Este documento fornece informações sobre noções básicas de arquivologia, incluindo definições de termos como arquivo, documento, conservação, entre outros. Também descreve métodos de arquivamento como alfabético, geográfico e numérico.

1. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
PROFª. ÉLIDA MENEZES
CONCURSO TRE/MS
NEON CONCURSOS

2. ARQUIVOLOGIA – MÉTODOS E TÉCNICAS DE
ARQUIVO
Finalidade:
-Preservação
-Acesso à informação de seus documentos que
servem à Administração e à História
- Base teórica e prática para que se
compreenda o processo evolutivo da
humanidade.
-Funções e atividades dos órgãos produtores,
seja pessoa física, jurídica, pública ou privada.
Portanto, arquivos organizados, e nunca
fragmentados.

3. TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA
Acervo - totalidade dos documentos conservados em um arquivo.
Acesso – possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de
autorização legal.
Acondicionamento – embalagem destinada a proteger os documentos e a
facilitar seu manuseio.
Acumulação – formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.
Armazenamento – guarda de documento em mobiliário ou equipamentos
próprios em áreas que lhes são destinadas.
Arquivamento – conjunto das operações de acondicionamento e
armazenamento de documentos.
Arquivista – profissional de arquivo, de nível superior.

4. ARQUIVÍSTICA
Disciplina – também conhecida como
arquivologia que tem por objeto o
conhecimento da natureza dos arquivos e das
teorias, métodos e técnicas a serem observados
na sua constituição, organização,
desenvolvimento e utilização.

5. ARQUIVO
Conjunto de documentos que independentemente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação
ao longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, publicas ou privadas.
Entidade administrativa responsável pela custódia,
pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição.
Edifício em que são guardados os arquivos
Móvel destinado a guarda de documentos.

6. CONSERVAÇÃO
Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a
proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte
utilizado.
CLIMATIZAÇÃO
Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes,
por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma
atmosfera à conservação.

7. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noções
que se confundiram por muito tempo, não só
pela finalidade e forma física dos documentos,
mas também, porque estas instituições tinham o
mesmo objetivo. Elas funcionavam como
grandes depósitos de documentos de qualquer
espécie, produzidos pelo homem.
As três tem a função de guardar, mas seus
objetivos são diferentes, podendo ser assim
definidos:

8. Arquivo
É o conjunto de documentos que
independentemente da natureza ou
suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades
de pessoas físicas ou jurídicas,
publicas ou privadas, visando a
utilidade que poderão oferecer no
futuro.

9. Biblioteca
É o conjunto de material, em sua
maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta.

10. Museus
Instituições de interesse público, criada com a
finalidade de conservar, estudar e colocar a
disposição do público conjuntos de peças e
objetos de valor cultural. Observa-se, então que
as finalidades das Bibliotecas e dos Museus
são essencialmente CULTURAIS, enquanto que
as dos Arquivos são FUNCIONAIS, porém o
valor cultural existe, uma vez que constituem a
base fundamental para o conhecimento da
História.

11. ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO –
TEORIA DAS TRES IDADES
Para que os arquivos possam
desempenhar suas funções, torna-se
indispensável que os documentos estejam
dispostos de forma a servir o usuário com
precisão e rapidez. A metodologia a ser
adotada deverá atender as necessidades
da instituição a que serve, como também,
a cada estágio de evolução por que
passam os arquivos.

12. Arquivo de 1ª Idade ou Corrente
Constituídos de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados
nos escritórios ou nas repartições que se
recebem e os produziram em
dependências próximas de fácil acesso.

13. Arquivo de 2ª Idade ou
Intermediário
Constituído de documentos que deixara
de ser freqüentes consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram
podem ainda solicitá-los. A permanência
dos documentos nesses arquivos é
transitória.

