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Conservacion y preservacion de los documentos digitales yenny espitia rey

Definición de Conservación Digital. Definición de Preservación Digital. Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital. Políticas de la preservación y la conservación digital. Estrategias de la preservación y la conservación de los documentos digitales. Problemas que se presentan en la conservación digital. Seguridad de la información. Patrimonio Digital. Conclusiones. Bibliografía.

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YENNY ELIZABETH ESPITIA REY
1026254482
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
1. Definición de Conservación Digital.
2. Definición de Preservación Digital.
3. Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital.
4. Políticas de la preservación y la conservación digital.
5. Estrategias de la preservación y la conservación de los documentos digitales.
6. Problemas que se presentan en la conservación digital.
7. Seguridad de la información.
8. Patrimonio Digital.
9. Conclusiones.
10. Bibliografía.
CONTENIDO
Definición de Conservación Digital.
Definición de Conservación Digital.
(Voutssas,2009)
Acciones tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir, detener o retardar el
deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente
en condiciones de usabilidad, tales como la estabilización tecnológica, la
reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales con el fin de
garantizar la trascendencia de los contenidos
(AGN)
Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del
soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente en
condiciones de usabilidad, así como la estabilización tecnológica, la reconversión
a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para garantizar la trascendencia
de los contenidos
Definición de Preservación Digital.
• “Preservación Digital: acciones específicas cuyo fin ulterior y
a largo plazo, sería asegurar la permanencia y acceso del
contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las
tecnologías, independientemente de su soporte, formato o
sistema. Para ello, debemos mantenerlos, esto es,
protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente;
y en caso de deterioro o daño debemos tratar de
restaurarlos. (Voutssás,2009)
• La preservación digital consiste en los procesos destinados a
garantizar la accesibilidad permanente de los objetos
digitales. Para ello, es necesario encontrar las maneras de
representar lo que se había presentado originalmente a los
usuarios mediante un conjunto de equipos y programas
informáticos que permiten procesar los datos.
Para lograrlo, es necesario que la comprensión y la gestión
de los objetos digitales se realice considerándolos desde cuatro
puntos de vista: como fenómenos físicos, como codificaciones
lógicas, como objetos conceptuales comprensibles para el ser
humano y como conjuntos de elementos esenciales que deben
ser preservados para ofrecer a los futuros usuarios lo esencial
del objeto. (Unesco)
Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital.
Objetivos
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F.
(2016):
• Asegurar la legibilidad, es decir, la facilidad
de lectura y compresión del archivo digital y
la integridad de los objetos digitales
conservados.
• Conservar la autenticad e integridad de los
mismos, que la información preservada y
conservada sea la que inicialmente se
guardó y no halla cabida a modificaciones
en su contenido
Principios
(Barnard & Delgado & Voutssás, 2014)
1. Permanencia de los documentos. Este principio
está relacionado con el concepto de que el
documento estará disponible por un lapso
considerable. Está asociado con su presencia, su
seguridad, y por supuesto, con la duración y
continuidad de su soporte.
2. Accesibilidad. Tiene que ver con la capacidad de
poder acceder en un futuro a la información o datos
contenidos en un soporte. Debemos poder
reproducir correctamente las cadenas de bits.
Existen archivos informáticos en formatos o
soportes que pertenecen a tecnologías obsoletas y
por lo mismo ya no pueden ser accedidos ya que
se carece del equipo para leerlos o del sistema
operativo o el programa informático que los
operaba.
Políticas de la preservación y la conservación digital.
• La política proporciona un marco para la acción y a
planificación que asegure el mantenimiento y preservación a
largo plazo de los documentos de archivo de una organización.
• La política establece los principios generales que guían la
implementación de un programa de administración y
preservación de documentos digitales de archivo asegurando la
fiabilidad, autenticidad y accesibilidad.
