1. Un any de roll-outs
roll-
Lliçons apreses
VII JORNADA
FòrumCiS
Barcelona, 05 de març de 2009
Dr. Lluís de Haro Martín
Centre de Competència Funcional © Copyright IICS 2009
© Copyright ICS 2008

2. Ara fa 1 any, el 22 de febrer de 2008, dèiem.......
DIA del BIG BANG 29 de febrer de 2008
2 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

3. 3 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

4. Índex
El projecte ARGOS
La preparació a l’arrencada
El roll - out
L’estabilització
Conclusions
4 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

5. L’organització: Institut Català de la Salut. ICS
Un únic sistema assistencial Hospitalari per una organització de:
- 8 Hospitals
- 4.137 llits,
- 129 quiròfans,
- 667 sales de Consulta Externa,
- Més de 16.000 professionals en atenció especialitzada
5 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

6. Què és ARGOS? (I)
És el Programa de modernització dels SSII de l’ ICS i es
composa de quatre elements bàsics:
1. Projecte de renovació dels SSII de Gestió Econòmica
i Financera.
2. Projecte de renovació dels SSII Assistencials per a
l’àmbit de l’Atenció Hospitalària i de l’Atenció Primària
3. Projecte de SSII per la Gestió dels Recursos Humans.
4. Modernització de les infraestructures i el serveis
tècnics.
6 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

7. Què és ARGOS? (II)
Plataforma única i integrada de Sistemes d’Informació
PROJECTE DE
REDEFINICIÓ DE LA
PROJECTE DE GESTIÓ FUNCIÓ DE RECURSOS
ECONÒMIC - FINANCERA HUMANS
PROJECTE DE RENOVACIÓ
DEL SISTEMA
D’INFORMACIÓ
ASSISTENCIAL
Data WareHouse (Business Intelligence)
7 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

8. Centrat en el ciutadà
Fisioterapeuta
Salut Laboratori
Monitorització
Pública
de Pacients Ambulàncies
Especialista
Hospital Farmàcia
Hospitalització Familiars
a Domicili Llar
Alimentació
Metge
Pacient
Dispositius
Clínics
Serveis
Socials
Radiología
Al servei del professional
Centre de
Coordinació
Plans de
Cures Infermeria
Gestor
8 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

9. Gestió per processos
GUIES/ CONTROLS
Lleis Normativa Funcionament Protocols Plans de cures
CLIENT CLIENT
Pacient amb un Pacient amb el
Problema de Salut Problema de Salut
que requereix resolt o en
atenció Assistència Tractament
Gestió Assistencial i Gestió Clínica
Metges Infermeres Administratius Espais Equipaments Materials Resultats EECC HC
RECURSOS
9 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

10. LEGISLACIÓ CATSALUT ICS DEPARTAMENT DE SALUT AJUNTAMENTS SOCIETAT
ESTRATÈGICS
PROCESSOS UNITATS
Escoltar la veu Escoltar la veu DECRÍTICS Gestió de la Planificació Millora
del client del professional informació estratègica contínua Comunicació
LABORATORI
Atenció en
Atenció ambulatòria Atenció quirúrgica hospitalització
NECESSITATS
CLIENT AMB
Consultes Hospitalització
NECESSITATS
Externes CMA convencional
SATISFETES
CLIENT AMB
Hospitalització
Atenció Hospitals de Dia
Cirurgia amb ingrés de crítics
urgent
Gabinets diagnòstic- Hospitalització PROCESSOS
terapèutics RADIOLOGIA CLAU
a Domicili
PROCESSOS
ASSISTENCIALS
HIS
CLAU
Docència Recerca
SUPORT AL
Laboratoris A. Patològica Banc de Sang MED Farmàcia Gestió de pacients CLIENT
Ètica i drets Atenció
Bioquímica Hematologia FARMÀCIA
del client al client
Control Documentació
Microbiologia Immunologia Nutrició Rehabilitació
PROCESSOS
DE SUPORT
d’Infeccions clínica
Atenció Atenció
espiritual social
Medicina Oncologia Sistemes SUPORT
Radiodiagnòstic Hemodiàlisi ASSISTENCIAL
Nuclear Radioteràpica Informació
INFERM ERIA
GESTIÓ GESTIÓ
ECONÒMICA PERSONES
GESTIÓ DE
Neteja Administració
SERVEIS GESTIÓ SUPORTS Gestió del
GESTIÓ RECURSOS FÍSICS INFORMACIÓ Pressupostària
Personal
Gestió de Gestió
Alimentació Logística Arxiu
residus d’Infrastructures Comptabilitat Desenvolupament
ANATOMIA
Gestió PATOLÒGICA
Tecnologies Prevenció
Bugaderia Seguretat Tecnologia Esterilització Informació Facturació Riscos
Assistencial i Comunicacions Laborals
10 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009
MERCAT LABORAL PROVEÏDORS

