Dit artikel is afkomstig uit Od 4-2009. Od is een uitgave van Sdu Uitgevers te Den Haag, www.sdu.nl .

1. Het Omgevingsloket:
opmaat naar
ketenarchivering?
Op 1 januari 2010 zal naar verwachting de Wabo echt in werking treden. Een onderdeel van de inwerkingtreding van de Wabo is
de inrichting van Omgevingsloket online. Od sprak met twee drijvende krachten achter het loket: Marc de Rooij, projectleider
Omgevingsloket online en Jacques Duivenvoorden, adviseur voor Wabo-DIV-aangelegenheden. Het project valt onder verantwoor-
delijkheid van het Ministerie van VROM en is een van de zes voorbeeldprojecten uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma Betere
dienstverlening en e-overheid (NUP).
Hoe werkt het? formulier uitprinten of invullen met de aanvrager of de vergun-
In het kader van de lastenverlichting voor burgers en administra- ningcheck gebruiken bij het helpen van burgers of ondernemers met
tieve vereenvoudiging kunnen burgers en bedrijven vanaf 2010 vragen. Het op papier aanvragen van een vergunning blijft dus ook
op een eenvoudige manier elektronisch omgevingsvergunningen mogelijk.
aanvragen, en wel via het Omgevingsloket. De gemeente blijft
het loket (balie, telefoon, internet). Aanvragers die elektronisch Bijlagen - bestandsformaten
een vergunning willen aanvragen zal de gemeente (of provincie) Naast een formulier zullen dikwijls bijlagen ingediend moeten
doorverwijzen naar hun Omgevingsloket online. Omgevingloket worden. Dit roept de vraag op: kun je eisen stellen aan het te
Alle bestaande formuleren kunnen de prullenbak in, want de formulieren van het
Omgevingsloket online moeten gebruikt worden
online is dan ook geen website van VROM. Je komt er vanzelf via gebruiken format? Dit wordt opgelost doordat alle bestandsforma-
de websites van het aangesloten bevoegd gezag: gemeenten, ten ingediend mogen worden. Een convertor zet alles om naar een
waterschappen, provincies en Rijk. archiefwaardig pdf-formaat. Daardoor gaat de functionaliteit van
De vereenvoudiging zit hem in twee aspecten: ten eerste wordt bijvoorbeeld de tekeningen niet verloren. Het lezen van de bestan-
de aanvrager via beslisbomen naar de juiste vergunnings(aan- den kan met behulp van een CAD Viewer. Met een bewerkingstool
vraag) geleid. Een vergunningcheck helpt een burger of onderne- kunnen tekeningen worden aangepast door de diverse behandelaars.
mer te bepalen of een omgevingsvergunning nodig is en zo ja voor Het originele bestand blijft intact, de bewerkingen vormen als het
welke activiteiten (kappen, bouwen, monumenten, milieu). Ten ware nieuwe lagen bovenop het bestand.
tweede kan de vergunning via het digitaal loket worden aange-
vraagd door het formulier in te vullen en bijlagen bij te voegen. Statusinfo niet verplicht
Het landelijke formulier zal de bestaande landelijke, gemeentelijke Uiteindelijk zou VROM het prachtig vinden wanneer elk aangesloten
en provinciale formulieren vervangen. Men wordt dus geholpen bevoegd gezag ook de backofficesystemen zou koppelen aan het
het juiste aan te vragen en de aanvraag komt ook vanzelf bij het Omgevingsloket. Hierdoor zouden aanvragers op ieder moment de
bevoegd gezag terecht. status van hun aanvraag kunnen zien. Het zal evenwel nog lange
Wat niet verandert zijn de criteria op basis waarvan een vergun- tijd duren voordat dit gemeengoed is, is de verwachting. Het geven
ning wordt verleend. De behandelende instanties zullen gaan van statusinformatie is niet verplicht. Daarnaast helpt een koppe-
samenwerken om als één overheid een vergunning te beschikken. ling overheden om efficiënter te werken. Informatie van de aan-
vrager ofwel de zaak hoeft niet apart in de backofficesystemen van
Verplicht gebruik formulieren overheden te worden ingevoerd.
