FileMaker Pro 12 Lehrgang

FileMaker Pro 12
®

Lehrgang

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FileMaker, Inc. 
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und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.
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Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit
bestehenden Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise
finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs
Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die
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Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de.
Edition: 01

Inhalt
Lektion 1
FileMaker Pro-Grundlagen 7
Einleitung 7
Speicherort der Beispieldatei 8
Datenbankkonzepte 8
Was ist eine Datenbank? 8
Wozu werden Datenbanken verwendet? 8
Wie ist eine Datenbank aufgebaut? 8
Wie werden Felddaten angezeigt? 9
FileMaker Pro-Grundlagen 9
Erläuterung der FileMaker Pro-Modi 9
Weitere Informationen 10

Lektion 2
Blättern in Daten 11
Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen 11
Unterschiedliche Darstellung von Daten 12
Anzeigen eines anderen Layouts 13
Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen 15
Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste 16
Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 16
Anpassung der Statussymbolleiste 16
Sichern einer Kopie der Beispieldatei 17

Lektion 3
Suchen und Sortieren von Datensätzen 18
Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank 18
Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld 19
Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern 20
Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen 20
Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen 21
Gezieltes Suchen 22
Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung 23
Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche 23
Sortieren der Ergebnismenge 24
Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht 25

Lektion 4
Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 26
Erstellen einer einfachen Datenbank 26
Erläuterung von Feldern 26
Erstellen einer Datenbank 26

4

Eingeben von Daten in die Datenbank 28
Erstellen des ersten Datensatzes 28
Erstellen eines weiteren Datensatzes 28
Kopieren von Daten durch Drag and Drop 28
Ändern von Daten in einem Datensatz 29
Eingeben von Daten in der Formularansicht 29
Datensatz löschen 29
Datei in ein Containerfeld einfügen 29

Lektion 5
Anpassen der Bildschirmanzeige 31
Erläuterung von Layouts und Tabellen 31
Allgemeine Hinweise 31
Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors 31
Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds 33
Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 33
Verschieben eines Felds 33
Hinzufügen eines Felds 34
Hinzufügen eines Registerfelds 35
Anzeigen einer Zahl als Währung 36
Ändern von Textgröße und -farbe 37
Hinzufügen einer Grafik in das Layout 38

Lektion 6
Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 39
Erstellen einer Liste mit Spalten 39
Erstellen von Adressetiketten 40
Erläuterung von Etikettenlayouts 40
Erstellen eines Etikettenlayouts 41
Erstellen eines Serienbriefs 42
Serienbrieflayouts 42
Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts 42
Einfügen des Firmennamens in den Brief 45
Einfügen des Briefschlusses 45

Lektion 7
Vereinfachen der Dateneingabe 47
Eingeben von Daten mit Wertelisten 47
Definieren einer Werteliste 47
Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 48
Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld 49
Erstellen eines Formelfelds 49
Überprüfen der Formel 51
Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer 51
Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 51

5


Lektion 8 
Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts 53
Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste 53
Erstellen der Taste 53
Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script 54
Erläuterung von Scripts 54
Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 54
Zuweisen einer Taste zu einem Script 55
Umbenennen der Taste 56
Überprüfen der Taste 56

Lektion 9
Erstellen und Ausführen von Berichten 57
Statistikberichte 57
Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht 57
Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht 57
Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden 58
Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds 58
Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte 59
Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten 
Daten und Summen 60
Layouts für Zwischenergebnisberichte 60
Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen 61
Speichern und Senden eines Berichts als PDF 67

Lektion 10 
Daten in Diagrammen 68
Erstellen eines Kreisdiagramms 68

Lektion 11 
Erstellen relationaler Datenbanken 70
Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei 70
Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 70
Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 71
Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen 72
Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze 72
Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts 73

6

Lektion 12
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 75
Gemeinsame Nutzung von Daten 75
Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 75
Öffnen einer Remote-Datei 77
Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 78
Erläuterungen zum Datenaustausch 78
Speichern und Senden von Daten 79
Unterstützte Dateiformate für Import und Export 79
Über das Importieren von Daten 79
Importieren von Daten in die Beispieldatei 79

Lektion 13
Datenschutz in FileMaker Pro 82
Erstellen eines Kontos und Passworts 82
Über Konten 82
Erstellen einer Berechtigung 84
Über Berechtigungen 84
Erstellen einer eigenen Berechtigung 85

Lektion 14
Sichern Ihrer Datenbanken 86
Sichern Ihrer Datenbank 86
Zeitpunkt der Sicherung 87

Lektion 1 
FileMaker Pro-Grundlagen
Willkommen zum FileMaker® Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro
Informationen verwalten können.
Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können:
1 Suchen und Sortieren von Informationen
1 Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank
1 Erstellen von Adressetiketten
1 Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts
1 Erstellen und Ausführen von Berichten
1 Grafische Anzeige von Daten in einem Diagramm
1 Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro-Datenbanktabellen
1 Gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern in Ihrem Netzwerk oder über das
Internet
1 Schützen von Informationen in Ihrer Datenbank durch die Vergabe von Benutzerkonten und
Berechtigungen sowie das Sichern Ihrer Datenbanken
Dieser Lehrgang dauert ca. fünf Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen
durchgeführt werden.

Einleitung
In diesen Lektionen werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Kundendatenbank des
fiktiven Unternehmens „Lieblingsbäckerei“ erläutert. Hier können Kunden einen Jahresbeitrag
bezahlen, um eine Ermäßigung auf jede Bestellung zu erhalten. Lieblingsbäckerei verwendet
FileMaker Pro, um Namen, Adressen und den Anmeldestatus für das Ermäßigungsprogramm
nachzuverfolgen und Beschriftungen und Serienbriefe für den Kundenkontakt zu erstellen.
Sie müssen die Lektionen nacheinander durcharbeiten, da die nachfolgenden Lektionen auf dem
Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Die Beispieldatei, an der Sie arbeiten, wird in
den Lektionen weiter aufgebaut.
In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers
vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die
gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil
für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs.
Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu
erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs,
Bildschirme und Vorgänge führen.

Lektion 1 | FileMaker Pro-Grundlagen 8

Die in diesem Lehrgang enthaltene Datei soll die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen
und eignet sich möglicherweise nicht als Vorlage für zukünftige Entwicklungen. FileMaker Pro
enthält auch Starter-Lösungen. Um in FileMaker Pro eine Datenbank mithilfe einer Starter-Lösung
zu erstellen, wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neu von Starter-Lösung.

Hinweis Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü
anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. klicken Sie bei gedrückter Control-Taste
auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Sie können die
Systemsteuerung (Windows) bzw. Systemeinstellungen (Mac OS) verwenden, um Ihre Maus, Ihr
Trackpad oder Ihr Eingabegerät zu konfigurieren. Zum Beispiel können Sie eine sekundäre Taste
an einer Maus oder eine sekundäre Klickfunktion an einem Trackpad einrichten.

Um Feedback zu diesem Handbuch zu senden, rufen Sie folgende Website auf: 
http://www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html.

Speicherort der Beispieldatei
Die Beispieldatei enthält Daten von Lieblingsbäckerei. In ihr können Sie die Anlage von
Datenbankelementen üben, die in den einzelnen Lektionen beschrieben werden. Wenn Sie
wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie die vorhandene Beispieldatei durch eine neue
Kopie. Wenn die Beispieldatei installiert wurde, befindet sie sich in:
FileMaker Pro 12/Deutsch Extras/Lehrgang
ODER
FileMaker Pro 12 Advanced/Deutsch Extras/Lehrgang
Sie können die Beispieldatei auch von der FileMaker-Website herunterladen: 
http://www.filemaker.com/documentation.

