GET journée clients 3 avril 2014 Release 2.1 Primetime - enregistrement de temps: - pointage via smartphone - modification du fonctionnement cascade - annexe lors d'une demande/correction de code - Primetime => agenda de Lotus Notes

1. Primetime release 2.1
Maja Geerts

2. > Primetime rel. 2.1 : quoi de neuf ?
> Feuille de route enregistrement du temps
> Migration Get it done Primetime
Ordre du jour

3. Primetime release 2.1

4. > (Primeplan v. 1)
> Pointage via smartphone
> Modification du fonctionnement cascade
> Annexe lors d'une demande/correction de
code
> Primetime => agenda de Lotus Notes
> Une sélection de diverses nouveautés
Primetime 2.1

5. Pointage via smartphone (option)

6. > Une app pour pointer le temps, outre :
– Lecteur de badges
– Pointeuse virtuelle
– Pointage par téléphone
– Pointage par SMS
Pointage via smartphone

7. > Choix pour deux touches
– Une seule manipulation
– Clair
> Touche de fonction
possible
Entrée/Sortie

8. > En ligne = pointage quand connexion
présente avec le serveur Primetime
– Heure du serveur (cf. lecteur de badges)
– Pointage direct vers le serveur de Primetime
> Pointage hors ligne
– Possible moyennant droits d'utilisateur
– Pointages vers serveur Primetime après
rétablissement connexion
Pointage en ligne/hors ligne

9. > Possibilités
– Pas d'enregistrement de lieu
– Enregistrement du lieu possible
– Enregistrement lieu obligatoire : pas de pointage
avant que la détermination du lieu soit assez
précise
> Réglable par personne
> Uniquement enregistrement du lieu au
moment du pointage
Enregistrement lieu de pointage

10. Aperçu des pointages réalisés
Direction,
date et
heure
Lieu enregistré =
Pointage
transmis
au
Primetime
serveur

11. Primetime : résultats journaliers

12. iPhone : à partir de version 5.0
Android : à partir de version 2.2
Plates-formes

13. Fonctionnement cascade renouvelé

14. Cascade : objectif
Congé 07:36
ANC
07:36
Congé
reporté
Congé
ANC
Congé
annuel
Congé
RTT

15. Fonctionnement actuel
Congé = 07:36
Congé
reporté
Congé
annuel
Congé
ANC
Congé
RTT
Total des
congés

16. Fonctionnement actuel
Congé = 07:36
Congé
07:36
Requête / correction
dans le futur
Total des
congés

17. Fonctionnement actuel
Congé = 07:36
Total des
congés
Calcul de la journée
ANC
07:36
Congé
reporté
Congé
annuel
Congé
ANC
Congé
RTT
ANC
07:36

18. Cascade : nouveau style
Total des
congés
Requête / correction
dans le futur
ANC
07:36
Congé
reporté
Congé
annuel
Congé
ANC
Congé
RTT
ANC
07:36
Congé = 07:36

19. Cascade : nouveau style
Congé reporté (2013)
- 1 - 2 janvier
- 31 mars
Congé annuel (2014)
- 18 - 29 août
- 15 - 16 septembre

20. > Avantages
– Niveaux de compteur toujours actuels
• Compteur total
• Compteurs partiels : par ex. vacances reportées
– Crédit initial compteur total : composé
automatiquement à partir de compteurs
partiels
– Affichage optimisé de l'évolution du
compteur
> A vous de choisir : ancien fonctionnement
ou nouveau style
Cascade : nouveau style

21. Annexe aux codes

22. > Petit chômage : certificat pouvant étayer
l'absence
> Maladie : certificat médical
> Formation : programme de la formation
> Demande d'indemnité vélo : formulaire sur
lequel les collaborateurs ont noté leurs
déplacements à vélo
> …
Annexe aux codes

23. Annexe aux codes : démo

24. > Envoi numérisé de certificats (médicaux)
> Archivage numérisé de certificats :
Envoi du scan par l’employé
Envoi sur papier et lors de la clôture archivage
dans Primetime (RH)
> Annexes confidentielles : uniquement
consultables via autorisation
supplémentaire
Annexe aux codes

25. Primetime => agenda Lotus Notes
(option)

26. Primetime => Lotus Notes agenda (option)
Absences Primetime
Rendez-vous dans l’agenda de Lotus Notes

27. > Absence dans Primetime => Rendez-vous
dans agenda Lotus Notes
> La synchronisation se déroule via Lotus
Notes Domino
> Réglages
– Pour une partie du personnel/tout le monde
– Pour un nombre limité de codes
– Pour une période à définir dans le passé/futur
Primetime => agenda Lotus Notes (option)

28. Une sélection de diverses nouveautés

29. > Améliorations des règles de calcul
> Version améliorée des listes d'options :
indication de numéros
> Fonctions de recherche dans les règles de
calcul, rapports, exportations, …
> Autorisation de codes d’unité « pièces »
> Textes d'aide en cas de messages
d’anomalies sur la page d'accueil
> Adaptations aux rapports
> ….
Divers

30. Améliorations de performance

31. Améliorations de performance
Gestion du personnel
Gestion
quotidienne

32. Feuille de route Prime*
Que pouvez-vous attendre en 2014 ?

33. Feuille de route Prime*
T3 2014
rel 2.2.00
T4 2014
rel 2.2.xx
T1 2015
rel 2.2.xx

34. > Primetime, par ex.
– Améliorations de performance (planification
de l’équipe)
– Écran personnel chef d'équipe
– Extension rapports, importations,
– …
> Primecost v1
justification d'emploi du temps
> Primeplan Industrie : extensions
Feuille de route Prime*
T3 2014
rel 2.2.00
T4 2014
rel 2.2.xx
T1 2015
rel 2.2.xx

