Se ha denunciado esta presentación.
Se está descargando tu SlideShare. ×

FORMATOS, COLUMNAS Y FILAS.pdf

Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Anuncio
Próximo SlideShare
ENTORNO EXCEL.pdf
ENTORNO EXCEL.pdf
Cargando en…3
×

Eche un vistazo a continuación

1 de 80 Anuncio
Anuncio

Más Contenido Relacionado

Más reciente (20)

Anuncio

FORMATOS, COLUMNAS Y FILAS.pdf

  1. 1. Curso: Excel básico e intermedio Microsoft Excel (Formatos, columnas y filas)
  2. 2. Selección Columnas y Filas Para Columnas Haga un clic sobre la letra de la columna que desea seleccionar. Para Filas Haga un clic sobre el número de la fila que desea seleccionar.
  3. 3. Tamaño de Filas Una de las formas de cambiar el tamaño de las filas es usando el botón formato: 1. Seleccione las filas a las cuales le cambiara el tamaño 2. Pestaña Inicio 3. Botón Formato 4. Opción Alto de Fila 5. Aparece un cuadro de diálogo donde escribimos el valor del alto 6. Clic en Aceptar
  4. 4. Tamaño de Filas
  5. 5. Tamaño de Filas Otra forma de cambiar el tamaño a la fila es usando el puntero del mouse 1 Ubicar el puntero del mouse en la línea que se encuentra debajo del número de la fila que necesite cambiar el tamaño 2 El puntero del mouse toma la forma de una flecha de dos puntas 3. Haga un clic sostenido y arrastre hasta la nueva posición.
  6. 6. Autoajustar Filas 1- Seleccione las filas que desea autoajustar 2- Pestaña Inicio 3- Botón Formato 4- Opción Autoajustar alto de fila
  7. 7. Tamaño de Columnas Existen dos formas de cambiar el tamaño de las columnas, una de ellas es usando el botón formato: 1- Seleccione las columnas a las cuales le cambiara el tamaño 2- Pestaña Inicio 3- Botón Formato 4- Opción Ancho de Columna 5- Aparece un cuadro de dialogo donde escribimos el valor del ancho 6- Clic en Aceptar
  8. 8. Tamaño de Columnas
  9. 9. Tamaño de Columnas Otra forma de cambiar el tamaño a la columna es usando el puntero del mouse. 1. Ubicar el puntero del mouse en la línea que se encuentra al lado derecho de la letra de la columna que necesite cambiar el tamaño 2. El puntero del mouse toma la forma de una flecha de dos puntas 3. Haga un clic sostenido y arrastre hasta la nueva posición.
  10. 10. 1. Seleccione las columnas 2. Pestaña Inicio 3. Botón Formato 4. Opción Autoajustar ancho de Columna Autoajustar Ancho de columna
  11. 11. También podemos autoajustar las filas y las columnas usando el puntero del mouse y haciendo un doble clic.
  12. 12. 1. Seleccione la cantidad de columnas o filas que quiere insertar 2. Pestaña Inicio 3. Botón Insertar Insertar columnas y filas Probablemente en algunas ocasiones necesitamos insertar información en medio de datos ya ingresados en la hoja de cálculo.
  13. 13. Eliminar columnas y filas 1. Seleccione las columnas o filas que quiere eliminar 2. Pestaña Inicio 3. Botón Eliminar
  14. 14. ionado. También podemos insertar y eliminar columnas y filas usando el clic derecho sobre lo seleccionado.
  15. 15. umnas Columna También podemos usar las teclas rápidas como: • CONTROL + (Signo más) Para insertar filas o columnas • CONTROL – (Signo menos) Para eliminar filas o columnas
  16. 16. Probablemente en algunas ocasiones necesitamos ocultar información ingresados en la hoja de cálculo para ello: Ocultar columnas y filas 1. Seleccione la cantidad de columnas o filas que quiere Ocultar 2. Pestaña Inicio 3. Botón Formato – Opción: Ocultar y mostrar 4. Seleccionar Ocultar filas o columnas según se requiera
  17. 17. umnas Columna También podemos usar las teclas rápidas como: • CONTROL 0 (Cero) Para ocultar Columnas • CONTROL 9 (Nueve) Para ocultar filas
  18. 18. Si necesitamos mostrar la información que se ha ocultado en la hoja de cálculo, debemos Mostrar columnas y filas 1. Seleccione la cantidad de columnas o filas que quiere Mostrar 2. Pestaña Inicio 3. Botón Formato – Opción: Ocultar y mostrar
  19. 19. umnas Columna También podemos usar las teclas rápidas como: • CONTROL SHIFT 9 → Para mostrar Columnas • CONTROL SHIFT 8 → Para mostrar Filas
  20. 20. Microsoft Excel Básico-Intermedio Autora de contenidos: Sandra Liliana Berrio C. Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución- NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional. Imagen Diseñada por: Sandra Liliana Berrio
  21. 21. 1 Formatos visuales
  22. 22. 2 Tabla de contenido 1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3 2 Formatos visuales....................................................................................................................................................................................................4 2.1 Alto de fila .......................................................................................................................................................................................................4 2.2 Ancho de la columna.......................................................................................................................................................................................4 2.3 Parámetros de fuente .....................................................................................................................................................................................5 2.4 Bordes..............................................................................................................................................................................................................6 2.5 Mas bordes......................................................................................................................................................................................................7 2.6 Parámetros de alineación................................................................................................................................................................................8 2.7 Formato tabla................................................................................................................................................................................................10 3 Videos explicativos................................................................................................................................................................................................12 3.1 Formatos visuales parte 1 .............................................................................................................................................................................12 3.2 Formatos visuales parte 2 .............................................................................................................................................................................12
  23. 23. 3 1 Concepto El formato es un conjunto de herramientas que permiten cambiar el aspecto visual de los datos para asignarle una presentación de calidad. Existen 3 tipos de formatos en Excel: Visuales Numéricos Personalizados Asignan características de fuente y alineación a los datos. Manejan diferentes tipos de datos: General, moneda, fecha, hora y porcentaje. Son códigos elaborados por el usuario para darle presentación única a los datos
  24. 24. 4 2 Formatos visuales 2.1 Alto de fila • Clic derecho sobre el nro. de la fila • Alto de fila • Escribir el valor del alto. Aceptar. 2.2 Ancho de la columna • Clic derecho sobre el encabezado de La columna, es decir; sobre la letra. • Ancho de columna • Escribir el valor del ancho. Aceptar. Nota: se pueden seleccionar varias filas o columnas para aplicar los cambios.
  25. 25. 5 2.3 Parámetros de fuente • Seleccionar el rango de datos donde se va a aplicar el cambio de fuente • Ficha inicio • Grupo fuente • Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones a aplicar: Tipo de letra Tamaño Aumentar fuente Reducir fuente Color de letra Fondo de celda Bordes Subrayado Negrita Cursiva
  26. 26. 6 2.4 Bordes • Seleccionar el rango de datos donde se va a aplicar el borde • Clic en la ficha inicio • Ir al grupo fuente • Clic en el botón bordes • Definir el tipo de borde a aplicar
  27. 27. 7 2.5 Mas bordes Son trazos personalizados que se pueden hacer sobre el rango sombreado. • Seleccionar el rango de datos donde se va a aplicar el borde. • Clic en la ficha inicio. • Ir al grupo fuente. • Clic en el botón bordes. • Clic en la opción más bordes • Realizar los trazos correspondientes
  28. 28. 8 2.6 Parámetros de alineación Configuraciones que permiten crear títulos horizontales y verticales para asignarle una mejor presentación a los datos. Para acceder a dicho grupo se da clic en la ficha inicio, ir al contenedor alineación y seleccionar el botón a aplicar. 7 1 2 10 9 3 4 5 6 8 11 12
  29. 29. 9 A continuación, se explica el funcionamiento de cada botón de la sección Alineación. No. Nombre Descripción 1 Alinear en la parte superior Alinea el texto en la parte superior 2 Alinear a la izquierda Alinea el contenido con el margen izquierdo 3 Centrar Centra el contenido en la celda 4 Alinea a la derecha Alinea el contenido con el margen derecho 5 Disminuir sangría Acerca el contenido al borde de la celda 6 Aumentar sangría Aleja el contenido del borde de la celda 7 Combinar celdas Combina y centra el contenido de las celdas, en una celda de mayor tamaño 8 Configuración de alineación Muestra todas las opciones de alineación de celdas 9 Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas dentro de una celda para poder ver todo su contenido 10 Orientación del texto Permite crear columnas estrechas. Gira el texto para crear títulos verticales 11 Alinear en la parte inferior Alinea el texto a la parte inferior de la celda 12 Alinear en el medio Alinea el texto para que quede centrado en la parte inferior y superior de la celda
  30. 30. 10 2.7 Formato tabla Esta herramienta permite configurar los datos de un rango como una tabla estructurada para un manejo más profesional de la información. Características 1 2 3 4 5 Muestra filtros Permite ampliar filas y columnas Nombre descriptivo Tiene formato automático Totales automáticos
