GTD: Getting Things Done - På svenska
•Download as PPT, PDF•
1 like•1,789 views
Introduktion till GTD: Getting Things Done. Personlig produktivitet. Få det gjort. Vill du hyra in mig som föreläsare, kontakta mig på www.FritjofAndersson.com //Fritjof Andersson
Recommended
Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
GTD: Getting Things Done - På svenska
- 1. GTD? Text
- 2. ”This is not rocket science. This is just advanced common sense” - David Allen 2
- 3. STRESSFRI PRODUKTIVITET Ha allt du ska och vill göra i ett pålitligt system. 3
- 4. ETT PÅLITLIGT SYSTEM ETT Du ska kunna se allt du behöver på en plats. PÅLITLIGT Du ska vara trygg med att allt finns där. SYSTEM Du ska kunna få ut det du behöver göra, snabbt och oberoende av var du är. 4
- 5. GTD är inte ett projekthanterings-system 5
- 8. ACTION En sak som kan göras i ett steg Bra action: Verb + subjekt + anledning 8
- 9. PROJEKT Behöver ha två saker: 1. Successful outcome 2. Minst en next action 9
- 10. PROJEKT Exempel på projektlistor PRIVAT 1Måla om lägenheten 2Saker att köpa 3Filmer att se JOBB Skapa kampanj för nya produkten Lansera www.superprodukten.com Planera teambuildning 10 10
- 11. PROJEKT Förslag på början på projektlista 1Saker att köpa 2Filmer att se 3Musik & ljudböcker att lyssna på 4Platser att resa till 5Idéer på framtida projekt Presentidéer till familjen/vänner 11 11
- 12. KONTEXTER Förslag på kontexter 1Datorn 2Mobilen 3Hemma 4Kontoret 5På stan Din man/fru Väntar på Nån dag/kanske 12 12
- 13. EMAIL ”Någonstans i min massiva inkorg, finns nått jag nog borde ha gjort…” 13 13
- 14. EMAIL Kategorier av email: 1. 2. 3. 4. Oläst Att göra Väntar på Inbox Arkiv => Inbox zero 14 14
- 15. EMAIL Ditt liv går inte ut på att fokusera på det senaste någon vill säga till dig. Om du vill bestämma: 1. Stäng av notifications om nya mail 2. Markera automatiskt alla nya mail som lästa Gör det samma i alla andra applikationer Är det viktigt - eller är du bara nyfiken? 15 15
- 16. KALENDER Enbart saker som måste göras en specifik tid. 16 16
- 17. PAUS 17 17
- 18. DAILY REVIEW Kolla igenom kalendern. Töm inkorgen. Bestäm om det är något du ska: 1. Göra? 2. Läsa? Delegera? Slänga? 18 18
- 19. WEEKLY REVIEW Innan: Töm all inkorgar. 1. Mental sweep 2. Projekt och actions 3. Väntar på-listorna 4. Someday/maybe-listorna 5. Planera nästa vecka
- 20. APPAR / MJUKVARA Krav du bör ställa på appen: 1. Enkelt kan skapa listor 2. Du gillar att arbeta med systemet och du kan lita på det 3. Lär dig metoden GTD först. Välj mjukvara sen. 20 20
- 22. KOM IGÅNG MED GTD I TVÅ STEG 22 22
- 23. KOM IGÅNG: Steg 1 Samla ihop allt som gnager på dig. Verkligen, allt. •Allt i kontoret: Papper. Böcker. Allt. •Allt i huvudet: Måsten. Vill göra. Väntar på. (En sak per lapp) •Allt i datorn: Todolistor. Textfiler. Email. (En sak per lapp) 23 23
- 24. För att komma på vad du har i huvudet •Jag är stressad för att... •Jag är upprörd för att... •Jag önskar att jag inte... •Varje dag borde jag... •Jag borde verkligen göra klart... •I år skulle jag verkligen vilja... •Min man/fru skulle älska om jag... •Jag tycker det är så otroligt roligt att... 24 24
- 25. KOM IGÅNG: Steg 2 Gå igenom högen Ta översta saken i högen. Du får inte lägga tillbaka den. Bestäm om det är något du ska: 1. Göra? Läsa? Delegera? Slänga? 25 25
- 26. ARGUMENT MOT GTD 1. ”GTD tar en massa tid. Jag hinner inte med en sak till!” 2. ”Det är dyrt” 3. ”Jag har redan testat andra metoder, de funkade inte.” 4. ”Jag behöver inget system – jag kommer redan ihåg allt.” 5. ”Jag vill inte ha något system. Jag vill komma ihåg allt.” 6. ”Tänk om systemet går sönder och allt försvinner!?” 26 26
- 27. AVSLUTANDE TIPS 1.Stäng av alla notifications - du bestämmer 2.Säg nej till och delegera så mycket du kan 3.Se till att GTD tar så lite tid som möjligt 4.Försök verkligen göra weekly review 27 27
Editor's Notes
- GTD: David Allen. Amerikanska börs-VDar. GTD är ett sätt att jobba som kan hjälpa dig att hålla koll på allt som behöver göras i ditt liv så att du inte behöver vara så stressad över det hela tiden. Men det kräver att du ändrar hur du jobbar. Och disciplin. Jobbar i fabrik skruva på muttrar, GTD inget för dig. Vet vad de ska göra på jobbet. Kan släppa jobbet på fritiden.Men, inte du. Luddigt jobb. Fler olika projekt. Privatliv med olika projekt. Du vaknar inte upp varje dag och gör exakt det du gjorde igår. Varför? Din hjärna är inte skapt för att hålla så mycket info. 80 projekt. 400 actions som jag ska/vill/kan göra.Det är omöjligt. Värsta av allt: glömmer kreativa idéer och mår inte bra. Hjärnan: komma ihåg vad du ska göra vs. göra och komma på idéer.Våra hjärnor klara inte av. => Externt system för måste/kan/vill. (Kunna lita på systemet.)