Datenbankkonzepte
Was ist eine Datenbank?
In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in
letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem
Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich
Datenbanken.

Wozu werden Datenbanken verwendet?
Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank
werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise
organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen
für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder
eine bestimmte Rechnung schnell suchen.
Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der
traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit,
sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Wie ist eine Datenbank aufgebaut?
Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein
Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern.


Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro-Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch
entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie
Name, Adresse, Ort usw. Jeder Teil dieser Informationen – Name, Adresse und Ort – wird in einem
eigenen Feld gespeichert.

Wie werden Felddaten angezeigt?
FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und
zeigt Datensätze aus der Tabelle an.
Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle „Adressbuch“ eine Tabelle
„Aufgaben“ enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle „Adressbuch“ zeigt Felder und
Datensätze aus der Tabelle „Adressbuch“ an. Ein Layout basierend auf der Tabelle „Aufgaben“
zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle „Aufgaben“ an.

FileMaker Pro-Grundlagen
FileMaker Pro ist eine plattformübergreifende Anwendung. Dateien, die auf einem Mac erstellt
werden, können in FileMaker Pro auf einem Computer unter Windows und umgekehrt geöffnet
werden. Sie können auch FileMaker Go verwenden, um FileMaker Pro-Dateien auf einem iPad oder
iPhone anzuzeigen, oder auch einen Webbrowser, um Dateien anzuzeigen, die im Web veröffentlicht
wurden.
Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert
FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn
Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von
Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt.
Wie später in Lektion 14 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien
erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich
gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen.

Erläuterung der FileMaker Pro-Modi
In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten:
1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an.
1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen.
1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt
werden.
1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden.
Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem
Sie entweder das Menü „Ansicht“, die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der
Layoutleiste oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden.


Verwenden Sie die
Schaltflächen in der
Statussymbolleiste und
der Layoutleiste, um die
Modi zu wechseln

Verwenden Sie das Modus-
Einblendmenü, um Modi
umzuschalten

Weitere Informationen
Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 und 2 des
FileMaker Pro Benutzerhandbuchs.
Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der
FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf die FileMaker Pro Hilfe Hilfe > FileMaker Pro
Hilfe.
Um auf das FileMaker Ressourcencenter im Web zuzugreifen, wählen Sie Hilfe >
Ressourcencenter.

Lektion 2 
Blättern in Daten
Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in
Ihrer Datenbank zu arbeiten.
Diese Lektion beinhaltet:
1 Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält
1 Wechseln zwischen Datensätzen
1 Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts
1 Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht
1 Übersicht der Statussymbolleiste
1 Speichern einer Kopie der Datenbank

Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen
So öffnen Sie die Beispieldatenbank:

1. Öffnen Sie den Ordner „Lehrgang“ auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort des Lehrgangsordners
finden Sie unter „Speicherort der Beispieldatei“ auf Seite 8.

2. Öffnen Sie die Datei Beispiel.fmp12.
1 Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank
standardmäßig im Blätternmodus.
1 Die Statussymbolleiste zeigt an, dass es 29 Datensätze in der Beispieldatenbank gibt.
Der erste Datensatz wird angezeigt.

Lektion 2 | Blättern in Daten 12

Aktuell angezeigter Datensatz Anzahl der Datensätze insgesamt

Buchsymbol,
Regler

Das Modus-
Einblendmenü zeigt den
aktuellen Modus an.

3. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke
Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz).
4. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts
ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach
links ziehen.
Sie können auch auf die Nummer des aktuellen Datensatzes klicken, die gewünschte
Datensatznummer eingeben und dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter
(Mac OS) drücken, um zu einem bestimmten Datensatz in der Datenbank zu wechseln.

Tipp Das Menü Datensätze enthält auch Befehle für das Bewegen zwischen Datensätzen.
Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz und wählen Sie Nächste(r/s), Vorherige(r/s)
oder Gehe zu.

Unterschiedliche Darstellung von Daten
Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise
verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen.
Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein
leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine
bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken.


Steffen Williams
Trautweinstr. 17
80666 München

Sehr geehrter Herr Williams,

Vielen Dank für Ihre Bestellung bei
Lieblingsbäckerei. Wir wissen dies zu
Telefonliste schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten
sein.
Juanita Alvarez 555-1234
Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns
Michelle Cannon 555-1234
einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit zur
Andre Common 555-1234
Verfügung.
Marie Durand 555-1234
Jean Durand 555-1234
Mit freundlichen Grüßen
William Johnson 555-1234
John Lee
John Lee 555-1234
Patrick Murphy 555-1234
Le Nguyen 555-1234
Kentaro Ogawa 555-1234
Mary Smith 555-1234
John Smith 555-1234
Sophie Tang 555-1234
Steve Williams 555-1234
Betty Wilson 555-1234

Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen

Anzeigen eines anderen Layouts
Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Datei.
1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. Es erscheint eine Liste mit den
für diese Datei verfügbaren Layouts.

Layout-
Einblendmenü

Das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout zeigt Ihr aktuelles Layout an. Das
Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle „Kunden“.

Felder


2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Kundentypliste.
Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie,
dass das Layout „Kundentypliste“ nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält,
obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch
weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Es wurden jedoch
keine Daten aus der Datenbank entfernt.

Das Layout „Kundentypliste“ zeigt nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout an

3. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche
Daten sind noch vorhanden.


Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen
Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle.
1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an.
1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze
aufeinander folgend angezeigt werden.
1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt.

Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht gewechselt
werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet.

Formularansicht

Tabellenansicht

Listenansicht
Das Layout „Kundentypliste“ als Formular, als Tabelle und schließlich als Liste

Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht, um die Unterschiede
zu verdeutlichen.

1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zum Layout „Kundentypliste“. Daraufhin werden mehrere
Datensätze in Form einer Liste angezeigt.

2. Klicken Sie auf Formularansicht. in der Layoutleiste.
Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption
wurde geändert.

3. Klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste.
Mit der Funktion „Als Tabelle anzeigen“ können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem
Raster angezeigt werden.


4. Klicken Sie auf Listenansicht in der Layoutleiste, um in die Listenansicht
zurückzukehren.
Scrollen Sie nach unten, um mehr Datensätze in der Listenansicht anzuzeigen.

Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste
Über die Statussymbolleiste oben im FileMaker Pro-Fenster haben Sie schnellen Zugriff auf
FileMaker Pro-Menübefehle, die Sie häufig verwenden. Die Standardschaltflächen in der
Symbolleiste variieren je nach aktuellem Modus. Sie können Schaltflächen in jedem Modus
hinzufügen und entfernen, um die Statussymbolleiste anzupassen. Die Layoutleiste unter der
Statussymbolleiste hilft Ihnen, schnell zwischen Layouts und Ansichten umzuschalten. Andere
Steuerelemente der Layoutleiste variieren je nach aktuellem Modus.

Statussymbolleiste
Layoutleiste

Statussymbolleiste und Layoutleiste im Blätternmodus

Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste
1 Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltflächen der Statussymbolleiste.
Für jede Schaltfläche wird eine QuickInfo angezeigt, die ihre Verwendung beschreibt.

Anpassung der Statussymbolleiste
Sie können die Statussymbolleiste unverändert einsetzen oder Schaltflächen hinzufügen und
entfernen.
So fügen Sie der Statussymbolleiste eine Schaltfläche hinzu:
1. Wählen Sie Ansicht > Statussymbolleiste anpassen.