11. Sistemes d’Informació Únics i Integrats
GESTIÓ ASSISTENCIAL I GESTIÓ CLÍNICA mitjançant una estació de
treball única i adaptada a les necessitats de cada professional
Inform ació centrada al Pacient (RCA i altres registres poblacionals)
Estació Clínica de Treball
Gestió Assistencial Gestió Clínica
Tractam ent de la Informació
Consultes externes Llistes d’espera Peticions als Ordres Clíniques
Departamentals
Admissions Urgències Codificació de Diagnòs- Visualització de
tics i Procediments
. resultats
Programació
BWH
Arxiu HC de Quiròfans
Documentació Clínica Presa de Decisions
Integració
Derivacions AP/ CCEE
Unitats Diagnòstic
Integració am b els Sistemes Departamentals
Farmàcia Infermeria Laboratoris Anatomia
De Crítics per Imatge Patològica
Integració am b Recursos Hum ans (SAP)
Gestió
Integrada Integració am b EcoFin / Logística (SAP)
11 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

12. Centrada en el ciutadà
Medicació Hospital
Infermeria Diagnòstic per la Imatge
HC ICS
Informes Hospital HCCC
ETC – Centrada en el ciutadà
Medicació Primària
Informes Altres Hospitals Analítica Primària
12 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

13. Centres de Competència Funcional i Tècnic
DIRECTOR PROJECTE DIRECTOR PROJECTE
ARGOS - ASSISTENCIAL ARGOS
Coordinador
Director funcional Projecte ARGOS
Centre Competència
Tècnic
CENTRE COMPETENCIA
FUNCIONAL Director
projecte
core
Responsable
Procés
corporatiu
Responsable
Procés
Hospital Responsable
TICS
Hospital
13 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

14. Àrees de treball i Circuits
Estructura Organitzativa Hospital de Dia
Dades mestres Urgències
Ordres Clíniques Hospitalització
Planificació d’Agendes Activitat Quirúrgica
i Llistes d’Espera
Parts
ETC CCEE
Documentació Mèdica
ETC Urgències
Arxiu
ETC Hospitalització
Integració amb el Sistema
ETC Quiròfan ECOFIN
Consultes Externes Integració amb altres
sistemes
14 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

15. Reenginyeria de processos per aconseguir un Model Comú
Elaboració d’un model comú mitjançant un
sistema de participació de tots els
hospitals… Responsable Funcional del Projecte
C o ordinadors de procés
D i rectors de projecte
Reunions de
Treball amb
equip IBM
Grup de
Portaveu
Líder de Coordinació
per
procés procés F uncional
Reunions de
Reunió de Treball grup Reunió Cuore per Treball amb cuore
intern de l’hospital per procés (multi- per procés
procés centre amb l’equip
IBM) 23 BBP
Publicats el
09-02-2007
• Unes 180 persones de l’ICS implicades en la definició del model comú.
• Entre 9.500 i 10.000 hores de l’ICS invertides en la definició del model comú.
• Més de 180 contactes comptabilitzats entre el juny/06 i el febrer/07, entre reunions,
conference calls, visites als hospitals.
15 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

16. Fluxgrames de treball (I)
Prof. Metge
Infermeria
Prof. Adm.
Urgències
Prof. Adm.
planta
Prof. Adm.
central
16 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