14. Arquivo de 3ª Idade ou
Permanente
Constituído de documentos que perderam
todo valor de natureza administrativa e que
conservam em razão de seu valor histórico
(probatório e informativo) os meios de
conhecer o passado e sua evolução. Estes
são os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases, corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os
documentos e, consequentemente, uma
organização adequada.

15. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A escolha do método de arquivamento
deve considerar as características dos
documentos a serem classificados.
Os métodos básicos de arquivamento
mais utilizados são os seguintes:
Alfabético;
Geográfico;
Numérico simples;
Ideográfico.

16. Método Alfabético
Elemento principal é o nome, neste método não
é necessário consultar índices para se localizar
os documentos. As fichas ou pastas são
colocadas em ordem alfabética, segundo as
regras gerais de Alfabetização.
Considera-se, primeiro, o último sobrenome,
depois o prenome.
Exemplos: Jorge Elias de Alencar
Eduardo Fonseca
Arquivam-se: Alencar, Jorge Elias de
Fonseca, Eduardo

17. Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabética do prenome:
Exemplos: Zulmira Albuquerque
Sandra Albuquerque
Arquivam-se: Albuquerque, Sandra
Albuquerque, Zulmira

18. Empresas com nomes abreviados
são considerados como se tivessem
escritos por extenso.
Exemplos: Cia. Eletricidade de Brasíl
Telebrasília
Arquivam-se: Companhia de Eletricidade de
Brasília
Telecomunicações de Brasília

19. Sobrenomes compostos – ligados por
hífens terão entrada pela primeira parte.
Exemplos: Osmar Vilas-Boas
Bianca Duque-Estrada
Arquivam-se: Duque-Estrada, Bianca
Vilas-Boas, Osmar

20. Se o nome for composto de dois
sobrenomes ligados pela partícula e,
estes serão considerados compostos.
Exemplos: Regina Costa e Silva
Sérgio Moura e Santos
Arquivam-se: Costa e Silva, Regina
Moura e Santos, Sérgio

21. Os nomes com Santo, Santa e São,
seguem a regra dos nomes formados de
um substantivo e um adjetivo.
Exemplos: Maria Santa Clara
José São Marcos
Igor Santo Amaro
Arquivam-se: Santa Clara, Maria
Santo Amaro, Igor
São Marcos, José

22. Títulos como Doutor, General, Conde,
Ministros, etc.., devem figurar no fim, entre
parênteses.
Exemplos: Doutor, Abel de Almeida
Ministro Dilson Funaro
Arquivam-se: Almeida, Abel de (Doutor)
Funaro, Dilson (Ministro)

23. Os nomes que exprimem grau de parentesco com
Júnior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partes
integrantes do último sobrenome, mas não são
considerados pela alfabetação.
Exemplos: Janaína Antunes Neta
Carlos Santos Júnior
Marcos Lima Sobrinho
Mario Dutra Filho
Arquivam-se: Antunes Neta, Janaína
Dutra Filho, Mario
Lima Sobrinho, Marcos
Santos Junior, Carlos

24. Nomes orientais – Japoneses, Chineses e
Árabes são registrados como se apresentam.
Exemplos: Chen Tai-Chien
Roin Ko-Sheng
Al Bem Hur
Arquivam-se: Al Ben Hur
Chen Tai-Chien
Roin Ko-Sheng

25. Os nome espanhóis: sobrenome paterno
antecede o materno, não devendo ser
abreviado. É por este que se deve entrar.
Exemplos: Jorge Pin Y Soler
Silvia Perez Fontana
Arquivam-se: Perez Fontana, Silvia
Pin Y Soler, Jorge

26. As firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser considerados
tais como se apresentam.
Exemplos: C & Modas
J. Câmara & Irmãos S/A

27. Os congressos, conferências, reuniões, assembléias,
quando precedidas de número, que estejam em
algarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e os
números são colocados no fim entre parênteses.
Exemplos: 5º Congresso de Psicologia
20ª Reunião da Associação Comercial.
Arquivam-se: Congresso de Psicologia (5º)
Reunião da Associação Comercial (20º)