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Berichte für Entscheider
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so

Controllerverein.com
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Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 1

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Berichte für Entscheider

oder so ? .



Vorgehensweise: die Lernpyramide
den Stoff lesen Lesen 10%

den Stoff hören Worte hören 20%

den Stoff sehen Bilder ansehen 30%

Ergebnisse sehen Demonstration beobachten 50%

den Stoff selbst erläutern Rede halten 70%

selbst anwenden real TUN bzw. simulieren 90%

Herwig R. Friedag
Jahrgang 1950, Dipl. Volkswirt, Dr. rer.pol.
selbständiger Berater mit den Schwerpunkten:
 Einführung Balanced Scorecard in Unternehmen
 praxisnahe Workshops zur Balanced Scorecard

Internationaler Controller Verein eV
 Leiter des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit
 Mitveranstalter CIB / Controller Nachwuchspreis
Lehrbeauftragter Humboldt Universität zu Berlin und
Dr. Herwig R. Friedag
Donau Universität Krems Friedag Consult
Beskidenstr. 33, D 14129 Berlin
Fon +49 30 80 40 40 00
Hobbies: Neues entdecken, Reisen, Wandern, Fax +49 30 80 40 40 01
Fahrradtouren, Volleyball, Segeln consult @ friedag.com
www.friedag.com

Veröffentlichungen

2003

2004
1999,
2000, 2001
2002

2009

2000, 2002, 2004 2002, 2003, 2005,
2011

Gesamtauflage > 75.000 Exemplare in CZ, D, FIN, PL, RUS
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 5 2005

Vorstellung
1. Gruppenzusammenstellung

2. Festlegen GruppensprecherIn

3. Vorstellung je eines Gruppenpartners/in mit
 Name und Ausbildung
 Arbeitgeber / verantwortlich für ...
 Worüber würden Sie sich bis Ostern freuen ?

Zeit: Kennenlernen = 20 Minuten,
danach je 1 Minute zum Vorstellen


ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26

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01 Ideen für ein gutes Reporting
02 Informationsbedarf des Kunden
03 OPO – Beispiele
04 Gruppenarbeit OPO



Aufgaben eines Reports
 Controller sind Transparenz-
verantwortliche und Partner des
Managements zur Vorbereitung von
Entscheidungen auf allen
Führungsebenen (DIN SPEC 1086 )
 Sinn und Zweck des Berichtswesens
ist es:
o Transparenz zu schaffen,
o steuerungsrelevante Informationen
zu generieren,
o diese für den jeweiligen Nutzer
aufzubereiten und
zur Verfügung zu stellen,



Aufgaben des Reports
 Das Berichtswesen hat sich an den Informationsbedarfen der
einzelnen Empfänger auszurichten. Ein schlankes, verständliches
und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für
Akzeptanz und Anwendung bei allen Empfängern.



 Je nach zeitlicher Dimensionierung können z.B. monatliche,
Quartals- oder Jahresberichte erstellt werden, die die aktuellen
Daten auflisten und die Abweichungen zu vorherigen Perioden
sichtbar machen und kommentieren – und als Grundlage für eine
Diskussion dienen.



 Gerade für Controller ist das Berichtswesen ein wichtiges Werkzeug
zur Planung und Koordination, da die Zahlen und Auswertungen der
Vergangenheit die Möglichkeiten der zu treffenden Entscheidungen
für die Zukunft maßgeblich beeinflussen.
 Daher ist Transparenz in Bezug auf die Finanzen, auf das Ergebnis
und den Strategieprozess entscheidend.



 Übrigens: jeder Bericht kostet Geld:
- Informationsbeschaffung,
- Informationsaufbereitung und
- Lesen / Verstehen

 Was kostet ein Bericht ?