2. Sie haben folgende Möglichkeiten:
1 Windows: Wählen Sie im Dialogfeld das Register Befehle.
1 Mac OS: Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
3. Ziehen Sie Drucken aus der Befehleliste (Windows) bzw. dem Dialogfeld (Mac OS) in die
Statussymbolleiste.

So entfernen Sie eine Schaltfläche aus der Statussymbolleiste:
1 Ziehen Sie die Schaltfläche Sortieren aus der Statussymbolleiste in das Dialogfeld.


Um die Symbolleiste auf ihre Standardschaltflächen zurückzusetzen:

1 Windows: Wählen Sie im Register die Option Symbolleisten die Option
Statussymbolleiste, klicken Sie auf Zurücksetzen und dann auf OK.
1 Mac OS: Ziehen Sie das Standard-Schaltflächenset im unteren Bereich des Dialogfelds in
die Statussymbolleiste.
Die Schaltfläche Drucken wird entfernt und die Schaltfläche Sortieren wiederhergestellt.

2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen (Windows) oder Fertig (Mac OS) im
Dialogfeld.

Sichern einer Kopie der Beispieldatei
In den nächsten Lektionen werden Sie eine Kopie der Beispieldatei verwenden.
So sichern Sie eine Kopie der Beispieldatei:

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter.

2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Kopie.
Beispiel Kopie.fmp12 wird automatisch als Dateiname angegeben.

3. Klicken Sie auf Speichern.

4. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Originalbeispieldatei, indem Sie
Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.

In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts
gewechselt, den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennengelernt und
sich eine Übersicht über Statussymbolleiste und Layoutleiste verschafft. Zudem haben Sie eine
Kopie einer Datenbank erstellt, die Daten enthält. Weitere Informationen zum Blättern in
FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

Lektion 3 
Suchen und Sortieren von Datensätzen
Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen
Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden zu
versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen
in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich.
Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt
bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze gefunden haben, mit denen Sie
arbeiten möchten, können Sie ihre Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze
können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.
1 Verwenden des Blätternmodus für die Suchen von Datensätzen mit:
1 übereinstimmenden Daten in einem beliebigen Feld mithilfe der Schnellsuche
1 übereinstimmenden Daten in einem einzelnen Feld
1 Verwenden des Suchenmodus für folgende Aktivitäten:
1 Suchen von Datensätzen mit übereinstimmenden Daten in mehreren bestimmten Feldern
1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen
1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen
1 Speichern und Ändern einer Suchabfrage und Verwendung der neuen Abfrage, um
verschiedene Datensätze zu finden
1 Sortieren von Datensätzen in aufsteigender Reihenfolge (A bis Z) und Hinzufügen eines neuen
Datensatzes in sortierter Reihenfolge

Hinweis Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn dieser Lektion über die Datei „Beispiel
Kopie.fmp12“ verfügen. In Lektion 2 finden Sie Informationen für den Zugriff auf den
Lehrgangsordner und das Erstellen einer Kopie von Beispiel.fmp12.

Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank
Die Schnellsuche ist eine einfache Möglichkeit, um alle Felder im aktuellen Layout zu durchsuchen.
Suchen Sie nach allen Datensätzen für Kunden mit dem Namen John, die in Großbritannien leben.
1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“ im Lehrgangsordner.
Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus und „Dateneingabe“ ist das aktive Layout.
Mit der Schnellsuche können Sie nach gleichem Text suchen, der sich in unterschiedlichen
Feldern in einer Datenbank befindet.
2. Geben Sie John Großbritannien in das Suchtextfeld der Schnellsuche in der oberen
rechten Ecke der Statussymbolleiste ein.

Geben Sie hier den Text ein, nach dem gesucht werden soll.

Wenn Sie das Suchfeld nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster.

Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 19

3. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).
Das Ergebnis unserer Schnellsuche ist die Ergebnismenge. Das Kreisdiagramm in der
Statussymbolleiste zeigt die Ergebnismenge als Teil aller Datensätze in der Datenbank an.

Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge
Kreisdiagramm Anzahl der Datensätze in der Datenbank

4. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um die zwei Datensätze in der
Ergebnismenge anzuzeigen.
Bei Ihrer Schnellsuche wurden Datensätze für John Lee (Feld „Vorname“) aus St. Johns Circle
(Feld „Adresse Privat 1“) in Großbritannien (Feld „Land“) und William Johnson (Feld „Nachname“)
aus Großbritannien (Feld „Land“) gefunden, nicht jedoch John Smith, dessen Datensatz den Text
„Großbritannien“ in keinem Feld enthält. Diese Art der Suche wird häufig als UND-Suche
bezeichnet, da Datensätze die Wörter „John“ und „Großbritannien“ enthalten müssen.

Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld
Sie können ein Kontextmenü verwenden, um nach übereinstimmenden Daten in einem
bestimmten Feld zu suchen. Suchen Sie nun nach allen Kunden, die in New York City leben.

1. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der
Ergebnismenge wiederherzustellen.
Das Kreisdiagramm zeigt erneut, dass die Ergebnismenge 29 Datensätze enthält.

Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer Suche die Option Alle zeigen auszuwählen,
da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht.

2. Ziehen Sie den Schieberegler nach links, um den ersten Datensatz in der Datenbank anzuzeigen
(Mary Smith aus den USA).
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf das Feld „Ort“ bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac
OS) darauf.
4. Wählen Sie Übereinstimmende Datensätze suchen aus dem Kontextmenü.

„Übereinstimmende Datensätze
suchen“ auswählen


Ihre Suchabfrage gibt Datensätze der vier Kunden zurück, die in New York wohnen. Das
Kreisdiagramm zeigt, dass die Ergebnismenge nun vier Datensätze enthält.

Anzahl der Datensätze in dieser Ergebnismenge

5. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen
Datensätze anzuzeigen.

Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern
Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z.
B. Kunden, die in den USA leben und gleichzeitig Neukunden sind.
Hier erstellen Sie erneut eine UND-Suche. Um im Suchenmodus eine UND-Suche durchzuführen,
geben Sie jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein.
So suchen Sie nach allen Kunden, die sowohl in den USA wohnen als auch Neukunden sind:

1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen.
FileMaker Pro wechselt in den Suchenmodus. Im Suchenmodus erstellen Sie eine
Suchabfrage unter Verwendung der Felder, die so markiert sind: . Geben Sie die
Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein.

2. Geben Sie USA in das Feld „Land“ ein.

3. Geben Sie im Feld „Kundentyp“ Neu ein.

4. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei Neukunden mit Wohnsitz in den
USA zurück.

Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen
Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem
Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Kunden gesucht werden sollen,
die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODER-
Suche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen
Suchkriterien entsprechen
Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen
verwenden.
1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein.
1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche
Feld ein.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Ergebnismenge suchen klicken, sucht FileMaker Pro alle
Datensätze, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
So suchen Sie nach allen Kunden, die in New York oder London wohnen:

1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen.

2. Geben Sie New York in das Feld „Ort“ ein.


3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neue Abfrage.
Beachten Sie, dass in der Statussymbolleiste aktuell zwei Abfragen angezeigt werden.

Anzahl der Suchabfragen

4. Geben Sie in das Feld „Ort“ der zweiten Abfrage London ein

5. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Kunden zurück, die entweder
in New York oder London wohnen.

Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld
entsprechen
Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem
Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die
in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern
zwischen 500 und 1000.
Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein
spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen.
So suchen Sie nach allen Kunden, die ihren Jahresbeitrag zwischen dem 1. Januar 2011 und dem
30. Juni 2011 gezahlt haben:
1. Klicken Sie auf Suchen.

2. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ das Datum 1.1.2011 ein.
Hinweis FileMaker Pro verwendet das in Ihren Systemeinstellungen angegebene
Datumsformat, so dass das angezeigte und eingegebene Datum sich von dem in diesem
Lehrgang gezeigten Format unterscheiden kann.
3. Klicken Sie in der Layoutleiste auf Operatoren und wählen Sie Bereich aus der Liste.

Bereich wählen

Tipp Alternativ können Sie jeden Operator aus dem Menü direkt in das Suchfeld eingeben.
Ihre Suchabfrage sollte nun 1.1.2011... im Feld „Datum Bezahlt“ enthalten.


4. Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) 30.6.2011 ein.

5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Kunden haben ihren Beitrag
innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2011 bezahlt.

Gezieltes Suchen
Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium
entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. (Das ist der Fall, wenn
beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer in
einem bestimmten Monat hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die
zwar in den USA, aber nicht in der Stadt New York leben.) Diese Art von Suche kann durchgeführt
werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt.
Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden,
können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim
Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der
Datenbank gelöscht.
So finden Sie Datensätze von allen Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben, wobei
diejenigen, die im März gezahlt haben, ausgelassen werden:

1. Klicken Sie auf Suchen.
2. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ 2011 ein.

3. Klicken Sie auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass die Symbolstatusleiste anzeigt, dass dies
die zweite Suchabfrage in dieser Datenbanksuche ist.

4. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste, damit FileMaker Pro keine Datensätze in die
Ergebnismenge aufnimmt, die den Kriterien dieser zweiten Suchabfrage entsprechen.

Klicken Sie auf „Ausschließen“

5. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ das Datum 1.3.2011 ein.

6. Klicken Sie auf Operatoren und wählen Sie dann Bereich aus der Liste.

7. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen 31.3.2011 in das Feld „Datum Bezahlt“ ein, um
Kunden auszuschließen, die im Monat März gezahlt haben.
8. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suche ergibt 11 Datensätze für 11 Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben. Die
Kunden, die im März bezahlt haben, werden nicht berücksichtigt.


Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung
Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage erstellen, die Sie wiederholt verwenden möchten, können Sie
sie als gespeicherte Suche speichern. Sie können die Suchabfrage dann wieder schnell und einfach
aus dem Blättern- oder Suchenmodus heraus aufrufen.
So speichern Sie Ihre letzte Suchabfrage:
1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen
Sie Aktuelle Suche speichern.
1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie dann Aktuelle
Suche speichern.
Ihre letzte Suchabfrage wird im Dialogfeld „Optionen für die gespeicherte Suche angeben“
angezeigt.

Die Suchabfrage wird als
Standardname der
gespeicherten Suche
angezeigt.

2. Geben Sie als Name Gebühren 2011 bezahlt ohne März ein und klicken Sie auf
Speichern.

Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche
So führen Sie eine gespeicherte Suchabfrage aus:
1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste.
Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt wieder die Gesamtzahl an Datensätzen in der
Beispieldatei an.

1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und
wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März.
1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter
Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März.
Erneut werden nur die 11 Datensätze angezeigt, die den Kriterien der gespeicherten Suche
entsprechen.


Sortieren der Ergebnismenge
Nachdem Sie eine Ergebnismenge mit Datensätzen gefunden haben, möchten Sie diese
möglicherweise noch sortieren. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge
anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen.
So sortieren Sie die Datensätze nach den Nachnamen der Kunden in alphabetischer Reihenfolge:
1. Klicken Sie in der Layoutleiste auf das Layout-Einblendmenü und wählen Sie Kundentypliste
aus.

Auswählen der Kundentypliste

Das Layout „Kundentypliste“ wird angezeigt. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der
Sortierung besser erkennen. Der schwarze Balken links vom Datensatz für Mary Smith zeigt
an, dass es sich um den aktuellen Datensatz in der Ergebnismenge handelt.

Aktueller Datensatz

2. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Sortieren.
Das Dialogfeld „Datensätze sortieren“ wird angezeigt.

3. Sollten in der Spalte „Sortierfolge“ rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken
Sie auf Alles löschen.

4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder links Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren.

Symbol mit Angabe der
Sortierrichtung

Sobald ein Feld
ausgewählt wurde,
werden Optionen für die
Sortierrichtung aktiviert.

Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld „Nachname“ steigt von links nach rechts an.
Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden,
wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird.


5. Klicken Sie auf Sortieren.
Die Namen in der Kundentypliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. Der
aktuelle Datensatz ist weiterhin Mary Smith. Dieser Datensatz wird an seine sortierte Stelle in
der Liste bewegt.

Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht
Nachdem Sie eine Ergebnismenge sortiert haben, zeigt FileMaker Pro neue Datensätze, die Sie
hinzufügen, in der richtigen Stelle in der Sortierfolge an, wenn Sie jeden Datensatz in der
Datenbank bestätigen (speichern).
So fügen Sie einen Datensatz hinzu und sehen, wie er automatisch sortiert wird:

1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.
Sie sehen einen leeren Datensatz im Layout „Kundentypliste“.

Hinweis Je nach Größe Ihres FileMaker Pro-Fensters müssen Sie eventuell nach unten
scrollen, um den leeren Datensatz zu sehen.

2. Geben Sie für Vorname Connel, für Nachname Jordan, für Firma DEF GmbH. und für
Kundentyp Neu ein.
3. Klicken Sie außerhalb des Felds Kundentyp, um den neuen Datensatz in die Datenbank
zu übernehmen.
Der neue Datensatz wird alphabetisch nach Nachname in die Liste einsortiert.

4. Wählen Sie Datensätze > Unsortiert.
Datensätze kehren in die Reihenfolge zurück, in der sie sich vor der Sortierung der Ergebnismenge
befunden haben, und der von Ihnen hinzugefügte Datensatz wird unten in der Liste angezeigt. Das
ist die Reihenfolge, in der die Datensätze in der Datenbank gespeichert sind.

Tipp Wenn Sie nicht möchten, dass die Reihenfolge beim Hinzufügen oder Bearbeiten von
Datensätzen geändert wird, heben Sie die Markierung von Datensätze in Sortierreihenfolge
behalten im Dialogfeld „Datensätze sortieren“ auf.

5. Wählen Sie den Datensatz für Connel Jordan, wenn er nicht bereits ausgewählt ist.

6. Klicken Sie auf Datensatz löschen in der Statussymbolleiste und dann auf Löschen,
um diesen Datensatz aus der Beispieldatei zu entfernen.

7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw.
Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.

Sie haben Datensätze aufgrund einer Reihe von Kriterien gefunden, Ihre Suchen eingeschränkt,
indem Sie spezifische Datensätze ausschließen, und Sie haben gelernt, Suchabfragen zu speichern.
Zusätzlich haben Sie das Ergebnis Ihrer letzten Suche sortiert und einen neuen Datensatz in der
sortierten Reihenfolge hinzugefügt. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von
Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

Lektion 4 
Erstellen einer Datenbank und Eingeben von
Datensätzen
In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit
bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und
Datensätze hinzufügen.
1 Erstellen einer einfachen Datenbank
1 Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten
1 Erstellen von Datensätzen
1 Eingeben von Daten
1 Ändern von Daten
1 Löschen von Datensätzen
1 Einfügen von Daten in ein Containerfeld

Erstellen einer einfachen Datenbank
Erläuterung von Feldern
Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um
Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der
Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). In späteren Lektionen
erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen.

