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mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman1
Mejora Continua
Como hacer una organización
eficiente
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman2
La métrica es el corazón de
cualquier sistema de mejora
continua:
• Objetivos de Calidad
• Metas Operacionales
• Mediciones claves
• Tableros de comando
• Indicadores de rendimiento
• objetivos departamentales
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman3
El Ciclo de la Mejora Continua:
Misión y
Estrategia
Mediciones
claves
Recolección
de Datos
Analisis
sistematicos
Priorización
de acciones
de mejora
Revisión
Gerencial
Retroalimentación
del cliente
Temas de mercado
proveedores
sugerencia de
empleados
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman4
Qué acciones llevan a una Mejora
continua?
• Entender la Misión y la Estrategia Organizacional
• Selección de mediciones claves
• Recolección sistemática y análisis de datos
• Acciones de mejora relacionadas con mediciones claves
• Priorizar acciones atrevas del uso de una “valorización de
necesidades de acción”
Todos estos aditamentos están contenidos en el sistema SMART
(inteligente)
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman5
Mediciones Claves son:
• Cuantificables
• Indicadores verdaderos de éxito o fracaso
dentro de una organización
• Diferentes de una organización a otra
• Desarrollado en los niveles más altos de la
organización
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman6
Mediciones Claves son:
• Pocas, para poder focalizar
• Representativas de
1) resultados financieros,
2)Perspectivas del cliente
3)Medición de rendimientos internos, y
4)Inquietudes deRR.HH.
• Claramente definidas
• Son el conductor principal de una Mejora
continua estratégica.
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman7
¿Debería saber algo más de
mediciones?
• Son grandes herramientas de comunicación.
Los empleados en todos sus niveles,
comienzan a entender sus roles estratégicos
dentro del negocio.
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman8
Los pasos básicos
de la Mejora Continua
(como implementarla)
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman9
El sistema de Mejora Continua:
SMART (inteligente)
1.Estrategia (strategy)
2.Medición (measurement)
3.Analizar (analize)
4. Refinado (refined)
5.Prueba (test)
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman10
El sistema SMART (Paso 1):
1.Estrategia
Explorar el ambiente
para fijar la misión y la
estrategia
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman11
Determinar de la Misión y la
Estrategia
• Realizado por la cúspide de la Gerencia
• Hecho ocasionalmente (una por año,dos
años,cinco años)
• La Provee la dirección general para el resto de la
organización
• Fija la etapa para la selección de mediciones
claves
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman12
Se pueden seleccionar
mediciones claves sin un claro
entendimiento de la misión y la
estrategia de la organización?
• No ,solo se logra si uno tiene mucha suerte
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman13
Claves para la Misión y la
Estrategía:
• Declaraciones de políticas de calidad
• Hablar con gerentes importantes
• Balance Anual (si son empresas públicas)
• Boletín de prensa
• Estudiar el rango de productos ofrecidos
• Estudiar el rango clientes atendidos
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman14
Problemas con la misión y la
estrategia en la mayoria de las
empresas:
• No son comunicadas a los empleados en
forma clara
• No son actualizadas para reflejar la
realidad
• No son utilizadas como base para un real
gerenciamiento
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman15
SMART-Próximo paso:
2. Medición
• Estrategia
• Medición
• Analizar
• Refinar
• Prueba
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman16
El sistema SMART (Paso 2):
2.Medición
La gerencia principal determina las
mediciones claves para toda la
organización
Todo el personal aprende las mediones
claves y como ellos pueden contribuir a
que se logren
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman17
Funciones claves en esta etapa:
• Facilitar el desarrollo de mediciones claves
por parte de la Gerencia principal
• Asegurar que haya mecanismos en cada área
para educar al personal en mediciones claves
y en como ellos pueden ayudar a lograr que se
cumplan
• Desarrollar un foro para la revisión del
progreso vs. las mediciones claves
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman18
Decidiendo qué es una medición
clave- algunas preguntas útiles:
• Cuales son nuestros recursos más importantes?
• Qué nos llevará al éxito en los próximos 3 meses?,en los
próximos 3 trimestres? Cinco años?
• Qué nos diferencia de nuestros competidores?
• Donde necesitamos mejorar?
• Qué nos puede destruir si no tomamos precauciones
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman19
“Como sabemos si nuestras
mediciones claves son
realmente CLAVE?
