Op 18 september jongstleden bood het team achter Business Process Management (BPM) applicatie Octopus haar klanten weer een luisterend oor tijdens de jaarlijkse klantenmiddag. Iedereen die daar behoefte aan had, kreeg ook deze editie weer alle gelegenheid om input te geven, ideeën op te doen en ervaringen uit te wisselen. De hoge opkomst dit jaar zorgde voor veel nieuwe inzichten en veel waardevolle feedback voor het verbeteren van de dienstverlening en optimaliseren van de applicatie.

1. Processturing. Termijnbewaking. Documentcreatie.
Octopus Klantenmiddag2014
Welkom

2. Welkom
Klantenmiddag 2014 2

3. Welkom
Klantenmiddag 2014 3

4. Klantenmiddag 2014
Agenda
4
Programma Octopus Klantenmiddag op 18 september 2014: 12:00 – 13:00 Inloop en ontvangst met lunch 13:00 – 13:10 Introductie en welkom, laatste ontwikkelingen – Arjen Kuin 13:10 – 13:40 Digitalisering richting rechtbanken – Gemeente Amsterdam DWI – Ingrid Broeke/Jan Boegborn 13:40 – 14:10 De wereld rondom Octopus – verbinden van systemen in de praktijk – Christian Berkhout 14:10 – 14:30 Pauze 14:30 – 15:00 Hoe u ook contractbeheer kunt organiseren in Octopus? – Arjen Kuin 15:00 – 15:20 Octopus Support Portaal – Meer gemak tijdens uw ondersteuning – André Pijl 15:20 – 15:40 Octopus huidige versie 4.5 verbeteringen afgelopen jaar – André Pijl 15:40 – 16:00 Octopus 5.0 komt eraan , wat gaat het u brengen? – André Pijl 16:00 – 16:10 Afsluiting & vragen 16:10 – 17:00 Borrel en hapje

5. Laatsteontwikkelingen
•Nieuwenaam
•Nieuwediensten
•Nieuwesamenwerking
•Nieuweklanten
Klantenmiddag 2014 5

6. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 6
?

7. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 7
Roermond

8. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 8
?

9. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 9
Steenwijkerland

10. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 10
?

11. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 11
Den Helder

12. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 12
?

13. NieuweOctopus Klanten
Klantenmiddag 2014 13
Leeuwarden

14. Klantenmiddag 2014
Laatste ontwikkelingen
•Nieuwe mensen
14

15. Processturing. Termijnbewaking. Documentcreatie.
Octopus Klantenmiddag2014
DigitaliseringRechtspraak
Ingrid Broeke –GemeenteAmsterdam DWI
Jan Boegborn –GemeenteAmsterdam DWI

16. Digitalisering Rechtspraak (KEI)
•Inleiding
•Webportaal en S2S
•Vereisten S2S
•Octopus?
1K6lantenmiddag 2014
Inhoud presentatie

17. Inleiding
•Programma KEI (kwaliteit en innovatie) en DT (digitale toegangkelijkheid)
•Verschillende procespartijen
–Rechterlijke instanties (Mijn Werkomgeving)
–Burgers (Mijn Zaak)
–Advocaten en deurwaarders
–Instanties (met procesvertegenwoordiging)
•Repeat-players
•Incidentele procespartijen

18. Releaseplanning (onder voorbehoud)

19. Klantenmiddag 2014
Webportaal en S2S
19
Verschillende ingangen naar systeem van Rechtspraak
•Mijn Zaak (webportaal) en System-to-system (S2S)
–Burgers webportaal via Digid
–Bedrijven webportaal via e-herkenning
–Professionele ketenpartners verplicht! via elektronisch berichtenverkeer webportaal of S2S
–S2S voor o.a IND, Belastingdienst, deurwaarders, UWV, SVB, DWI etc.
Burger
Advocaat
Ketenpartner
Mijn Werkomgeving
Rechtspraak- medewerker

20. Digitaal procederen

21. Beroep via webportaal

22. Vereisten S2S
•Deelnamevereisten
•Systeemvereisten
•Standaarden
•Beveiligingsaspecten
•Autorisaties
Klantenmiddag 2014
22

23. Octopus?
•Hoe kan S2S gebruikt worden in combinatie met Octopus?
•Open discussie:
–Hoe ver zijn andere Gemeentes hiermee?
–Zou een vorm van samenwerken op dit onderdeel mogelijk zijn?

