ADMINISTRACIÓN EXITOSA DE PROYECTOS

1. INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA
INGENIERIA INDUSTRIAL
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
PROFR. JUAN MANUEL CARRIÓN DELGADO
CAPÍTULO 1, 2, 3 Y 4
EQUIPO 5
ALUMNOS:
BARRADAS AGUILAR ESAU
DOMÍNGUEZ MONTERO MIGUEL ÁNGEL
FLORES FERNÁNDEZ ERIKA
FUENTES PORTILLA FERMÍN
MOTA ANDRADE ISELA

3. ¿QUÉ ES?
 Es un proceso que
consiste en establecer
primero un plan e
implementarlo
después para alcanzar
el objetivo.

4. BENEFICIO
Tener un cliente satisfecho,
sin importar si usted es el
cliente de su propio proyecto
o una empresa a la que el
cliente paga para llevarlo a
cabo.

5. ATRIBUTOS DE UN
PROYECTO

6. PROYECTO
Esfuerzo por lograr un
objetivo especifico mediante
una serie especial de
actividades interrelacionadas
y la utilización eficiente de los
recursos.

7. ALCANCE
EL
OBJETIVO
SE DEFINE A
PARTIR DE:
COSTOS PROGRAMA

8. EL PROYECTO SIGUE:
MARCO
RECURSOS TEMPORAL
ESPECÍFICO
ACTIVIDADES
INTERDEPENDIENTES
CLIENTE ESFUERZO ÚNICO

9. CLIENTE
Es aquel que
Persona
aporta los fondos
necesarios para
Empresa
su realización.
Grupo de dos o
más personas o
empresas

10. Alcance
La
consecución
Satisfacción exitosa se ve Costo
del cliente
limitada
por:
Programa

11. ALCANCE
 Llamado alcance del trabajo.
 Es el trabajo que debe hacerse para que el
cliente se convenza de que las entregas
cumplan con los requisitos o criterios de
aceptación acordados al comenzar el
proyecto.

12. COSTO
 Es la cantidad que el
cliente se compromete a
pagar por la terminación
aceptable del proyecto.
 Se basa en un
presupuesto que abarca
una estimación de los
costos relacionados con
varios recursos que
servirán para llevar a
cabo el proyecto.

13. PROGRAMA
 Es el cronograma que
especifica cuando
empezaran y terminaran
las actividades.

14. CIRCUNSTANCIAS IMPREVISTAS QUE PONEN EN
PELIGRO EL OBJETIVO:
El costo de algunos
materiales pueden ser más
alto que la estimación
inicial.
El mal tiempo puede
ocasionar retrasos.
Quizá haya que rediseñar o
modificar alguna pieza muy
compleja de maquinaria
automatizada para que cumpla con
las especificaciones del desempeño.

15. CICLO DE VIDA DE
UN PROYECTO

16. PRIMERA
FASE
CICLO DE
FASE
FINAL VIDA DEL SEGUNDA
FASE
PROYECTO
TERCERA
FASE

18. PRIMERA FASE
 Consiste en descubrir una
necesidad, un problema o
una oportunidad, pudiendo
suceder que el cliente pida
propuestas a individuos, a
un equipo de proyecto o a
empresas para que
atiendan la necesidad o
resuelvan el problema.

19. SEGUNDA FASE
 Consiste en encontrar una solución a la
necesidad o al problema.

20. TERCERA FASE
 Llamada también Ejecución del Proyecto.
 Consiste en implementar o poner en practica la
solución propuesta.

21. FASE FINAL
 Consiste en el terminado. Una vez hecho eso,
se efectúan algunas actividades de cierre como
confirmar que se haya realizado todo lo
solicitado y que el cliente lo haya aceptado.

22. PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO

23.  Significa planear el
trabajo y después
trabajar según el plan.
 Incluye establecer un
plan y después
llevarlo a cabo.

24. PASOS DE LA PLANEACIÓN:
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.
2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en
“piezas” importantes, o paquetes de trabajo.

25.  3. Definir las actividades especificas que es
necesario realizar para cada paquete de trabajo
con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

26. 4. Presentar gráficamente las actividades bajo la
forma de un diagrama de red.
5. Hacer un estimado de tiempo de la duración
que tendrá que completar cada actividad.

27. 6. Hacer un estimado de costos para cada
actividad.

