Krisis Konflik Tenurial & Kawasan Sumber Daya Alam Indonesia “
5 12.30-13.15 ISHOMA
6 13.15-13.30 Transisi Utk Seminar
7 13.30-14.45 Seminar Nasional Topik 2 :
‘Environmental Governance,Perspektif Dlm Pengendalian Lingkungan
Secara Sistematis”
8 14.45-16.15 Seminar Nasinal Topik 3 :
“Go Green, Langkah-Langkah Kelompok Bisnis & Masyarakat Luas “
9 16.15-16.25 Rangkuman Umum Oleh SC
10 16.25-16.45 Penutupan Seminar & Transisi Utk Kongres I Himpunan Alumni PSL IPB
11 16.45-18.00 Kongres I Himpunan Alumni PSl IPB
12 18.00-End Penutupan

3. AIR Event Organizer & Wedding Planner 3
SEKRETARIAT ACARA
• Koordinasi Pelaksanaan Acara
• Admisnistrasi Acara
• Pengumpulan Data Hasil Pelaksanaan Acara ( Data Logistik, Data Tim Asrot, dll )
• Logistik Acara
• Informasi Acara
AKTIVITAS
• OC PSL IPB
• Protokoler
• Perwakilan Sekretariat PSL IPB
• EO
• IPB Press
• Crew Logistik
CONTENT
• Area Meeting
• Area Kerja
• Area Logistik
PEMBAGIAN AREA

4. AIR Event Organizer & Wedding Planner 4
STRUKTUR KOORDINASI ACARA
Show Director
Stage Manager Floor Manager Head Production Head Logistic
RSVP &
Protokoler
1. Tim Registrasi
2. Koord.
Konsumsi, Rg.
Transisi & Resto
Area ( Hotel )
3. Koord. Area
Transisi
4. Koord.
Keamanan
1. MC
2. Musik & Singer
3. IPB Choir
4. Koord. Usher
5. Koord. Asrot
6. Koord.
Dokumentasi
7. Stage Crew
1. All Venue Set
Up
2. Sound System
& Multimedia
Set Up
3. Publikasi Out
Door
4. Production
Crew
1. Logistic Crew
2. Name Tag
3. Souvenir VIP
(Produk IPB)
4. Seminar Kit
5. Sertifikat
6. Hands Out
Seminar
7. Buku Kongres

5. AIR Event Organizer & Wedding Planner 5
LANGKAH 1
• Form Registrasi
Terbagi 2 : Undangan
Biasa & Undangan
Alumni
• Form Registrasi dibuat
& dikeluarkan oleh
Sekretariat PSL IPB
• Sie. Registrasi
menanyakan kpd
undangan :
Undangan/ Alumni
• Peserta kemudian
dipersilahkan mengisi
Form Registrasi sesuai
dengan kriterianya
LANGKAH 2
• Setelah mengisi Form
Registrasi undangan
diberikan Name Tag
berdasarkan kriteria
undangan dan
Seminar Kit
• Untuk undangan
BUKAN ALUMNI
dipersilahkan utk
menikmati Coffee
Break
• Untuk Undangan
Alumni dipersilahkan
menuju “Meja
Pengambilan Buku
Kongres”
LANGKAH 3
• Panitia “Meja
Pengambilan Buku
Kongres” menanyakan
Name Tag peserta
Alumni
• Peserta Alumni
menunjukkan Name
Tagnya
• Panitia kemudian
memberikan Buku
Kongres I Himpunan
Alumni PSL IPB
• Setelah itu Panitia
mempersilahkan
untuk menikmati
coffee break
Note :
1. Koord. Tim Registrasi berkoordinasi dengan Sekretariat PSL IPB tentang Form Registrasi Undangan & pengumpulan Form
Regsitrasi stl selesai Acara ( dimasukkan dlm amplop besar & diberi label “TIM REGISTRASI”
2. Sekretariat PSL mengkalisifikasikan undangan menjadi 2 kriteria yaitu : Undangan Biasa & Undangan Alumni
3. Berdasarkan kriteria tersebut kemudian Sekretariat PSL membuat 2 Form Registrasi yaitu: Form Registrasi Undangan
Biasa & Form Registrasi Undangan Alumni
4. Dalam Form tersebut sudah mencantumkan Nama Undangan dan Kriteria Undangan
TIM REGISTRASI, 6 PAX
MEKANISME REGISTRASI UNDANGAN