  31. 31. 11 El procedimiento para su configuración es: • Ubicar la celda activa dentro de los datos. • Clic en la ficha inicio-dar formato como tabla. • Escoger el modelo de formato. • Clic en la opción la tabla tiene encabezados. • Aceptar. • Se puede hacer con el teclado pulsando CTRL + T. Para asignar un nombre a la tabla de clic sobre los datos, clic en la pestaña Diseño y en la parte superior izquierda escriba el nombre de la tabla y Aceptar.
  32. 32. 12 En caso de querer convertir la tabla a un rango de Excel, seleccionar la tabla e ir al menú diseño y seleccionar la opción convertir en rango, aparecerá un mensaje preguntando si se ¿Desea convertir en un rango normal? Daremos clic en Si. 3 Videos explicativos 3.1 Formatos visuales parte 1 3.2 Formatos visuales parte 2
  33. 33. 13 Excel Básico Intermedio Autor de contenidos: Guillermo León Valencia Zapata. Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución- NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional
  34. 34. 1 Formatos numéricos
  35. 35. 2 Tabla de contenido 1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3 1.1 Tipos de datos .................................................................................................................................................................................................3 1.2 Procedimiento de activación...........................................................................................................................................................................4 2 Video explicativo .....................................................................................................................................................................................................7 2.1 Formatos numéricos........................................................................................................................................................................................7
  36. 36. 3 1 Concepto Un formato numérico es un tipo de datos que maneja Excel para darle una presentación adecuada a los números y así facilitar su lectura. 1.1 Tipos de datos Tipo de datos Descripción General Permite limpiar el formato numérico asignado de un rango y dejarlo de manera normal. Número Asigna decimales y separadores de mil a los datos. También define formato para números negativos. Moneda Coloca signo $ a la izquierda de los datos. Asigna decimales y separadores de mil a los datos. También define formato para números negativos. Contabilidad Coloca signo $ a los datos. El símbolo queda totalmente alineado a la izquierda de la celda. Tiene las mismas características del formato moneda.
  37. 37. 4 Fecha Le coloca al rango seleccionado el formato fecha corta o larga teniendo en cuenta la configuración de cada país. Hora Le coloca al rango seleccionado el formato hora teniendo en cuenta la configuración de 24 horas ó de 12 horas para am y pm. Porcentaje Multiplica por 100 los valores de un rango y al resultado le coloca el símbolo %. Asigna cantidades decimales. Texto A los datos de un rango numérico les aplica la propiedad texto. 1.2 Procedimiento de activación Para activar los formatos numéricos se ejecutan los siguientes pasos: • Seleccionar el rango de datos
  38. 38. 5 • Clic derecho-formato de celdas. También puede pulsar el comando CTRL + 1 (alfabético). • En la sección categoría, escoger el formato deseado y Aceptar • Otra forma de acceder a los formatos es dar clic en la Ficha Inicio, ir al grupo número y escoger en la cinta de opciones el botón a aplicar.
  39. 39. 6 Se debe escoger cada formato y aplicar las configuraciones de cada uno de ellos de acuerdo a las necesidades de los datos.
  40. 40. 7 2 Video explicativo 2.1 Formatos numéricos
  41. 41. 8 Excel Básico Intermedio Autor de contenidos: Guillermo León Valencia Zapata. Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución- NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional
  42. 42. 1 Formatos personalizados
  43. 43. 2 Tabla de contenido 1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3 1.1 Caracteres usados ...........................................................................................................................................................................................3 1.2 Ejemplos de códigos personalizados...............................................................................................................................................................5 1.3 Procedimiento de activación.........................................................................................................................................................................10 2 Video explicativo ...................................................................................................................................................................................................12 2.1 Formatos personalizados ..............................................................................................................................................................................12