28.  7. Calcular el programa y el presupuesto de un
proyecto, para determinar si el mismo se puede
terminar dentro del tiempo requerido, con los
fondos asignados y con los recursos
disponibles.

30. PLANEACIÓN
 Determina que se necesita hacer, quien lo hará,
cuanto tiempo se necesitará y cuanto costará.
El resultado es un plan de línea base.

31. BENEFICIOS DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Completar el alcance
total del proyecto con
calidad, a tiempo y
dentro del presupuesto
proporciona una gran
sensación de
satisfacción.
Tener un cliente
satisfecho, tanto si usted
es el cliente de su propio
proyecto.

33. Reconocimiento de una
necesidad
Problema, oportunidad
Emisión de una solicitud
de propuesta (SDP)

34.  El cliente tiene que definir con claridad el
problema o la necesidad.
 Recopilar información sobre la magnitud del
problema.

35. Magnitud del Determinar el
beneficio de presupuesto
la mejoría del proyecto.

36. SELECCIÓN DE PROYECTOS
 Evaluar oportunidades o necesidades, para
después decidir cuál se convertirá en
proyecto.
Pros y
Contras
Benefi- Conse-
cios cuencias
Desventa- Ventajas
jas

37. SELECCIÓN DE
PROYECTOS
4. Evaluar las 1. Establecer conjunto
de criterios para
oportunidades a evaluar
partir de criterios. oportunidades.
3. Recabar datos 2. Listar
e información. suposiciones

38. PAUTAS PARA UN PROYECTO DE UNA
SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP):
1. Proporcionar una descripción del
trabajo (DDT).
2. Incluir los requisitos del cliente, que
definen las especificaciones y atributos.
3. Especificar las entregas que el cliente
espera que le proporcione el contratista o
equipo del proyecto.

39. 4. Relacionar cualesquiera artículos
suministrados por el cliente.
5. Expresar las aprobaciones que
requiere el cliente.
6. Mencionan el tipo de contrato que
piensa usar el cliente.

40. 7. Expresar las condiciones de pago que
piensa usar el cliente.
8. Expresar el programa requerido para la
terminación del proyecto.
9. Proporcionar instrucciones para el formato
y el contenido de las propuestas del
contratista.

41. 10. Señalar la fecha de vencimiento
para la cual el cliente espera las
propuestas de contratistas.
11. Incluir criterios de evaluación.

42.  No todos lo ciclos de vida de proyectos
incluyen la preparación de una solicitud de
propuesta por escrito y las posteriores
propuestas de los contratistas.

43. SOLICITUD DE PROPUESTAS
 Que el cliente publique
un anuncio en ciertos
periódicos de negocios .
 Identificar un grupo
seleccionado de
contratistas, enviándoles
una copia de la SDP.

46.  Al tomar una decisión de licitar/no licitar, el
contratista puede tomar en cuenta algunos
factores:
• Competencia • Riesgo
Fondos del
Reputación
cliente
Recursos Recursos
para para
propuesta proyecto
• Misión • Ampliación
de
capacidades

48.  Solicitud de propuesta para solicitar propuestas
competidoras de los contratistas, para ser seleccionada
por el cliente como ganadora.
 Una propuesta es un documento
vendedor; no es un informe técnico.
 En la propuesta el contratista tiene que
convencer al cliente de que :

49. Es el mejor contratista para
solucionar el problema
Dejara satisfecho al cliente.
Complementara el proyecto dentro
del presupuesto al programa
Lograra los resultados deseados
Aprovecha su experiencia exitosa
con proyectos anteriores similares

50. En la propuesta el
contratista tiene que
resaltar los factores
únicos que lo
diferencian de sus
competidores.
Las propuestas
tienen que ser Las propuestas
especificas en deben de estar
redactadas en
atender los forma sencilla y
requisitos del concisa no deben
cliente tal como ser ampulosas o
los expresa en la redundantes.
SDP.

51.  Por ultimo las propuestas tienen
que ser realistas a los ojos del
cliente en términos del alcance, el
costo y el programa.

53.  El desarrollo de una propuesta
amplia para un proyecto se debe
considerar como un proyecto en
si mismo.
 Los clientes no pagan a los
contratistas por propagar
propuestas. Los contratistas
absorben estos costos como
costos normales de
mercadotecnia al realizar estas
operaciones se espera obtener
contratos y utilidades sobre los
mismos.