- Påse med produktprover, måste ha med på presentation i morgon bitti. Du ska lägga dig. Var ställer du påsen? - Framför ytterdörren. GTD föreslår bara att du, istället för att försöka minnas allt själv, ställer saker på ett vettigt sätt framför dörren i din hjärna. Så att du inte kan missa att göra dem. Viktigt att veta att jag inte jobbar för David Allen Company och det här är Minska känslan ”Jobbat länge, hårt. Det jag egentligen borde ha gjort?”. GTD är en samling metoder som gör att du levererar bättre, mer kreativ, är lugnare, framför allt mår bättre.
- GTD är inte ett projekthanteringssystem i den traditionella bemärkelsen med gantscheman och extensiva beskrivningar av vad olika personer ska göra. GTD är ett system för dig själv och ingen annan. Dessutom är GTD ett agilt (lättrörligt) system, alltså bara det som behöver finnas i ditt GTD-system finns där. Syftet är inte att ha snygga grafer och imponerande dokument att visa upp för någon beställare, syftet är att du ska ha koll på ditt liv så du kan lugna ner dig. Inget annat.
- Ett steg => Action Två eller flera steg => Projekt Projekt: Behöver 2 saker: Successful outcome. Next action. Kontexter: Den sak du behöver för att göra actionen. Varje action ska ha en kontext. Dator. Mobil. Hemma. Kontoret. Din fru.
- Exempel: Måla fondvägg. Bestäm färg Köp färg, roller och skyddstejp Måla Måla en andra gång Släng skräp som blev över
- Dålig action: ”Något behöver göras åt skräphögen i hallen” Bra action: ”Ring Anna Svensson: Fråga när projektet startar”
- Definiera minst en next action för varje projekt Definiera vad målet är Det här är enormt mycket svårare än det låter. Att se in i dig själv, känna efter och svara på frågan ”varför gör jag det här?” är ofta extremt utmanande. ”Jag måste” finns inte. Bokstavligt talat. Du har alltid ett val. Alltid. Förutom i fallet att dö. Målet är garanterat inte ”för det är dags nu”, enorm förenkling. Försök att specificera ett tydligare mål än ”jag mår bra”. Hierarkisk indelning Försök att undvika hierarkiska indelningar allt för mycket. Fler än tre nivåer är troligtvis för mycket för dig. Renlärlig GTD har bara två nivåer i projektlistan: projekt och actions. Jag: privat/jobb. Bättre övergripande ansvarsområden projekten arbetar mot. Sätt dig och tänk igenom.
- Skapa projektstrukturen efter de mål du arbetar mot.
- Skapa projektstrukturen efter de mål du arbetar mot.
- Skapa projektstrukturen efter de mål du arbetar mot.
- Inbox zero: 2 minuter eller mindre? Gör det på en gång. Mer? Planera in det.
- En plats där du enbart sparar saker som är relevanta för den specifika dagen, till exempel möten och satta deadlines. Men inget annat. Att skriva in ”kl 10-12, Gör klart avtalet för kund X” är snarast anti-GTD. Det eftersom du när som helst kan bli avbruten och då är hela din planering spräckt. Att planera in ”kl 10-12, jobba efter mina listor” är GTD.
- En plats där du enbart sparar saker som är relevanta för den specifika dagen, till exempel möten och satta deadlines. Men inget annat. Att skriva in ”kl 10-12, Gör klart avtalet för kund X” är snarast anti-GTD. Det eftersom du när som helst kan bli avbruten och då är hela din planering spräckt. Att planera in ”kl 10-12, jobba efter mina listor” är GTD.