6. SEBELUM ACARA
6AIR Event Organizer & Wedding Planner
RSVP & VIP HANDLING
1. Berkoordinasi dengan Protokoler VIP :
a. Konfirmasi Kedatangan VIP
b. Waktu Kedatangan VIP
c. Jumlah Rombongan VIP
d. Seating Arrangement
e. VIP Special Request :
- Makanan & Minuman
- Kamar Hotel
- dll
2. VIP Handling
a. LO VIP ( Man Power )
b. Perwakilan Panitia
3. Materi Presentasi VIP Pembicara
a. Informasi Topik Prsentasi
b. Batas Waktu Penerimaan Materi Presentasi
c. Informasi Waktu & Durasi Presentasi
d. Bentuk Materi Presentasi
e. Operator Presentasi Pribadi
f. Dll.
RSVP
TEAM
EVENT
ORGANIZER
Data Hasil Koordinasi Dengan
Protokoler VIP
- Rundown
- Lay Out
- Koordinasi VIP Special Request (EO,
RSVP Team & Panitia )
- Koordinasi Prosedur Pengecekan
Protokoler VIP (EO ,RSVP Team &
Panitia)
- dll
VIP Handling
- Nama Para LO VIP
- Prosedur Kedatangan & Kepergian VIP
- dll
Data Hasil Koordinasi Untuk Materi
Presentasi VIP Pembicara

7. AIR Event Organizer & Wedding Planner 7
TEAM LO VIP
Koordinasi VIP Handling Dgn Protokoler VIP, RSVP, EO & Panitia Seminar
- Prosedur Protokoler VIP ( Kedatangan & Kepergian VIP )
- Prosedur Pengecekan Protokoler VIP
- VIP Special Request
- Koordinasi Detail Materi Presentasi
- dll
PROSEDUR
KEDATANGAN VIP
LO berkoordinasi dgn
protokoler VIP ttg
jadwal kedatangan
VIP
LO berkoordinasi dgn
EO & Panitia ttg
jadwal kedatangan
VIP
LO & Perwakilan Panitia
menyambut kedatangan
VIP dan mengantar VIP
menuju Rg. Transisi
Setelah Acara dimulai,
LO & Perwakilan Panitia
mengantar VIP menuju
Venue ( Koordinasi dgn
EO & Oanitia )
LO berkoordinasi dgn
protokoler VIP ttg
jadwal kedatangan
VIP
LO berkoordinasi dgn
EO & Panitia ttg
jadwal kedatangan
VIP
LO & Perwakilan Panitia langsung
mengantar VIP menuju Venue
(Koordinasi dgn EO & Panitia )
SEBELUM ACARA BERLANGSUNG
SAAT ACARA BERLANGSUNG
RSVP & VIP HANDLING

8. SAAT ACARA BERLANGSUNG
AIR Event Organizer & Wedding Planner 8
RSVP & VIP HANDLING
PROSEDUR
KEPERGIAN VIP
LO berkoordinasi dgn
protokoler VIP ttg
waktu kepergian VIP
LO berkoordinasi dgn
EO & Panitia ttg
waktu kepergian VIP
LO & Perwakilan Panitia mengantar kepergian
VIP dan MC announce dan menucapkan
Terima Kasih atas kedatangan VIP
Note :
1. Untuk Team RSVP & LO VIP sebaiknya dibuat satu “atap” agar lebih mudah berkoordinasi dengan secara
internal & external dalam pelaksanaan tugasnya
2. Perlu adanya koordinasi yang intensif diantara semua pihak pelaksana kegiatan Seminar & Kongres yang
berkaitan dengan RSVP & VIP Handling, agar update mengenai RSVP dan VIP Handling dapat diketahui
oleh semua pelaksana.
SESUDAH ACARA BERLANGSUNG
LO berkoordinasi dgn
protokoler VIP ttg
waktu kepergian VIP
LO & Perwakilan Panitia mengantar kepergian
VIP dan memberikan souvenir kepada VIP
melalui Protokoler VIP ( TBC )

