Sessieronde 2 Beschrijving: Grip hebben op de onderwijslogistieke processen is niet eenvoudig als die complex zijn of steeds veranderen. Dat wordt gemakkelijker en prettiger als een gebruiker zelf zijn/haar omgeving op maat kan maken, met precies de informatie en processtappen die nodig zijn. Of als een functioneel beheerder gemakkelijk zelf nieuwe processen voor zijn gebruikers op maat kan inrichten of aanpassen. In de presentatie wordt toegelicht hoe de Universiteit Leiden met hulp van de ‘frameworks’ die standaard in de SIS-applicatie aanwezig zijn, zelf in staat is het inschrijfproces en de decentrale selectie, met alle controles en communicatie, vorm te geven en de procesgang rond de BSA beter te ondersteunen. Ook wordt een prototype getoond, gemaakt met inzet van die standaard frameworks, van een aanmeldmodule waarmee buitenlandse studenten zich online kunnen aanmelden voor een reguliere opleiding.

1. Universiteit Leiden. Bij ons leer je de wereld kennen.
Gerrit Vooijs (Universiteit Leiden)
Hans Janssen (Expertisecentrum)
Wouter de Bruin (CY2)
‘Maatwerk’ met
standaardcomponenten
HO-link 2015
18 juni 2015

2. Inhoud
• Even voorstellen
• Situatieschets, meer grip op
• de wensen van studenten
• op nieuwe en veranderende processen en basis werkzaamheden
• op integratie van systemen / processen / gegevensverzamelingen
• Theorie
• Representatieve versus Generatieve Digitalisering
• ‘Frameworks’ en ‘Tools’ in Campus Solutions
• Campus HO
• Frameworks en tools
• Praktische toepassingen
• T1: Studiekeuzecheck
• T2: Aanmelding voor buitenlandse studenten, buiten Studielink
• T3: Decentrale Selectie
• T4: Bindend Studie Advies (BSA) en Studieadviseurs
• Conclusie / samenvatting
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 2

3. Even voorstellen
• Gerrit Vooijs
• Universiteit Leiden
• Hoofd Functioneel Beheer
• Wouter de Bruin
• CY2 IT services
• Consultant Campus Solutions
• Hans Janssen
• Expertisecentrum SaNS
• Productmanager CampusHO
• Samenwerking TiU/HvA/UvA/Leiden: SaNS.
• SIS op basis van PeopleSoft Campus Solutions.
• Gezamenlijk beheer en doorontwikkeling.
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 3

4. Grip op de wensen van studenten
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 4

5. Grip op de wensen van studenten
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 5

6. Meer grip op de processen
• Studiekeuzecheck
• Grote aantallen aanmelders / nieuw type gebruikers
• Communicatie
• Invulling verschilt per faculteit
• Logistiek rond keuze-activiteiten.
• Decentrale selectie
• Vastleggen toetsresultaten.
• Berekenen totaal-uitslag.
• Selfservice voor studenten: Upload documenten / inzien status
• BSA
• Complexe berekeningen studievoortgang
• Wel / niet BSA tweede jaar
• Ingewikkelde communicatie.
• Afschaffen loting, Nieuwe architectuur SL, LDE, etc.
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 6

7. Meer grip op de processen
• Studiekeuzecheck
• Grote aantallen aanmelders / nieuw type gebruikers
• Communicatie
• Invulling verschilt per faculteit
• Logistiek rond keuze-activiteiten.
• Decentrale selectie
• Vastleggen toetsresultaten.
• Berekenen totaal-uitslag.
• Selfservice voor studenten: Upload documenten / inzien status
• BSA
• Complexe berekeningen studievoortgang
• Wel / niet BSA tweede jaar
• Ingewikkelde communicatie.
• Afschaffen loting, Nieuwe architectuur SL, LDE, etc.
=> SIS, ondersteunt dit niet, maar toch wel, en op maat
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 7

8. Meer grip op de basis werkzaamheden
• Overzicht van openstaande aanmeldingsverzoeken
• Gemakkelijk nagaan waarom berichten in ‘suspense’ komen
• Minder vaak klikken naar verschillende componenten
• Pagina’s met alleen de noodzakelijke informatie
• Pagina’s met alle relevante detailinformatie
• Zaakgericht werken
• Gedigitaliseerde documenten vastleggen en raadplegen
• Minder zoeken tussen alle vakken naar het eigen vak
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 8

9. Meer grip op de basis werkzaamheden
• Overzicht van openstaande aanmeldingsverzoeken
• Gemakkelijk nagaan waarom berichten in ‘suspense’ komen
• Minder vaak klikken naar verschillende componenten
• Pagina’s met alleen de noodzakelijke informatie
• Pagina’s met alle relevante detailinformatie
• Zaakgericht werken
• Gedigitaliseerde documenten vastleggen en raadplegen
• Minder zoeken tussen alle vakken naar het eigen vak
=> SIS, ondersteunt dit niet, maar toch wel, en op maat
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 9