17. Fluxgrames de treball (II)
17 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

18. Estat actual del projecte
06/06 09/06 02/06 02/07 02/08 10/08 03/09 10/09 02/10
PROTOTIPUS
AVANÇAT
Construcció Implantació
Complet. Model Comú
producte pilot
18 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

19. Índex
El projecte ARGOS
La preparació a l’arrencada
El roll - out
L’estabilització
Conclusions
19 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

20. Gestió del Projecte d’Implantació
Reenginyeria de Circuits i Processos – Model Comú
Parametrització – Estructura Organitzativa
Infraestructura hospital – Model de treball
Migració de Dades i Agendes
Formació – Gestió del Canvi
Integracions i Departamentals
Gestió de Rols i Usuaris
Suport Post Arrencada
Plans de Contingència
Explotació de Sistemes – Data WareHouse
20 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

21. Criteris de comparació
21 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

22. Viladecans – Pla d’implantació
Dic 08 Gen 09 Feb 09 Mar 09 Abr 09 My 09
Definir EO Definició Games/petitori/preconfigurats
Creació Agendes SAP
Parametrització del sistema
Model de funcionament
Arrencada
Integracions
Migracions
Usuaris / Rols
Form I Formació
Dimensionament del s uport Suport presencial
Adapatació d’infraestruct ures (Coms, PCs)
22 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

23. Josep Trueta – Pla d’implantació
GEN 09 FEB 09 MARÇ 09 ABR 09 MAIG 09 JUNY 09 JUL 09
Anàlisi
SESSIONS DE
SESSIONS DE Gestió del Projecte
MODEL DE
MODEL DE
FUNC IONAMENT
FUNCION AM EN T
(M F) Gestió del Canvi / Comunicació
(MF)
Usuaris / Rols
M odel de funcionament
Definir EO
MF APLICAT Arrencada
Definició Games M F APLIC AT
Creació Agendes SAP
Formació
Integracions
Migracions
Adequació infraestructures de l’hospital
Configuració d’entorns (INT, PRE, PRO)
Parametrització Suport Post-Arrencada
23 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

24. La comunicació i la gestió del canvi…
24 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

25. Formació dels Professionals
Formació presencial en funció del
perfil del professional
Formació online per a tots los
professionals
http://www.ibmweblectureservices.ihost.com/ics_sap
25 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

26. Formació online
Promig de
Usuaris donats Usuaris que han %Formació al Total cursos Total cursos Data de les
Hospital % Aprovats cursos per
d'alta fet la formació tancament realitzats aprovats dades
persona
Germans Trias 2.460 578 23% 1.782 1.122 69% 3,1 13.05.08
Verge de la Cinta 893 742 83% 4.791 4.514 96% 6,5 22.10.08
Joan XXIII 1.313 861 66% 3.526 3.091 90% 4,1 26.11.08
Total 4.666 2.181 10.099 8.727
Hores de formació online
12.000 (promig de 2 hores per curs)
10.000
9.582
8.000 7.052
6.000
4.000
3.564
2.000
-
Germans Trias Verge de la Cinta Joan XXIII
26 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

27. Formació Presencial
Infermeres /
Hospital Metges Administratius Altres Formadors
Tècnics / Auxiliars
Germans Trias 540 690 169 10 19
Verge de la Cinta 154 556 70 10 24
Joan XXIII 450 560 150 4 13
Total 1.144 1.806 389 24 56
Mitgana de dedicació Hores
Metges 16
Enfermeres 4
Administratius 12
Altres 20
Formadors Entre 10 i 20
Hores de formació presencial
14.000 13.326
12.000 11.214
10.000
8.000
5.698
6.000
4.000
2.000
-
Germans Trias Verge de la Cinta Joan XXIII
27 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

28. Índice
El projecte ARGOS
La preparació a l’arrencada
El roll - out
L’estabilització
Conclusions
28 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

29. Amb una posada en funcionament en Big Bang
Posada en funcionament de totes les funcionalitats en 1 cap de
setmana
Seqüència de llançament:
Urgències (divendres nit)
Hospitalització (dissabte i diumenge)
Consultes externes (dilluns)
Desplegament del suport 24x7 per l’ajuda de proximitat als
professionals
La clau per l’ús del sistema per part dels professionals és el valor
afegit que aquest aporta en el procés assistencial. Informació
clínica disponible: cursos clínics, proves de laboratori, informes
de radiologia.... Medicina Digital.
Ràpida corba de aprenentatge pel disseny del producte
29 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