  44. 44. 3 1 Concepto Un formato personalizado es una configuración especial que utiliza una serie de caracteres únicos para darle aspectos profesionales de presentación a los datos. 1.1 Caracteres usados Carácter Descripción # Se usa para expresar cantidades enteras en una configuración numérica. .## Son caracteres que unidos, expresan separadores de mil en una configuración numérica. 0,00 Estos símbolos indican la cantidad de decimales en una expresión numérica. Se debe tener en cuenta la configuración regional del equipo ya que en vez de coma (,) se puede requerir punto (.)
  45. 45. 4 ; Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente forma: Del carácter a la izquierda los positivos y del carácter a la derecha los negativos [ ] Permiten indicar el color en el que se van a expresar los valores positivos y negativos de los números. - Se le adiciona a los valores negativos en conjunto con el color asignado por el usuario. Normalmente es el color rojo el que se le aplica a estos valores. ( ) Los paréntesis se usan para resaltar los valores negativos en unión con el símbolo - “ “ Las comillas se usan para colocar textos descriptivos dentro de las expresiones numéricas. > Junto con los caracteres [ ], permiten buscar datos que se expresen como miles, millones y billones para aplicarles una configuración profesional. . Permite reducir en forma visual números grandes a expresiones en miles para que se puedan leer de manera fácil. .. Permite reducir en forma visual números grandes a expresiones en millones para que se puedan leer de manera fácil. Se debe tener en cuenta que en algunos equipos puede estar configurada la coma (,).
  46. 46. 5 1.2 Ejemplos de códigos personalizados [Azul]$#.##0,00;[Rojo]-$#.##0,00 Carácter Descripción [Azul]$#.##0,00 Está codificación indica que los valores positivos se van a expresar en color azul con el signo $ y que van a tener 2 decimales ; Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente forma: Del carácter a la izquierda los positivos y del carácter a la derecha los negativos [Rojo]-$#.##0,00 Está codificación indica que los valores negativos se van a expresar en color rojo con el signo $ y que van a tener 2 decimales.
  47. 47. 6 [Verde]$#.##0,00;[Rojo]-($#.##0,00) Carácter Descripción [Verde]$#.##0,00 Está codificación indica que los valores positivos se van a expresar en color verde con el signo $ y que van a tener 2 decimales ; Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente forma: Del carácter a la izquierda los positivos y del carácter a la derecha los negativos [Rojo]-($#.##0,00) Está codificación indica que los valores negativos se van a expresar entre paréntesis, en color rojo, con el signo $ y con 2 decimales.
  48. 48. 7 $#.##0,00.. Carácter Descripción $ Se refiere a la moneda local # Indica valores enteros .## Indica separadores de mil 0,00 Posiciones decimales .. Los dos puntos indican que se expresan cantidades en millones
  49. 49. 8 [>=1000000]$#.##0,00.." M";[>=1000]$#.##." K" Carácter Descripción [>=1000000] Busque cantidades mayores o iguales a 1 millón. $ Coloque signo moneda local # Indica valores enteros .## Para expresar separadores de mil 0,00 Posiciones decimales .. Los dos puntos indican que se expresan cantidades en millones
  50. 50. 9 " M” Coloque esta letra para indicar millones [>=1000] Busque cantidades mayores o iguales a mil. $ Coloque signo moneda local # Indica valores enteros .## Para expresar separadores de mil 0,00 Posiciones decimales .. Los dos puntos indican que se expresan cantidades en millones " K” Coloque esta letra para indicar miles
  51. 51. 10 1.3 Procedimiento de activación Para activar los formatos personalizados se ejecutan los siguientes pasos: • Seleccionar el rango de datos. • Clic derecho-formato de celdas. También puede pulsar el comando CTRL + 1 (alfabético). • Clic en la sección personalizada. • Escoger el formato de prueba a aplicar. • Editar el formato en la sección tipo y luego Aceptar. • Una vez ajustada la codificación, el Excel guarda dicho código personalizado y lo deja al final del listado de configuraciones. Solo funciona para el libro activo.
  52. 52. 11 Este es el espacio donde se edita el código una vez haya sido seleccionado. En esta zona se muestra el listado de todos los códigos personalizados que se pueden editar de acuerdo a las necesidades del usuario.
  53. 53. 12 2 Video explicativo 2.1 Formatos personalizados
  54. 54. 13 Excel Básico Intermedio Autor de contenidos: Guillermo León Valencia Zapata. Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución- NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional
  55. 55. Microsoft Excel Configuración de la Hoja Opciones de impresión
  56. 56. Antes de imprimir una hoja de cálculo es importante modificar algunas características de la hoja como las márgenes, la orientación, el tamaño del papel, encabezados y pie de página que afectan la presentación del documento a la hora de imprimir. Configuración de la hoja
  57. 57. Orientación de la Página Existen dos clases de orientaciones, horizontal y vertical la elección de estas orientaciones depende la información que este en la hoja si va a lo ancho o largo de la hoja.
