Проектный офис по сервисной модели

Оператор системы добровольной сертификации
на базе российских и международных стандартов
в области проектного управления (ISO PM)
www.isopm.ru +7 (495) 532-49-33 info@isopm.ru
ПРОЕКТНЫЙ ОФИС
ПО СЕРВИСНОЙ МОДЕЛИ

100
70
30
УЧАСТНИКОВ
ОТЧЕТОВ
ФИНАЛИСТОВ
ЕЖЕГОДНЫЙ КОНКУРС
«ПРОЕКТНЫЙ ОЛИМП» 2014
Конкурс систем управления проектами в государственном секторе
http://pmolimp.ru/

Большая доля организаций
создали свои Проектные офисы
у 77% победителей
есть
проектные офисы
отдельные подразделения, отвечающие за
проектную деятельность
100 участников
подали заявки
70 конкурсантов прошли
отборочный тур
30 финалистов
боролись за победу
13 победителей в
различных
номинациях
100
70
30
13

Проектные офисы
различны
Государственная корпорация
по атомной энергии
"Росатом"
Проектный офис
«Управление проектом
«Прорыв»
 Административная поддержка проекта
 Координация и контроль программы

различны
Департамент труда и
занятости населения
Тюменской области
Сектор по реализации
проектов
 Координация деятельности работников и
сторонних организаций при реализации
проектов

различны
Министерство
промышленности и торговли
Российской Федерации
Департамент проектного
управления
 Выполнение функций методической,
технической и административной
поддержки

Открытое акционерное
общество «КАМАЗ»
Департамент проектного и
инвестиционного
 Разработка бизнес-планов, инвестиционных
проектов, а так же их контроллинг и
администрирование
различны

Департамент
информационных технологий
города Москвы
 Методологическая поддержка проектной
деятельности
 Формирование и мониторинг календарных
планов
 Административная поддержка проектов
различны

ОРГАНИЗАЦИЯ НАЗВАНИЕ ПРОЕКТНОГО ОФИСА ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
Государственная корпорация
по атомной энергии "Росатом"
Проектный офис «Управление
проектом «Прорыв»
 Административная поддержка проекта
 Контроль реализации программы
Департамент информационных
технологий города Москвы
 Методологическая поддержка проектной
деятельности,
 Формирование и мониторинг
календарных планов,
 Административная поддержка проектов
Департамент труда и занятости
населения Тюменской области
Сектор по реализации
проектов
 Координация деятельности работников и
сторонних организаций при реализации
проектов
Министерство промышленности
и торговли Российской
Федерации
Департамент проектного
 Выполнение функций методической,
технической и административной
поддержки
Открытое акционерное общество
«КАМАЗ»
Департамент проектного и
инвестиционного управления
 Разработка бизнес-планов,
инвестиционных проектов, а так же их
контроллинг, администрирование
различны

Большинство проектных офисов занимается базовой
поддержкой одного выделенного проекта или проектов
одного подразделения
ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ИЗМЕРЕНИЕ
ОБЪЕКТНОЕИЗМЕРЕНИЕ
БАЗОВЫЙ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
ДЛЯВЫДЕЛЕННОГО
ПРОЕКТА
ПР.ОФ.
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
КОРПОРАТИВНЫЙ
Источник: Практика построения проектных офисов. М.А.Козодаев http://www.pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y
Анализ отчетов участников конкурса «Проектный Олимп 2014»

Проектные офисы стали одним из
ключевых блоков в поддержке
деятельности предприятия
Бухгалтерия Финансы Кадры Юристы
Проектные
офисы
Если Вы хотите качественный бухгалтерский учет – у Вас есть бухгалтерия.
Если Вы не хотите юридических проблем – у Вас есть юристы.
Если Вы хотите, чтобы «взлетело» проектное управление – у Вас должен быть проектный офис

ОАО КАМАЗ
ПРАВИТЕЛЬСТВА БЕЛОГОРОДСКОЙ
ОБЛАСТИ
РОСАТОМ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ
ОБЛАСТИ
РАЗНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ УЖЕ АКТИВНО
ИСПОЛЬЗУЮТ ПРОЕКТНЫЕ ОФИСЫ

ТИПОВАЯ
МОДЕЛЬ
ПРИ ЭТОМ У НИХ ЕСТЬ
ТИПОВОЕ «ЯДРО»
ОАО КАМАЗ
ПРАВИТЕЛЬСТВА БЕЛОГОРОДСКОЙ
ОБЛАСТИ
РОСАТОМ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯРОСЛАВСКОЙ
ОБЛАСТИ