30. Cronograma del cut over
30 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

31. L’arrencada de l’Hospital Germans Trias i Pujol
Rol Quantitat
INFERMER/A 1398
METGE ADJUNT 431
ADMINISTRATIU/VA 315
METGE RESIDENT 300
TÈCNIC 91
CAP DE SERVEI O SECCIÓ 83
AUXILIAR INFERMERIA 68
ALTRES PROFESSIONALS NO ASSISTENCIALS 41
SUPERVISORA 38
ADMINISTRATIVA NO ASSISTENCIAL 27
DIRECCIÓ 10
ALTRES TREBALLADORS 10
DATA MANAGER 7
ALTRES 3
METGE PRIMARIA 2 ADMINISTRATIU/VA
TÈCNIC SUPERVISORA
Total general 2824 METGE RESIDENT
ALTRES
METGE PRIMARIA
CAP DE SERVEI O SECCIÓ
DIRECCIÓ
METGE ADJUNT
INFERMER/A
Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

32. L’arrencada a l’Hospital Verge de la Cinta
Rol Quantitat
INFERMER/A 290
METGE ADJUNT 132
ADMINISTRATIU/VA 87
METGE RESIDENT 44
AUXILIAR INFERMERIA 36
CAP DE SERVEI O SECCIÓ 33
TÈCNIC 26
SUPERVISORA 17
ALTRES TREBALLADORS 14
ALTRES PROFESSIONALS NO ASSISTENCIALS 10
ADMINISTRATIVA NO ASSISTENCIAL 7
FISIOTERAPEUTA 6
DIRECCIÓ 5
ALTRES 5 ALTRES
METGE PRIMARIA 1
Total 713 TÈCNIC
CAP DE SERVEI O SECCIÓ
AUXILIAR INFERMERIA INFERMER/A
METGE RESIDENT
ADMINISTRATIU/VA
METGE ADJUNT
Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

33. L’arrencada a l’Hospital Joan XXIII
Rol Quantitat
INFERMER/A 364
METGE ADJUNT 230
ADMINISTRATIU/VA 160
METGE RESIDENT 145
CAP DE SERVEI O SECCIÓ 42
TÈCNIC 41
AUXILIAR INFERMERIA 38
ALTRES TREBALLADORS 31
SUPERVISORA 29
ADMINISTRATIVA NO ASSISTENCIAL 13
METGE PRIMARIA 8
ALTRES PROFESSIONALS NO ASSISTENCIALS 3
DIRECCIÓ 1
LLEVADORA
Total 1105
ALTRES
AUXILIAR INFERMERIA
TÈCNIC
CAP DE SERVEI O SECCIÓ INFERMER/A
METGE RESIDENT
ADMINISTRATIU/VA
METGE ADJUNT
Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

34. Suport Post – Arrencada
Germans Trias Verge de la Cinta Joan XXIII
Administratius GT 15 Administratius 9 Administratius 13
Infermeria GT 7
36 Infermeria 26 Infermeria 22
Metges GT 11 48 73
Metges 11 Metges 25
Informàtica 3
PROJECTE Informàtica 2 Informàtica 13
PROJECTE PROJECTE
Equip in‐situ (inclou
37 37
IBM, Recursos Corp.) Equip in‐situ 25 25 Equip in‐situ 26 26
PERSONAL EXTERN
73 99
Informàtics
13
Territorials 36
Suport Extern 23
108
34 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

35. Ús del Sistema a l’Hospital Germans Trias i Pujol
Consultes ETC
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
Creació d'ordres clíniques
Migració
12000 primària
10000
8000
6000
4000
2000
0
Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

36. Ús del Sistema a l’Hospital Verge de la Cinta
Consultes ETC
4000
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Creació d'ordres clíniques
4000 Migració
3500 baixes LLEE
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

37. Ús del Sistema a l’Hospital Joan XXIII
Consultes ETC
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
Creació d'ordres clíniques
4500
4000
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

