Siklus Pengeluaran; pembelian dan Pengeluaran Kas dalam Sistem Informasi Akuntansi.

1. SIKLUS PENGELUARAN, PEMBELIAN
DAN PEMBAYARAN KAS
DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Tugas Matakuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
FORUM dan KUIS 10
Dibuat oleh
Nama : Hajuini
NIM : 55517120034
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA 2018

2. SIKLUS PENGELUARAN, PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN KAS
A. Definisi Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran: adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
B. Aktivitas Utama Siklus Pengeluaran
Tiga aktivitas utama siklus pengeluaran:
1. Memesan barang, perlengkapan dan layanan
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan
3. Membayar barang, perlengkapan dan layanan
1. Pemesanan Barang
 Pengendalian persediaan
– Economic Order Quantity (EOQ)
– Materials Requirement Planning (MRP)
– Just In Time (JIT)
 Permintaan pembelian
 Membuat pesanan pembelian
– Faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini
adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam
melakukan pengiriman.
– Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian.
 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
– Menggunakan EDI atau internet adalah salah satu cara untuk
memperbaiki proses pembelian
2, Menerima dan Menyimpan Barang
Laporan penerimaan: dokumen utama yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan
rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim,
pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
3. Membayar Barang dan Layanan
• Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar.
• Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:
– Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan
ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian
disimpan dalam file faktur belum dibayar.

3. – Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut
voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini
mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak
untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi
pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran
faktur.
• Memperbaiki proses utang usaha
• Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran
Proses/
aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
diterapkan
Pesan
Barang
1. Mencegah
kehabisan dan/
atau kelebihan
persediaan
2. Meminta barang
yang tidak
dibutuhkan
3. Membeli dengan
harga yang
dinaikkan
4. Membeli barang
berkualitas
rendah
5. Membeli dari
pemasok yang
tidak diotorisasi
6. Komisi
(kickback)
Sistem pengendalian persediaan; catatan
persediaan perpetual; teknologi kode garis;
perhitungan persediaan secara periodik.
Catatan persediaan perpetual yang akurat;
persetujuan permintaan pembelian.
Meminta penawaran kompetitif; gunakan
pemasok yang disetujui; persetujuan
pesanan; pengendalian anggaran.
Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan
pesanan pembelian; awasi kinerja vendor;
pengendalian anggaran.
Persetujuan pesanan pembelian; batasi
akses ke file utama pemasok.
Kebijakan; mintalah pegawai bagian
pembelian untuk mengungkapkan
kepentingan finansial dengan pemasok; audit
vendor.
Terima dan
simpan
barang
7. Menerima
barang yang
tidak dipesan
8. Membuat
kesalahan
dalam
penghitungan
Minta bagian penerimaan untuk
memverifikasi keberadaan pesanan
pembelian yang valid.
Gunakan teknologi kode garis;
dokumentasikan kinerja pegawai; insentif
untuk perhitungan yang akurat.

4. 9. Mencuri
persediaan
Pengendalian akses fisik; perhitungan
periodik persediaan dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan catatan;
dokumentasikan semua kiriman persediaan.
Setujui dan
bayar
faktur dari
vendor
10.Gagal
menangkap
kesalahan
dalam faktur
dari vendor
11.Membayar
barang yang
tidak diterima
12.Gagal
mendapatkan
diskon
pembelian yang
tersedia
13.Membayar
faktur yang
sama dua kali
14.Kesalahan
mencatat dan
memasukkan
data dalam
utang usaha
15.Menyalahgunak
an kas, cek,
atau EFT
Periksa kembali akurasi faktur; pelatihan bagi
pegawai bagian hutang usaha; gunakan
ERS.
Hanya membayar faktur yang didukung oleh
laporan penerimaan asli; gunakan ERS;
pengendalian anggaran.
Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus
kas.
Hanya membayar faktur yang didukung oleh
bundel voucher asli; pembatalan bundel
voucher saat pebayaran; gunakan ERS;
kendalikan ke akses file utama pemasok.
Pengendalian edit berbagai entri data dan
pemrosesan.
Batasi akses ke cek kosong; mesin
penandatanganan cek; dan terminal kiriman
EFT; pemisahan tugas antara kasir dan
bagian utang usaha; rekonsiliasi rekening
bank oleh orang yang independen dari
proses pengeluaran kas; alat perlindungan
cek; tinjau ulang secara teratur untuk
transaksi EFT
Pengendali
an umum
16.Kehilangan data
17.Kinerja yang
kurang baik
Buat cadangan atau rencana pemulihan dari
bencana; pengendalian akses fisik dan logis
Pembuatan dan peninjauan ulang secara
periodik laporan kinerja yang memadai.

