1. Evaluación de Resultados
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2. Introducción
La Evaluación de Resultados es un proceso que tiene por finalidad
detectar desviaciones respecto de lo planificado (objetivos y
metas), estudiar las causas que las originan e implementar acciones
correctivas y ajustes.
Esta tarea debe ser ejecutada por la alta gerencia, la cual debe evaluar
si las cosas se están haciendo bien o no, y definir las acciones a
tomar en cada caso.
La Ejecución de la Estrategia (Unidad 5) no es un proceso fácil,
requiere de mucho esfuerzo y aprendizaje. Por lo tanto, es normal
que las empresas realicen ajustes a sus planes estratégicos.
¿La Estrategia Reactiva es parte de estos ajustes?
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3. Etapas de la Evaluación
Planear Controlar
Ajustar Medir
Decidir Evaluar
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4. Etapas de la Evaluación
• Planear: Diseñar Plan Estratégico; Misión, Visión, Objetivos y
Metas. Definir Estrategia para alcanzar Objetivos y Metas.
• Controlar: Que las cosas se “hagan bien” y de acuerdo a lo
planificado en base a pautas, procedimientos y políticas. Para
controlar debo supervisar en terreno y en tiempo real (“estar ahí”).
• Medir: Medición de los resultados reales y del desempeño a través
de buenos indicadores.
• Evaluar: Comparar resultados reales v/s esperados. Analizar
información, causas y posibles soluciones o acciones a implementar.
• Decidir: Determinar la acción correctiva a aplicar, o mantener el
plan, reforzarlo etc…
• Ajustar: Implementar y ejecutar las acciones correctivas.
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5. Planear
La Planeación corresponde a todo lo que hemos revisado en las
unidades anteriores.
Es trazar el Plan Estratégico de la empresa.
Los objetivos y metas definidos en el Plan serán la base para
comparar los resultados reales obtenidos por la empresa.
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6. Controlar
• Control: Considerada una de las cuatro funciones básicas de
la Administración.
• Esencial en todo proceso administrativo.
• Controlar se relaciona con una supervisión continua que
oriente y canalice los esfuerzos de la empresa hacia el logro
de metas y objetivos.
• El Control se refiere a la serie de etapas que tienden a
asegurar que el resultado real se ajuste al planeado, a través
de mediciones y seguimiento continuo.
• Podemos controlar variables cuantitativas (presupuestos,
metas $…) o cualitativas (calidad, procedimientos…).
• Las mediciones cualitativas las podemos cuantificar,
asignándoles valores.
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7. Medir
Para saber si las metas y objetivos definidos en el Plan se están
cumpliendo, y la estrategia se esta llevando a cabo según lo
planeado; debemos recabar información relevante.
Esa información relevante la obtenemos a partir de mediciones,
seguimientos y monitoreos.
No se trata de llenarse de registros y mediciones sino de
seleccionar parámetros efectivos para conocer el desempeño
de la empresa.
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8. Medir
¿Qué medir?
Principalmente medimos los objetivos y metas planteados en el
Plan Estratégico, a través de indicadores parciales o totales
de avance, ventas, costos etc… (valores cuantificables)
Sin embargo, existen otras mediciones que indicarán si la
estrategia esta siendo bien implementada y/o esta siendo
efectiva, para lo cual se utilizan los indicadores estratégicos.
La selección de los indicadores estratégicos es clave; en el
sentido que debe ser efectiva en medir lo realmente
importante. (lo que le da valor a mi empresa, que refuerza la
ventaja competitiva)
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9. Medir
¿Qué medir?
Un buen indicador estratégico es el que mide lo que realmente genera
ventaja competitiva, de tal forma que la medición de éste me sirva
para saber si la estrategia escogida se está logrando o no.
Muchas empresas tienen muchos indicadores, pero no necesariamente
están alineados con medir lo que les agrega valor (están mal
enfocados).
Ej: Empresa con una estrategia de crecimiento en diversificación de
productos; los indicadores deben orientarse a medir la capacidad de
innovación y velocidad de lanzamiento de nuevos productos.