• Comprobar una clara alineación entre la Misión y
la Estrategia y las mediciones claves resultantes
• Utilizar una herramienta como la “Hoja de
Mediciones Claves” durante la selección
• Aceptar la existencia de una variada gama de
mediciones que podrían reflejar el éxito o fracaso
estratégico de una organización
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman21
Hoja de Mediciones Claves
Completado por:
Nombre de la organización: Fecha:
Sección 1 (Organización)
Tipo de organización:
Manufactura Servicio (elegir uno)
Privadas Publicas (elegir uno)
Clientes Primarios
Materia Prima
Proveedores:
Otros Materiales (por ej. Patentes)
Proveedores
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman22
Hoja de Mediciones Claves
Sección 2 (Fortaleza)
2.1 Fuente de Ventaja competitiva:
2.2 Por qué debería comprar nuestro
producto en lugar de comprar a la competencia?
(ser especifico)
2.3 Qué valoramos de nuestra organización?
2.4 Cuál fue nuestro mayor éxito el año pasado?
2.5 Qué es lo que me hace más orgulloso
de trabajar en esta empresa?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman23
Hoja de Mediciones Claves
Sección 3 (Debilidades)
3.1 Cuál fue la queja más importante
del cliente principal el año pasado?
3.2 Cuál es nuestra mayor debilidad?
3.3 Qué nos impide hacer nuestro trabajo
bien en el día a día?
3.4 Qué me hace frustrar en el trabajo?
3.5 De qué se preocupan los accionistas?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman24
Hoja de Mediciones Claves
Sección 4 (Oportunidades)
4.1 Hacia donde va la industria?
4.2 Dónde pensamos que estará
el crecimiento en los próximos 3 años?
4.3 Qué nos hará (o mantendrá)
líder en los próximos 3 años?
4.4 Cuál es nuestra oportunidad más
prometedora?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman25
Hoja de Mediciones Claves
Sección 5 (Amenazas)
5.1 Qué nos puede destruir en el futuro si no
tenemos cuidado?
5.2 Quién es/ será nuestro mayor competidor?
5.3 Qué les gusta a los clientes de este competidor?
5.4 Qué producto o empresa, que hoy no compite
con nosotros,
lo podrá hacer en el futuro?
5.5 Nuestro mayor susto el año pasado fue:
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman26
Hoja de Mediciones Claves
Sección 6: (focalizando)
6.1 de la sección 2, cual seria nuestra gran fortaleza?
Liste hasta 2:
6.2 Qué serviría como una efectiva medición
de estas fortalezas?
6.3 Existen algunas mediciones importantes sobre temas
contables/financieros relacionadas a estas fortalezas?
6.4 Y mediciones no financieras?
6.5 De la sección 3, cuales son los temas consistentes?
(ej. problemas mencionados más de una vez)
6.6 Cuál es la mayor debilidad de la sección 3?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman27
Hoja de Mediciones Claves
Sección 6: (focalizando)
6.7 Qué medición nos indica si estamos mejor o peor del
problema de la sección 3 que tiene mayor potencial para
hacernos daño?
6.8 Analizando la sección 4, donde deberíamos orientar la
empresa?
6.9 Que mide nuestros movimientos hacia esa dirección?
6.10 De la sección 5, que le preocupa?
6.11 Si fuera miembro del directorio. Que tema de la
sección 5 lo asusta más?
6.12Qué mediciones indican si tenemos o no, control
sobre el tema que nos asusta?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman28
Sección 7: Mediciones Claves
Escriba nuevamente
las mediciones de las secciones preliminares.
Esto será un borrador que le servirá
para poder empezar mejor con
el proceso del sistema de Mejora Continua SMART:
Medición de 6.3
Medición de 6.4
Medición de 6.7
Medición de 6.9
Medición de 6.12
Hoja de Mediciones Claves
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman29
Cómo se puede utilizar la “Hoja
de Mediciones Claves”?
• Facilitar que un grupo de Gerentes principales
complete el formulario
• Ganar consenso en mediciones preliminares
• Permitir que los participantes tengan tiempo para
pensar en mediciones preliminares
• Convocar nuevamente al grupo para decidir sobre las
mediciones claves finales
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman30
Una vez que los principales gerentes
acuerdan sobre la mediciones claves
• Debe existir un mecanismo
para comunicarlos a todo el
resto de la organización
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman31
SMART Próximo paso:
3 Analizar
• Estrategia
• Medición
• Analizar
• Refinar
• Prueba
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman32
El sistema SMART (Paso 3)
3.Analizar Revisar el progreso hacia las mediciones claves
Torbellino de ideas acciones/objetivos que pueden
impactar en las mediciones claves
Priorizar acciones/objetivos propuestos
completando una evaluación de mejoras necesarias
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman33
Donde deberían revisarse las
mediciones claves?