Создавая проектный офис
многие изобретают велосипед

Мы обратились к литературе

Краткий список
источников
1. Axelos P3O, Portfolio, Programme and Project Offices - Foundation
2. Кендал И., Роллинз К. Современные методы управления портфелем проектов и офис управления
проектами: Максимизация ROI / Пер. с англ. — М.: ПМСОФТ, 2004. — 576 с.
3. Козодаев М.А. Практика построения проектных офисов (Часть 1) // Управление проектами и
программами. 2012. №3
4. Козодаев М.А. Практика построения проектных офисов (Часть 2) // Управление проектами и
программами. 2012 . №4
5. Brian Hobbs. The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. University of
Quebec at Montreal, Quebec, Canada, 2007
6. David Andres. PMO Typologies. Good PMO. Project management & PMOs
7. G. Johnston. Talentis Solutions AG. 2012
8. Jim Kendrick. Measures and Metrics for PMO Success. P2C2 Group, Inc. 2009
9. PMBoK 3, 2004
10. PMBoK 5, 2013
11. PMO Frameworks. Pulse of the Profession, Project Management Institute, Inc. 2013
12. PMO Strategies: beyond time and expense. Driving exponential returns through strategic resource
management. KeyedIn Solutions. 2013
13. Take your PMO to the next level. Improving PMO performance, improving project performance,
improving business performance. KeyedIn Solutions. 2013
14. Taking Your PMO to the Next Level: Four Steps to Value Improvement. ESI International, Inc. 2010
15. The State of the PMO 2012. A PM solutions research report. Project Management Solutions, Inc. 2012
16. The State of the Project Management Office (PMO). A PM solutions research report. 2014
17. Young H. Kwak, Christine Xiao Yi Dai. Assessing the value of project management offices
(PMO). Project management program, Department of management science school of business
and public management, The George Washington University. PMI Research Conference. 2000
18. Арефьев А. Офис управления проектами: типы и модель развития. [Электронный
ресурс]: Pmi.ru: Московской отделение Института управления проектами – Project
Management Institute. URL: http://www.pmi.ru/articles/files/19122006_Arefiev.pdf
19. Клименко О.А. Проектный офис – центр управления проектами в компании.
[Электронный ресурс]: Juco.ru: Just Consulting. URL:
http://juco.ru/library/articles/klimenko-pmoffice
20. Место проектного офиса в системе управления портфелем проекта. [Электронный
ресурс]: Pm-way.com: Сайт по обучению и трудоустройству специалистов по проектному
управлению. URL: http://pm-way.com/materials/show/148
21. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С. Проектный офис: уровни зрелости.
[Электронный ресурс]: Bossmag.ru: Журнал БОСС. 2009. URL:
http://www.bossmag.ru/archiv/2009/boss-01-2009-g/proektnyiy-ofis-urovni-zrelosti.html
22. Сооляттэ А. Управление проектами в компании. [Электронный ресурс]: E-xecutive.ru:
Клуб менеджеров - профессиональное бизнес сообщество топ менеджеров и
руководителей среднего звена. 2012. URL: http://www.e-
xecutive.ru/community/persons/detail/52536/
23. Управление проектами: система вместо менеджера? [Электронный ресурс]: It.ru:
Официальный сайт группы компаний – АйТи. CIO, 2002.
URL:http://www.it.ru/press_center/publications/4503/
И ДРУГИЕ

Поводы изобретать
«велосипед»
 единого определения
 единого понимания целей
 единого понимания
функций
 …
НЕТ

Некоторые из определений
Проектного офиса
[2] Офис управления проектами (ОУП) - централизованная
организационная структура, предназначенная для
совершенствования методов и результатов управления проектами.
[9] Офис управления проектом (Project management office, PMO)
это подразделение, осуществляющее централизацию и
координацию управления приписанных к нему проектов.
[10] Офис управления проектами (ОУП) — организационная
структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и
способствующая обмену ресурсами, методологиями,
инструментами и методами.
[19] Проектный Офис (ПО) – это временное подразделение,
которое создается в компании для одного конкретного проекта,
решает все задачи по реализации данного проекта и будет
расформировано по его завершению.
[19] Офис Управления Проектами (ОУП) - это подразделение
компании, осуществляющее централизацию и координацию
управления приписанных к нему проектов. Другое название,
также часто встречающееся в компаниях - это центр управления
проектами (ЦУП).
[22] Офис управления проектами (Project Management Office,
PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие
различные функции, относящиеся к управлению проектами,
сфера ответственности офиса может варьироваться от оказания
поддержки в управлении проектами до прямого управления
проектом.
[23] Проектный офис - это временное организационное
образование, предназначенное для реализации функций
проектного управления.