5. IMPLEMENTASI SIKLUS PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN BARANG/JASA
UNTUK NIAGA PADA DIVISI AKUNTANSI PT. INDUSTRI TELEKOMUNIKASI
INDONESIA (PERSERO).
Siklus yang diterapkan pada PT. Industri Telekomunikasi Indonesia dalam kegiatan
operasional perusahaan yang menyangkut kegiatan pembelian dan pembayaran
agar dapat menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan, sudah
terkomputerisasi secara otomatis dengan menggunakan Flatfrom ERP (Enterprise
Resource Planning) berbasis System Application and Product in Data Processing
(SAP).
Berikut ini implementasi siklus pembelian dan pembayaran pada PT. Industri
Telekomunikasi Indonesia yaitu:
1. Create Purchase Requisition (Generate), diantaranya yaitu :
a) Bagian pengadaan mengeluarkan dokumen permintaan pembelian dari
network activity project system (Sistem SAP) sesuai type projectnya masing-
masing seperti costumer project, development construction project serta
corporate budgeting.
b) Setelah permintaan pembelian diproses maka akan masuk ke bagian rendal,
dimana bagian rendal akan melakukan input harga estimasi dan
merekomendasikan usulan cara pengadaan beserta daftar mitra yang terkait.
c) Setelah itu melakukan persetujuan kepada pejabat yang berwenang.
d) Setelah disetujui permintaan pembelian tersebut digunakan oleh bagian
pengadaan untuk memproses purchases order barang dan jasa.
2. Request For Quotation, yaitu:
Departemen pembelian melakukan permintaan untuk memberikan penawaran
atas barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan kepada mitra
kerjanya.
3. Maintain Quotation, diantaranya yaitu :
a) Bagian pengadaan melakukan negosiasi dengan mitra kerja dan membuat
berita acara.
b) Setelah berita acara dibuat, bagian pengadaan langsung melakukan input
data quotation yang diterima dari vendor menggunakans ystem SAP. Proses
entry quotation ini seperti harga final dari masing-masing vendor dan harga
final tersebut dijadikan perbandingan atas harga penawaran, maka secara
otomatis system akan memperlihatkan rangking penawaran terbaik dari
vendor berdasarkan price.
4. Create Purchase Order, yaitu:
Setelah vendor dipilih berdasarkan rangking penawaran terbaik lalu dibuatkan
purchase order yang berisi data seperti : terms of delivery, terms of payment,
uraian dan kuantitas barang dan jasa yang dibeli, tanggal penyerahan (delivery
date), harga dan sebagainya.

6. 5. Release Purchase Order, yaitu:
Purchase order yang di-create oleh bagian pengadaan akan memerlukan
persetujuan dari pejabat berwenang melalui proses release, sesuai kebijakan
melalui batas nilai purchase order.
6. Penerimaan Barang Untuk Niaga, diantaranya yaitu :
a) Bagian gudang akan melakukan pemeriksaaan fisik barang dan kesesuaian
dokumen bersama dengan pemesan barang.
b) Barang yang telah diperiksa dan dapat diterima akan dilakukan posting goods
receipt atas purchase order tersebut dimana slip dokumen dapat dicetak.
(khusus untuk bahan baku produksi manufaktur, penerimaan dilakukan oleh
bagian prod purju dimana otorisasi diberikan terbatas hanya untuk sloc prod
purju.
7. Penerimaan Jasa Untuk Niaga, yaitu:
Proses penerimaan jasa untuk niaga dilakukan oleh bagian operasional. Transaksi
penerimaan dilakukan melalui service acceptance berdasarkan referensi purchase
order.
8. Maintain Serial Number Material, yaitu:
Jika material yang diberi ada garansi, maka untuk pengontrolan garansinya akan
diaktifkan serialisasi material pada saat posting good receipt sehingga masing-
masing item material akan memiliki serial number yang unik.
9. Invoice Verification, yaitu:
Proses invoice verification dapat dilakukan untuk purchase order yang sudah
dideliver oleh vendornya. Proses invoice verification ini akan dilakukan oleh
bagian keuangan dimana jika semua kelengkapan dan kesesuaian sudah
terpenuhi dan tidak ada denda keterlambatan pengiriman, maka akan diteruskan
dengan proses outgoging payment. Tetapi jika ada keterlambatan pengiriman
oleh vendor maka dapat dikenai denda sesuai dengan kesepakatan pada
purchase order.
10. Outgoging Payment, diantaranya yaitu :
a) Divisi logistik memilih satu items invoice atau beberapa invoice sekaligus
yang ada di daftar atau list account payable untuk melakukan pembayaran
atas kegiatan pembelian.
b) Setelah memilih list account payable yang akan dibayarkan lalu divisi logistik
melakukan pembayaran kepada satu vendor atau beberapa vendor sekaligus.
(biasanya menggunakan giro atau cek)
c) Jika pembayaran dilakukan menggunakan giro atau cek maka divisi logistik
harus langsung membuat list outgoing payment by giro atau cek.
d) Setelah membuat list outgoing payment bagian logistik melakukan pencatatan
atau entry vendor outgoing payment.

7. e) Namun jika pembayarannya tidak menggunakan cek atau giro maka divisi
logistik langsung melakukan pencatatan atau entry vendor outgoing
paymentdan tidak membuat membuat list outgoing payment by giro atau cek.
f) Setelah melakukan pencatatan atau entry vendor outgoing payment divisi
logistik langsung melakukan post outgoing payment partial account payable
tanpa tax atau post outgoing payment partial account payable tax memilih
salah satunya sesuai kesepakatan dengan vendor.
g) Lalu setalah memposting, divisi keuangan membuat account payable bank
clearing.
h) Dan membuat outgoing payment list by giro atau cek lagi.
i) Setelah itu divisi keuangan melakukan pencatatan atau entry cheqeue
payment dan mengeluarkan Cheque
Berikut Flowchat Pembelian dan pembayaran,

8. Daftar Pustaka :
- Hapzi Ali, Modul Elearning ke-10 SIPI, universitas Mercubuana 22 Mei 2017
- https://simponi.mdp.ac.id/.../AK207/.../AK207-091054-605-9.ppt
- Tri Mustika, http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/679/jbptunikompp-gdl-
trimustika-33922-1-unikom_t-l.pdf
.