• Reuniones de la cuspide gerencial
• Reuniones departamentales
• Reuniones de cada turno
• Cualquier parte, cuantos más lugares mejor
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman34
Focalizar en mediciones claves:
Ambiciosas, pero alcanzables
Las metas deberían fijarse con el
conocimiento de los procesos y
aptitudes subyacentes. No se
deben fijar en forma arbitraria
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman35
Algunas consideraciones al
revisar las Mediciones Claves
• Qué integra una variación normal versus una tendencia que
verdaderamente requiere acción?
• Se debe tener en cuenta los ciclos estacionales?
• Quién fija las metas?
• Qué información tenemos sobre las variables en cuestión?
• Existen incentivos que fuercen el desalentar el logro de las
metas?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman36
Lo más dificil de revisar las
Mediciones Claves:
No interpretar bien los datos , pero tener la
disciplina para manejarse por lo que los
datos revelan.
?
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman37
Sobre los pasos que restan del
sistema SMART:
Durante las primeras etapas del
sistema, el enfasis estaba puesto en
la cúspide gerencial.
Ahora el foco es cambiar a las
funciones /departamentos donde
están los dueños de los objetivos.
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman38
Selección de Objetivos
departamentales
• Seleccionados por los dueños del proceso
(supervisores)
• Alineados con las mediciones claves--
posiblemente iguales a las mediciones claves
• Control de cordura en relación a los objetivos
de las otras áreas para que no ocurra una
sub-optimización
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman39
Errores con Objetivos
• No usar los objetivos para toma de decisiones
y gerenciamiento
• Objetivos sin vínculos con la estrategia y la
misión
• Objetivos que no se pueden medir
• Objetivos que no están claramente definidos
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman40
Errores con Objetivos
• Confusos,objetivos “que hacen sentir bien”
• Permitiendo a las funciones / departamentos
que elijan sus objetivos sin una guía
• Objetivos que hagan competir a un
departamento con el otro
• No entrenar correctamente al personal en el
significado práctico de los objetivos y su
relación con las mediciones claves
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman41
Torbellino de ideas
Acciones / objetivos que impacten en las
Mediciones Claves
• Liderado por los dueños del
proceso
• Gran cantidad de
participantes
• Resultados que alimenten
la Evaluación de Mejoras
Necesarias
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman42
Una Evaluación de Necesidades de
Mejora ayuda a identificar las
acciones /objetivos correctas:
• Acciones relacionadas a las mediciones claves (y a la
misión y estrategia)
• Acciones que tienen un impacto crítico
• Acciones que ayudan al cliente
• Acciones que reducen costos
• Acciones que permiten una fuerte oportunidad de
éxito
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman43
Ejercicio : Discutir el uso de la Evaluación
de las necesidades de Mejora
Documento de
Microsoft Word
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman44
Entrenar en objetivos dentro de las
funciones o niveles debería ser...
• Realizados por los propios departamentos
• Repetido de manera regular y cuando cambian los
objetivos
• Orientados a mostrar a los empleados como sus
acciones diarias afectan a los objetivos
• Rango amplio: la capacitación deberia incluir un
panorama amplio de la organización y de su
ambiente competitivo
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman45
4.Próximo paso: Refinar
• Estrategia
• Medición
• Analizar
• Refinar
• Prueba
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman46
El sistema SMART (Paso 4)
• 4.Refinar
Input que lleva a oportunidades de MC a
un sistema de accion corectivas /
preventivas basado en concepto de
riesgos
Metodos formales
de resolución de
problemas
“Hallazgos no
esperado”
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman47
Cuáles son las funciones claves
durante el paso “refinar”?
• Garantizar que el personal utilice el sistema
de acción preventiva/ correctiva basado en
concepto de riesgos
• Facilitar el uso de técnicas formales de
resolución de problemas
• Alentar un pensamiento creativo e innovador
para la búsqueda de “hallazgos casuales”
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman48
El sistema de acción correctiva /
preventiva basado en
concepto de Riesgos
• Requerido por ISO 9001 2015
• Asegura el seguimiento y cierre de las acciones
• Brinda un marco familiar para el personal
• Genera datos para una Revisión Gerencial
• Se olvida fácilmente si no se refuerza en forma
continua
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman49
Métodos para resolver
problemas...
Proveer métodos consistentes y
disciplinados para atacar a los
problemas, Generalmente incluyen
el uso de herramientas analíticas.