Reporting-Anforderungen
 Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger
 Warum 7 ?
Eine Erklärung könnte die Bedeutung der Sieben in der
Wahrnehmung der Menschen sein und stammt aus dem Gebiet der
Kognitionspsychologie und wird Millersche Zahl genannt.
Schon vor über dreihundert Jahren entdeckte John Locke das
sogenannte „seven phenomena“, als er das Auffassungsvermögen
eines Erwachsenen untersuchte. Er stellte fest, dass Testpersonen,
die eine größere Anzahl von Gegenständen einen kurzen Augenblick
lang sehen, bis zu sieben Objekten eine Trefferquote von fast
hundert Prozent haben. Bei mehr als sieben Gegenständen kommt
es zu einem schlagartigen Abfall der Quote.1)

1)
Z. Giora: The Magical Number Seven. In: D. Robert (Hrsg.): Occident and Orient-
Budapest 1988. S. 175 ff.

aus: http://de.wikipedia.org/wiki/Sieben



 Warum 7 ?
Die Millersche Zahl bezeichnet die von George A. Miller festgestellte
Tatsache, dass ein Mensch gleichzeitig nur 7±2 Informationseinheiten
(Chunks) im Kurzzeitgedächtnis präsent halten kann. Die Größe des
Kurzzeitgedächtnisses ist genetisch determiniert und kann auch durch
"Training" nicht gesteigert werden. 1)

1)
http://de.wikipedia.org/wiki/Millersche_Zahl



 Auswirkungen in der Praxis
Methoden zum Umgang mit komplexen Systemen (vgl. Fredmund Malik,
Anforderungsmanagement, Softwareengineering) zielen immer auf das
Zerlegen in überschaubare Einheiten ab. Die Grenze der Überschau-
barkeit wird häufig bei Erreichen einer Anzahl von 7 Systemelementen
erreicht.
Daraus lassen sich verschiedene Effekte und Empfehlungen erklären:
− Hierarchien werden ineffektiv, wenn mehr als 7 Mitarbeiter in einer
Ebene einen direkten Vorgesetzten haben.
− Wenn mehr als 7 Ziele gleichzeitig verfolgt werden, geht der Überblick
verloren.
− Besprechungen mit mehr als 7 Teilnehmern verlieren an Effizienz.
− Eine Gliederungsebene in Dokumenten sollte nicht mehr als 7
Unterüberschriften haben.
− Eine Website sollte maximal 7 Navigationspunkte haben.


 Eine Informationseinheit kann auch aus Informationspaaren
bestehen (z.B. strategisch – operativ, Input - Output)



 Wie sollen die Informationseinheiten wirken ? (Kohärenz = Stimmigkeit)

Sie müssen „stimmig“, d.h. für die Zielperson
- verständlich,
- handhabbar und
- bedeutsam sein

 Nur solche Informationen liefern, die der Empfänger auch
a) verstehen kann,
b) für die er verantwortlich ist und
c) wo er entscheidungsfähig ist



Schlussfolgerungen
 Die Komplexität der Daten muss reduziert werden, um eindeutige
und klare Ergebnisse zu erhalten.

 Anforderungen der Nutzer:
 kurz und verständlich
 immer einheitliche Datenbasis
 gute Kommunikationsgrundlage
 schnelle Abschluss- und Analysezeiten



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Wer ist der Kunde des Controllers ?



Wer ist der Kunde
 Für jeden Bericht sollte geklärt werden, welcher Empfänger
welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht
und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden.



Was will, was „muss“ der Kunde wissen ?
 Welche Entscheidungen liegen in seinem Verantwortungsbereich ?
 klare Verantwortlichkeiten
 Was wird periodisch (monatlich, Quartal) benötigt ?
 nicht mehr als 7 Kenngrößen(paare)
 Test
 Kennzahlen kosten Geld
 was ist der Kunde bereit zu zahlen ?



