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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN SAP
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Agenda
• ¿Quiénes somos?
• Facturación Electrónica en Colombia
• Opciones para adoptar la Facturación Electrónica
• Sistema de Facturación Electrónica
• Tiempo de implementación
• Soporte y continuidad
• Demostración en vivo
• Preguntas
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¿Quiénes somos?
Somos una empresa de servicios profesionales
de consultoría enfocada en lograr que la
tecnología apoye y potencialice los procesos de
negocio de nuestros clientes, orientándonos en
su satisfacción a través de servicios de calidad
para enfrentar y resolver los retos a nivel
operativo y estratégico de las organizaciones.
Nuestros valores
 Respeto
 Innovación
 Honestidad
 Servicio
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Colombia
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México
01 8000 990 343
Chile
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 Calidad
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Nuestro portafolio de servicios SAP
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01
02
03
04
05
Consultoría estratégica
en BI y Analítica
Continuidad en BI y BA
Gestión de datos
Implementación de
soluciones de BI
Analítica de negocio
• Establecer las necesidades de BI a partir de los objetivos estratégicos
• Análisis y diseño de las reglas del negocio
• Maduración y desarrollo de las estrategias de BI
• Procesos ETL
• Diseño e implementación de bodegas de datos
• Big Data
• Gobernabilidad de datos
• Diseño de reportes, tableros y reportes de autoservicio
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• Definición e implementación de modelos predictivos
• Construcción de modelos analíticos avanzados, basados en estadística
• Respuestas a preguntas de negocio
Nuestros servicios en BI y Analítica
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Algunos de nuestros clientes
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Facturación Electrónica en Colombia
El modelo de facturación en Colombia fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015.
El gobierno tiene proyectado implementar la Facturación Electrónica de forma obligatoria a partir del 2019
conforme a lo indicado en la ley 1819 de 2016 “…a partir de 1 de Enero de 2019 todos los obligados a
declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo, deberán expedir factura electrónica…”.
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son facturas, notas crédito, notas debito y
acuses de recibo.
Los documentos emitidos deben ser enviados a la DIAN en XML, formato que para su construcción utiliza
el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan
electrónicamente.
Los documentos electrónicos enviados a la DIAN deben contener una firma digital, el cual permitirá
garantizar su integridad y autenticidad.
Las compañías deberán contar con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente
(electrónica, digital o impresa).
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Opciones para adoptar la Facturación Electrónica
El software propio se refiere a que el
facturador electrónico puede habilitar
su software de facturación para enviar la
información directamente a la DIAN
cumpliendo con lo previsto en el
Decreto 2242-2015. De esta forma tiene
la autonomía de todo el ciclo de
facturación sin necesidad de tercerizar
sus procesos.
Habilitación Software Propio
El proveedor tecnológico PT es un tercero
que mediante la figura de outsourcing
realiza todo el proceso de facturación
electrónica por la empresa, estará a cargo
del envío de la facturación a la DIAN y de
los demás requerimientos dispuestos por
el Decreto 2242-2015.
Proveedor Tecnológico PT
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Sistema de Facturación Electrónica
Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de habilitación
software propio, cumpliendo con todos los requerimientos exigidos por la
DIAN.
Nuestro sistema de Facturación Electrónica en SAP fue desarrollado por
IT-NOVA para aplicar en cualquiera de los dos escenarios:
Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de proveedor de
tecnología, y contar con una solución de gestión y control de envío y
recepción de documentos en SAP.
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Características del sistema
Integración nativa con SAP ERP.
Usar un solo sistema para el proceso de facturación electrónica.
Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los
errores desde SAP.
Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización.
Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.
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(caso escenario habilitación software propio).
Portal de adquirientes web integrado con SAP (caso escenario habilitación software propio).
$
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Proceso detallado
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Funcionalidades
Nuestro sistema de facturación
electrónica provee un monitor, el cual
permite ver la información enviada a la
DIAN y su estado.
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errores y el documento XML enviado,
para que el usuario de facturación
electrónica pueda reprocesar los
documentos rechazados.