  58. 58. 1. Seleccione la pestaña Diseño de Página 2. Botón Orientación 3. Seleccione del listado la opción que necesite Orientación de la Página
  59. 59. Tamaño 1. Seleccione la pestaña Diseño de Página 2. Botón Tamaño de la Página 3. Seleccione del listado la opción que necesite
  60. 60. Márgenes 1. Seleccione la pestaña Diseño de Página 2. Botón Márgenes
  61. 61. 3. Aparece una lista con márgenes podemos preestablecidas, donde seleccionar una de ellas. Si deseamos asignar nuestra propias márgenes seleccionamos Márgenes Personalizados la opción
  62. 62. muestra 4. Se el cuadro de dialogo para asignar las márgenes que necesitemos. Si la hoja tiene encabezado y pie de página debemos asignar márgenes a estos teniendo en cuenta menor que el valor debe ser o igual a la margen superior o margen inferior.
  63. 63. 5. También podemos centrar la página horizontal y verticalmente en la hoja. 6. Podemos ir a la vista preliminar para visualizar como esta quedando nuestro documento.
  64. 64. Ajustar escala de impresión Podemos escalar una hoja de cálculo para imprimirla reduciendo o aumentando su tamaño para que se ajuste mejor a las páginas impresas. Esta opción puede ir desde el 10% y hasta el 400%. De esta manera podemos aumentar o disminuir el resultado de la impresión. Nunca debemos intentar imprimir mucha información en una sola hoja ya que lo único que lograremos será que Excel reduzca demasiado el tamaño de la fuente dificultando así la lectura del mismo.
  65. 65. Establecer áreas de impresión Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. 1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que se quieran definir como área de impresión. 2. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión y en Establecer área de impresión. Nota: El área de impresión que establezca se guardará al guardar el libro.
  66. 66. Imprimir Títulos Las opciones de imprimir título son: • Repetir filas en extremo superior • Repetir columnas a la izquierda Estas dos opciones nos permiten obtener en la impresión la fila o columna seleccionada en todas las páginas existentes sin necesidad de repetirlas en la hoja, es decir que la opción imprimir títulos sólo nos muestra los títulos seleccionados (ya sea fila o columna) al momento de imprimir el archivo.
  67. 67. Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las hojas y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada hoja. Encabezado y pie de página
  68. 68. Encabezado y pie de página 1. Haga clic en la pestaña Insertar 2. Botón encabezado y pie de página
  69. 69. Se activa la vista Diseño de página donde nos muestra el encabezado y pie de página que se divide tres secciones. 3.
  70. 70. Encontramos también una pestaña llamada herramientas para encabezado y pie de página donde encontramos los diferentes botones que permiten agregar elementos al encabezado o al pie de página.
  71. 71. Haga un clic sobre la sección del encabezado donde quiere agregar el elemento como: texto, imagen, fecha y hora, número de página y más elementos, use la pestaña herramientas de encabezado y pie de página para insertar los elementos que quiera. 4.
  72. 72. Para desplazarnos al pie de página y agregar la información que deseamos que lleve, de un clic en la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, seleccione el botón IR AL PIE DE PÁGINA.
  73. 73. Haga un clic sobre la sección del pie de página donde quiere agregar el elemento como: texto, imagen, fecha y hora, número de página y más elementos, use la pestaña herramientas de encabezado y pie de página para insertar los elementos que quiera. 4.
  74. 74. Si se inserta alguna imagen en el encabezado o pie de página a través de la opción Imagen y se quiere cambiar el tamaño de la imagen, seleccione la sección donde esta la imagen y haga un clic en el botón DAR FORMATO A LA IMAGEN.
  75. 75. Recordemos que al insertar el encabezado y pie de página nos lleva a la vista “Diseño de página”, donde se puede visualizar las márgenes, encabezados, pie de página, y cuantas páginas hay. Podemos volver a la vista normal que es el lugar donde la mayoría de tiempo trabajamos en un libro de Excel, esta vista no visualiza el encabezado y pie de página, ni las márgenes.
  76. 76. Vistas de Ms Excel 1. 2. Haga un clic a la pestaña Vistas Y seleccione la vista con la que quiere trabajar
  77. 77. Imagen tablero tomada de: freeimages.com Antes de imprimir una hoja de cálculo es importante configurar las características de la hoja como: orientación, tamaño del papel, márgenes, escala de impresión, y que afectan la presentación del documento a la hora de imprimir. Imprimir un libro
  78. 78. a) Seleccione el número de copias a imprimir b) Seleccione las páginas a imprimir c) Por último de un Clic al botón IMPRIMIR 1. Seleccione la pestaña Archivo y luego la opción IMPRIMIR.
  79. 79. Curso Microsoft Excel Básico-Intermedio Autora de contenidos: Sandra Liliana Berrio C. Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución- NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional. Imagen Diseñada por: Sandra Liliana Berrio

×