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman50
La relación entre métodos y
herramientas:
El proceso paso a paso para
dirigirse a un problema u
oportunidad
las herramientas concretas
(como torbellino de ideas,
diagrama de Pareto, etc.)
que se aplican a cada
etapa del proceso de
resolución de problemas
Método para resolver
problemas
Herramientas analíticas
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman51
Un gran error que usualmente
cometen las organizaciones:
Capacitar en métodos y
herramientas, y despues
decirle a todos
“ Encuentren algo para
arreglar!!!”
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman52
Beneficio de usar un método formal
de resolución de problemas
• Previene el “saltar a conclusiones” y elegir la primera solución
que se viene a la cabeza
• Asegura un grado de consistencia en la resolución de un
problema
• Facilita el acercamiento en equipo a la resolución de un
problema.
• Alienta a un pensamiento creativo e innovador
• Brinda un marco para el uso exitoso de herramientas
analíticas
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman53
Métodos formales de resolución
de problemas son útiles cuando:
• El problema se puede definir explicitamente
• Alternativas estan relativamente claras
• Los cambios son entendibles
• Los resultados se pueden predecir con cierto
grado de certeza
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman54
Resolución de problemas
Modelo PBASIS:
• Preparación-Definir el Problema
• Base- Determinar los requisitos
• Analisis-Recolectar y analizar datos
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solución/es
• Seguimiento- Auditar para lograr
conformidad
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman55
Hallazgo casual...
Se define como
El proceso de encontrar
cosas valiosas o
agradables que no se
habían pensado
previamente
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman56
La noción de “hallazgo casual” no
va en contra de un sistema de
calidad formal?
No .El hallazgo es un hecho
de la vida y debe ser
reconocido.
Las organizaciones
inteligentes lo alientan de
una manera controlada
“El turno noche
descubrió que el
producto era mejor sí...
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman57
Cómo se facilita el hallazgo
casual?
• Brindando tiempo para que los empleados se
comuniquen entre turnos y departamentos
• Brindando oportunidades de capacitación cruzada
• Reconociendo a las personas y equipos que descubren
procesos de mejora
• Eliminar el “temor” como herramienta gerencial
• Estableciendo un marco formal para cosechar hallazgos
casuales en acciones e ideas
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman58
Independientemente de la
fuente...
Todas las mejoras deben
registrarse para
asegurarse su
seguimiento y cierre
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman59
5.Próximo paso: Prueba
• Estrategia
• Medición
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• Refinar
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mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman60
El sistema SMART (Paso 5)
5. Prueba
La acción fue efectiva y
duradera?
Complete todo el seguimiento y la
información relacionada a la acción
Las acciones se envían para
una revisión gerencial
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman61
Cuál es el rol de la gerencia
durante el paso “Prueba”
• Asegurar que el personal utilice el criterio de
“efectivo y duradero” para evaluar acciones
• Auditar para determinar un correcto seguimiento,
implementación y cierre de las acciones
• Reportar acciones a la cúspide gerencial durante el
proceso de revisión gerencial
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman62
El paso de prueba requiere una
decisión basada en evidencia
existente
Tenemos una solución
“vendaje” o una que
realmente solucione el
problema
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman63
Cómo probar que las acciones
son efectivas y duraderas
• Auditar el proceso en el tiempo
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• Hablar con los empleados
• Verificar que todos los procedimientos fueron
revisados para reflejar nuevos métodos
• Escuchar a los clientes
mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman64
Si el problema se soluciona, para
qué informarlo?
• Confianza en el sistema
• Publicar éxitos
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• Justificar gastos
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mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman65
El sistema SMART
(de vuelta al principio):
Explorar el ambiente para fijar
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(ver el diagrama
completo)
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las mediciones claves
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paso estrategia
NO
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Calidad y herramientas 5 mejora continua

  • 1. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman1 Mejora Continua Como hacer una organización eficiente
  • 2. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman2 La métrica es el corazón de cualquier sistema de mejora continua: • Objetivos de Calidad • Metas Operacionales • Mediciones claves • Tableros de comando • Indicadores de rendimiento • objetivos departamentales
  • 3. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman3 El Ciclo de la Mejora Continua: Misión y Estrategia Mediciones claves Recolección de Datos Analisis sistematicos Priorización de acciones de mejora Revisión Gerencial Retroalimentación del cliente Temas de mercado proveedores sugerencia de empleados
  • 4. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman4 Qué acciones llevan a una Mejora continua? • Entender la Misión y la Estrategia Organizacional • Selección de mediciones claves • Recolección sistemática y análisis de datos • Acciones de mejora relacionadas con mediciones claves • Priorizar acciones atrevas del uso de una “valorización de necesidades de acción” Todos estos aditamentos están contenidos en el sistema SMART (inteligente)
  • 5. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman5 Mediciones Claves son: • Cuantificables • Indicadores verdaderos de éxito o fracaso dentro de una organización • Diferentes de una organización a otra • Desarrollado en los niveles más altos de la organización
  • 6. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman6 Mediciones Claves son: • Pocas, para poder focalizar • Representativas de 1) resultados financieros, 2)Perspectivas del cliente 3)Medición de rendimientos internos, y 4)Inquietudes deRR.HH. • Claramente definidas • Son el conductor principal de una Mejora continua estratégica.
