1. Diseño, Ejecución y Control de Presupuesto de Gastos

2. Introducción
A partir del 1º de Septiembre las
directivas de la empresa han tomado la
decisión de implementar un nuevo
esquema para el pago de sus
obligaciones.

3. Proceso de Presupuesto de Gastos
DISEÑO CAUSACIÓN ORDEN DE PAGO
CONTROL MONTAJE Y
APROBACIÓN
PRESUPUESTAL EJECUCIÓN
SOLICITAR REGISTRO Y
DETERMINAR
CONTROL
GASTO ORIGEN
INTERNO

4. Diseño del Presupuesto de Gastos
Dicho proceso se inicia determinando, por una parte
las necesidades de efectivo y provisiones de cada
unidad de negocios y por la otra las necesidades de
efectivo y provisiones globales de la organización para
su normal funcionamiento mensualmente.

5. Diseño del Presupuesto de Gastos
En el ejercicio de determinar las necesidades de
efectivo de las unidades de negocios, participarán
activamente los lideres. Su experiencia permitirá
percibir de primera mano las necesidades en el corto y
mediano plazo para llevar a cabo su gestión.
La gerencia administrativa conjuntamente con el área
contable determinarán las necesidades globales de la
organización

6. Diseño del Presupuesto de Gastos
Determinado el presupuesto de gastos de cada unidad
se someterá a aprobación por parte del señor Alfredo
Tapias, quién determinará los flujos de efectivo
adecuados al funcionamiento de cada unidad, dada sus
expectativas de retorno de la inversión. Dicha
aprobación se hará con su firma.

7. Diseño de Presupuesto
Se establece el presupuesto teniendo en cuenta las
siguientes unidades operativas de negocios generadoras de
gasto:
1. Globales-Administrativos
2. Carga
3. Central
4. Central Administrativo
5. Centros Comerciales

8. Diseño de Presupuesto
6. Corporativos
7. Cupos
8. Fundación
9. Rodamiento
10. Seguros
11. Vehículos

9. Diseño de Presupuesto
Los gastos de nómina particulares de cada unidad de
negocios se clasificarán así:
Aportes Parafiscales
Auxilio de Transporte
Horas Extras
Pagos en efectivo
Provisión Prestaciones Sociales
Seguridad Social

10. Diseño de Presupuesto
Nómina de Globales-Administrativos:
Personal de Gerencia, Personal de Contabilidad,
Control Interno; Calidad, Personal de Recursos
Humanos, Recepción, Personal de Servicios generales
y Mantenimiento, Personal de Seguridad, Personal de
Mensajería, Cajero Principal, Tesorería, Pagaduría,
Compras, Auxiliares de Sistemas.

11. Diseño de Presupuesto
Nómina de Central de Comunicaciones:
Solamente el personal que trabaja directamente en la
central de comunicaciones.
Nómina de Central Administrativo:
Vinculaciones, Visitas domiciliarias, Afiliaciones,
Instalaciones, Atención al Afiliado, Cajeros, Cartera,
Almacén.

12. Diseño de Presupuesto
Nómina de Centros Comerciales:
Se tienen en cuenta el personal que se encuentra en
los centros comerciales incluyendo el coordinador
general del área.
Nómina de Carga, Cupos, Fundación, Rodamiento;
Seguros, y Vehículos:
Mucho más fácil de determinar, por el número de
personas que gestionan en estas áreas.

13. Diseño de Presupuesto
Globales-Administrativos:
Los gastos relativos a esta área además de la nómina
Globales-Administrativos se consideran los siguientes
entre otros:
Servicios Públicos
Impuestos ( Renta, Predial, ICA)
Celulares en manos de administrativos
Financieros

14. Diseño de Presupuesto
Los gastos relativos a cada unidad de negocios en
particular además de los de nómina se consideran los
siguientes entre otros:
Celulares entregados a personal de la unidad
Gastos de Papelería
Cajas menores asignadas

15. Diseño de Presupuesto
PROVISIONES
Las provisiones se determinarán teniendo en cuenta el total
de # de meses durante los cuales se hará dicha provisión;
Mes de Inicio y mes de terminación; Total provisión. ( el
mes final es un mes antes de ejecutar el gasto)
Ejemplo: Provisión Renta 2011
La renta del año 2011 se pagará en dos cuotas; una en Abril y
otra en Junio del 2012

16. Diseño de Presupuesto
PROVISIONES-RENTA
Total Provisión Cuota Abril: $107.618.097
Total Provisión Cuota Junio: $107.618.097
Mes Inicio: Septiembre 2011
Mes terminación: Marzo 2012 y Mayo 2012
Total meses: 9 meses-Cuota Junio
Total meses: 7 meses-Cuota Abril
Provisión Abril: $15.374.013
Provisión Junio:$11.957.566

17. Estructura de Pagos
Desde tres cuentas corrientes se generarán los pagos:
1. Cuenta de Gastos Presupuestados
2. Cuenta de Gastos No Presupuestados
3. Cuenta de Provisiones