55.  Con frecuencias las propuestas se organizan en tres
secciones: técnicas, administrativas y de costos.
Convencer al
cliente de que el
contratista
comprende la
SECCIÓN necesidad o el
problema y que
TÉCNICA puede
proporcionarle
la solución
menos riesgosas
y mas benéficas.

56. Convencer al
cliente de que
SECCIÓN pueda hacer
el trabajo
ADMINIS- propuesto y
TRATIVA lograr los
resultados
deseados.

57. Convencer al
cliente de que
el precio del
SECCIÓN DE contratista
para el
COSTOS proyecto
propuesto es
realista y
razonable.

58. FIJACIÓN DE
PRECIOS
Al determinar el precio para el
proyecto, el contratista
considera las siguientes partidas.

59. CONFIABILIDAD DE LOS ESTIMADOS DE
COSTOS
 Elcontratista debe
tomar el tiempo
necesario para
pensar con cuidado
el proyecto y
estimar los costos
con un alto nivel de
detalle.

60. RIESGO
 Si
el proyecto propuesto incluye una
actividad que no se ha llevado a cabo
antes.

61. VALOR DEL PROYECTO PARA EL
CONTRATISTA
 Tal
vez existan situaciones en las que el
contratista este dispuesto a aceptar un
precio ajustado o bajo.

62. PRESUPUESTO DEL CLIENTE
 Uncontratista que
conozca la cantidad de
dinero que el cliente ha
presupuestado para el
proyecto no debe
presentar el precio que
exceda lo que se tiene
disponible.

63. COMPETENCIA
 Se espera que muchos contratistas presente
propuestas como respuesta a la SDP de un
cliente.

64. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y
SEGUIMIENTO
 Normalmente la SDP
proporcionara
instrucciones acerca
de la fecha de
vencimiento de
presentación de la
propuesta, y el
nombre y la
dirección de la
persona a quien se
debe entregar.

65. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTAS POR EL
CLIENTE
Los clientes evalúan las
propuestas de los contratistas
en diferentes formas.
Algunos observan primero los
precios de las propuestas y
seleccionan.
Otros clientes eliminan las
propuestas que exceden sus
presupuestos.

66. CRITERIOS PARA EVALUAR LAS
PROPUESTAS DE LOS CLIENTES
Cumplimiento con la
descripción del
trabajo y los
requisitos del cliente
presentados en la
SDP.
Lo correcto y
practico del enfoque
propuesto por el
contratista para
solucionar el
problema.

67. CRITERIOS PARA EVALUAR LAS
PROPUESTAS DE LOS CLIENTES
La experiencia y el éxito del
contratista en proyectos
similares.
La experiencia del personal
clave que será asignado a
trabajar en el proyecto.
La capacidad administrativa,
incluyendo la capacidad del
contratista para planear y
controlar el proyecto.

68. CRITERIOS PARA EVALUAR LAS
PROPUESTAS DE LOS CLIENTES
 Realismo del programa del contratista.
Precio

69. TIPOS DE
CONTRATO

70. CONTRATOS DE PRECIO FIJO
 En un contrato de precio fijo, el cliente y el
contratista acuerdan precio para el trabajo
propuesto.
 El precio sigue fijo a menos que el cliente y el
contratista estén de acuerdo en cambiar.

71. CRITERIOS DE REEMBOLSO DEL COSTO
 En este contrato, el cliente acepta pagar al
contratista todos los costos reales con
independencia de la cantidad, mas alguna
utilidad acordada.
 Esto representa un alto riesgo para el cliente,
puesto que los costos pueden exceder lo
propuesto.

72. CLAUSULAS DEL CONTRATO
1. Exposición falsa de los costos.
2. Aviso de exceso en los costos o demoras en el
programa.
3. Aprobación de los subcontratistas.
4. El equipo o la información a proporcionar
por el cliente.
5. Patentes.
6. Divulgación de información confidencial.
7. Consideraciones internacionales.
8. Cancelación.
9. Condiciones de pago.
10. Pagos por primas/penalidades.
11. Cambios.

74. ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN EL
MUNDO REAL
INGENIERIA MILITAR
Las instalaciones militares se diseñan, se
constituyen y mejoran mediante la ingeniería
militar.

75.  Ejemplo:
Proyecto Fort Drum Airfield, con un
costo de 37 millones de dólares, que
forma parte de una reconstrucción
de la base aérea y de eliminación del
cierre en Griffiss Air Force Base
(Nueva York).