10. Meer grip op integratie
• Systemen / Processen / Gegevens
• Casus: Uitfaseren applicatie voor Toelaten.
• Studielink
• Pro: biedt al vrijwel alle functionaliteit.
• Contra: Niet flexibel genoeg aan te passen.
• Externe front-end applicatie, met CS webservices en back-end
• Pro: Mooie look & feel, Flexibel aan te passen.
• Contra: Duur in ontwikkeling en complex beheer.
• Aanmeldschermen in Campus HO met ‘Fluid’-functionaliteit
• Pro: Flexibel aan te passen functionaliteit (o.a. webservices), Geen aparte
beheercomponenten, Mooie look & feel
• Contra: Uitzoeken / Inrichten
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 10

11. Meer grip op integratie
• Systemen / Processen / Gegevens
• Casus: Uitfaseren applicatie voor Toelaten.
• Studielink
• Pro: biedt al vrijwel alle functionaliteit.
• Contra: Niet flexibel genoeg aan te passen.
• Externe front-end applicatie, met CS webservices en back-end
• Pro: Mooie look & feel, Flexibel aan te passen.
• Contra: Duur in ontwikkeling en complex beheer.
• Aanmeldschermen in Campus HO met ‘Fluid’-functionaliteit
• Pro: Flexibel aan te passen functionaliteit (o.a. webservices), Geen aparte
beheercomponenten, Mooie look & feel
• Contra: Uitzoeken / Inrichten
=> SIS, ondersteunt dit niet, maar toch wel, en op maat
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 11

12. Representatieve versus Generatieve digitalisering
• Representatieve digitalisering: slimme machines
• Bestaande processen automatiseren.
• Handwerk 1: 1 vervangen door applicatie.
• Vergt standaardisatie en organisatie-aanpassing.
• Star in gebruik.
• Generatieve digitalisering: slimme collectieven
• Inzet van een ‘open’ tool.
• Diensten en producten ontstaan vanzelf obv componenten.
• Schaalbaar, adaptief, flexibel in te zetten
• Collectief innovatieproces.
(Inauguratierede
Peter van Baalen,
13 februari 2015, UvA)
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 12

13. Representatieve versus Generatieve digitalisering
• Representatieve digitalisering: slimme machines
• Bestaande processen automatiseren.
• Handwerk 1: 1 vervangen door applicatie.
• Vergt standaardisatie en organisatie-aanpassing.
• Star in gebruik.
• Generatieve digitalisering: slimme collectieven
• Inzet van een ‘open’ tool.
• Diensten en producten ontstaan vanzelf obv componenten.
• Schaalbaar, adaptief, flexibel in te zetten
• Collectief innovatieproces.
• We gebruiken representatieve oplossingen:
• Modules en componenten als het Diplomeringsproces; BRON-HO etc..
• Maar ook heel veel generatieve:
• SaNS samenwerking, Frameworks (platforms) als Workcenters; Notifications;
PopSelect etc..
(Inauguratierede
Peter van Baalen,
13 februari 2015, UvA)
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 13

14. Inhoud
 Even voorstellen
 Theorie
 Situatieschets
• ‘Frameworks’ en ‘Tools’ in Campus Solutions
• CampusHO.
• Frameworks en tools.
• Praktische toepassingen
• T1: Studiekeuzecheck.
• T2: Aanmelding voor buitenlandse studenten, buiten Studielink.
• T3: Decentrale Selectie.
• T4: Bindend Studie Advies (BSA).
• Conclusie / samenvatting
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 14

15. Standaard functionaliteit CampusHO
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 15
Modules CampusHO
Student
Inschrijven
voor vakken
Onderwijs
& Toetsen
Diploma
aanvragen
Docent
SLB Vakstructuur
vastleggen
Vak
beschrijven
Onderwijs
verzorgen
Resultaten
vastleggen
Orga-
nisatie
Opleidings-
structuur
vastleggen
Studiegids
maken
Voortgang
bewaken
Diploma
uitreiken
Rooster
vastleggen
Voortgang
bewaken
SR SR
SR
SR SRPE
SS
SRAM
SSAM
Program Enrollment
Studenten
begeleiden
CC
PE
Student
Aanmelden
Toelating
Orga-
nisatie
Opleidingen
& structuur
vastleggen
PE
Studielink BRON HO
Aanmelden
Student Records
(Studentenrecords)
SR
Campus Self Service
(Selfservice Campus)
SS
Campus Community
(Campusgemeenschap)
CC
Toelaten/
Inschrijven
Recruiting and Admissions
(Werving en Toelating)
RA
Student Financials
(Student Financials)
SF
Uitschrijven
Bekostigings
gegevens
Betalen
RA
Digitaal
machtigen
SR
Collegegeld
berekenen
SF
Studie
plannen
PE
Activity ManagementAM
InschrijfVolg