Что в них общего?
централизованная организационная структура
это временное организационное образование
это подразделение компании
это подразделение или организация
совершенствует методы управления проектами
осуществляет координацию управления
проектов
стандартизирует процессы руководства проектами
решает все задачи по реализации данного проекта
осуществляет различные функции управления
проектами
реализует функций проектного управления
обмен методологиями,
инструментами и методами руководства проектами
поддержка в управлении проектам
прямое управление проектом
способствующая обмену ресурсами
1
2
3

Проектный офис – это…
Проектный офис – это специализированная
(физическая или виртуальная) организационная
структура, предназначенная для поддержки
управления проектами/ программами/ портфелями,
стандартизации и внедрения единой методологии
управления, стандартов, процедур и шаблонов,
развития проектного управления в организации.

От функциональной модели к
сервисной (аналог ITSM)
Функциональная модель
Критерии качества
Соответствие техническим требованиям к ИС
Предмет ответственности
– Показатели фактически обеспечиваемой
надежности ИС
Сервисная модель
Критерии качества
Уровни предоставления и поддержки заявленной
функциональности
Предмет ответственности
Гарантия уровня предоставления и поддержки

Функции Проектного офиса
– это…
Функции проектного офиса – это относительно
самостоятельные, однородные и специализированные
направления или виды его деятельности,
характеризующиеся организационным обособлением и
завершенным комплексом задач, объективно
необходимые для реализации целей системы управления
и выполняемых специальными приемами и способами.

Сервис проектного офиса
– это…
Сервис проектного офиса – способ предоставления
значимой, завершенной и измеряемой полезности для
участника проектной деятельности в рамках
формализованного, измеряемого и контролируемого
процесса (с учетом экономической стоимости) с целью
поддержки/ обеспечения процессов управления
проектами/ программами/ портфелями.

Основа модели – ISO PM
Организация
Пользователи
сервисов
Метрики качества сервисов
SLA
Запрос
сервиса Проектный офис
Каталог
сервисов
проекты
Объекты управления
программы
портфели
Активы проектного
офиса
Результат
сервиса
Люди Регламенты
ИСУППомещение
и другие…

Основа модели – ISO PM
МОДЕЛЬ ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ
1. Поддержка общего руководства проектной деятельностью
Организационная и информационная поддержка проектной деятельности
Методическая поддержка управления проектной деятельностью
2. Обеспечение управления реализацией проектов и программ
Управление проектами Управление
программами
Управление портфелями
программ и проектов
Сервисы по обеспечению процессов управления

Модель – это конструктор
проектного офиса
 Создание
 Сравнение
 Развитие

Создание проектного офиса
1 ЭТАП
Определение
объектов управления
и состава сервисов
2 ЭТАП
Определение активов
3 ЭТАП
численных
характеристик
активов
Каталог
сервисов
Объекты управления
Проект
Программа
проектов
Портфель
проектов
Персонал
Инфраструктура
проекта
ИТ-активы
Документы,
информация,
коммуникации
Люди
ИТ-активы
Документация
4 ЭТАП
Рекомендации
по построению
офиса
проектами в
организации

Оценка проектного офиса
1 ЭТАП
объектов
управления и
состава сервисов
2 ЭТАП
активов
проектного
офиса
3 ЭТАП
численных
активов
Соотнесение характеристик существующего проектного
офиса организации с желаемым
Офис управления
проектами

Развитие проектного офиса
Соотнесение характеристик существующего проектного
офиса организации с желаемым
Офис управления
проектами
организации 1 ЭТАП
объектов
управления и
состава сервисов
2 ЭТАП
активов
проектного
офиса
3 ЭТАП
численных
активов

Вместо резюме
1. Большое количество организаций создали проектные офисы
2. Подход к созданию, оценке, развитию проектных офисов
может быть формализован в рамках типовой модели
3. На сегодняшний день создан каталог сервисов проектного
офиса. Проведена его отработка в рамках конкурса
Проектный Олимп 2015 www.pmolimp.ru

В организациях, которые приняли участие в номинации ПО
проектный офис существует достаточно давно
0
1
2
3
4
5
6
7
до 1 года 1-2 года 2-3 года 3-5 лет более 5 лет
Проектный офис существует в организации