• Proporciona orientación acerca de la administración de
documentos digitales de archivo que tienen que retenerse
durante periodos que podrían exceder el lapso de vida de la
tecnología que originalmente los creo
• Prescribe las responsabilidades y las funciones de todos
aquellos en la organización que crean y utilizan documentos
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Conservacion y preservacion de los documentos digitales yenny espitia rey

  • 1. YENNY ELIZABETH ESPITIA REY 1026254482 PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
  • 2. 1. Definición de Conservación Digital. 2. Definición de Preservación Digital. 3. Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital. 4. Políticas de la preservación y la conservación digital. 5. Estrategias de la preservación y la conservación de los documentos digitales. 6. Problemas que se presentan en la conservación digital. 7. Seguridad de la información. 8. Patrimonio Digital. 9. Conclusiones. 10. Bibliografía. CONTENIDO
  • 3. Definición de Conservación Digital. Definición de Conservación Digital. (Voutssas,2009) Acciones tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente en condiciones de usabilidad, tales como la estabilización tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales con el fin de garantizar la trascendencia de los contenidos (AGN) Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente en condiciones de usabilidad, así como la estabilización tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para garantizar la trascendencia de los contenidos
  • 4. Definición de Preservación Digital. • “Preservación Digital: acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo, sería asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema. Para ello, debemos mantenerlos, esto es, protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente; y en caso de deterioro o daño debemos tratar de restaurarlos. (Voutssás,2009) • La preservación digital consiste en los procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales. Para ello, es necesario encontrar las maneras de representar lo que se había presentado originalmente a los usuarios mediante un conjunto de equipos y programas informáticos que permiten procesar los datos. Para lograrlo, es necesario que la comprensión y la gestión de los objetos digitales se realice considerándolos desde cuatro puntos de vista: como fenómenos físicos, como codificaciones lógicas, como objetos conceptuales comprensibles para el ser humano y como conjuntos de elementos esenciales que deben ser preservados para ofrecer a los futuros usuarios lo esencial del objeto. (Unesco)
  • 5. Objetivos y principios de la preservación y la conservación digital. Objetivos Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016): • Asegurar la legibilidad, es decir, la facilidad de lectura y compresión del archivo digital y la integridad de los objetos digitales conservados. • Conservar la autenticad e integridad de los mismos, que la información preservada y conservada sea la que inicialmente se guardó y no halla cabida a modificaciones en su contenido Principios (Barnard & Delgado & Voutssás, 2014) 1. Permanencia de los documentos. Este principio está relacionado con el concepto de que el documento estará disponible por un lapso considerable. Está asociado con su presencia, su seguridad, y por supuesto, con la duración y continuidad de su soporte. 2. Accesibilidad. Tiene que ver con la capacidad de poder acceder en un futuro a la información o datos contenidos en un soporte. Debemos poder reproducir correctamente las cadenas de bits. Existen archivos informáticos en formatos o soportes que pertenecen a tecnologías obsoletas y por lo mismo ya no pueden ser accedidos ya que se carece del equipo para leerlos o del sistema operativo o el programa informático que los operaba.