Alle bestaande formuleren kunnen de prullenbak in, want de formu-
lieren van het loket moeten gebruikt worden. Er is geïnventariseerd Workflow aanvraag
dat er op dit moment ruim tweeduizend verschillende formulieren Het omgevingsloket is een doorgeefluik. De aanvraag is plaats- of
bestaan. Gemeenten hoeven niet meer zelf formulieren te ontwikke- websiteonafhankelijk. Je kan overal je aanvraag indienen, via welke
len. website dan ook (je zit altijd in dezelfde website) en de aanvraag
Dit biedt ook mogelijkheden voor de medewerkers bij de frontoffice komt terecht bij het benodigde bevoegd gezag.
van een gemeente, want ook deze kan via het Omgevingsloket een De aanvrager heeft tot het moment van indiening toegang tot zijn
22 Od / jaargang 63 / april 2009 / #4

2. aanvraag. Daarna kan de aanvrager in zijn aanvraagdossier zien wat Het loket wordt in eerste instantie nog niet voor alle vergunningen,
de status is en kan de aanvrager op verzoek eventuele aanvullende die straks onder het begrip ‘omgevingsvergunning’ vallen, gebruikt.
informatie toevoegen aan het dossier. Dit betekent dus eigenlijk Er is gestart met de zogenaamde BRIKS-vergunningen (Bouw,
dat er een gedeeltelijk online overheidsarchief in het leven wordt Reclame, Inrit, Kap, Sloop) en vergunningen en meldingen in het
geroepen. Vooral voor DIV’ers roept dit onmiddellijk allerlei vragen kader van het Gebruiksbesluit (brandveiligheid).
op (zie verderop in dit artikel). Verder zijn op dit moment dertig gemeenten bezig om het goede
De aanvraag komt vervolgens via de mailbox binnen bij het bevoegd voorbeeld van Leidschendam-Voorburg te volgen. VROM hoopt
gezag. Ook weer een interessant DIV-aspect! Het mailtje is een sig- hiermee overheden voldoende tijd te bieden om aan te sluiten op
nalering van de aanvraag, het aanvraagformulier (een pfd) met een het Omgevingsloket en ervaring op te doen met elektronisch wer-
link naar de bijlagen. ken, voordat de wet formeel van kracht wordt. Dat reduceert com-
plexiteit, want de invoering van de Wabo zelf vraagt al veel voorbe-
Verstrekking papieren vergunning reiding van overheden op het vlak van samenwerkingsafspraken en
De uiteindelijke verstrekte vergunning gaat niet via dit loket, noch opleiding van medewerkers.
via de website van het gevoegd gezag. Uiteindelijk zal dit natuur- Er wordt nadrukkelijk naar gestreefd om oplossingen van de ene
lijk wel gaan gebeuren, maar hiervoor moeten nog veel (vooral instantie ook door anderen te laten gebruiken. VROM bevordert
juridische) zaken worden geregeld. De vergunning wordt door het expliciet samenwerking en kennisdeling.
bevoegd gezag de komende tijd nog op papier en met handtekening
verstrekt. Beveiliging
Natuurlijk moeten de gegevens goed beveiligd worden. Er zijn twee
Vergunningscriteria soorten beveiliging: technische beveiliging tegen hackers en proce-
De vergunningscriteria blijven zoals ze nu zijn. Omgevingsloket onli- durele, zoals het opstellen van autorisatieprotocollen (wie mag bij
ne en Wabo veranderen alleen het proces. Het kan dus nog steeds welke informatie?).
zo zijn, dat je in Amsterdam wel een kapvergunning krijgt, maar in Autorisaties worden geregeld via de website. Het loket regelt de
Rotterdam niet bij gelijke omstandigheden. Gemeenten kunnen ook autorisaties voor het bevoegd gezag, dus bijvoorbeeld de gemeente.
lokale indieningsvereisten toevoegen aan het formulier. Wel is het De gemeentes organiseren vervolgens zelf hun interne autorisaties.
