Durante la planificación de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 se siguieron lineamientos de dirección de proyectos, aplicando las mejores prácticas para asegurar que se lograra el éxito del evento. Aquí se comparten experiencias y reflexiones sobre el trabajo realizado desde la Gerencia de Planeación del Comité Organizador.

1. Juegos Panamericanos:
Experiencias de la
planificación
Ing. Jorge A. Dueñas Lozano, PMP®
12 y 13 de noviembre de 2013

2. Video Estamos Listos
Video promocional de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011
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3. El origen de los juegos
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4. Historia de los Juegos
Panamericanos
•
•
•
En 1932, durante los Juegos Olímpicos de Los Ángeles, los
representantes de las delegaciones latinoamericanas
propusieron la celebración de unos juegos regionales en
América.
Los primeros Juegos Panamericanos se inauguraron en
Buenos Aires el 25 de Febrero de 1951.
La organización que gobierna los juegos es la ODEPA
(Organización Deportiva Panamericana) / PASO (Pan
American Sports Organization)
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5. Origen del sueño panamericano
•
“La idea surgió en 1996 cuando un servidor [César
Coll Carabias] fungía como Presidente Municipal de
Guadalajara… en aquel tiempo, como primer edil giré
instrucciones a Carlos Andrade Garín para buscar la
sede de un gran evento que trajera beneficios a los
tapatíos en el rubro deportivo.”
• (Memoria Panamericana Tomo 1, pág. 19).
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6. Conseguir los Juegos
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7. ¿Por qué hacerlo?
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8. La experiencia de
planificación
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9. Estrategia y objetivos del CO
Visión:
• Realizar los mejores Juegos Panamericanos de la historia, destacados
por su legado en infraestructura, organización y logística, enmarcados
por un gran ambiente como respuesta de la participación de la gente, y
recordados por la calidez de Guadalajara como anfitrión.
Misión:
• Somos un equipo comprometido que, conscientes de la alta
responsabilidad adquirida ante todos los países y la juventud de
América, trabaja cada día con pasión y entrega para cumplir y superar
en los tiempos determinados las expectativas de organización y calidad
requeridas para que los XVI Juegos Panamericanos sean considerados
por México y por el mundo, los mejores de la historia.
Enfoque estratégico:
• Conformar un legado significativo a mediano y largo plazo
• Asegurar el mejor valor de inversión a nuestros promotores y socios
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10. Identidad
América
Guadalajara
Espíritu
Olímpico
Atleta
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11. Descripción del proyecto (PSoW)
El evento multideportivo más importante del Continente.
Es parte del Movimiento Olímpico y se celebra el año previo a los Juegos
Olímpicos de verano.
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36 • Deportes 26
43 • Disciplinas Olímpicos Panamericanos
361 • Pruebas
5,906 • Atletas
4 • Subsedes
39 • Instalaciones de competencia
42 • Delegaciones deportivas
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12. Áreas estratégicas de
planificación
Infraestructura:
Operación:
Eventos:
• Instalaciones Deportivas.
• Instalaciones no Deportivas.
• Villa Panamericana.
• Dirección General.
• Dirección de Operación y Deportes.
• Dirección Comercial.
• Rumbo a 2011.
• Juegos Panamericanos.
• Para-panamericanos.
• ODEPA.
• Promoción y difusión