  • 6. Políticas de la preservación y la conservación digital. • La política proporciona un marco para la acción y a planificación que asegure el mantenimiento y preservación a largo plazo de los documentos de archivo de una organización. • La política establece los principios generales que guían la implementación de un programa de administración y preservación de documentos digitales de archivo asegurando la fiabilidad, autenticidad y accesibilidad. • Proporciona orientación acerca de la administración de documentos digitales de archivo que tienen que retenerse durante periodos que podrían exceder el lapso de vida de la tecnología que originalmente los creo • Prescribe las responsabilidades y las funciones de todos aquellos en la organización que crean y utilizan documentos digitales de archivo
  • 7. Estrategias de la preservación y la conservación de los documentos digitales. • También llamadas estrategias de mantenimiento. (Barnard & Delgado & Voutssás, 2014) “consiste en un conjunto coherente de objetivos y métodos para proteger y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales a lo largo de las primeras etapas de la cadena de preservación”. Actualmente se presentan diversas estrategias que se pueden implementar para la preservación de documentos digitales, donde la selección depende de aspectos tales como: • Formato de los documentos • Uso previsto de los documentos digitales • La capacidad técnica institucional de la institución • Las estrategias de preservación digital a largo plazo deben ser genéricas, concretas y de costo bajo, para que el Plan de Preservación a Largo Plazo tenga viabilidad en el tiempo. La estrategia más importante es reducir la complejidad de las acciones. (Mineducación)
  • 8. Estrategias a corto y mediano plazo • Conservar el entorno tecnológico: museos informáticos y arqueología de la información, es decir, conservar tanto hardware como el software, a pesar que se encuentren obsoletos. • Conversión: busca dar solución a la gran variedad de paquetes de software y formatos de almacenamiento, dependencia del software de muchos objetos digitales y sustitución de las aplicaciones del software por nuevos productos. Migración: un determinado entorno y codificado en un determinado formato, a otro formato para que funcione en nueva plataforma informática mas actual o más estandarizada. Existen dos estrategias: Interoperabilidad: son programas de diferentes empresas que comparten los mismos formatos de documento digital. Compatibilidad Retroactiva: los programas comerciales permiten leer documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, así como la migración a la versión actual. La primera estrategia puede haber perdida de datos, mientras la segunda puede alterar la estructura interna. Emulación: poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de aplicaciones que emulen (emulador) el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron creados cuando estos están ya obsoletos, es decir, que asegura su uso independiente del constante cambio de tecnología. Estrategias mediano plazo Estrategias a corto plazo
  • 9. Estrategias alternativas o no digitales y a largo plazo •Impresión en papel •Sistema hibrido: combinación de digitalización y microfilmación •Conservación de los contenidos de la red • 1. Renovación de medios. Consiste en la renovación periódica de los medios de almacenamiento con el fin de mitigar amenazas derivadas de los altos niveles de obsolescencia tecnológica que se presenta en los medios de almacenamiento de los documentos, sumado a la limitada durabilidad que tienen, la vulnerabilidad al deterioro y a pérdida por intrusiones humanas, fallas catastróficas o desastres naturales. • 2. Integración de documentos. Los documentos electrónicos de archivo generados por una aplicación externa deben ser integrados al gestor documental del MEN, manteniendo una copia local de dichos documentos, que podrán ser referenciados desde o hacia dicho software sobre el cual no se tiene control. • 3. Normalización de los formatos. Con el fin de reducir los esfuerzos y costos de recuperación de la información se debe definir un número limitado de formatos mediante los cuales se realiza la producción electrónica de documentos. • 4. Utilización de metadatos de preservación. Con el fin de preservar no solamente el contenido sino la comprensión del contenido intelectual de los documentos se deben mantener los metadatos asociados que incluyen la identificación y descripción de los documentos electrónicos de archivo. Estrategias a largo plazo Estrategias alternativas o no digitales
  • 10. 5. Conversión a formatos longevos normalizados. Con el fin de que documentos recibidos en formatos diferentes y/o documentos que tiene un formato que no se encuentra en la lista normalizada y/o estandarizada para facilitar la recuperación de la información se debe realizar una conversión de formato. Los documentos electrónicos de archivo que manejan formatos propietarios deben ser migrados y/o convertidos a un formato estándar sin importar que se trate de aplicaciones de negocio que utilizan software especializado con propósitos misionales. 