Donderdag 15 juni Sessieronde 2 Titel: Zelf-service roosteren voor de student en docent van morgen Spreker(s): Alexander Tjittes (Universiteit Maastricht) en Eveline Koenen (Scientia Ltd) Zaal: Boston 12

1. Van WRB naar Resource Booker
met het oog op
de student en docent van morgen
Alexander Tjittes (Universiteit Maastricht)
&
Eveline Koenen (Scientia Ltd)

2. Systeemlandschap
SAP SLcM
C
o
n
n
e
c
t
Syllabus+
WRB

3. WRB (Web Room Booking)

4. Hoe gebruiken we WRB?
• Medewerkers:
kunnen tot 3 weken vooruit boeken, er is approval nodig. De approver krijgt een mailtje
van de applicatie met het approvalverzoek.
• Medewerkers-jaar:
deze mensen plannen onderwijs in (maar dus niet via S+) en moeten daarom het hele
academische jaar kunnen boeken, er is geen approval nodig.
• Studenten:
kunnen tot 2 weken vooruit boeken, er is geen approval nodig

5. Aspecten van Resource Booker
•Integratie•Cloud
•Design•Communicatie
Resource Booker
Resource
Booker

6. Beoogde UM-Processen in Resource Booker
• Boeken van labruimtes (inclusief randapparatuur)
• Los boeken van randapparatuur
• Boeken van een bus
• Boeken van een afspraak met bepaalde functionarissen (wacht op exchange link functionaliteit)
• Boeken van ruimtes door studenten en medewerkers (conform WRB)

7. Demo Resource Booker

8. Implementatie Resource Booker
Warming up
• Implementatiepakket bevat een aantal consultancydagen
• In het begin onduidelijkheid over het project (tijdspad, aanspreekpunt)

9. Implementatie Resource Booker
Start
• Installatie
• Configuratie UM huisstijl
• Authenticatie
• Enkele autorisatie issues en een bug ontdekt
• RB is ook voor beheer vrij intuïtief

10. Implementatie Resource Booker
Run
• Testen bij Psychologie zijn van start gegaan
• Testen met ruimtes in Syllabus lopen
• Demo/test met UM Sport met succes afgerond

11. Implementatie Resource Booker
Hindernissen
• WRB kan nog niet volledig door RB vervangen worden. De benodigde functionaliteit zal later dit jaar in RB
beschikbaar komen.
• Communicatie met Technisch Beheer verloopt minder goed.
• Doorlooptijden waren lang (oplossen/vragen/reacties).

12. Implementatie Resource Booker
Finish
• Functioneel werkt het goed (v2.0). We hebben deze week v2.1 ontvangen.
• Bijna in gebruik bij Psychologie
• Uitrol van andere processen wordt gepland
• Verdere inventarisatie kandidaat-processen

13. Roadmap RB

14. Voordelen Resource Booker
• Support van Scientia, een bekende leverancier. Resource Booker is onderdeel van een keten en
biedt het voordeel dat in geval van storingen geen discussie over wie de probleemeigenaar is
ontstaan.
• Cloud applicatie: geen onderhoud (kosten) voor ons, schaalbaarheid qua performance, geen
downtime, altijd laatste versie
• Single SignOn
• User-centered design, werkt ook op mobile devices
• Één applicatie binnen UM voor boekingen, géén dubbele boekingen
• Efficiënter gebruik van resources

15. Wensen Resource Booker
Applicatie is volop in ontwikkeling. Allerbelangrijkste functionaliteiten zijn er. Er wordt hard aan gewerkt echter
de UM heeft de volgende wensen:
• Outlook link - Functionaliteit om ingezet te kunnen worden voor afspraken met personen (decanen,
studieadviseurs). Hiervoor is integratie met Exchange noodzakelijk.
• Wel/niet approven op laagste resource niveau
• Meer Rapportages - Mensen die randapparatuur verzorgen hebben nog geen inzicht in resource claims.
• Een eigen testomgeving

16. Aandachtspunten Resource Booker
• RB is een Cloud applicatie: privacy aspecten -> bewerkersovereenkomst met Scientia opstellen
• Specifieke wensen van UM hoeven niet persé gehonoreerd te worden, want cloud applicatie,
dus geen maatwerk.

17. Lessons learned
• Vóór het traject eerst een initiële oriëntatie op wensen en eisen uitvoeren
• Duidelijker beschrijven wat de implementatie inhoudt
• Gezamelijk project tijdslijnen aanhouden
• Technisch Beheer meer betrekken
• Vooraf met Scientia de verwachtingen delen

19. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Documentatie
Intensieve
samenwerking met
klanten
Usability Functionaliteit
Schaalbaarheid Interoperability
Krachtige
rapportage
tooling
Ontwerp principes

20. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Intensieve
samenwerking met
klanten
Ontwerp principes

21. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Gebruikersreizen van klanten
PIJN PUNTEN WENSDROMEN

22. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Idea Manager
• Klant bepaald!
• Bevat een wensenlijst van functionaliteiten ingegeven door Scientia en feedback
van klanten
• Periodiek stemmen klanten voor de voor hen belangrijkste features
• De nieuwe Roadmap wordt hiermee gevuld
• Volgende week dinsdag een Nederlandse sessie in Utrecht

23. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Sprint Review Webinars
• Elke 3 weken een update van het Development Team
• Interactieve webinar met klanten

24. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Workshops
Bijvoorbeeld twee geplande workshops over:
• Cohorten en Management Workshops over hoe programma’s en studiepaden
worden bepaald
• Medisch en Clinical Planning Workshops - Wat zijn de uitdagingen van het plannen
van deze activiteiten?
• Rapportages

25. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
Referentiegroep
• Actieve groep klanten (+/- 20)
• Om oplossingen te bespreken
• Om Scientia te houden aan dat wat klanten werkelijk willen
• Om ideeën die Scientia heeft te bespreken

26. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia
• Mocht u interesse in meer informatie hebben of een demo
willen, kunt u contact opnemen met Eveline Koenen(zie
contactgegevens op de volgende pagina)

27. Copyright © Scientia Ltd
Copyright©Scientia2016
Alexander Tjittes
Functioneel Applicatie Beheer IM-SSC
alexander.tjittes@maastrichtuniversity.nl
www.maastrichtuniversity.nl
T 043-38 85159 M 06-50293963
Eveline Koenen
Accountmanager BE/NL/ES
Eveline_Koenen@scientia.com
www.scientia.com
M 06-21860733