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13. Programa de Hitos
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14. El WBS
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15. Relación WBS y Planeación
Calendarios
Cedulas
Presupuestales
Asignación de R.H.
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16. Replanteamiento del WBS
Estructura Programática
PND / PED / PMD
Misión, Visión
Planeación
estratégica
Normatividad:
Carta Olímpica, Contrato
ODEPA, Reglamentos, etc
Planeación
Táctica
Objetivos estratégicos
Estructura
Programática de
Panamericanos 2011
Planeación
Operativa
Proyectos COPAG
Componentes
Metas
Indicadores
Recursos
Procesos COPAG
Componentes
Metas
Indicadores
Recursos
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17. Objetivos estratégicos
Organizar
Construir, equipar,
remodelar y dar servicio
Construir y equipar
Otorgar
Trabajar en estrecha
coordinación
Desarrollar
Difundir
• disciplinas deportivas con estándares internacionales.
• instalaciones deportivas y no deportivas.
• una villa panamericana confortable e internacional.
• servicios eficientes durante los juegos.
• con la ODEPA para cumplir el acuerdo de
responsabilidades y obligaciones.
• un programa cultural.
• los Juegos dándoles mayor renombre a nivel
internacional y atraer el interés de la gente para llenar
los escenarios.
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18. Alineación de la áreas estratégicas a
la Estructura Programática
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19. Matriz de Trazabilidad de
Objetivos
Matriz de trazabilidad de la estructura programática de los XVI Juegos Panamericanos
No. Objetivo Estratégico
No. Nombre del programa
09 Eventos de prueba Rumbo a Guadalajara 2011
11 Tiempos y resultados
12 Eventos de Inauguración y Clausura
Organizar cada una de las disciplinas
01 deportivas con los más altos
estándares internacionales.
13 Eventos deportivos Panamericanos
No.
58
59
61
62
63
93
64
78
102
66
15 Eventos deportivos Para panamericanos
103
01
Adaptación, remodelación y equipamiento de instalaciones
deportivas
Construir y equipar instalaciones
02 deportivas y no deportivas, así como
remodelar y dar servicio a todas
02 Adaptación y equipamiento de instalaciones no deportivas
01
02
03
04
05
07
08
95
96
09
10
12
13
Nombre del proyecto / proceso
Eventos Rumbo a Guadalajara 2011
Olimpiada Nacional 2010
Tiempos y resultados
Inauguración de los XVI Juegos Panamericanos
Clausura de los XVI Juegos Panamericanos
Inauguración IV Juegos Para panamericanas
Clausura de los IV Juegos Para panamericanos
Eventos deportivos Panamericanos
Programa para voluntarios panamericanos
Mantenimiento a instalaciones deportivas y no deportivas de los XVI Juegos
Panamericanos (planta física)
Eventos deportivos Para panamericanos
Programa para voluntarios para panamericanos
Mantenimiento a instalaciones deportivas y no deportivas de los IV Juegos
Para panamericanos (planta física)
Construcción de instalaciones deportivas nuevas
Remodelación y mantenimiento
Imagen de instalaciones deportivas
Equipamiento deportivo en instalaciones deportivas
Equipamiento tecnológico en instalaciones deportivas
Mobiliario y equipo en instalaciones deportivas
Infraestructura temporal en instalaciones deportivas
Equipamiento deportivo Para panamericano
Adaptaciones a instalaciones deportivas para panamericanas
Imagen en instalaciones no deportivas
Equipamiento tecnológico en instalaciones no deportivas
Mobiliario y equipo en instalaciones no deportivas
Infraestructura temporal en instalaciones no deportivas
Adaptaciones a instalaciones no deportivas para panamericanas
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20. WBS bajo la Estructura
Programática
10,283 tasks
20