Проектные офисы поддерживают (по убыванию) выделенные
проекты, портфели, программы
0
5
10
15
20
25
только выделенные проекты проекты в составе портфелей проекты в составе программ
Объекты управления, поддерживаемый проектным офисом

0
5
10
15
20
25
Ключевые сервисы проектного офиса: управление
показателями, календарное планирование, формирование и
развитие методологии, мониторинг и сбор отчетности

Нет
[ПРОЦЕНТ]
из бюджета организации
35%
внебюджетные средства
20%
премиальный фонд
25%
Да
[ПРОЦЕНТ]
Наличие материального стимулирования за участие в проектной деятельности внутри
нет из бюджета организации внебюджетные средства организации премиальный фонд
Организации имеют выделенное материальное
стимулирование за проектную деятельность

0 1 2 3 4 5 6 7 8
Модуль согласования проектной документации.
Модуль инициации.
Модуль управления рисками.
Модуль реализации.
Модуль управления человеческими ресурсами.
Модуль управления финансами.
Модуль паспортизации.
Модуль управления показателями деятельности.
Модуль хранения проектной документации.
Модуль оперативного планирования.
Модуль планирования.
Модуль управления сроками.
Модуль управления изменениями.
Модуль формирования аналитической отчетности и мониторинга.
ИСУП Отсутствует
ИСУП Отсутствует Внутренняя разработка Oracle Primavera MS Project server + Sharepoint
Большинство организаций используют ИСУП на платформе MS
Project + SharePoint или собственные (кастомные) разработки

Оператор системы добровольной сертификации
на базе российских и международных стандартов
в области проектного управления (ISO PM)
ПРИЛОЖЕНИЯ
Сервисы проектного офиса

Блок 1. Поддержка общего руководства
проектной деятельностью
Организационная и информационная поддержка проектной деятельности
 Поддержка деятельности коллегиальных органов проектного управления, кураторов портфелей, программ и проектов
(организация и протоколирование совещаний, контроль исполнения решений);
 Поддержка/организация разработки стратегических документов, их ведение;
 Поддержка разработки, согласования и утверждения целевых показателей проектов, программ, ведение Реестров (планов)
показателей;
 Построение финансово - экономических моделей проекта, разработка технико- экономических обоснований;
 Поддержка разработки, согласования и утверждения распорядительных документов по организационно-ролевой структуре
управления портфелями, программами и проектами, формализации функций, ответственности и полномочий участников
проектной деятельности;
 Подготовка рабочих совещаний по проектам/ программам/ портфелям, ведение протоколов совещаний;
 Ведение Реестра портфелей, программ и проектов;
 Подбор и оценка проектного персонала;
 Администрирование системы мотивации проектного персонала;
 Тестирование, аттестация специалистов организации и формирование индивидуальных планов развития сотрудников,
организация сертификации персонала, ведение кадрового резерва;
 Поддержка разработки, согласования и утверждения ТЗ к Информационной системе проектного управления
(интегрированной или локальных систем по объектам управления или процессам) (ИСУП), сопровождение ее разработки и
развития;
 Функциональное администрирование ИСУП;
Методическая поддержка управления проектной деятельностью
 Разработка нормативно-регламентных и методических документов по системе проектного управления в организации;
 Организация развития компетенций в области проектного управления, разработка программ обучения, ориентированных
на конкретные проектные роли, организация обучения, коучинга и системы наставничества;
 Ведение базы знаний по проектному управлению, распространение лучших практик;
 Регулярный анализ и аудиты качества процессов управления проектами, программами и портфелями и соблюдения
требований нормативных и распорядительных документов.