18. Estructura de Pagos
Se elaborará un directorio de proveedores y sus cuentas
corrientes, dicha relación estará por escrito y
autorizada por Gerencia Administrativa.
Dicho directorio se entregará copia a:
Control Interno; Contabilidad; Pagaduría; Tesorería;
Control Presupuestal y Compras

19. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
Como aspecto novedoso del proceso en comparación con el
utilizado hasta Agosto del 2011; el valor global del
presupuesto aprobado se depositará en una cuenta
denominada “Cuenta de Presupuesto”. A excepción de las
provisiones que se depositarán en la cuenta denominada
“Cuenta de Provisiones”.
Durante la ejecución se presentarán a pago Gastos No
Presupuestados, situación que se solventará con la suma
que deposita el Sr Alfredo en la cuenta denominada “Gastos
No Presupuestados”.

20. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
En cualquiera de los dos casos de ejecución; Gastos
Presupuestados o Gastos no Presupuestados se
utilizará como guía un formato el cual se ha
denominado “Control de Presupuesto”. ( Ver anexo # 1
)
Este formato se origina desde cinco áreas:
1. Gerencia Administrativa
2. Recursos Humanos
3. Contabilidad
4. Pagaduría
5. Compras

21. Control de Presupuesto de Gastos
El área que origina el formato, llenará las casillas de “$ Gasto Solicitado
OC” y las casillas de “Origen”, sea que se trate de un servicio o bien del
cuál se dispone la factura o cuenta de cobro, o, una orden de compra
apenas elaborada pero que lleva anticipo.
Luego pasará al punto de “Control Presupuestal” para que sean visados los
valores.
El punto de control verificará que el item presupuestal consignado en
“Origen” se encuentra presupuestado y dispone de saldo.
Hecha la verificación se diligenciarán las casillas de “Control”.

22. Control de Presupuesto de Gastos
“Saldo por Ejecutar” A. Tomado de la columna de saldo
disponible del presupuesto aprobado.
“Valor por Ejecutar” B. Tomado de la casilla “ Gasto
Solicitado” Anticipo, Pago o Pago único.
“Sobrepasó el Tope” C. Diferencia entre “Saldo por
Ejecutar” A. y “Valor a Ejecutar” B.

23. Control de Presupuesto de Gastos
Si la diferencia es negativa, dicho valor corresponderá a
la casilla “Transferir de Cuenta de GNP a Cuenta de
Ppto”. E.
El “Valor a Ejecutar” corresponderá a la casilla “Girar
por cuenta de Presupuesto”. F.
En caso que el “Item Presupuestal” corresponda a una
Provisión, igual se determinará la diferencia entre A y
B, si el valor es negativo, este valor se consignará en C y
H. El valor de A se colocará en I; girar por la cuenta de
Provisiones.

24. Control de Presupuesto de Gastos
En caso de que el gasto solicitado no se encuentre
presupuestado, el punto de control lo agregará en la
lista que dispone para registrar Gastos No
Presupuestados.
Llenará la casilla B y ese mismo valor lo colocará en la
casilla D; Gasto No Presupuestado ( GNP ) y en la
casilla G; Girar por cuenta GNP.

25. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
Causación
Se inicia en el área contable donde se hace la causación
del gasto, una vez realizada la causación, el
responsable de esta actividad colocará su firma como
signo de vºbº, el # del comprobante y la fecha que
realizó la actividad.

26. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
Orden de Pago
Es emitida por Gerencia Administrativa de acuerdo al
plan de pagos que se haya diseñado junto con el
Pagador.
Los pagos escogidos se les consignará la firma del
Gerente como signo de aprobación del pago, indicando
si el pago se realizará por:

27. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
 Transferencia
 Cheque o
 Efectivo
Se anexará la fecha en que emite la orden.
Montaje del Pago
El Pagador hará el montaje en la banca virtual si se
trata de una transferencia, elaborará el cheque si es
pago con cheque o hará el pago desde una caja si es
pago en efectivo.

28. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
Ejecución del Pago
Tesorería se encargará de ejecutar el pago:
Si es una transferencia ingresará a la banca virtual,
verificará los datos y la cuenta ingresada por el pagador
y en conformidad ejecutará la transferencia a la cuenta
del proveedor.
Si es un pago con cheque, confrontará el # del cheque
consignado en el egreso, los valores y los datos del
proveedor, para proceder a la firma del cheque.

29. Ejecución de Presupuesto de
Gastos
Registro de Transferencias
Contabilidad registrará la transferencia en el sistema
contable.
Las transferencias a registrar no sólo son los pagos a
proveedores sino también las hechas entre las cuentas:
Cuenta de Presupuesto
Cuenta de Gastos No Presupuestados
Cuenta de Provisiones

30. Control Interno de Presupuesto de
Gastos
Control Interno
Periódicamente, preferiblemente semanalmente,
Control Interno revisará al azar del archivo de Gastos
Ejecutados, no sólo los soportes de pago, sino también
el Formato de Control Presupuestal con el objeto de
verificar si las personas intervinientes en el proceso
están participando en su totalidad.

