1. Best Practice software

2. Introductie
De Principal Toolbox is een webgebaseerde applicatie, die het professioneel managen van projecten,
programma’s en portfolio’s eenvoudiger maakt. Tevens verkrijgt de organisatie optimaal inzicht in
en beheersing over de schaarse resources (mensen en middelen).
Gebruik van de Principal Toolbox leidt tot:
• Uniformiteit en beheersing in projecten en programma’s.
• Afstemming tussen bedrijfsstrategie en projectdoelstellingen (portfoliomanagement)
• Optimale inzet van mensen en middelen. (tijdregistratie & resource management)
• Inzicht in de kosten en uren (rapportages en forecasting).
Direct aan de slag
Doordat onze software 100% webgebaseerd is, een korte implementatietijd
kent en zowel on-site, hosted en als via SaaS (Software-as-a-Service)
beschikbaar is, kunt u snel aan de slag!

3. Een aantal referenties
Banken & verzekeraars Lokale overheid
Commerciële organisatiesCentrale overheid

5. Portfolio Management
Met deze module heeft u grip op alle ideeën, projecten
en programma’s die er binnen de organisatie worden
uitgevoerd en beheerd.
Middels het dashboard, de automatische rapportages en
de grafische widgets kunt u op basis van specifieke KPI’s,
strategische doelstellingen en bepaalde constraints (bijv.
€ en mensen) het optimale portfolio samenstellen.
Middels een eenvoudige rapportage workflow kunt u
periodiek de status van uw portfolio opvragen. Deze
informatie kunt u vervolgens gebruiken om tijdig bij te
sturen
Voor nieuwe initiatieven is er de mogelijkheid om deze
op te voeren en te vergelijken met de lopende
projectenportfolio. Indien nodig kunt u lopende
projecten stoppen of vertragen om ruimte te geven aan
betere/meer belangrijkere initiatieven.

6. “We can focus on the
strategic projects that
really matter.“

7. Programma Management
Op het programma heeft u een centraal
overzicht van alle lopende projecten binnen
uw programma. Daarnaast krijgt u zicht op
de afhankelijkheden tussen de verschillende
projecten.
Het dashboard geeft u inzicht in de status
van de projecten middels een zelf in te
richten dashboard, diverse grafische widgets
en automatische rapporten.
Voor programma management kan gebruik
gemaakt worden van de methodiek
Managing Successful Programmes (MSP) of
van een eigen “best practice”.

8. “The Principal Toolbox
helped us to successfully
deploy PRINCE2®.”

9. Project Management
Binnen de Principal Toolbox kunnen allerlei projecten worden
gemanaged. Van groot en complex tot een eenvoudige klus.
Voor de laatste werken we met een zogenaamde Single Sheet.
Dit is een A4’tje met een minimale set aan informatie die
nodig is om een project op te starten en te monitoren. Deze
Single Sheet wordt in overleg met de klant specifiek ingericht.
Voor de wat grotere projecten werken we met zogenaamde
projectmodellen. Een projectmodel bevat:
- Een workflow van start tot oplevering (o.a. PRINCE2, Stage
Gate, Six Sigma, klantspecifiek projectmodel, etc.)
- Klantspecifieke rapportages en sjablonen (templates)
- En eventuele klantspecifieke velden.
Het projectdashboard geeft daarbij direct inzicht in de meest
belangrijke informatie (knelpunten, issues, voortgang) en is in
te richten op de wensen van de klant.

10. Project Planning
Het project kan gedefinieerd worden middels een Product Breakdown Structure
(PBS) en daarna worden gepland met behulp van de eigen Gantt editor. Hierbij kan men alles
op gebruiksvriendelijke wijze uitvoeren middels ‘drag & drop’ functionaliteit.
Op de gantt kan men ook klantspecifieke velden toevoegen en kunnen kosten en resources
opgevoerd worden.

11. Logboeken
De Principal Toolbox bevat logboeken
voor het centraal registreren en
opvolgen van issues, risico’s,
kwaliteitsreviews, lessons learned,
acties en wijzigingen.
Logboek items zijn eenvoudig aan te
maken en te wijzigen en het is mogelijk
om acties toe te kennen aan personen.
Informatie uit logboeken kan gebruikt
worden in automatische rapporten.

12. Kosten en uren
Uren en kosten kunnen worden bijgehouden in de Principal Toolbox.
Budgetoverschrijding worden automatisch gesignaleerd middels stoplichten en
de informatie kan gebruikt worden in automatische rapporten (Word en Excel).
Voor het importeren of exporteren van informatie naar andere systemen zoals;
SAP, Dynamics, Exact, Oracle, JD Edwards, Coda , Baan zijn standaard interfaces
beschikbaar.

13. “Our resource utilisation
improved once we better
matched demand and supply.”

14. Resource Management
Hiermee kunt u op een efficiënte wijze de beschikbare resources
managen . De Principal Toolbox ondersteunt het volledige proces
omtrent resource aanvraag en toewijzing.
Het geeft uw organisatie inzicht in de
bezetting van de resources (incl.
overallocaties en vrije ruimte).
De Principal Toolbox ondersteunt
resourceplanning op project en
productniveau met meerdere skills
per persoon.

15. Tijdregistratie
Medewerkers kunnen wekelijks op eenvoudige wijze hun
projecturen registreren in de Principal Toolbox.
Hiermee beschikt het management over
een optimaal inzicht in de bestede uren
per project, product, persoon en
periode.

17. Flexibele rapportages
De Principal Toolbox bevat een standaard set van circa 40 rapporten.
Gebruik van eigen standaard rapportages is mogelijk (MS Word en MS Excel)
en templates zijn eenvoudig aan te passen.
Snel en eenvoudig rapporten creëren, zoals hoofdpuntenrapporten,
projectplannen, PID’s en status rapportages.

18. Met de Principal Toolbox kunt u in korte tijd een
koppeling realiseren met uw financieel systeem
(SAP, Oracle, Peoplesoft, Exact etc.) of uw
urenregistratie systeem.
Gebaseerd op bewezen interfacing standaarden.
Integratie Dashboard

19. PRINCE2® and MSP® are a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce.
Contact
Hoofdkantoor Enschede
Capitool 50 - 3
7521 PL Enschede
Tel: +31 (0)53 43 17 450
Vestiging Amersfoort
Spacelab 9C
3824 MR Amersfoort
Tel: +31 (0)33 45 70 027
Denemarken
Tel: +45 23 73 38 87
k.baek@fortesglobal.com
Australië
Tel: +61 (0)8 7129 4414
info@fortes.com.au
info@principaltoolbox.com
www.principaltoolbox.com