9. AIR Event Organizer & Wedding Planner 9
RSVP & VIP HANDLING
NO VIP PROTOKOLER PERWAKILAN
PANITIA
KETERANGAN
1 Menteri Kehutanan RI, Bpk. Zulkifli Hasan, SE
2 Kepala BPN RI, Bpk. Hendarman Supandji
3 Ketua Dewan Kehutanan RI
Prof. Dr.Ir. Hariadi K, M.Si
4 Gubernur Kalteng, Bpk. Teras Narang, SH
5 Bupati Kuningan, Bpk. Aang Hamid Suganda
6 Aliansi Masy. Adat Nasional,
Bpk.Abdon Nababan
7 Menteri BUMN, Bpk. Dahlan Iskan
8 Dep. III Kementerian LH, Dr. Arief Yuwono
9 CEO General Electric Ind.,
Dr. Handry Satriago
10 Dirut Pertamina, Ibu Karen Agustiawan

10. AIR Event Organizer & Wedding Planner 10
RSVP & VIP HANDLING
Nama VIP : Menteri Kehutanan RI, Bapak Zulkifli Hasan
1 Kontak Person / Protokoler
2 Status Konfirmasi Kedatangan
3 Waktu Kedatangan
4 Jumlah Rombongan
5 Seating Arrangement
6 Special Request
7 Detail Materi Presentasi :
- Waktu Penyerahan Materi
- Bentuk Materi Presentasi
- Durasi Presentasi
- Operator Presentasi
8 Lain – Lain

11. AIR Event Organizer & Wedding Planner 11
TIM USHER, 6 PAX
VIP HANDLING
• Berkoordinasi dgn Stage
Manager & Protokoler utk VIP
Handling (Prosedur Handling
VIP)
• Membantu dan mengarahkan
VIP dgn arahan dari
Protokoler bila diperlukan
INVITEE HANDLING
• Membantu mengarahkan
para undangan untuk menuju
Resto atau Mushala pada saat
Ishoma
• Membantu dan mengarhakan
undangan utk kembali ke
dalam Ballroom stl acara
ISHOMA selesai
STANDING USHER
• Berkoordinasi dgn Stage
Manager utk pemberian
Souvenir & Plakat VIP

12. AIR Event Organizer & Wedding Planner 12
TIM ASROT, 6 PAX
KOORD. ASROT, 1 PAX
• Berkoordinasi dgn Stage
Manager & Protokoler utk
Materi Presentasi Pembicara
• Berkoordinasi dgn Sekretariat
untuk keperluan Tim Asrot
(CD Kosong,USB,Voice
Recorder, Amplop,label,dll)
• Supervisi Tim Asrot,
memastikan semua personil
dan peralatan dalam kondisi
yg layak pakai
• Membuat Format Notulensi
Tertulis
• Mengumpulkan hasil
notulensi dan voice recorder
acara kemudian menyerahkan
kpd Sekretariat Acara setelah
acara selesai, disertai dgn
keterangannya
• Semua hasil tersebut
dimasukkan ke dalam amplop
besar & diberi label “TIM
ASROT”
NOTULENSI, 3 PAX
• Notulensi Tertulis, 2 pax :
mencatat semua kejadian
selama seminar dan kongres
berlangsung dan
menyerahkan hasil notulensi
dalam bentu file dan cd
setelah acara selesai ( Sesuai
dgn Format Notulensi )
• Voice Recorder, 1 pax :
merekam Acara Seminar &
Kongres dari awal samapi
akhir, kemudian
mneyerahakan hasilnya kpd
Koord.Asrot stl acara selesai.
Berkoordinasi dgn Sound
System utk pemasangan
Voice Recorder
ASROT, 2 PAX
• Mempresentasikan materi
presentasi Pembicara sesuai
dgn arahan Pembicara
• Bekerja sama dgn Asisten
Pembicara utk keperluan
presentasi materi bila
diperlukan (tentative)
• Membuat copy digital dari
materi presentasi Pembicara
(File & CD) & disertai
keterangannya