Erstellen einer Datenbank
1. Führen Sie in FileMaker Pro einen der folgenden Schritte aus:
1 Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ sehen, klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen.
1 Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ nicht sehen, wählen Sie im Menü Datei >
Neue Datenbank erstellen.

2. Wechseln Sie in den Lehrgangsordner und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest.
3. Geben Sie den Dateinamen MeineDatei.fmp12 ein und klicken Sie auf Speichern.
Die Datei wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht geöffnet. Sie erstellen jetzt Felder.

4. Klicken Sie auf Feld erstellen.

Hier klicken, um ein
Feld zu erstellen

5. Geben Sie Vorname ein.

Lektion 4 | Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 27

6. Klicken Sie auf + rechts neben dem Feld Vorname.

Klicken, um ein weiteres Feld zu erstellen

7. Geben Sie Nachname ein.
8. Klicken Sie auf + und geben Sie Gebühr Bezahlt ein.

9. Klicken Sie auf + und geben Sie Datum Bezahlt ein.

10. Klicken Sie auf + und geben Sie Container ein.
Sie haben fünf Felder in Ihrer Datenbank erstellt.

Feldbeschriftungen werden in der Tabellenansicht als Spaltenüberschrift angezeigt

Felder, die in der Tabellenansicht erstellt werden, sind standardmäßig Textfelder. Jetzt ändern
Sie den Feldtyp von einigen der Felder, die Sie erstellt haben.

11. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt, bis der
Abwärtspfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Feld >
Feldtyp > Zahl aus.

Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um das Kontextmenü anzuzeigen

Wählen Sie den
Feldtyp „Zahl“
aus

12. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Datum Bezahlt und klicken Sie auf
den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Datum aus. Klicken Sie auf OK, um das
Standarddatumsformat in FileMaker Pro zu übernehmen.

13. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Container und klicken Sie auf den
Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Container aus.


Eingeben von Daten in die Datenbank
Jetzt können Sie Daten in MeineDatei.fmp12 eingeben.

Erstellen des ersten Datensatzes
1. Klicken Sie unterhalb der Spaltenüberschrift Vorname.
In der Tabelle wird eine neue Zeile angezeigt. Dies ist ein neuer, leerer Datensatz in der
Datenbank.

Diese Hervorhebung zeigt den
aktuellen Datensatz in der
Tabellenansicht an.
Geben Sie die Daten hier ein.

2. Geben Sie Jane ein.

3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das Feld Nachname zu gelangen.

Hinweis Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch.

4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein.

5. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Gebühr Bezahlt den Wert 25 ein.
In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie
Währungen anzeigen.

6. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Datum Bezahlt den Wert 11.11.2011 ein.
Lassen Sie das Feld Container leer.

Erstellen eines weiteren Datensatzes
1. Klicken Sie in der Zeile unterhalb von Jane in das Feld Vorname, um einen neuen Datensatz
zu erstellen.

Tipp Sie können auch auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste klicken, um einen
neuen Datensatz zu erstellen.

2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für Antoine Dubois
ein, der am 2.2.2011 den Betrag 75 Euro eingezahlt hat.
Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze.

Kopieren von Daten durch Drag and Drop
1. Klicken Sie in die nächste Zeile und geben Sie einen Vornamen und Nachnamen Ihrer Wahl ein.

2. Wählen Sie 75 im Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 2.


3. Ziehen Sie den ausgewählten Text in das Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 3 und lassen Sie
die Maustaste los.

Hinweis Wenn Sie den Text nicht ziehen können, könnte Drag & Drop in FileMaker Pro
deaktiviert sein. Um Drag & Drop einzuschalten, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen
(Windows) bzw. FileMaker Pro > Voreinstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein
die Option Textauswahl mit Drag & Drop, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann die
Schritte 2 und 3.

4. Wählen Sie 02.02.2011 in Datensatz 2 aus und ziehen Sie es in das Feld Datum Bezahlt in
Datensatz 3.

Ändern von Daten in einem Datensatz
Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz
einfach korrigieren.
1. Klicken Sie in dem Datensatz für Jane Doe auf den Bereich rechts von der 2, drücken Sie die
Rücktaste (Windows) oder die Löschtaste (Mac OS) und geben Sie 7 ein.

2. Klicken Sie außerhalb des Felds, um diese Änderung in der Datenbank zu bestätigen.

Eingeben von Daten in der Formularansicht
Sie können Daten auch in der Formular- und Listenansicht eingeben.

1. Klicken Sie auf Formularansicht. .

2. Wählen Sie im zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz die Daten im Feld Nachname und geben
Sie einen anderen Namen ein.

3. Klicken Sie außerhalb des Felds, um die Änderung zu bestätigen.

Datensatz löschen
1. Klicken Sie auf Tabellenansicht .
2. Wählen Sie den zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz aus, indem Sie auf ein beliebiges Feld
in dem Datensatz klicken.
3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen.

4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.
Der Statusbereich zeigt, dass nur zwei Datensätze in der Datenbank verbleiben.

Datei in ein Containerfeld einfügen
In einem Containerfeld können Fotos, Filme, von Ihnen aufgezeichneter Ton und Dokumente wie
Microsoft Word- und Excel-Dateien sowie PDF-Dateien abgelegt werden.
1. Wählen Sie das Containerfeld im ersten Datensatz aus.

2. Wählen Sie Einfügen > Datei.


3. Wählen Sie die Datei logo.png im Lehrgangsordner.

4. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS).

Der PNG-Dateiname und das Symbol
werden im Containerfeld angezeigt

Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FileMaker Pro das Symbol und den Namen der Datei im
Containerfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt der Datei.


In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt und Felder definiert und dann Datensätze
hinzugefügt, geändert und gelöscht und Daten zwischen Datensätzen kopiert. Weitere Informationen
finden Sie in den Kapiteln 2 und 3 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Die Eingabe von Daten in
unterschiedliche Feldtypen und mithilfe unterschiedlicher Methoden lernen Sie in Lektion 7. Weitere
Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

Lektion 5 
Anpassen der Bildschirmanzeige
Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen
Effekten verbessern.
1 Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts
1 Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern
1 Hinzufügen eines Registerfelds
1 Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung
1 Ändern von Textgröße, -stil und -farbe
1 Hinzufügen von Grafiken
1 Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts

Erläuterung von Layouts und Tabellen
Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn
Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn
Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche
Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen.
Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche
Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und
Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet
werden, allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Mehr über Beziehungen
erfahren Sie in Lektion 11, „Erstellen relationaler Datenbanken“.

Allgemeine Hinweise
Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern,
Text und Grafiken enthalten. Das Erscheinungsbild von Objekten und Text in einem Layout hängt
vom Präsentationsstil des Layouts ab. Sie geben einen Präsentationsstil an, wenn Sie ein Layout
erstellen, und können ihn später bei Bedarf ändern. Sie können außerdem die Art der Anzeige
einzelner Elemente in einem Layout (z. B. Objekte und Text) sowie das Erscheinungsbild von
Daten in Zahlen- oder Datumsfeldern ändern. Zum Beispiel können Sie für ein Zahlenfeld
festlegen, dass ein Währungssymbol angezeigt wird, oder für ein Datumsfeld angeben, dass der
Tag der Woche zusammen mit Tag, Monat und Jahr angezeigt wird.

Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors
1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“ im Lehrgangsordner.

Tipp Da Sie die Datei „Beispiel Kopie.fmp12“ in Lektion 3 geöffnet haben, können Sie im
Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte öffnen wählen und dann die Datei aus
der Liste der zuletzt geöffneten Dateien wählen, um sie in den folgenden Lektionen zu öffnen.

2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn
es nicht bereits ausgewählt ist.

Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 32

3. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie ein beliebiges Feld aus.
Die Statussymbolleiste zeigt Werkzeuge für die Gestaltung von Layouts an. Wenn Sie die
Layoutwerkzeuge nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster.
Anzahl von Layouts in dieser Datei Layoutwerkzeuge

Inpektor und Formatierungsleiste ein- oder ausblenden

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Statussymbolleiste und die Layoutleiste, um sich mit den
Layoutwerkzeugen vertraut zu machen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor in der Layoutleiste, um den Inspektor zu öffnen.
Für viele Formatierungsaufgaben im Layoutmodus verwenden Sie den Inspektor. Der Inspektor ist
ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie die Einstellungen für Objekte anzeigen und bearbeiten können.
Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der
Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden.

Auf ein Register klicken, um
weitere Einstellungen anzuzeigen

Verwenden des Registers
„Darstellung“, um Text und
Objektstile zu kopieren und
einzufügen sowie um Objekte,
Zeilen und Text zu formatieren


Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds
Auswählen und Ändern der Größe eines Felds
1. Klicken Sie auf das Feld Vorname in dem Layout, um es auszuwählen.

Klicken Sie, um das Feld auszuwählen

Den Aktivpunkt wählen und
ihn ziehen, um die Größe zu
ändern

2. Ziehen Sie den Aktivpunkt auf der rechten Seite des Felds nach links, um das Feld zu
verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in
die Datei eingeben möchten.
Blaue dynamische Hilfslinien werden im Layout angezeigt. Wenn Sie Objekte in einem Layout
verschieben, ausrichten oder ihre Größe ändern, können Sie diese Objekte mithilfe von
dynamischen Hilfslinien genauer erstellen und bearbeiten.
Jedes Feld enthält ein Symbol , das anzeigt, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde.
Die Farbe des Symbols gibt die geschätzte Leistung bei der Suche nach diesem Feld wieder.
Sie können das Schnellsuche-Symbol ausblenden, indem Sie Ansicht > Einblenden >
Schnellsuche wählen.

3. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um die
Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.

4. Verwenden Sie das Buch in der Statussymbolleiste im Blätternmodus, um zwischen den
Datensätzen zu wechseln.
Zeigt das Feld nicht alle Namen vollständig an, kehren Sie in den Layoutmodus zurück und
vergrößern Sie das Feld.

5. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4
für den Nachnamen.

Verschieben eines Felds
1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste, klicken Sie dann in das Feld Nachname
und ziehen Sie es in den Bereich rechts neben dem Feld Vorname.
Sie können den Text im Feld „Vorname“ mithilfe der dynamischen Hilfslinien ausrichten.

Tipps
1 Wenn Sie versehentlich das falsche Feld oder das Registerfeld verschieben, wählen Sie
Bearbeiten > Rückgängig Verschieben, um die Änderung zurückzunehmen.
1 Sie können zudem die Lineale und das Gitter, das Register „Position“ des Inspektors und die
Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur verwenden, um Objekte auszurichten.
2. Ziehen Sie nun die Feldbeschriftung Nachname über das Feld Nachname.


3. Ziehen Sie anschließend die Feldbeschriftung Vorname über das Feld Vorname.

4. Richten Sie die Feldbeschriftungen Vorname und Nachname aufeinander und auf ihre
jeweiligen Felder aus.

5. Wählen Sie die Beschriftungen und Felder (wahlweise mit gedrückter Umschalttaste) aus und
verwenden Sie anschließend die Pfeiltasten, um die Objekte näher an das Feld Adresse Privat 1
heranzurücken.
Ihr Layout sollte etwa so wie im Folgenden aussehen, wenn Sie fertig sind.

Tipp Wenn Sie bei der Gestaltung von Layouts Fehler machen, können Sie auf Zurücksetzen
in der Layoutleiste klicken, um ungespeicherte Änderungen zu verwerfen und neu zu beginnen.

6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen in der
Layoutleiste, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.

Hinzufügen eines Felds
Wenn ein Feld in einer Tabelle definiert wurde, können Sie es in einem beliebigen Layout
anzeigen lassen, das auf dieser Tabelle basiert. In der Beispieldatenbank gibt es definierte Felder,
die nicht in diesem Layout vorhanden sind. Eines dieser Felder werden Sie nun hinzufügen.

Hinweis Sie können auch Bezugsfelder anderer Tabellen in Ihren Layouts platzieren. Dies wird in
Lektion 11 erläutert.

1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste.

2. Klicken Sie auf das Feldwerkzeug in der Statussymbolleiste und ziehen Sie das neue Feld
unter dem Feld Datum Bezahlt.

Feldwerk

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ Kunde seit. Stellen Sie sicher, dass
Feldbeschriftung erstellen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.
Das Feld Kunde seit wird im Layout angezeigt.

4. Ändern Sie die Größe des neuen Felds, indem Sie einen rechten Aktivpunkt so ziehen, dass das
Feld die gleiche Größe bekommt wie das Feld Datum Bezahlt.


5. Wählen Sie die Feldbeschriftung aus und ändern Sie bei Bedarf ihre Größe, um die gesamte
Beschriftung anzuzeigen.

Hinweis Sie müssen unter Umständen die Ausrichtung des Beschriftungstexts anpassen.

6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um das neue
Feld und die Feldbeschriftung im Blätternmodus zu sehen.

7. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.
Sie sehen das aktuelle Datum im Feld Kunde Seit im neuen Datensatz. Das aktuelle Datum
wird in jedem nachfolgenden neuen Datensatz in das Feld Kunde Seit eingegeben.

8. Klicken Sie auf Datensatz löschen und dann auf Löschen, um den leeren Datensatz aus der
Datei zu löschen.

Hinzufügen eines Registerfelds

2. Wählen Sie das Register Kontaktinfo aus, um das Registerfeld auszuwählen.

Aktivpunkte werden um das gesamte Feld herum angezeigt.

3. Wählen Sie Format > Registersteuerelement-Einstellung.

4. Geben Sie im Dialogfeld „Registersteuerelement-Einstellung“ Bezahlstatus für
Registername ein.

5. Klicken Sie auf Erstellen und dann auf OK.
Das neue Register wird rechts neben dem Register Kontaktinfo angezeigt.

6. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Registersteuerelements, um es abzuwählen.


7. Wählen Sie die Felder Firma, Kundentyp, Gebühr Bezahlt, Datum Bezahlt und Kunde Seit
sowie ihre Beschriftungen mit gedrückter Umschalttaste aus.

8. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden.

9. Klicken Sie auf das Register „Bezahlstatus“.

10. Wählen Sie Bearbeiten > Einfügen.
11. Ziehen Sie die ausgewählten Felder und Beschriftungen an eine Position oben im Registerfeld.

12. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen in der Statussymbolleiste,
um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.

Anzeigen einer Zahl als Währung
Sie können eine Zahl als Währung anzeigen lassen, obwohl nur die Zahl in das Feld eingegeben
wurde. Formatierungen beeinflussen lediglich die Art, in der Daten angezeigt werden. Die Daten
selbst werden nicht verändert.