Planung und Informationsbedarf
Reports sind keine allgemeinen Berichte –
daher muss vorab zusammen mit dem
verantwortlichen Manager festgelegt werden:
Plan mit Zahlen
Korridore für die Zielerreichung
Häufigkeit der Berichte als
Entscheidungs-Grundlage



Welche Informationen sind wichtig ?
 Strategische, operative und dispositive Daten – entsprechend
dem Geschäftsmodell:
Strategisch = entwickeln: welche Potenziale wollen wir aufbauen ?
Operativ = nutzen: was wollen wir damit erreichen ?
Dispositiv = einsetzen: wie erfolgt die zeitliche Abfolge der Potenziale

benötigte verfügbare
Potenziale Entwicklungs- Potenziale
Bedarf

strategisch

entwickeln

operativ dispositiv

nutzen einsetzen


Exkurs: Was ist strategisch, was ist operativ ?

langfristig ? kurzfristig ?
Geldaufwand
nichts tun ? strategisch operativ tun ?
entwickeln Potenziale ausschöpfen
Möglichkeiten
Marketing + Aufträge / Vertrieb
Kapazitäten entwickeln Fähigkeiten Kapazitäten nutzen
Qualitätspotenzial Qualitätssicherung
Mitarbeiterkompetenz Mitarbeitereinsatz
Investorenbeziehung Liquiditätssicherung
Partnerschaft Disposition der Partner

Potenzialzufluss Geldzufluss


Gruppenarbeit 2: ein sinnvoller Spaltenaufbau
Monats-Reporting:
Plan
Ist
Ist Vorjahr
Abweichung absolut oder
Abweichung %
Plan Jahresende
Erwartung Jahresende
Abweichung absolut oder
Abweichung %
… und alles auf eine Seite? Wie kann reduziert werden?



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Welche Informationen sind für den einzelnen
Manager wichtig ?
 Dies hängt von der Verantwortlichkeit des jeweiligen Managers ab

 Was für den Manager wichtig ist, muss mit diesem individuell
besprochen werden



Was folgt daraus für das Controlling ?
 Es gibt für jeden verantwortlichen Manager standardmässig nur
einen Report – mit nur einer Seite und nur max. 7
Kenngrößen(paaren)

 Weitere Auswertungen jeweils nur auf Anforderung



Welche Informationen sind wichtig ?
1. Strategische und 2. operative Daten –
entsprechend dem Geschäftsmodell

Ø Problemstellung: welche Ziele konnten warum nicht erreicht
werden / wurden übererfüllt ?

Ø Welche Maßnahmen werden von wem verantwortlich bis wann
durchgeführt, um die Probleme zu lösen ?

Ø Wo besteht Entscheidungsbedarf ?



OPO-Strukturempfehlung



OPO-Beispiele: Fussballverein-Deutschland



OPO-Beispiele: Ernährungsindustrie – D



OPO-Beispiele: ICV



Grafiken oder Zahlen ?

Quelle: http://www.op-inside.de/page31/page6/assets/OP-Cockpit.swf



Grafiken oder Zahlen ?
Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindliche
Nomenklatur zu Grunde liegen: Gleiche Begriffe sind gleich zu
benennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen.
Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen.

Ein einheitliches Glossar festzulegen ist eine organisatorische
Aufgabe beim Aufbau des Berichtswesens.

 Wie sollten Grafiken aufgebaut werden
 Hichert-Kurzfassung
http://www.controllerverein.com/Tooltipps.173153.html



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Gruppenarbeit

Auswahl des Zielkunden (Unternehmen / Mitarbeiter)
 Unternehmensdaten
 Verantwortungsbereich
 Persönlichkeitsprofil


Gruppenarbeit

Gruppenarbeit 2:
 Was sind die relevanten Themengebiete im ausgewählten
Unternehmen ?
 Für was ist die ausgewählte Zielperson verantwortlich ?
 Welche Inhalte sind für die Steuerung des Verantwortungs-
bereiches der ausgewählten Zielperson relevant?
 Welche Kenngrößen würden Sie berichten ...
(weniger ist mehr)
... Bitte begründen Sie die Auswahl


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so erfreuen Sie Ihren Chef /
Ihr Management

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