35. > Primeplan villes et communes
Feuille de route Prime*
T3 2014
rel 2.2.00
T4 2014
rel 2.2.xx
T1 2015
rel 2.2.xx

36. > Primecost v2
– Justification d’heures dans la gestion
quotidienne
– Importation de postes de coûts
– Exportation d'heures justifiées
– Écrans de gestion pour Primecost
> Primeplan
– Maisons de soins et de repos
Feuille de route Prime*
T3 2014
rel 2.2.00
T4 2014
rel 2.2.xx
T1 2015
rel 2.2.xx

37. GET it done
Migration Primetime

38. > Qu’est-ce qui est pour vous ?
> Eléments importants d’une migration
> Méthode de migration Get-it-done
Contenu

39. > Nombreuses fonctionnalités de base +
nouvelles fonctionnalités :
– Rapports (nouveaux rapports)
– Recherches (ad hoc)
– Export (nouveau, mix de données)
– Gestion des données périmées
– Planification d’équipe pour les employés
– Corrections groupées pour les chefs d’équipe
– Fonctionnement amélioré des cascades
– …
Qu’est-ce qui est pour vous ? (1)

40. > Convivialité
– Orienté tâche
– Efficient
– Stay on the page
– Intuitif
> Interface web pour tous les utilisateurs
– HR, superviseurs, employés
Qu’est-ce qui est pour vous ? (2)

41. > Maintien des structures
– Les structures et principes sont conservées
(codes, horaires, plans de travail, totaux,…)
=> le paramétrage peut être repris
=> Pas de perte de connaissance
> Maintien de l’historique
> Maintien du réseau de lecteurs de badges
Qu’est-ce qui est pour vous ? (3)

42. > Enregistrement du temps : application
critique
– Données payroll -> matériau sensible
– Échange avec logiciels externes (import/export)
– Différents utilisateurs, différents usages
Tests
Application au minimum ‘hors service’
> Approche professionnelle par phases :
– Environnement de test
– Garantir la continuïté et la qualité par un
ensemble de services de soutien
Points de départ

43. Méthode de migration
> Equipe limitée*
Côté GET :
– Implementation consultant (IC): piste fonctionnelle,
avis, formation, assistance, point de contact
– Implementation engineer (IE): Infrastructure système,
contact pour le client ICT
Côté client:
– RH (gestionnaire d’application)
– ICT
=> Lignes de communication courtes,
directes et efficaces
* La complexité détermine la composition de l’équipe

44. Phase de mobilisation Phase de design Phase d’exécution Phase de test Live
PISTE FONCTIONNELLE
PISTE INFRASTRUCTURE IT
Evaluation de
l’application
Scénario système
Formation des utilisateurs
Processus de test
Quick scan
Suivi IC
Install. env. test
Paramétrage
Install .env. live
Méthode de migration
Suivi IE
Suivi IE

45. > Quoi : préparation de la tâche fonctionnelle
– Inventaire de l’usage de XTremis/XTremisWeb :
• Quelles fonctionnalités sont actuellement utilisées par
le client ?
• Quels échanges ?
• Quels rapports ?
• Quelles sélections ? …
Evaluation de l’application (1)

46. – Réalisation d’une checklist pour l’implémentation
de Primetime, avec la question : comment allons-
nous basculer de la situation actuelle vers
Primetime ? Cette checklist sera utilisée :
• Comme base pour l’implémentation
• Comme guide pour le test de Primetime
Evaluation de l’application (2)

47. > Quoi : préparation au niveau technique
̅ Checklist infrastructure (connexion, OS,
adresses IP, gateway, matériel…)
̅ Données techniques concernant les
échanges avec d’autre systèmes
̅ Plan des étapes du déroulement
technique (incl. risques, conséquences
des choix, scénario fall-back)
Scénario système

48. > Quoi :
- Chargement de Primetime dans
l’environnement de test
- Reprise de l’historique
- Reprise du paramétrage (scripts de conversion)
- Contrôle de la conversion des données
- Contrôle du fonctionnement en producton
- Contrôle des échanges
- Contrôle du réseau de lecteurs de badges
Installation de l’environnement de test

49. > Quoi : Formation selon le principe TTT
– Formation du gestionnaire d’application
• Paramétrage des écrans PT (quels codes, compteurs,…
seront visibles ?)
• Rapports
• recherches
• Nouveaux écrans (planification d’équipe,…)
– Formation RH/service du personnel
• Gestion quotidienne
– Formation des chefs d’équipe
– Formation des employés
Formation des utilisateurs

50. Paramétrage
> Quoi : configuration des items
nouveaux/spécifiques à Primetime
– Configuration des paramètres sytème sur base de
la checklist
– Paramétrage des fonctionnalités spécifiques à
Primetime

51. > Quoi : exécuter la“liste des tâches
Primetime” (réalisée durant l’évaluation de
l’application)
Tests du processus

52. > Quoi: mise en service de Primetime
– Installation de Primetime dans l’environnement de
production
– Migration du paramétrage de test vers
l’environnement opérationnel
– Réseau des lecteurs de badges dans
l’environnement Primetime
– Echange technique entre Primetime et les
systèmes environnants
Installation de l’environnement live

53. – Assistence technique au lancement du système
– Assistence fonctionnelle au lancement du système
– Affinage fonctionnel
Installation de l’environnement live