2. Wählen Sie im Registerfeld „Bezahlstatus“ das Feld Gebühr Bezahlt. (Wählen Sie das Feld
und nicht die Feldbeschriftung aus.)

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor in der Layoutleiste, wenn der Inspektor nicht
bereits geöffnet ist.

4. Klicken Sie auf Daten.

Klicken Sie auf „Daten“

5. Klicken Sie unten im Inspektor unter Datenformatierung auf Zahl und wählen Sie für
Format die Option Währung.

6. Klicken Sie auf Layout speichern, anschließend auf Layout verlassen und dann auf das
Register Bezahlstatus, um die formatierten Daten im Feld Gebühr Bezahlt anzuzeigen.

Ändern von Textgröße und -farbe
1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie das Auswahlwerkzeug
in der Statussymbolleiste aus.

2. Klicken Sie auf die Überschrift Lieblingsbäckerei Rabattprogramm, um den Textblock
auszuwählen.

3. Klicken Sie im Inspektor auf Darstellung.

4. Geben Sie unter Text die Zahl 25 für die Schriftgröße ein, klicken Sie auf die Schaltfläche
„Kursiv“ und wählen Sie „Weiß“ als Farbe aus.

Geben Sie 25 als „Größe“ ein
Wählen Sie „Weiß“ als Farbe

Wählen Sie „Kursiv“
aus.

5. Ziehen Sie bei ausgewähltem Textblock der Überschrift den linken Aktivpunkt des Textblocks
bei Bedarf nach links, um den gesamten Text der Überschrift in der neuen großen Schriftart
anzuzeigen.

6. Ziehen Sie den rechten Aktivposten des Textblocks bei Bedarf nach links, damit der Textblock
der Überschrift nicht über den Überschriftsbereich hinausläuft.


Hinzufügen einer Grafik in das Layout
Als Nächstes werden Sie neben dem Namen der Bäckerei ein Logo einfügen.
1. Klicken Sie in den linken Bereich des Überschriftstexts.
Hier soll das Logo der Bäckerei platziert werden.

2. Wählen Sie Einfügen > Bild.

3. Öffnen Sie den Ordner „Lehrgang“.
4. Stellen Sie sicher, dass alle Dateitypen angezeigt werden. Wählen Sie die Datei logo.png aus.

5. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS).

6. Ziehen Sie das Logo mithilfe der dynamischen Hilfslinien, um es auf den Text in der Überschrift
auszurichten.

7. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um das fertige Layout zu
sehen.


In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch
Verwendung von Registerfeldern, Grafiken, Spezialtext, Formatierung von Feldern und
geschicktes Platzieren von Objekten in Layouts verbessern können. In Lektion 10 werden Sie
lernen, wie Sie einem Layout ein Diagramm hinzufügen.
Es gibt noch viele andere Arten, das Erscheinungsbild von Feldern und Layouts anzupassen.
Beispielsweise können Sie nach der Erstellung eines Layouts folgende Vorgänge ausführen:
1 Linien oder Kästchen zum Hervorheben oder Abgrenzen von Daten verwenden
1 Einzelnen Feldern Rollbalken hinzufügen
Weitere Informationen zum Gestalten und Erstellen von Layouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Lektion 6 
Erstellen von Listen, Adressetiketten und
Serienbriefen
Sie können sehr leicht Layouts erstellen, um Daten auf unterschiedliche Weise anzeigen und
drucken zu lassen.
Diese Lektion beinhaltet die Erstellung folgender Elemente:
1 Listen mit Datensätzen
1 Adressetiketten
1 Serienbriefe

Erstellen einer Liste mit Spalten
Eine Liste mit Spalten zeigt gleichzeitig mehrere Datensätze an. Jede Reihe entspricht einem
Datensatz. Jede Spalte besteht aus einer Datenkategorie wie z. B. Nachname oder
Telefonnummer.
1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“.


3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neues Layout/Neuer Bericht.

4. Geben Sie als Layoutname Kundenliste ein.

5. Wählen Sie Listenansicht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter.

6. Doppelklicken Sie auf jedes der folgenden Felder:
1 Nachname
1 Vorname
1 Firma
1 Kundentyp
Diese Felder werden in die Liste der Layoutfelder verschoben.

Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 40

Die Reihenfolge, in der Sie die Felder auswählen, gibt die Reihenfolge vor, in der sie in der Liste
angezeigt werden.

7. Klicken Sie auf Weiter.

8. Klicken Sie auf Weiter, um die Datensätze in ihrer ursprünglichen Reihenfolge zu belassen.

9. Wählen Sie in der Liste der Layout-Präsentationsstile unter FileMaker Millennium Kühl braun
aus (sofern nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie auf Weiter.
10. Klicken Sie in den folgenden zwei Fenstern jeweils auf Weiter, um die Standardwerte zu
akzeptieren.
11. Klicken Sie auf Fertigstellen.
Die Daten aus allen Datensätzen der Felder Nachname, Vorname, Firma und Kundentyp
werden im Layout „Kundenliste“ angezeigt. Das vollständige Layout wird in der Listenansicht
im Blätternmodus angezeigt. Beachten Sie, dass das eben erstellte Layout im Layout-
Einblendmenü angezeigt wird.

Hinweis Wenn der Text einer Spaltenüberschrift abgeschnitten angezeigt wird, klicken Sie auf
Layout bearbeiten in der Layoutleiste, wählen dann die Beschriftung der Spaltenüberschrift
aus und ziehen die Aktivposten des Textfelds, um den gesamten Beschriftungstext
anzuzeigen. Speichern Sie das Layout und kehren Sie in den Blätternmodus zurück.

Erstellen von Adressetiketten
Erläuterung von Etikettenlayouts
Etikettenlayouts verwenden Platzhalter. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an,
damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern keinen Platz. Platzhalter werden
nur zur Anzeige und beim Drucken verwendet. In Platzhalter können keine Daten eingegeben
werden.


Erstellen eines Etikettenlayouts
In diesem Abschnitt verwenden Sie den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte zum
1 Erstellen eines Etikettenlayouts und
1 Auswählen von Feldern für die Etiketten.

Erstellen des Etikettenlayouts

2. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht.

3. Geben Sie als Layoutname Etiketten ein.
4. Blättern Sie in Wählen Sie einen Layouttyp nach unten und wählen Sie Etiketten.


6. Wählen Sie aus der Liste Etikettenmaße für den Eintrag Avery 5160 aus, wenn er nicht bereits
ausgewählt ist.


Auswählen der Felder, die auf den Etiketten erscheinen sollen

1. Doppelklicken Sie in der Liste auf Vorname.
<<Vorname>> wird im Bereich Etiketteninhalt angezeigt. Spitze Klammern um den
Feldnamen zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt und auf Etiketten Daten (in
diesem Fall der Vorname im Datensatz) anstelle des Platzhaltertexts „Vorname“ erscheinen.
Die Einfügemarke im Textfeld Etiketteninhalt blinkt.

2. Geben Sie nach <<Vorname>> ein Leerzeichen ein.

3. Doppelklicken Sie in der Liste auf Nachname.

4. Drücken Sie nach <<Nachname>> die Eingabetaste.
Die Einfügemarke wechselt in die nächste Zeile.


5. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 1 und drücken Sie anschließend die
Eingabetaste.

6. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 2 und drücken Sie anschließend die
Eingabetaste.

