O documento discute o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), definindo-o como um conjunto de operações que aplica técnicas e tecnologias para gerenciar documentos eletronicamente. Também aborda legislação relacionada, softwares e hardwares utilizados, e os benefícios do GED para organização e acesso a documentos.

1. Universidade Católica do Salvador 11/05/2014
Caíque Pimenta
Jean S. de Jesus
Disciplina de contabilidade geral e de custos
O texto a seguir, esboça através de tópicos os temas, conceitos, leis e decretos que
regulamentam a Gestão Eletrônica de Documentos.
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GED é um conjunto de operações ou métodos, que aplica técnicas e tecnologias para
captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relativos aos
processos organizacionais.
“Palavras-chave - GED, Digitalização, Document Management, Document, Imaging,
Workflow, OCR, ICR, COM, COLD, microfilmagem, ERM, Tecnologia, documento,
Armazenamento”
Instituições encontram uma saída para o excessivo acúmulo de documentos, Método que
passa os documentos em forma física para a digital , há diversas plataformas nas quais
esses documentos possam ser realocados, a escolha depende das mesmas para a melhor
plataforma determinada (usuário) depende do tipo de documento com o qual irá trabalhar,
os tipos de plataformas são várias porém as mais usadas para a mudança são as seguintes,
fotos, microfilmes, arquivos de texto planilhas eletrônicas, etc.
Prof.: Sílvio Bello
Curso: Bacharelado em Informática

2. Legislação
Trata-se de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado.
Legislação ampla e complexa, devido a incumbência das esferas de leis federais, estaduais
e municipais, além da auto-regulamentação setorial, prevista na constituição federal.
A Lei nº 12.682, de 9 de Julho de 2012, da validade jurídica dos documentos digitalizados e
replicados por meios eletrônicos.
A LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências.
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro
de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no
inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, caput, incisos IV e
VI, alínea “a”, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de
2011.
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a
LEI NO 8.112, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1990 - revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e
dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras
providências.
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA / SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA - PORTARIA Nº 12, DE 8 DE
JUNHO DE 2009 / Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem
de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008.
O SECRETÁRIO NACIONAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA, no uso das atribuições
legais e, Considerando o disposto no parágrafo único, do artigo 15, do Decreto nº 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, combinado com o artigo 8o,
inciso VI, da Estrutura Regimental do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto nº 6.061, de 15 de
março de 2007.
MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 - LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO
DE 1999 - Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 62 da Constituição,
adota a seguinte Medida Provisória, com força de lei:
LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 - Dispõe sobre a preservação, organização e proteção
dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências.
LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 - Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos
órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências. CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ - CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO
ARQUIVÍSTICO DIGITAL – CONARQ / 6 de julho de 2004

3. Vários componentes de hardware e software são precisos para o funcionamento do
GED, alguns são desenvolvidos especificamente para cada tipo de sistema; outros
são adaptados conforme a escolha da entidade. Thomaz (2005, p. 36)
Aplicações em Softwares / Ferramenta web
Há diversas soluções em TI no mercado para GED, entre elas citamos os seguintes
sistemas:
Liquid: Sistema que integra diversos módulos para uma boa gestão de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos
Características (Segundo o fabricante): Vantagens do produto - Facilidade na organização
de documentos físicos - Agilidade na recuperação de documentos - Auxílio na administração
do arquivo físico das empresas e etc.
SE Document: SE Document é a solução definitiva para o gerenciamento corporativo de
documentos que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexação e recuperação,
visualização de conteúdo, etc. em uma única aplicação web.
SOFTWARE GED: conjunto de tecnologias que permite a gestão inteligente de
documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros. É uma
ferramenta totalmente via web, que não necessita de instalações nas máquinas dos
usuários.
Vantagens e benefícios (Segundo o fabricante):
http://www.redeimagem.com.br/produtos
14/05/2014
http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php# -
14/05/2014