21. Estructura de archivos
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22. El equipo de trabajo en el CO
AF: 7
: 44
: 93
: 189
: 204
Plan: 1 p
Plan: 5 p
Plan: 4 p
2011
AF: 7
2010
AF: 3
2009
2008
AF: 3
Plan: 8 p
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23. Áreas Funcionales del COPAG
Infraestructura
Relaciones
Publicas
Mercadotecnia
Dirección
General
Jurídico
Planeación
Operación y
deportes
Prensa
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24. PMO como estación meteorológica:
Integración de información
24

25. Proyectos 2011
25

26. La planeación de riesgos previa
al MOC
26

27. El resultado de la planificación:
La operación del MOC
At
VP
LM
Sub-sedes
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28. El producto final
Guadalajara 2011
Eventos Rumbo
2007 – 2011
51 eventos +
ON 2010 (60 eventos)
XVI Juegos
Panamericanos
15 días
361 eventos
578 eventos deportivos
IV Eventos Parapanamericanos
10 días
106 eventos
(aprox 2,640 pruebas deportivas)
Operación de
Competencia
Servicios
Deportivos
Tiempos y
Resultados
Transportación
Alimentación
Hospedaje
Servicios al
espectador
Producción TV
Tecnología
Seguridad
Servicios
médicos
Voluntarios
Inauguración y
Clausura
Eventos
culturales
Relevo de
antorcha
Asambleas
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29. El resultado
“Los XVI Juegos Panamericanos
“Guadalajara2011” fueron considerados, por muy
justificadas razones, como los mejores Juegos de
la historia.”
• Don Mario Vázquez Raña, presidente de la Organización
Deportiva Panamericana (ODEPA)” (Memoria
Panamericana Tomo 1, pág. 20).
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30. Lección aprendidas
30

31. Reflexiones de la planificación y
las lecciones aprendidas
•
“Entre mejor planeemos y nos preparemos, mas
disfrutaremos los juegos…”
• Ivar Sisniega, Director de Operación y Deportes, COPAG
•
“Estoy convencido de que la justificación del proyecto
constituida como su misión estratégica, debe y puede
servir como un elemento de identificación de las
personas al proyecto.”
• Eduardo Perez. PMP, ex Subdirector de Planeación, COPAG
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32. Reflexiones de la planificación y
las lecciones aprendidas
Uno de los elementos clave del éxito de este proyecto, fue la
continuidad de su Director, desde la concepción del proyecto
hasta su cierre. Esto aseguro mantener una misma visión
sobre el proyecto.
La colaboración abierta de todas la personas interesadas en
el proyecto dentro del comité, ayudo a crear y mantener un
entorno de trabajo abierto y colaborativo, aun a pesar de las
diferencias naturales de carácter entre los involucrados.
Siempre fue importante mantener una visión estratégica de
la planeación, creo que esto lo logramos al crear la Matriz de
Trazabilidad de Objetivos, ahí podíamos decidir si un
proyecto abonaba a la consecución de los objetivos o no.
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33. Reflexiones de la planificación y
las lecciones aprendidas
La planificación, como en todo proyecto, fue otro
elemento clave del éxito del mismo. Las personas
en el Comité Organizador coincidimos que de no
haber planeado como lo hicimos, no hubiéramos
tenido la menor oportunidad de éxito.
Los eventos de prueba (diseño de experimentos)
fueron de gran utilidad, pues nos permitió poder
probar los diferentes sistemas que diseñábamos
para las pruebas deportivas y sus servicios, y así
llegar mejor preparados a los Juegos.
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34. Conclusiones
La administración de proyectos proporciona orden y estructura para
desarrollar un proyecto de esta magnitud e importancia.
Integrar y establecer la estrategia del equipo en etapas tempranas
permite que la incorporación de nuevas personas se facilite.
El definir claramente el producto del proyecto permite dimensionarlo
adecuadamente, para tener oportunidad de cumplir con los objetivos
planteados.
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35. Video La fiesta de América
Video promocional previo a los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011
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36. ¡Gracias!
Material preparado y expuesto por el Ing. Jorge A. Dueñas Lozano, PMP® para el 4º
Simposio Internacional Administración de Proyectos los días 12 y13 de noviembre de
2013, en Monterrey. NL, organizado por AEGIS Project Management Centre/ITESM en
coordinación con la Asociación Mexicana de Ingenieros de Proyectos.
jorge.duenas@itievents.com
@jdu268
http://www.linkedin.com/in/jduenas
"PMI" y su imagen son marcas registradas en los Estados Unidos y otros países;
"PMP" y su imagen son marcas registradas en los Estados Unidos y otros países;
"PMBOK", "PMNetwork" y "PMI Today" son marcas registradas en los Estados
Unidos y otros países propiedad del Project Management Institute, Inc.
“Guadalajara 2011” y su imagen es una marca registrada en México y otros países
propiedad del Comité Organizador de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011.
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