7. Doppelklicken Sie in der Liste auf Ort.

8. Geben Sie zuerst ein Komma und dann ein Leerzeichen ein.
9. Doppelklicken Sie in der Liste auf Land.
Ihr Etikett sollte nun folgendermaßen aussehen:


11. Wählen Sie Im Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken Sie dann auf Fertigstellen.
Es wird eine Seite mit Etiketten im Seitenansichtsmodus angezeigt, wie sie gedruckt werden.
Beachten Sie, dass nicht alle Datensätze die gleiche Anzahl an Textzeilen aufweisen. Bei
Datensätzen mit 4-zeiliger Adresse werden alle Zeilen angezeigt. In Datensätzen mit nur drei
Zeilen wird die vierte, leere Zeile ausgeschlossen, so dass sich keine leeren Zeilen in den
Etiketten befinden.

12. Wenn Sie mit der Anzeige des Etikettenlayouts fertig sind, klicken Sie auf Seitenansicht
verlassen in der Layoutleiste, um in den Layoutmodus zurückzukehren.

Erstellen eines Serienbriefs
Serienbrieflayouts
Ein Formbrief in FileMaker Pro ist einfach ein Layout, das Text enthält. Für diesen Brief werden
Sie Platzhalter aufnehmen, damit die entsprechenden Firmendaten für Adresse und Anrede sowie
der Firmenname im Brieftext angezeigt werden. Eine Grafik symbolisiert das Logo der Bäckerei.


Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts
Sie sollten sich noch im Layoutmodus befinden.
1. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht.

2. Geben Sie als Layoutname Begrüßungsanschreiben ein.
3. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Leeres Layout aus.

4. Klicken Sie auf Fertigstellen.
Da dieser Brief weder Kopf- noch Fußbereich verwendet, löschen Sie diese jetzt.

5. Klicken Sie im Layout auf den Bereichsnamen Kopfbereich und drücken Sie anschließend die
Rücktaste (Windows) bzw. die Löschtaste (Mac OS).

Tipp Layoutbereichsnamen werden standardmäßig vertikal angezeigt. Wenn Sie vertikale
Bereichsnamen nicht lesen können, können Sie den Auswahlpfeil auf Beschriftungen
bewegen, um QuickInfos anzuzeigen.

Sie können auch auf die Bereichsbeschriftung im unteren linken Bereich des FileMaker-
Fensters klicken, um zwischen vertikalen und horizontalen Bereichsnamen umzuschalten.

6. Klicken Sie auf den Bereichsnamen Fußbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste
bzw. die Löschtaste.

7. Stellen Sie sicher, dass die Maßeinheit für die Lineale Zentimeter ist. Klicken Sie auf die obere
linke Ecke des Lineals, bis dort cm für Zentimeter angezeigt wird (und nicht in für Zoll oder pt
für Punkte).

8. Platzieren Sie den Zeiger über die Datenbereichsgrenze und ziehen Sie die Grenze mithilfe
des vertikalen Lineals ca. 28 cm nach unten.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, sollten Sie die Seitenbegrenzung sehen. Wenn Sie die
Seitenbegrenzung nicht sehen, ziehen Sie die Datenbereichsgrenze noch etwas weiter nach
unten.

Seitenbegrenzung

9. Ziehen Sie nun die Datenbereichsgrenze bis kurz über die Seitenbegrenzung.
Die Linie der Seitenbegrenzung ist nicht mehr sichtbar. Durch das Ziehen der
Datenbereichsgrenze über die Seitenbegrenzung wird Ihr Serienbrief auf eine Seite begrenzt.


10. Verwenden Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste unten am Bildschirm, um nach rechts zu rollen,
bis Sie eine stark gepunktete Linie entlang der rechten Seite sehen. Das ist die rechte
Seitenbegrenzung. Ihr Brief wird innerhalb dieser Begrenzungen erstellt.

11. Gehen Sie bei Bedarf mithilfe des Rollbalkens im Dokument wieder zurück auf die linke Seite.

12. Gehen Sie bei Bedarf an den Anfang des Layouts.

Erstellen des Textes
Sie werden nun einen Textblock mit einem Rand von 4 cm an jeder Seite erstellen.

1. Wählen Sie das Textwerkzeug in der Statussymbolleiste aus.

2. Ziehen Sie in dem Layout mithilfe der vertikalen und horizontalen Lineale ein Rechteck, das,
wie durch die Linien der Seitenbegrenzung vorgegeben, etwa 5 cm vom oberen linken Rand
aus beginnt und etwa 5 cm vor dem unteren rechten Rand endet.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird auf dem horizontalen Lineal die Breite des Textblocks
angezeigt. Die Einfügemarke blinkt im oberen linken Bereich des Textfelds. Sie können den
Formbrief in dem Textblock eingeben.

Eingeben der Adresse

1. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter.

2. Wählen Sie in der Liste Vorname aus und klicken Sie auf OK.

3. Geben Sie ein Leerzeichen ein.

4. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter.

5. Wählen Sie in der Liste Nachname aus und klicken Sie auf OK.

6. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

7. Fügen Sie auch für Adresse Privat, Ort und Land Platzhalter hinzu und achten Sie dabei auf die
korrekte Eingabe von Leerzeichen, neuen Zeilen und Satzzeichen.

Verfassen des Briefs

1. Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um nach der Adresse zwei Leerzeilen zu erstellen.

2. Beginnen Sie mit der Anrede: Geben Sie Sehr geehrte(r)und ein Leerzeichen ein.

3. Fügen Sie für Vor- und Nachnamen Platzhalter ein und trennen Sie sie durch ein Leerzeichen.
In Ihren eigenen Briefen können Sie für professionellere Anredeformeln auch mehr als zwei
Felder verwenden (z. B. ein zusätzliches Titelfeld).

4. Geben Sie ein Komma und zwei Absatzzeichen ein.


5. Geben Sie folgenden Brieftext ein:
die Lieblingsbäckerei heißt Sie und Ihre Firma, die <<Firma>>, willkommen
in unserem Unternehmen.

Wir freuen uns auf gute Geschäfte mit Ihnen und hoffen, dass Sie mit unseren
Produkten und Leistungen zufrieden sind.

Wenn Sie ein Wort falsch schreiben, wird eine rote Linie unterhalb des Worts angezeigt. Um
die Echtzeitprüfung in dieser Datei auszuschalten, wählen Sie Datei > Dateioptionen. Klicken
Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf das Register Rechtschreibung. Deaktivieren Sie
Fragwürdige Wörter durch speziellen Unterstrich markieren.

Deaktivieren Sie diese
Option, um das
Unterstreichen falsch
geschriebener Wörter
auszuschalten

Wenn ein Feld wahrscheinlich Wörter (wie Namen) enthalten wird, die die Rechtschreibprüfung
vermutlich als fehlerhaft markieren wird, können Sie die Rechtschreibprüfung für bestimmte
Felder ausschalten. Informationen über das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten
Feldern in einer Datei finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Einfügen des Firmennamens in den Brief
1. Klicken Sie im ersten Absatz hinter das Wort Firma.

2. Geben Sie ein Komma und ein Leerzeichen ein.

3. Fügen Sie für den Firmennamen des Kunden einen Platzhalter ein.

4. Geben Sie ein weiteres Komma ein.

Einfügen des Briefschlusses
1. Klicken Sie an das Ende des Textes und geben Sie zwei Absatzzeichen ein.

2. Geben Sie Mit freundlichen Grüßen und anschließend vier Leerzeilen ein.

3. Geben Sie John Jones ein.

4. Fügen Sie einen Zeilenumbruch ein und geben Sie dann Vorsitzender ein.

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