16. Frameworks in Campus Solution
• PopSelect: studenten selecteren met een query.
• ComGen: brieven sturen aan groepen studenten.
• Checklists: vastleggen van eisen en ‘afvinken’ in bulkprocessen.
• Webservices: gegevens en functionaliteit beschikbaar maken:
• QAS: maakt alle gegevens in het SIS beschikbaar middels een webservice
• AAWS en EWS: aanmelden voor opleiding of vak middels een webservice
• Workcenters, dashboards en homepages; pagelets.
• Related Content: detailgegevens beschikbaar maken.
• Notification Framework: berichten op basis van een trigger.
• Activity Guides: handelingen in een volgorde zetten.
• Program Enrollment en Activity Management.
• Rules Engine: bedrijfsregels vastleggen en onderhouden.
• Service Requests: Aanvragen van diensten/faciliteiten.
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 16

17. Praktische toepassing = frameworks combineren
1. Studiekeuzecheck bij HvA
2. Aanmelding voor buitenlandse studenten, buiten Studielink.
3. Decentrale Selectie.
4. Bindend Studie Advies (BSA) en studieadviseurs.
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 17

18. T1: SKC voorbeeld HvA: startpagina
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 18

19. T1: SKC voorbeeld HvA: Instructie
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 19

20. T1: SKC voorbeeld HvA: Vragenlijst
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 20

21. T1: SKC voorbeeld HvA: Activiteit kiezen
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 21

22. T1: SKC voorbeeld HvA: Workcenter
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 23

23. T2: Aanmelding buitenlandse studenten
• Vervanging van huidige pakket oIEM
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 24

24. T2: Login scherm standaard Campus Solutions
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 25

25. T2: Login scherm voor aanmeldapplicatie
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 26

26. T2: Login scherm CampusHO met ‘Fluid’
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 27

27. T2: Aanmeldscherm persoonsgegevens
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 28

28. T2: Aanmeldscherm vooropleiding
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 29

29. T2: Procesondersteuning / workflow
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 30

30. T2: Procesondersteuning / workflow
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 31

31. T2: Beheerder kan zelf velden toevoegen
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 32

32. T2: Werklijsten en overzicht ‘werkvoorraad’
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 33

33. T2: Verschillende vormen qua presentatie
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 34

34. T3: Decentrale selectie
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 35

35. T3: Student perspectief
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 36

36. T4: BSA Leiden
“Van representatieve digitalisering, naar Generatieve
digitalisering.”
Historie:
1e opzet is zes jaar geleden gerealiseerd in SaNS verband
=> veel handelingen
=> laag frequent
=> hoog complex
Nu:
Eenvoudig proces, volledig configureerbaar en veel kennis
‘in huis’.
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 37

37. T4: BSA Leiden
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 38

38. T4: Studieadviseurs
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 39

39. T4: Studieadviseurs
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 40

40. T4: Studieadviseurs
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 41

41. Conclusie: Grip?
• Veel basisfunctionaliteit in het SIS is fijn …
… maar afhankelijkheid remt ook snelle ontwikkelingen
• Een grote internationale SIS-leverancier geeft houvast …
… maar niet altijd aandacht voor NL-eigenaardigheden
• Snel zelf nieuwe processen kunnen ondersteunen is wenselijk
• Oracle levert daarvoor de tools
• Op maat gemaakte werkplekken/procesondersteuning
• Beheerders en eindgebruikers kunnen veel zelf
• Best of both worlds met Campus HO:
• Zowel representatieve als generatieve functionaliteit
• ‘Ecosysteem’ rond het pakket: leverancier, beheer, consultancy, samenwerking
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 42

42. Conclusie: Grip!
• Veel basisfunctionaliteit in het SIS is fijn …
… maar afhankelijkheid remt ook snelle ontwikkelingen
• Een grote internationale SIS-leverancier geeft houvast …
… maar niet altijd aandacht voor NL-eigenaardigheden
• Snel zelf nieuwe processen kunnen ondersteunen is wenselijk
• Oracle levert daarvoor de tools
• Op maat gemaakte werkplekken/procesondersteuning
• Beheerders en eindgebruikers kunnen veel zelf
• Best of both worlds met Campus HO:
• Zowel representatieve als generatieve functionaliteit
• ‘Ecosysteem’ rond het pakket: leverancier, beheer, consultancy, samenwerking
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 43

43. Vragen?
•Vragen?
HO-link 2015 - Maatwerk met Standaardcomponenten 44