4. 1) Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
2) Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópia;
3) Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;
4) Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;
5) Segurança das informações;
6) Preservação do arquivo físico;
7) Integração de dados ativos e históricos;
Etapas do Software GED: Cadastro de Documentos – Armazenamento - Distribuição.
Aplicações em equipamentos / hardwares especializados para GED
A aplicação de digitalização requer um conjunto de equipamentos adequado a cada
aplicação, equipamentos esses que possam atender tanto a tarefa de escanear como a
editar informações, visualizar, organizar e arquivar. A escolha do equipamento para
a digitalização de documentos depende do tipo de material que será trabalhado. Ao
implantar um projeto de digitalização de documentos é necessário ficar atento as
características técnicas dos equipamentos de digitalização: computador, monitor, gravador
de CD e DVD, porta de transferência de alta velocidade, software e, principalmente, dos
scanners que serão utilizados.
Outros fatores como resolução, profundidade de cores, área de escaneamento, tempo de
digitalização e usabilidade também fazem toda a diferença para aumentar a produtividade,
Detalhe:
Scanner: mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem eletrônica.
As imagens também podem ser inseridas no sistema vindo de um bureau de
processamento.
Processamento: os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores,
normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuição de informação.
Armazenamento: periféricos de armazenamento que armazenam e disponibilizam
permanentemente as imagens e respectivas informações complementares, que podem ser
discos rígidos ou unidades de CD.
Rede: ponte de comunicação entre os componentes do sistemas físicos.
Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia física do documento.
Estação de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode permitir consultar, criar
novos documentos, cadastrar documentos existentes, etc.

5. Prestadores de Serviços
Com uma tendência crescente de prestação de serviços, não é diferente para
aplicações de gestão de documentos.
Temos como exemplo, empresas como a
- DIAGRAMA TECNOLOGIA: oferece apoio em projetos de gestão de conteúdo
(GED/ECM), desde a análise de necessidades, podendo recomendar ajustes em processos
de trabalho e efetuar a seleção da solução mais indicada, até a implantação e
gerenciamento da operação.
- DATADIGITAL: A digitalização de documentos é a conversão de documentos escritos em
papel para arquivos digitais – Preparação – Digitalização – Indexação - Controle de
qualidade
- KATALOGG: Surgiu com o propósito de oferecer soluções confiáveis, rápidas e eficientes
a empresas cada vez mais exigentes frente ao constante crescimento do volume de seus
arquivos e aos problemas que eles geram. Soluções em Guarda de Documentos -
organização de documentos - Digitalização de Arquivos.
Gestão de um documento / tempo de vida
São procedimentos técnicos desde a sua criação, manuseio, transferência e/ou descarte do
documento. Então ao passar por esses ciclos, requer a necessidade de um ambiente físico,
eletrônico e digitalizado. Mas, para manter essa integridade, temos que aplicar técnicas de
manuseio para não alterar a integridade do documento.
Para isso, existem muitas soluções no mercado de GED, a fim de implantar soluções
devidas a necessidade de cada um. Ao tomar essas medidas, irá reduzir o número de papel,
reduzir o risco de exteriorização, fácil localização, rastreabilidade, agilidade entre outras.
Dando a importância a crescentes soluções de serviços em nuvem.
Segurança na informação
Com toda a discussão em torno da GED, é preciso manter a segurança da informação no
sentido de preservar o valor ético, planejamentos estratégicos e históricos que possuem
uma organização. Características básicas da segurança da informação vão desde atributos
de confidencialidade, autenticidade, integridade e disponibilidade não estando esta
segurança restrita somente a sistemas computacionais, informações eletrônicas, sistemas

6. de armazenamento, mas também aos termos de confidencialidades entre pessoas e
instituições.
REFERENCIAS:
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art23>.
Acesso em: 10 maio 2014.
Disponível em: <http://www.artigonal.com/ti-artigos/gestao-eficiente-de-hardware-e-software-
1333882.html>. Acesso em: 10 maio 2014.
Disponível em: <https://uspdigital.usp.br/proteos/manual/versao2/manualcompleto.pdf>.
Acesso em: 02 maio 2014.
Disponível em: <http://www.ged.net.br/lei8159.html>. Acesso em: 05 maio 2014.
Disponível em: <http://www2.acessodigital.com.br/materias.php?acesso=19&tipo=2>.
Acesso em: 03 maio 2014.
Disponível:
<http://webeduc.mec.gov.br/midiaseducacao/material/impresso/imp_basico/e1_assuntos_a1.
html>. Acesso em: 05 maio 2014.
Disponível em: <http://www.kitani.com.br/index.asp>. Acesso em: 09 maio 2014.
Legislação GED - LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
GED. Disponível em: <www.ged.net.br>. Acesso em: 09 de maio 2014.
http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php#
Acesso em: 13 de maio 2014.
http://www.arquivar.com.br/servicos/ged/
Acesso em: 14 de maio 2014.
http://www.diagramati.com.br/site/?page_id=49
Acesso em: 14 de maio 2014.