de bedoeling om het geheel te harmoniseren. Om een aanvraag te kunnen indienen dient eerst DigiD te worden
Vanwege deze beleidsruimte zullen de criteria voor verlening blijven ingevoerd. Dit trouwens niet alleen voor burgers, maar ook voor
afwijken. Ook heeft dit gevolgen voor de vragen die aan de aanvra- bedrijven (een weliswaar bestaande mogelijkheid, maar eentje die
ger worden gesteld. Er zal in die zin dus niet altijd en overal hetzelf- tot heden amper wordt gebruikt of bekend is).
de formulier worden gebruikt: er is plaats voor locale toevoegingen.
Het bevoegd gezag kan zelf extra vragen toevoegen, maar moet dit DIV-aspecten
gedeelte ook zelf beheren. Je kunt als bevoegd gezag kiezen of je de documenten laat staan bij
het Omgevingsloket online of toch liever download naar de eigen
Stand van zaken omgeving. Er is geen technische noodzaak om documenten in eigen
Na diverse pilots heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg als systeem te zetten, want het internetarchief is goed beveiligd en
eerste gemeente het Omgevingsloket online in gebruik genomen. wordt beheerd. Het wordt natuurlijk wel ingewikkeld om een com-
De vergunningscriteria blijven zoals ze nu zijn. Omgevingsloket online en
Wabo veranderen alleen het proces
Jacques Duivenvoorden (l) en Marc de Rooij (r).
23 Od / jaargang 63 / april 2009 / #4

3. pleet dossier op te bouwen. En wie beheert dat? Sterker: van wie is • (externe) adviseurs toegang verlenen,
de informatie eigenlijk? • intern digitaal gaan werken: aanvragen beoordelen via scherm (of
Het Omgevingsloket online stelt gereedschap ter beschikking. Het blijft er toch een plotter en printer nodig?).
loket is van de gemeenten of het bevoegd bezag. Het loket is niet Dit laatste aspect wordt beoordeeld als het moeilijkste. Veel energie
van VROM, want bij VROM worden geen vergunningen aangevraagd. moet gestoken worden in het opleiden van medewerkers en in het
Dus is de informatie die in het Omgevingsloket online bewaard laten landen van digitaal werken binnen organisaties. Hiermee raak
Veel energie moet gestoken worden in het opleiden van medewerkers en in
het laten landen van digitaal werken binnen organisaties
wordt niet van VROM. Het bevoegd gezag mag de dossiermodule je aan aspecten van de organisatiecultuur, en we weten allemaal
gebruiken, maar meedoen is niet verplicht. hoe weerbarstig die is.
De archiveringsvraagstukken bleken zo ingewikkeld dat de VNG Ook voor de DIV’ers gaat veel veranderen. In ieder geval de ver-
heeft verzocht om het advies van een gezaghebbend orgaan. VROM andering van fysiek naar digitaal, maar daarnaast in veel geval-
heeft vervolgens advies gevraagd aan het Nationaal Archief. Een len ook de verandering van achteraf naar vooraf archiveren! En
advies om reikhalzend naar uit te kijken! nadenken hoe de nog bestaande papieren documentenstromen te
harmoniëren met de nieuwe digitale stroom. Gaan we ook aan de
.
Implementatie poort bij het fysieke kanaal digitaliseren (aan de balie scannen?).
Wat moet een gemeente nu precies doen om aan te sluiten op het Volop uitdagingen en kansen dus! De Wabo geeft een druk van
Omgevingsloket online? buiten en daarmee een sense of urgency om een grote stap te
Dat moet niet onderschat worden. Er gaat best veel werk inzitten: zetten in de richting van digitaal werken en digitaal DIV’en.
• technische zaken regelen,
• lokale beheerder aanstellen en installeren, Gert-Jan de Graaf, hoofdredacteur Od, Gertjan.degraaf@dino4.nl
• nadenken over eigen werkprocessen, Esther Maes, redactielid Od, e.maes@brw.denhaag.nl