Блок 2. Обеспечение управления
реализацией проектов и программ
Управление проектами
Управление интеграцией проекта:
 Поддержка разработки, согласования и утверждения паспортов (уставов)
проектов, их ведение;
 Поддержка разработки планов по проекту, их ведение;
 Поддержка/ организация координации взаимодействия отдельных
исполнителей по проектам и координации (интеграции) между проектами;
 Сбор, контроль своевременности представления и корректности
отчетности от участников проектов (по срокам, показателям, финансам,
рискам и т.п.), ее консолидация, подготовка статус-отчетов и аналитических
отчетов по проектам;
 Поддержка управления изменениями (выявление, оценка, учет,
реагирование, информирование);
 Поддержка процессов закрытия проектов (фаз проектов)
(документирования решений);
Управление заинтересованными сторонами (включая заказчиков,
пользователей, подрядчиков и членов команды):
 Ведение Реестра заинтересованных сторон проектов и их требований,
оценок их удовлетворенности и опасений;
 Информирование заинтересованных сторон и оценка их
удовлетворенности и опасений;
Управление содержанием:
 Обеспечение определения состава результатов проекта и требований к
продукту;
 Обеспечение определения состава работ;
 Контроль содержания работ по проектам;
Управление ресурсами:
 Формирование и ведение пула ресурсов организации и отдельных
проектов, определение потребностей в ресурсах, разработка плана
ресурсов;
 Документирование назначений на роли в проекте, планирование загрузки
ресурсов на проектах (включая ресурсы функциональных подразделений);
 Контроль расходования времени (учет трудозатрат), оценка работы
ресурсов на проекте (предложения по премированию в рамках проекта);
Управление сроками:
 Поддержка разработки, согласования и утверждения директивных
(сводных) календарных планов (планов по вехам), их ведение;
 Поддержка разработки, согласования и утверждения детальных
календарных планов проектов, их ведение;
Управление стоимостью:
 Поддержка разработки, согласования и утверждения бюджетов
проектов, их актуализации при изменении содержания проектов/
стоимости ресурсов и других параметров проектов;
 Оценка, контроль и прогнозирование эффективности затрат;
Управление рисками:
 Поддержка идентификации и оценки рисков, формирование и
ведение реестров рисков по проектам, поддержка мониторинга
состояния рисков и эффективности выполнения мероприятий по
реагированию на риски;
Управление качеством:
 Обеспечение планирования качества;
 Обеспечение оценки качества результатов реализации проекта;
 Обеспечение оценки качества управления проектом;
Управление закупками:
 Поддержка разработки, согласования и утверждения требований на
закупки (спецификации, технические задания и т.п.);
 Контроль соблюдения контрактных обязательств: полноты
(комплектности) отчетных документов по контрактам, организация
согласования, экспертизы, результатов выполнения контрактов,
поддержка процессов претензионной работы;
Управление коммуникациями:
 Администрирование проектного документооборота,
распространения проектной информации, ведение архивов
проектной документации;
 Контроль выполнения принятых решений и поручений по проекту,
ведение реестров поручений.

Блок 2. Обеспечение управления
реализацией проектов и программ
Управление программами
 Поддержка разработки паспортов программ и их ведение;
 Поддержка разработки, согласования и утверждения календарных планов программ, их ведение;
 Поддержка планирования и учета ресурсов программ;
 Поддержка разработки и ведения реестра рисков программ;
 Сбор фактических данных по реализации программ, их консолидация, подготовка статус-отчетов и аналитических
отчетов;
 Контроль выполнения программных решений и поручений, ведение реестров поручений;
 Поддержка управления изменениями (выявление, оценка, учет, реагирование, информирование);
 Поддержка передачи результатов программ в операционную деятельность;
 Поддержка формирования ежегодных и финальных отчетов по программе.
Управление портфелями программ и проектов
 Поддержка заявительной кампании, сбор информации о предложениях по инициации новых проектов или
программ;
 Формирование и ведение Реестра компонентов портфелей;
 Поддержка оценки компонентов, расстановки приоритетов, оптимизации и балансировки портфелей, формирования
состава портфелей, обеспечивающих наилучшее достижение стратегических целей организации с учетом
существующих ограничений, документирование решений по составу портфелей;
 Сбор регламентированной отчетности по выполнению проектов/ программ в составе портфелей, ее консолидация,
подготовка статус-отчетов и аналитических отчетов по портфелям, по достижению стратегических целей;
 Поддержка управления изменениями по портфелям.
 Идентификация и контроль взаимозависимостей и взаимовлияний проектов в портфеле, с регулярным
информированием команд управления о выявленных рисках и проблемах;
 Проактивная подготовка предложений по оптимизации портфеля проектов и программ на основе регулярного
мониторинга и анализа по запросам.

 Разработка нормативно-регламентной базы организации деятельности
проектного офиса и ее ведение;
 Внутренний аудит работы проектного офиса, анализ обратной связи с
потребителями услуг офиса, планирование развития проектного офиса и
контроль выполнения;
 Разработка и внедрение сервисной модели деятельности проектного офиса;
 Организация развития компетенций персонала проектного офиса, разработка
программ обучения, ориентированных на конкретные роли, организация
обучения, коучинга и системы наставничества, стажировки в проектных
командах.
Блок 3. Управление развитием

Проектный офис по сервисной модели

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Similar a Проектный офис по сервисной модели

Similar a Проектный офис по сервисной модели (20)

Más de ЦОРПУ

Más de ЦОРПУ (12)

Проектный офис по сервисной модели