13. AIR Event Organizer & Wedding Planner 13
PENDUKUNG ACARA
ACARA
NO NAMA POSISI NO. TLP EMAIL KETERANGAN
1 MC 1 pax
2 Pianist 1 pax
3 Penyanyi 2 pax
4 IPB Choir 8 – 10 pax
5 Tim Usher 6 pax
6 Tim Asrot 6 pax
7 Tim Registrasi 6 pax
8 RSVP & Protokoler 5 pax
9 Logistik 4 pax
10 Production 2 pax
11 Runner 4 pax
12 Sekretariat Event 4 pax

14. AIR Event Organizer & Wedding Planner 14
TIMELINE ACARA
TIMELINE
NO AKTIVITAS 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 KETERANGAN
1 RSVP & Protokoler
2 Recruitment Mas Dedi
3 Teknikal Meeting 1 OC : Bpk. Rimun
4 Briefing Recruitment Kampus IPB
5 Press Conference Gedung DPD RI
6 Teknikal Meeting 2 TBC
7 On Site Rehearsal Novotel Bogor
8 Loading Novotel Bogor

15. AIR Event Organizer & Wedding Planner 15
PRODUKSI

16. AIR Event Organizer & Wedding Planner 16
LOGISTIK ACARA, 4 PAX
EVENT SUPPORT
• ATK Sekretariat & Tim
Acara
• Electrical & Teknikal
Support
• Cleaning Support
• Laptop / PC
• Printer
• Standing Acrilyc &
Fishbowl ( RegIstrasi )
• HT
• Operational Car
• Konsumsi Panitia
MERCHANDIZE
• VIP Merchandize (Parcel
IPB Product ) :Gathering
Item, Wrapping, etc
• Plakat ( IPB Press )
MATERI CETAK
• Seminar Kit (gathering &
wraping)
• Sertifikat
• Name Tag
• Buku Kongres
• Signage Print utk
Standing Acrilyc
PROVIDE PSL IPB IPB PRESS
SEKRETARIAT STAGE REGISTRASI
Note :
1. Koord. Logistik berkoordinasi dgn OC,EO Head Production, PSL IPB ( Mas Dedi ), dan IPB Press utk
penyediaan kelangkapan Logistik ( bila diperlukan dibantu oleh Runner )
2. Koord. Logistik membuat laporan tentang kegiatan Logistik.

17. AIR Event Organizer & Wedding Planner 17
TIMELINE PRODUKSI
TIMELINE
NO AKTIVITAS 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 KETERANGAN
1 Venue Set Up
- Approval Desain
- Pembayaran Termin 1
- Produksi
- Loading
2 Outdoor Publikasi :
- Pemasangan
3 Seminar Kit
- Terima
- Distribusi
4 Goodie Bag
- Terima
- Distribusi

18. AIR Event Organizer & Wedding Planner 18
VENUE SET UP 1
2
345
61
7 8
1. Screen + Frame
2. AreaMusik
3. Panggung
4. Area Pembicara & Mimbar
5. Backdrop Acara
6. Area Operator
7. Area Invitee
8. FOH ( Operator Sound )

19. AIR Event Organizer & Wedding Planner 19
BACKDROP & STAGE

20. AIR Event Organizer & Wedding Planner 20
VENUE SET UP

21. AIR Event Organizer & Wedding Planner 21
WELCOMING BACKDROP

22. AIR Event Organizer & Wedding Planner 22
DOKUMENTASI PRESS CON
Press Conference :
Ruang Sekjen DPD RI Ibu Siti Nurbaya
Gedung MPR / DPR Ri, Senayan Jakarta

23. AIR Event Organizer & Wedding Planner 23
DOKUMENTASI ACARA

24. AIR Event Organizer & Wedding Planner 24
AIR Wedding Planner & Event Organizer
Our Consultants :
Irsan Thaslimie, ST. MM
M : 0812 1050 9900
Fery Bawembang, A.Md
M : 0812 1244 2367
THANK YOU
Email : thaslimie@yahoo.com or fery.bawembang@gmail.com
Web Site : www.circlepad.com/AirWeddingPlannerEventOrganizer
Facebook Group : www.facebook.com/groups/airweddingplannereventorganizer/
Facebook Page : https://www.facebook.com/AirWeddingEvent
Twitter : @AIRWeddingEvent