24. Verbinden van systemen in de praktijk
Klantenmiddag 2014 24
Christian Berkhout
Lead developer Octopus

25. Verbinden van systemen in de praktijk
• Document Management Systemen
Bestandssysteem
Klantenmiddag 2014 25
DMS
– / SharePoint / FileNet / Corsa /
Hummingbird / eDOCS / ODW / Alfresco / CMIS

26. Verbinden van systemen in de praktijk
• Documentzoeksystemen
– Bestandssysteem / Infolution / SharePoint
Klantenmiddag 2014 26
Zoekserver

27. Verbinden van systemen in de praktijk
•Primairprocessysteem
–Cobus/ ISBB / DMS
•Midoffice/ zakenmagazijn
–Hermes / StUF 3
•Basisregistraties
–StUF 2/3
Klantenmiddag 2014 27

28. Verbinden van systemen in de praktijk
•Office-integratie
–Documentgeneratie: Word
–Rapportgeneratie: Excel
–E-mailgeneratie: basis/geavanceerd
–E-mailapplicaties: MAPI, Outlook, Groupwise
Klantenmiddag 2014 28

29. Verbinden van systemen in de praktijk
•RapportenenBusiness Intelligence
–Crystal Reports
–Excel-export
–DynamicAI
–Reporting Connector
•Cognos
•QlikView
•…
Klantenmiddag 2014 29

30. Verbinden van systemen in de praktijk
•Betalingsopdrachten
–ClieOp03
–SEPA XML
Klantenmiddag 2014 30

31. PAUZE
Klantenmiddag 2014 31

32. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
•Erbestaandiverse procedures binnenOctopus
–Klachten
–Aansprakelijkstelling
–Adviesaanvragen
–WOB verzoeken
–Ingebrekestelingen
–Nadeelcompensatie
–Contractbeheer
32

33. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Nederland
•80% van de organisatiesin Nederland kanhet procesvan contractbeheernogsterkverbeteren
•Meer dan80% van de organisatiesis nietvoldoendeop de hoogtevan b.v. opzegtermijnen, contractspecifiekeafsprakenen waarcontractenzijnopgeslagen
•Hierbijis geenonderscheidm.b.t. de groottevan de organisatie
•Bijmeerdan66% van de organisatieskomthet voordateenovereenkomstongewenstverlengdwordt
•(Bron: MarkonderzoekHanzehogeschool, augustus2010)
33

34. Klantenmiddag 2014
Risico’sonvoldoendeaandacht
•Type risico’s:
•Financieel
•Operationeel
•Strategisch
•Wettelijk
•Reputatie
34

35. Klantenmiddag 2014
Contractbeheer
•Welkproblemenondervindtmen?
–Hoeveelcontractenhebbenwe eigenlijk?
–Waarzijndeze?
–Wat is de inhoudvan dezecontracten?
–Welkebedrijfsprocessenzijnervanafhankelijk?
–Wiebeheertde verplichtingendie eraanhangen?
–Wiezorgtvoorverlenging/evaluatie/opzegging?
35

36. Klantenmiddag 2014
ContractbeheerLevenscyclus
36

37. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
•Soortcontracten?
–Raamovereenkomsten
–Inhuurcontractentijdelijkpersoneel
–Tijdelijkearbeidscontracten
–Leverancierscontracten
–Huurovereenkomsten
–Lease-overeenkomsten
–Abonnementen
–Interne contracten
37

38. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
38

39. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
39

40. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
40

41. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
•Na aflopencontract:
•Beëindigen
•Aanpassen
•Verlengen
41

42. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
•Oplossing
42

43. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
43

44. Klantenmiddag 2014
Contractbeheerin Octopus
•Voordelen?
–Totaleuitstaandecontractwaardeinzichtelijk
–Eenvoudigerbegroten
–Eenvoudigen snelterugvinden
–Geschiedenisvan allecontractenvastleggen
–Check of inkoopprocesgoeddoorlopenis
–Voorkomenongewensteverlengingen
–Tijdigeevaluatiecontracten
–Minder kosten, eenvoudigerfactuurcontrole
–Verbeterdecommunicatie(interne samenwerking)
44

45. Klantenmiddag 2014
Watgaaterkomen?
•Klantportaal
•Hoe gaanwe om met wijzigingin programmatuurop aanvraagklant
•Voorbeeldenvan nieuwefuncties
•Octopus 5.0
45

46. Klantenmiddag 2014
Klantportaal
46
KlantemailPortaalTelefoonemailCases in CRM

47. Klantenmiddag 2014
Klantportaal
47

48. Klantenmiddag 2014
Klantportaal
48

49. Klantenmiddag 2014
Klantportaal
•Projecten
–Voortganginzage
–Testbevindingenregistreren
•Producten(support)
–Registrerennieuwemeldingen
–Inzagein voortgangmeldingen
–Status strippenkaart/abonnement kleinonderhoud
•Documentatie/ Tips & Trics
•Uploads & Downloads
49