76. Para esto se asignó la misión a un equipo de
proyectos. El proyecto parecía simple a primera
vista, sin embargo hubo factores que complicaron
las cosas.
El proyecto no tendría éxito si no se conocían de
antemano su propósito y sus objetivos primarios.

77. El director escogido para este proyecto era un
ejecutivo práctico. ASÍ Se formó el equipo
encargado de su realización.
Gracias a una buena administración del proyecto, el
equipo concluyó el diseño exitosamente y a tiempo,
sin rebasar el presupuesto y alcanzando todos los
objetivos.

78. PLANEACION DEL PROYECTO
La tercera fase del ciclo de vida del proyecto tiene
dos partes:
1. Hacer su planeación detallada.
2. Poner en práctica ese plan.

79. REALIZACION DEL PROYECTO
El equipo, dirigido por el
gerente, pondrá en practica
el plan y realizará las
actividades o elementos de
trabajo de acuerdo con él.
El ritmo de la actividad
aumentará según se vayan
incluyendo más y diversos
recursos al desarrollo de
las tareas del proyecto.

80. CONTROL DEL PROYECTO
Establecer el
plan de línea
base
Iniciar el proyecto
Esperar hasta el
próximo
periodo de
presentación de
informes Durante cada periodo de presentación
de informes
Recopilar información Incluir los cambios en el plan
sobre el desempeño real Calcular el programa, el del proyecto (alcance,
(programa, costos) presupuesto y los programa, presupuesto)
pronósticos del proyecto,
actualizados
Analizar la situación actual en
comparación con el plan
(programa, costos)
¿Se
necesitan
NO
acciones
correctivas
?
SI
Identificar las acciones correctivas e
incluso cambios relacionados

81. TERMINACION DEL PROYECTO
La cuarta y última fase del ciclo de vida del
proyecto es terminarlo.
El propósito de terminar apropiadamente un
proyecto es aprender la experiencia ganada en el
mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el
futuro.

82. EVALUACION INTERNA
POSTERIOR A LA TERMINACION
DEL PROYECTO
El gerente debe de realizar dos tipos
de reuniones:
Las individuales con los
miembros del equipo.
En grupo con el equipo del
proyecto.

83. LAS INDIVIDUALES CON LOS MIEMBROS
DEL EQUIPO.
 Permiten a los integrantes proporcionar sus
impresiones personales.
 Alientan hablar abiertamente.
 Pueden mencionar cualquier problema en
relaciones de trabajo.
 El gerente del proyecto tiene que asegurar que
se mantendrá como confidencial.

84. EN GRUPO CON EL EQUIPO DEL
PROYECTO.
 Desempeño técnico
 Desempeño en cuanto a costos
 Desempeño del programa
 Planeación y control del proyecto
 Relaciones con el cliente
 Relaciones de equipo
 Comunicación
 Identificación y solución del
problema
 recomendaciones

85. RETROALIMENTACION DEL
CLIENTE
 Se le deben de hacer tres pasos:
• Preguntar al cliente sobre
Primer: cualquier otro proyecto que
pudiera hacer- quizá sin tener que
pasar por el proceso competitivo.
• Solicitar autorización para utilizar
Segundo: al cliente como referencia a otros
clientes.
• Que el gerente le haga una encuesta
Tercero: con los resultados a la satisfacción
del cliente.

86. CANCELACION DEL PROYECTO
 Circunstancias que requieran
que un proyecto se cancele
antes de que se termine.
 Circunstancia que puede
ocasionar que se finalice
anticipadamente un proyecto
es un cambio en la situación
financiera de la compañía.
 Circunstancias en que también
los pueden cancelar los
clientes por descontento.

87. FORMA PARA EVITAR LA
CANCELACION DE UN PROYECTO
DEBIDO AL DESCONTENTO DEL
CLIENTE:
Es importante idear un plan antes
de iniciar el proyecto.
El compromiso se logra con la
participación.
Programe reuniones regulares y
personales con el cliente.
Pregúntele periódicamente si esta
satisfecho con el avance del
proyecto.

88. Otra actividad que se tiene que realizar
durante la fase de terminación es
asegurarse de que se hayan cobrado todos
los pagos del cliente.
Por ultimo, ningún proyecto exitoso debe
terminarse sin algún tipo de celebración.
Otra actividad importante durante la fase de
terminación es realizar reuniones de evaluación
posteriores a la conclusión del proyecto.