- De som misslyckas med GTD skippar weekly review. Gå igenom alla projekt och actions Är det ett projekt? => Definiera mål och next action Prioritera alla projekt mot varandra (inte ett krav enligt GTD)
- Listor - OBS pluralis!
- Wunderlist
- Det här kommer att ta många timmar, kanske en hel dag. Kanske två. Det är viktigt att du får ner allt i högen. Avsätt gärna en helgdag till det här så att du inte blir störd.Det du har nu är, kanske för första gången i ditt liv, en komplett inkorg. En inkorg som innehåller allt som du känner att du har gjort en mental commitment till men inte gjort klart. Den högen är vad som ligger och skräpar i ditt huvud.
- Ett steg? => En action Två eller flera steg? => Ett projekt Ett projekt byggs upp av flera actions. För varje projekt, tänk ut hur att lyckas totalt med det ser ut – det är ditt projektmål. Definiera också minst en next action – alltså vad är nästa faktiska, fysiska steg för att komma närmare målet. Det kommer en hel artikel om projekt, du kommer att få mer kött på benen då. För varje action, skriv ned den kontext som krävs för att du ska kunna göra den. Det kan vara till exempel din dator, din mobil, din chef eller din livspartner. Det kommer en hel artikel om bara kontexter längre fram, så du kommer att lära dig mer om det senare också. Fortsätt till inkorgen är tom. På riktigt tom. Det betyder inte att du har gjort allt, det betyder att du bestämt dig för om du ska göra det eller inte – och det är något helt annat.
- 6 argument mot Getting Things Done 1. ”GTD tar en massa tid. Jag hinner inte med en sak till!” Svar: Det här är den vanligaste invändningen jag hör och den motsäger sig själv. Om du lägger riktigt mycket tid på GTD kommer det att ta två-tre kanske till och med fyra timmar i veckan. Ja, det är mycket tid, men de timmarna kommer du att få tillbaka, och mer därtill, genom effektivitet, kreativitet och lugn. Tro mig. Om du inte litar på mig, lita på alla de tusentals högpresterande människor som blivit ännu bättre med GTD. Jag är ledsen att behöva vara den som säger det, men du är inte så unik som du tror ;) Du behöver samma typ av verktyg som de flesta andra. GTD tar inte tid från dig, tvärt om. 2. ”Det är dyrt!” Svar: Nej, inte ens i närheten. Även om du så köper det bästa IT-stödet för GTD som finns på marknaden kostar det någon tusenlapp. Fråga dig själv: vad är viktigast? Tusen kronor eller att vara effektivare, mer kreativ och lugnare? 3. ”Ok, ytterligare en bok som ska frälsa mig? Jag har redan testat andra, de funkade inte.” Svar: Det finns mycket riktigt dålig managementlitteratur. Men att det finns andra böcker som är dåliga säger ju inte någonting om kvalitén på GTD. Prata med någon som använder GTD eller lär dig grunderna i metoden själv, det är det enda sättet att ärligt utvärdera den. 4. ”Jag behöver inget system – jag kommer redan ihåg allt i mitt liv.” Svar: Ja, så kan det vara. Då har du antingen ganska få projekt igång i ditt liv eller så har du ett näst intill övermänskligt minne. Om du bara är en helt vanlig extremt högpresterande person så behöver du ett stöd, precis som alla andra. Det behöver inte vara just GTD – välj den metodik du gillar. 5. ”Jag vill inte ha allt jag ska göra i något externt system. Jag _vill_ komma ihåg allt.” Svar: Det här är den näst vanligaste invändningen jag hör mot GTD. Frågan du måste ställa dig då är: ”_Varför _vill jag inte ha ett externt system?”. Många jag pratat med har svårt att konkretisera vad den här känslan beror på. Det slutar oftast i en av två slutsatser. Antingen det lite luddiga ”Jag vill bara inte”, eller punkt 6: 6. ”Tänk om det där externa systemet går sönder och allt försvinner!?” Svar: Jämför scrum: Som att säga ”vi bygger ingen scrum backlog, för nån kan ju stjäla den”. Helt rätt, du är väldigt sårbar om ditt GTD-system försvinner. Det löser du genom att se till att ha backuper på flera olika fysiska platser så att systemet faktiskt inte kan försvinna. Själv har jag mitt GTD-system hela tiden synkat på minst fem platser: iPhone, iPad, laptop, backuphårddisk, backuptjänst i molnet. För att förstöra ett sådant GTD-system krävs mer eller mindre ett globalt kärnvapenkrig, så jag känner mig trygg.