50. Klantenmiddag 2014
Klantportaal
•Planning
–EersteuitrolQ1 2015
50

51. Octopus 4.5
•Hoe gaanwe om met wijzigingen?
–Nieuwefunctiesop aanvraagklant
•Aanvragerbetaalt
•Andereklantenprofiteren
–Wanneerwordtnieuwefunctionaliteiteenmodule?
•Specifiekstukfunctionaliteit(nietvooriedereen)
•Mede investeringIv-Software
•Iv-Software gaatditactiefonderhouden& verbeteren
Klantenmiddag 2014 51

52. Klantenmiddag 2014
Externedocumenten
•Bedachtdoor gemeenteEindhoven
•Beschikbaarvanafversie4.5.61
52

53. Klantenmiddag 2014
Performance verbeteringen
•Bedachtdoor gemeenteDen Haag SZW
•Beschikbaarvanafversie4.5.64
•Snelheidsverbeteringdoor o.a. caching
–StartenOctopus
–Werkvoorraad
–Stand van Zaken
–Openenprocedurestappen
•Performance meten
53

54. Klantenmiddag 2014
Validaties
•Bedachtdoor gemeenteRotterdam
•Beschikbaarvanafversie4.5.6o
54

55. Klantenmiddag 2014
Verhuisknop/ opschonen
•Bedachtdoor gemeenteArnhem
•Beschikbaarvanafversie4.5.58
55

56. Klantenmiddag 2014
Converterenvan bijlagen
•Bedachtdoor gemeenteDen Haag BD
•Beschikbaarvanafversie4.5.6o
–Bijlagenbijmails converterennaarWord97 / PDF
–Mogelijkheidanderenaamtegeven
56

57. Klantenmiddag 2014
Module logging
•Mogelijkheidwijzigingenop zelfaantewijzenveldenteloggen
•“Actielogs” definieren, om productiviteittemeten.
•Inzichtelijkvia rapportages
57

58. Klantenmiddag 2014
Kleinepunten
•Bedachtdoor Iv-Software
–Gebruikerskunnendeactiveren
–Document knoppenautoriseren
–Clusterschermuitgebreid(meerinfo)
–SharePoint zoekenin documenten
–Snelheidstructuurvariabelen
–Zoekenop kenmerk
58

59. Octopus 5.0
•DF 18
•Focus op performance
•Focus op gebruikersvriendelijkheid
•Zietermoderneruit
•Start uitrolgeplandvoorQ1 2015
Klantenmiddag 2014 59

60. Octopus 5.0
•Performance verbeteringen
–Werkvoorraad
–Snellerezoekfuncties
–Meer logicaop server uitvoeren
Klantenmiddag 2014 60

61. Octopus 5.0
•Functionaliteit
–Meer mogelijkhedenmet documentvariabelen(uitfaserenWord velden)
–Notificatiesystem
–Nieuweset rapportages
–Organisatievan documenten
–Meer vensters“schaalbaar” maken
Klantenmiddag 2014 61

62. Octopus 5.0
•Functionaliteit(vervolg)
–Verbeteringenin inrichtingprocedurestappen
–Webinterfacenaastdesktop interface
–Verbeteringenin updateproces
Klantenmiddag 2014 62

63. Octopus 5.0
•Nieuweset rapportages(zaakinvalshoek)
–Binnengekomenzakenper periode
•Per Vakafdeling/Onderwerp/Zaaksoort
–Werkvoorraadper periode
•Per afdeling/behandelgroep/Zaaksoort
–Afgehandeldper periode
•Per Advies/Uitslag/Onderwerp/Zaaksoort
•Doorlooptijden
–Excel exports (rapport generatoren)
Klantenmiddag 2014 63

64. Octopus 5.0
•Nieuweset rapportages(overig)
–Betalingenper periode
•Per soortbetaling(wkbv, griffie, Wr, etc)
–Zittingen
•Hoorzitting, rechttbankzittingen
–Productiviteit
•Zakenper medewerker, etc.
–Functioneel Beheer
•Autoristaties, Inrichting
Klantenmiddag 2014 64

65. Octopus 5.0
•Voorde meesterapporten
–Mogelijkheidvoorselecties
•Periode
•Zaaksoort
•Bundelingsonderwerp/ Onderwerp
•Vakafdeling
–Mogelijkheid“gespecificeerd”
•Alledetails tonen, of alleentotalen
Klantenmiddag 2014 65

66. Klantenmiddag 2014
Afsluiting
•Opfriscursussen
•AbonnementKlein onderhoud
•Vragen
66

67. Klantenmiddag 2014
Borrelen Hapjes
67