Ej: Empresa con una estrategia en diferenciación en servicio; los
indicadores deben orientarse a medir la satisfacción y percepción de
los clientes.
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10. Medir
¿Cómo Medir?
En el caso de mediciones cuantitativas (metas y objetivos financieros) es
más fácil, ya que se miden resultados parciales y se proyectan en el
tiempo.
En el caso de mediciones cualitativas (objetivos estratégicos) se debe
definir si es necesario medir cada evento o sólo una muestra.
Las mediciones cualitativas se cuantifican; se pueden acreditar por un
período de tiempo o asignar un nivel de satisfacción o calificación.
Ej: Evaluación desempeño docente en INACAP.
Ej: Acreditaciones de institución superior.
Ej: Acreditaciones de calidad.
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11. Medir
¿Cómo Medir?
Existen indicadores de causa y efecto, y ambos deben incluirse en el
sistema de medición.
El componente “efecto” mide los resultados financieros y de satisfacción
de los clientes.
El componente “causal” se orienta a la causa, el origen que pudiera
significar un efecto a futuro.
Los indicadores causales se relacionan con procedimientos internos de la
empresa, prácticas y aprendizajes de los empleados.
De esta forma, los indicadores causales permiten contar con alertas
tempranas.
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12. Medir
¿Cuándo Medir?
Idealmente se debe medir en forma continua.
Los actuales sistemas de información y apoyo permiten monitorear
el desempeño en forma permanente.
La medición de la calidad o del servicio (cualitativos) deben
llevarse a una medición cuantificable o de valores, también
puede medirse indirectamente en forma permanente.
En cualquier caso, la información precisa y oportuna es esencial
para detectar pronto los problemas y modificar las conductas
sin incurrir en costos mayores.
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13. Medir
Pasos a seguir en el proceso de Medición:
1. Construcción de Indicadores de Desempeño
2. Identificación de información básica para alimentar los
indicadores
3. Definición de la periodicidad del levantamiento de información
4. Selección de técnicas para el rastreo del indicador.
5. Identificación de actores involucrados en el monitoreo.
6. Elaboración de informe de Seguimiento o Monitoreo
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14. Evaluar
Evaluar es considerar y estudiar las posibles medidas y acciones
correctivas a tomar; teniendo como base antecedentes valiosos de
desempeño.
Si el desempeño, es el esperado o incluso mejor, se mantendrá el plan
de acción o se realizarán ajustes menores.
La evaluación nos permite determinar, de forma sistemática y objetiva,
la eficiencia de la estrategia y de la ejecución de misma; a partir de
los resultados obtenidos.
Nos entrega información relevante para tomar decisiones respecto a
modificaciones en la estrategia, acciones correctivas o
replanteamientos generales y específicos.
La Evaluación debe ser PERMANENTE y SISTEMÁTICA.
Para esto se debe realizar un seguimiento constante (monitoreo), cuyo
objetivo primordial es proporcionar a los administradores y
principales interesados retroalimentación oportuna de los avances
registrados en cuanto al logro de los resultados esperados.
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15. Evaluar
Vital es en este período de evaluación encontrar posibles causas
de las desviaciones de los resultados esperados.
La causa de la desviación puede tener un origen en un mal
planteamiento, una estrategia inadecuada o una mala
ejecución.
Si el origen es un mal planteamiento, los objetivos o metas
deben replantearse o redefinirse.
Si la estrategia no esta siendo efectiva en el logro de los
objetivos, se debe rediseñar.
Si la ejecución no se está llevando a cabo de la mejor forma, se
deben revisar los siete puntos (unidad 5), poniendo especial
énfasis en una reestructuración organizacional.
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16. Decidir
La decisión va muy ligada a la evaluación, ya que en función de la
información y las alternativas de acción y ajustes, debemos
optar por aquellas mas convenientes.
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17. Ajustar
Una vez decididos los ajustes a realizar para resolver las
desviaciones, deben ser implementados.
Es un proceso similar a la ejecución de la estrategia, se revisan
los siete puntos de la unidad.
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