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Funcionalidades
El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar la facturación
electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestro sistema de facturación
electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo un portal desarrollado en PHP para ser
instalado Onpremise en la infraestructura de la empresa, de tal forma que su adquiriente
pueda consultar y validar la factura emitida mediante la siguiente funcionalidad:
Portal de adquirientes
Validar factura (requisitos estatuto tributario)
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desplegado Onpremise o embebido en
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Procesamiento facturas recibidas en XML
Desde el punto de vista de adquiriente, la funcionalidad contempla la descarga de las facturas en formato XML
en un repositorio FTP provisto por el cliente y/o la disposición de un Web Service. Estas facturas serán
posteriormente procesadas y llevadas a un monitor de recepción en SAP para su posterior procesamiento manual
por parte de el cliente. Este repositorio esta desarrollado en ABAP y permitirá la captura del archivo XML de la
factura emitida por el proveedor.
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Actualizar monitor de
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facturas según el
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Procesamiento facturas recibidas en XML
Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el
procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el
proceso definido en cada organización:
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Tiempo de implementación
El plan de trabajo estimado para la implementación de la solución es el siguiente:
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Contamos con diferentes opciones de soporte
con el fin de atender los cambios emitidos por la
DIAN:
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Contacto
Móvil: + 57 316 741 22 31/ Skype: john_fecha
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Socio Director
Bogotá: + 57 1 390 77 25 | Medellín: + 57 4 448 71 41 | México: 01 8000 990 343 | Chile: + 56 2 293 80 533
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Facturación Electrónica en SAP

  • 2. WWW.IT-NOVA.CO La información contenida en este documento es propiedad intelectual de IT-NOVA S.A.S. Este documento contiene información confidencial perteneciente a IT-NOVA S.A.S., la cual constituye un secreto de industria y está siendo entregada bajo el entendimiento de que será manejada en la más estricta confidencialidad. La información no deberá ser revelada, duplicada o usada en su totalidad ni en parte para ningún propósito que no sea la evaluación de este material por parte de terceros. De ninguna manera la información descrita en este documento puede ser revelada a otras personas, sin la aprobación explicita por parte de los directivos de IT-NOVA S.A.S. Aviso de confidencialidad
  • 3. WWW.IT-NOVA.CO Agenda • ¿Quiénes somos? • Facturación Electrónica en Colombia • Opciones para adoptar la Facturación Electrónica • Sistema de Facturación Electrónica • Tiempo de implementación • Soporte y continuidad • Demostración en vivo • Preguntas
  • 4. WWW.IT-NOVA.CO ¿Quiénes somos? Somos una empresa de servicios profesionales de consultoría enfocada en lograr que la tecnología apoye y potencialice los procesos de negocio de nuestros clientes, orientándonos en su satisfacción a través de servicios de calidad para enfrentar y resolver los retos a nivel operativo y estratégico de las organizaciones. Nuestros valores  Respeto  Innovación  Honestidad  Servicio  Integridad Colombia +57 4 448 71 41 México 01 8000 990 343 Chile +56 2 293 80 533  Calidad  Responsabilidad
  • 6. WWW.IT-NOVA.COWWW.IT-NOVA.CO 01 02 03 04 05 Consultoría estratégica en BI y Analítica Continuidad en BI y BA Gestión de datos Implementación de soluciones de BI Analítica de negocio • Establecer las necesidades de BI a partir de los objetivos estratégicos • Análisis y diseño de las reglas del negocio • Maduración y desarrollo de las estrategias de BI • Procesos ETL • Diseño e implementación de bodegas de datos • Big Data • Gobernabilidad de datos • Diseño de reportes, tableros y reportes de autoservicio • Geo analítica • Definición e implementación de modelos predictivos • Construcción de modelos analíticos avanzados, basados en estadística • Respuestas a preguntas de negocio Nuestros servicios en BI y Analítica
  • 8. WWW.IT-NOVA.CO Facturación Electrónica en Colombia El modelo de facturación en Colombia fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015. El gobierno tiene proyectado implementar la Facturación Electrónica de forma obligatoria a partir del 2019 conforme a lo indicado en la ley 1819 de 2016 “…a partir de 1 de Enero de 2019 todos los obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo, deberán expedir factura electrónica…”. Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son facturas, notas crédito, notas debito y acuses de recibo. Los documentos emitidos deben ser enviados a la DIAN en XML, formato que para su construcción utiliza el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente. Los documentos electrónicos enviados a la DIAN deben contener una firma digital, el cual permitirá garantizar su integridad y autenticidad. Las compañías deberán contar con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa).