31. Control Interno de Presupuesto de
Gastos
Control Interno
Igualmente revisará los cuadros de control
presupuestal con el objeto de determinar si están
siendo registrados todos los pagos realizados por la
empresa.
Una vez al mes revisará y confrontará los movimientos
de las cuentas con los documentos soporte de pagos.

32. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
Cuenta de Presupuesto
Al comenzar el mes se deposita el valor total del
presupuesto de gastos aprobado.
Al finalizar el mes pueden suceder tres cosas:
1. Se ejecutaron todos los gastos
2. Faltaron algunos gastos por ejecutarse
3. Algunos gastos se ejecutaron parcialmente
4. Sucedió 2 y 3

33. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
Si se ejecutaron todos los gastos; el saldo de la cuenta es
0.
Si faltaron algunos gastos por ejecutarse; el saldo de la
cuenta es por el valor de los que no se ejecutaron.
Si algunos gastos se ejecutaron parcialmente; el saldo de
la cuenta es por el valor que quedó de cada ítem que se
ejecutó parcialmente.
Si faltaron algunos y otros se ejecutaron parcialmente;
igual el saldo de la cuenta es por dicho valor.

34. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
Cómo proceder con los saldos de los ítems que no se
ejecutaron en su totalidad:
Pasan al presupuesto del mes siguiente y dichos saldos
quedan en la cuenta.
Cómo proceder con los saldos finales de items ejecutados
parcialmente:
El valor total de estos saldos se descuenta del valor total del
presupuesto del siguiente mes.

35. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
Ejemplo:
Presupuesto total aprobado y depositado:
$100
Lo componen cinco items de $20
cada uno.
Al final del mes:
No se ejecutó la totalidad uno de los
$30
items y un item se ejecutó
parcialmente. Saldo $30.

36. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
¿ Cómo proceder?
$20
El item que no se ejecutó en su
totalidad pasa a engrosar el presupuesto
del mes siguiente, por lo tanto dicho valor se deja en la
cuenta.
$10
El item que se ejecutó parcialmente,
se descuenta del valor del
presupuesto del mes siguiente

37. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
¿ Cómo queda el saldo de la cuenta al depositar el
presupuesto del mes siguiente?
$90
Presupuesto del mes siguiente:
$90; Mas
$20 item que no se ejecutó en su
totalidad
$10
Menos; saldo del ítem que se
ejecutó parcialmente

38. Operatividad Cuentas de
Presupuesto de Gastos
Saldo inicial en la cuenta comenzando el mes
$100

39. Operatividad Cuentas de Ingresos
Transporte Autotaxi Ejecutivo S.A
Inventario de Cuentas Banco Bogotá
Cuentas Corrientes6
Cuentas de Ahorros 6
Inventario Cuentas Taxsocial-Bogotá
Cuenta Corriente 1
Cuenta de Ahorros 1
Inventario Cuentas AV Villas
Cuentas Corrientes2

40. Operatividad Cuentas de Ingresos
Inventario Cuentas Bancolombia
Cuentas Corrientes1
Inversiones Rizzo-Bogotá
Inventario Cuentas Corrientes 6
Inventario Cuentas de ahorros 1

41. Operatividad Cuentas de Ingresos
Los ingresos provenientes del cuadre de caja del cajero
principal serán entregados a la Brinks.
La Brinks depositará en la cuenta denominada
“Aterrizaje”
La empresa realizará la dispersión desde la cuenta
“aterrizaje” a la cuenta de cada unidad generadora de
ingresos.

42. Operatividad Cuentas de Ingresos
Las cuentas de ingresos están bajo la responsabilidad
del Sr Alfredo Tapia, como master del portal del banco.
El autorizará a la empresa para que maneje solamente los
traslados desde la cuenta de “aterrizaje” a las cuentas
de cada unidad de negocios.
Las salidas de las cuentas de ingresos solamente pueden
ser realizadas por el Sr Alfredo Tapia

43. Operatividad Cuentas de Ingresos
Desde las cuentas de ingresos se realizarán por lo menos
dos veces al mes las salidas para la cuenta de
“presupuesto”. En caso de que en la cuenta de
Presupuesto no se deposite el valor total de los gastos
de funcionamiento.
Igualmente se realizarán los depósitos a la cuenta de”
provisiones “por concepto de provisiones.

44. Operatividad Cuentas
Cuenta de Cuentas de
Aterrizaje Ingresos
Cuenta de
Presupuesto Cuenta de
Provisiones

45. Presupuesto de Gastos
Transporte Autotaxi Ejecutivo S.A
SEPTIEMBRE 2011

46. FIN
Presentación