38. Ús del Sistema a 02 de març de 2009
Consultes ETC Ordres Clíniques
GT -01-03-08 1.153.679 GT 428.114
VG -09-09-08 314.826
VC 169.815
JX -15-11-08 497.720
JX 236.020
1.966.225
833.949
38 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

39. Índex
El projecte ARGOS
La preparació a l’arrencada
El roll - out
L’estabilització
Conclusions
39 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

40. Monitoratge del rendiment
2.000,00 1.853,60
1.500,00 1.328,20 1.198,30 1.250,40 1.170,30
1.077,00 1.152,60 1.062,50 1117,9 1129,7
999,00 1.021,50 1.078,90 979 1.048,60
1.000,00 792,40 820,70 830,40 772 687,5
500,00 348,00
0,00
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
0
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
.2
1.
1.
1.
1.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
2.
.0 2
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
.0
28
29
30
31
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
40 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

41. Desprès de la implantació (I)
Un total de 475 evolutius escalats per a prioritzar
PENDENTS
NO
10%
18%
ACCEPTAT CCF? Total
NO 86
SÍ 341
PENDENTS 48
Grand Total 475
SÍ
72% Pendie nte
Prioritat 3 3%
6%
Prioritat 2
PRIORITAT? Total
18%
Prioritat 1 250
Prioritat 2 60
Prioritat 3 20
Pendiente 11
Grand Total 341
Prioritat 1
73%
41 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

42. Desprès de la implantació (II)
Clau: la priorització
132 evolutius desenvolupats des del juny 2008
ÀREA Total
AQUIR 22
ARCH 1
CEX 8
DOCLI 7 URG; 2
ETC 12 RA D; 6
FARM 2 A QUIR; 22
GABINETS 3 PLA N; 7
GENERAL 24 OCLIN; 8
HDIA 3
ARCH; 1
HOSP 6
INTEGRACIONS 7 CEX; 8
LAB 14 LA B; 14
OCLIN 8
PLAN 7 DOCLI; 7
RAD 6
URG 2
INTEGRA CIONS; 7
Grand Total 132
ETC; 12
HOSP; 6
FARM; 2
HDIA; 3
GA BINETS; 3
GENERAL; 24
42 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

43. Desprès de la implantació (III)
Clau: la priorització
206 evolutius pendents de desenvolupar
VC; 24
MULTINST; 3
ORIGEN Total
BBP; 66
BBP 66
CCF 36
JX; 27
CCT 2
GT 48
JX 27
MULTINST 3
VC 24
Grand Total 206
GT; 48
Prioritat 3 CCF; 36
11% CCT; 2
PRIORITAT Total
Prioritat 2 Prioritat 1 119
31% Prioritat 1 Prioritat 2 64
58% Prioritat 3 23
Grand Total 206
43 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

44. Resultats pels gestors i pels professionals
ACTIVITA
FUNCIONAMIENT
COM PLEXITAT
HOSPITALITZACIÓ ACCESSIBILITAT
T
HOSPITAL DE DIA CONSULTA EXTERNA
URGÈNCIES QUIRÒFANS
ESTRUCTURA
44 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

45. Índex
El projecte ARGOS
La preparació a l’arrencada
El roll - out
L’estabilització
Conclusions
45 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

46. Aspectes clau
1. La Reenginyeria de Processos: Definició i
posterior aplicació del Model Comú amb la
coordinació des dels Centres de Competència
Funcional i Tècnic
2. Implantar el pilot a la vegada que es construeix la
solució.
3. Mecanismes de formació per arribar a tots els
col·lectius.
4. La Gestió del Canvi: Comunicació exhaustiva i
complicitat dels actors clau.
5. Posada en marxa en Bing – Bang amb suport de
proximitat 24x7
46 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

47. Forecasting Emotions
Thrill Euphoria
Excitement Anxiety Optimism
Denial
Optimism
Fear Relief
week 11
week 12
week 13
week 1
week 2
week 3
week 4
week 5
week 6
week 7
week 8
week 9
Desperation
Panic
Capitulation Hope
Despondency Depression
Werner Dreyer©
47 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009

48. Moltes Gràcies
48 Centre de Competència Funcional © Copyright ICS 2009