6. Migración. Con el fin de recuperar el acceso y consulta a documentos que por efecto de la obsolescencia o el uso de formatos propietarios no es posible hacerlo se realiza un traslado de documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. Los tipos de migración incluyen: • Renovación de medios o refresco: Sirve para reducir el riesgo de pérdida de datos debido al deterioro que sufre el medio o soporte en el que se conserva la información • Replicación: Una migración digital donde no hay cambio en el medio que contiene la información. Los bits que se utilizan para transmitir estos objetos de información se conservan, aunque se cambie el medio usado. • Re envasado: Una migración digital donde hay algún cambio en los bits de la Información de empaquetado. Transformación: Una migración digital donde hay algún cambio en el contenido. 7. Emulación. Con el fin de recuperar el acceso y consulta a documentos que por efecto de la obsolescencia o el uso de formatos propietarios no es posible hacerlo se crean mediante el uso de recursos computacionales un sistema “emulador” que permite que documentos creados o almacenados con tecnologías obsoletas puedan ser consultados y representados en nuevas tecnologías. 8. Mantenimiento de firmas electrónicas. Algunos países han definido directrices que tratan de asesorar a : • Preservar las firmas digitales: Esta solución supone el despliegue de los medios considerables para preservar los mecanismos necesarios para la validación de las firmas, y no aborda la necesidad de preservar al mismo tiempo la inteligibilidad de documentos. • Eliminar las firmas: Esta opción requiere la menor adaptación de la institución archivística, pero empobrece a la descripción del documento, ya que elimina la firma como uno de los elementos técnicos utilizados para garantizar la autenticidad de los mismos • Registro del rastro de las firmas como metadatos: esta solución requiere pocos medios técnicos y documenta tanto la existencia de la firma, como del resultado de su verificación. • Sin embargo, las firmas digitales pierden su condición especial de ser la forma primaria de evidencia de la autenticidad del documento. Mientras que la primera solución a menudo ha sido codificada implícitamente en las reformas de la ley (tal vez sin darse cuenta de sus implicaciones prácticas completas), es la última solución la más congruente tanto con la práctica, como con la teoría archivística.
  • 11. Estrategias de preservación Digital a Largo Plazo (Mineducación)
  • 12. Problemas que se presentan en la conservación digital. • Medio Ambiente: Humedad, Insectos, Hongos, Roedores bacterias y la incorrecta manipulación • Condiciones e temperatura y humedad • Desastres naturales: Fuego, fenómenos atmosféricos, el hombre. • Obsolescencia Tecnológica «La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro», William J. Murtagh
  • 13. Seguridad de la información. La seguridad de la información se caracteriza como la preservación en: • Confidencialidad: asegurando que solo quienes estén autorizados pueden acceder a la información. • La integridad: asegurando que la información y sus métodos de proceso son exactos y completos. • La disponibilidad: asegurando que los usuarios autorizados pueden acceder a la información y a sus activos asociados cuando lo requieran. La seguridad de la información se consigue implantando un conjunto adecuado de controles, tales como políticas, prácticas, procedimientos, estructuras organizativas y funciones de software. Estos controles han sido establecidos para asegurar que se cumplen los objetivos específicos de seguridad de la empresa.
  • 14. Patrimonio Digital • El patrimonio digital está formado por los materiales informáticos de valor perdurable dignos de ser conservados para las generaciones futuras, y que proceden de comunidades, industrias, sectores y regiones diferentes. No todos los materiales digitales poseen valor perdurable, pero los que lo tienen exigen metodologías de conservación activas para mantener la continuidad del patrimonio digital. • El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente. (Unesco, 2003)
  • 15. Conclusiones • Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo. ... Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental. • La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia naturaleza del formato del documento. Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original. Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital. • La Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, las demás normas reglamentarias expedidas por el Archivo General de la Nación (AGN) y, en desarrollo de la Política de Gestión Documental de la Entidad, se expide con el objeto de garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos electrónicos, mediante el establecimiento de las directrices y el marco de actuación e implementación para la gestión de los mismos, y por tanto, de manera eficiente y efectiva soportar la ejecución de los procesos y procedimientos del MINCIT por medios electrónicos.
  • 16. Bibliografía • CONSERVACION DIGITAL - Glosario De terminos AGN (archivogeneral.gov.co) • Noción de preservación digital (unesco.org) • PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL (mineducacion.gov.co) • preservación digital Archives - Comunidad Baratz • (345) VIDEO 1 CONDICIONES TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL – YouTube • (345) SGSI - 01 Conceptos Básicos sobre la Seguridad de la Información – YouTube • Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación – AGN. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/C onservac ion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf • Conservación tradicional VS Conservación digital – Tandem (tandemweb.com) • politica-documentos-electronicos-mincit-20210115.aspx