  • 9. WWW.IT-NOVA.CO Opciones para adoptar la Facturación Electrónica El software propio se refiere a que el facturador electrónico puede habilitar su software de facturación para enviar la información directamente a la DIAN cumpliendo con lo previsto en el Decreto 2242-2015. De esta forma tiene la autonomía de todo el ciclo de facturación sin necesidad de tercerizar sus procesos. Habilitación Software Propio El proveedor tecnológico PT es un tercero que mediante la figura de outsourcing realiza todo el proceso de facturación electrónica por la empresa, estará a cargo del envío de la facturación a la DIAN y de los demás requerimientos dispuestos por el Decreto 2242-2015. Proveedor Tecnológico PT
  • 10. WWW.IT-NOVA.CO Sistema de Facturación Electrónica Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de habilitación software propio, cumpliendo con todos los requerimientos exigidos por la DIAN. Nuestro sistema de Facturación Electrónica en SAP fue desarrollado por IT-NOVA para aplicar en cualquiera de los dos escenarios: Adoptar la facturación electrónica mediante la opción de proveedor de tecnología, y contar con una solución de gestión y control de envío y recepción de documentos en SAP.
  • 11. WWW.IT-NOVA.CO Características del sistema Integración nativa con SAP ERP. Usar un solo sistema para el proceso de facturación electrónica. Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los errores desde SAP. Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización. Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje. Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de facturación (caso escenario habilitación software propio). Portal de adquirientes web integrado con SAP (caso escenario habilitación software propio). $
  • 14. WWW.IT-NOVA.CO Funcionalidades Nuestro sistema de facturación electrónica provee un monitor, el cual permite ver la información enviada a la DIAN y su estado. Adicionalmente, permite ver el log de errores y el documento XML enviado, para que el usuario de facturación electrónica pueda reprocesar los documentos rechazados. Monitor de facturación electrónica
  • 15. WWW.IT-NOVA.CO Funcionalidades El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestro sistema de facturación electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo un portal desarrollado en PHP para ser instalado Onpremise en la infraestructura de la empresa, de tal forma que su adquiriente pueda consultar y validar la factura emitida mediante la siguiente funcionalidad: Portal de adquirientes Validar factura (requisitos estatuto tributario) Visualizar el documento en PDF o en XML Rechazar la factura (error en valor o información)
  • 16. WWW.IT-NOVA.CO Funcionalidades Portal de adquirientes Portal integrado con SAP para ser desplegado Onpremise o embebido en la extranet de la compañía.
  • 17. WWW.IT-NOVA.CO Funcionalidades Procesamiento facturas recibidas en XML Desde el punto de vista de adquiriente, la funcionalidad contempla la descarga de las facturas en formato XML en un repositorio FTP provisto por el cliente y/o la disposición de un Web Service. Estas facturas serán posteriormente procesadas y llevadas a un monitor de recepción en SAP para su posterior procesamiento manual por parte de el cliente. Este repositorio esta desarrollado en ABAP y permitirá la captura del archivo XML de la factura emitida por el proveedor. Web Service Actualizar monitor de recepción y log Procesamiento manual de facturas según el procedimiento de la empresa Carga de archivos por medio de un Web Service Proveedor Servidor de archivos XML On premise Cliente
  • 18. WWW.IT-NOVA.CO Funcionalidades Procesamiento facturas recibidas en XML Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el proceso definido en cada organización:
  • 19. WWW.IT-NOVA.CO Tiempo de implementación El plan de trabajo estimado para la implementación de la solución es el siguiente:
  • 20. WWW.IT-NOVA.CO Soporte y continuidad Soporte por demanda Bolsa de horas mensual / anual Soporte mensual/anual Contamos con diferentes opciones de soporte con el fin de atender los cambios emitidos por la DIAN:
  • 22. WWW.IT-NOVA.CO Contacto Móvil: + 57 316 741 22 31/ Skype: john_fecha john.ferro@it-nova.co John Ferro Socio Director Bogotá: + 57 1 390 77 25 | Medellín: + 57 4 448 71 41 | México: 01 8000 990 343 | Chile: + 56 2 293 80 533 www.it-nova.co