Данная презентация была подготовлена Андреем Кукановым ("Кодерлайн") для вебинара "Использование механизмов управления проектами с помощью функционала 1С:Документооборот". Речь шла о том, как контроль при проектном управлении меняет подходы к работе со стороны высшего менеджмента, делает управление более прозрачным и понятным.
2. План семинара «Управление проектами в 1С.ДО»
• Что такое проект, особенности проектной деятельности;
• Чем проектное управление полезно для бизнеса;
• Кому выгодно / невыгодно проектное управление;
• Что умеет 1С.ДО для управления проектами;
• Чем 1С:Документооборот, удобен для ведения проектов;
• Функциональные возможности 1С.ДО для проектного управления;
• Что нужно сделать для настройки функциональности Проекты;
• Успешный опыт реализации Управления проектами в бизнесе;
• Сложности проектов 1С:Документооборот;
• Зачем нужны внешние специалисты 1С.ДО;
• Какие шаги нужно сделать;
4. Чем проектное управление полезно для бизнеса
• Получение результата выводится в отдельный проект;
• Происходит планирование ресурсов, времени, качества результата;
• Руководитель проекта несет ответственность;
• Определяется порядок работ;
• Назначаются исполнители для каждой задачи;
• Большая степень контроля за ходом проекта;
• При отклонениях от плана проект может быть пересмотрен;
• Возможность расстановки приоритетов проектов;
• Более реальный взгляд на возможность получить ожидаемое;
• Упорядочиваются внутренние коммуникации;
• Управление становится более прозрачным;
• Новые технологии управления повышают эффективность бизнеса;
• Но нужно осваивать новые подходы в управлении…
5. Кому выгодно / невыгодно проектное управление
– Владельцам (дает возможность видеть глобально);
– ТОП-менеджерам (структурированное управление);
– Исполнителям, заинтересованным в результативной работе;
– Подразделениям (в проекте коммуницирование лучше);
– Клиентам (они лучше понимают, что и как происходит);
– Невыгодно «офисному планктону» (не нужен результат);
– Сотрудникам, которые неэффективны или некомпетентны;
– Вашим конкурентам…;
7. Обеспечивает жизненный цикл проекта
1. Инициация проекта.
2. Планирование проекта.
3. Утверждение плана проекта.
4. Старт проектных работ.
5. Выполнение проекта.
6. Завершение проекта.
8. Чем 1С:Документооборот, удобен для ведения проектов
– Единое информационное пространство, актуальные данные;
– Проведение мероприятий / совещаний по проекту;
– Использование в работе календаря;
– Проектные работы выполнятся через задачи;
– Учет планируемых и реальных трудозатрат;
– Связи с другими проектами;
– Связи со всеми документами по проекту;
– Контроль над ходом проекта, исполнением проектных задач;
– Обсуждения по проекту, по документам, по проектным задачам;
– Аналитический учет всех данных в разрезе проектов;
14. Доступ к проекту
- Создавать проекты, также проектные задачи могут
пользователи, которые входят в группу доступа
Руководители проектов.
- Остальные пользователи могут просматривать
проекты.
- Права на просмотр проектов можно ограничить при
помощи:
• грифа доступа;
• организации;
• рабочей группы;
• …настройкой прав доступа к папке.
16. Планирование проекта
Карточку проекта рекомендуется создавать уже на
этапе его планирования.
Для этого нужно сделать следующее:
1. Перейти в раздел Совместная работа.
2. Выполнить команду Проекты панели навигации –
станет доступным список проектов.
3. Нажать кнопку Создать панели действий –
откроется карточка нового проекта.
17. Заполнение карточки проекта
В карточке проекта нужно сделать:
• указать руководителя и заказчика проекта;
• указать вид проекта;
• определить плановую дату начала и окончания проекта;
• определить плановые трудозатраты по проекту;
• зафиксировать текущее состояние проекта;
• заполнить список участников и рабочую группу проекта;
• указать настройки проекта;
В настройках проекта нужно задать:
• график проекта;
• единица трудозатрат и длительности по умолчанию;
• признак разрешения списания трудозатрат на проект в целом;
• способ планирования;
21. Возможности участников проектной команды
- По умолчанию права на просмотр проекта есть у всех
участников проектной команды.
- Для того чтобы ограничить просмотр проекта для некоторых
участников, необходимо заполнить рабочую группу проекта.
- Изменять проекты, а также добавлять и изменять задачи
может только пользователь, указанный в карточке проекта
как руководитель проекта.
- Если проектная команда заполнена, то выбор исполнителей в
проектных задачах возможен только из участников проектной
команды.
26. План проекта
- План проекта содержит список проектных задач,
которые объединены в иерархическую структуру, и
диаграмму Ганта проекта.
- Для перехода к плану проекта необходимо
использовать команду Открыть план в карточке
проекта и в списке проектов.
28. Назначение режимов просмотра плана проекта
Просматривать план проекта можно в следующих режимах,
которые отличаются набором выводимых колонок:
- Планирование – удобен для составления плана проекта;
- Отправка на выполнение – удобен для своевременной
отправки задач на выполнение;
- Контроль выполнения – удобен для контроля
выполнения проектных задач;
- Анализ трудозатрат – удобен для анализа плановых и
фактических трудозатрат;
- Полный – выводит полный набор колонок в списке.
32. Исполнение проекта
– Для организации выполнения проектных работ
используются процессы;
– На основании проектной задачи можно создать:
• основной процесс (используется для исполнения
проектной задачи);
• вспомогательный процесс (не относится
непосредственно к исполнению проектной задачи);
37. Отчет «Проекты»
– Анализировать и контролировать проекты можно при помощи
отчета Проекты.
– Разные варианты отчета дают возможность узнать ответы на
следующие вопросы:
• сколько проектов было завершено за период;
• какие проекты еще в работе;
• кто из руководителей какие проекты вел или ведет;
• насколько велика разница между плановыми и
фактическими трудозатратами по проектам.;
38. Отчет «Проектные задачи»
– Отчет «Проектные задачи» предусмотрен для анализа текущего
состояния проекта.
– Доступны следующие варианты отчета:
• Текущее состояние проектных задач,
• Задачи, которые скоро должны начаться,
• Задачи, которые скоро должны закончиться,
• План-факт по срокам (показывает, есть ли превышение
плановых сроков),
• План-факт по трудозатратам (показывает плановые и
фактические трудозатраты по проекту).
41. Почему лучше привлечь внешних специалистов
– Это сертифицированные профессионалы;
– Есть опыт создания работающих решений;
– Независимый профессиональный взгляд на проблемы;
– Возможность урегулировать внутренние конфликты интересов;
– Лучший способ безопасно освоиться с программой;
– Ориентация на результат, а не на процесс;
– Не нужно сильно отвлекать собственные ресурсы;
– Ответственность за результат на Исполнителе;
– Всегда проще купить готовое решение, чем «делать своими руками»;
42. Планируем создание полезного инструмента
– Кому нужен проект;
– Что мы должны получить;
– Кто его будет делать;
– Определяем сроки;
– Составляем план проекта;
– Инициируем проект;
– …делаем!
– *обращаемся в Кодерлайн
– *консультируемся по Skype a.kukanov
Notas del editor
Структурирование данных с помощью:
Папок;
Категорий;
Видов документов;
Любых поле в документе;
Доп. реквизитов в документе;
Номенклатуры дел;
Проектов;