  • 7. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman7 ¿Debería saber algo más de mediciones? • Son grandes herramientas de comunicación. Los empleados en todos sus niveles, comienzan a entender sus roles estratégicos dentro del negocio.
  • 8. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman8 Los pasos básicos de la Mejora Continua (como implementarla)
  • 9. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman9 El sistema de Mejora Continua: SMART (inteligente) 1.Estrategia (strategy) 2.Medición (measurement) 3.Analizar (analize) 4. Refinado (refined) 5.Prueba (test)
  • 10. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman10 El sistema SMART (Paso 1): 1.Estrategia Explorar el ambiente para fijar la misión y la estrategia
  • 11. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman11 Determinar de la Misión y la Estrategia • Realizado por la cúspide de la Gerencia • Hecho ocasionalmente (una por año,dos años,cinco años) • La Provee la dirección general para el resto de la organización • Fija la etapa para la selección de mediciones claves
  • 12. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman12 Se pueden seleccionar mediciones claves sin un claro entendimiento de la misión y la estrategia de la organización? • No ,solo se logra si uno tiene mucha suerte
  • 13. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman13 Claves para la Misión y la Estrategía: • Declaraciones de políticas de calidad • Hablar con gerentes importantes • Balance Anual (si son empresas públicas) • Boletín de prensa • Estudiar el rango de productos ofrecidos • Estudiar el rango clientes atendidos
  • 14. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman14 Problemas con la misión y la estrategia en la mayoria de las empresas: • No son comunicadas a los empleados en forma clara • No son actualizadas para reflejar la realidad • No son utilizadas como base para un real gerenciamiento
  • 15. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman15 SMART-Próximo paso: 2. Medición • Estrategia • Medición • Analizar • Refinar • Prueba
  • 16. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman16 El sistema SMART (Paso 2): 2.Medición La gerencia principal determina las mediciones claves para toda la organización Todo el personal aprende las mediones claves y como ellos pueden contribuir a que se logren
  • 17. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman17 Funciones claves en esta etapa: • Facilitar el desarrollo de mediciones claves por parte de la Gerencia principal • Asegurar que haya mecanismos en cada área para educar al personal en mediciones claves y en como ellos pueden ayudar a lograr que se cumplan • Desarrollar un foro para la revisión del progreso vs. las mediciones claves
  • 18. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman18 Decidiendo qué es una medición clave- algunas preguntas útiles: • Cuales son nuestros recursos más importantes? • Qué nos llevará al éxito en los próximos 3 meses?,en los próximos 3 trimestres? Cinco años? • Qué nos diferencia de nuestros competidores? • Donde necesitamos mejorar? • Qué nos puede destruir si no tomamos precauciones
  • 19. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman19 “Como sabemos si nuestras mediciones claves son realmente CLAVE? • Comprobar una clara alineación entre la Misión y la Estrategia y las mediciones claves resultantes • Utilizar una herramienta como la “Hoja de Mediciones Claves” durante la selección • Aceptar la existencia de una variada gama de mediciones que podrían reflejar el éxito o fracaso estratégico de una organización
  • 20. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman21 Hoja de Mediciones Claves Completado por: Nombre de la organización: Fecha: Sección 1 (Organización) Tipo de organización: Manufactura Servicio (elegir uno) Privadas Publicas (elegir uno) Clientes Primarios Materia Prima Proveedores: Otros Materiales (por ej. Patentes) Proveedores
  • 21. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman22 Hoja de Mediciones Claves Sección 2 (Fortaleza) 2.1 Fuente de Ventaja competitiva: 2.2 Por qué debería comprar nuestro producto en lugar de comprar a la competencia? (ser especifico) 2.3 Qué valoramos de nuestra organización? 2.4 Cuál fue nuestro mayor éxito el año pasado? 2.5 Qué es lo que me hace más orgulloso de trabajar en esta empresa?
  • 22. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman23 Hoja de Mediciones Claves Sección 3 (Debilidades) 3.1 Cuál fue la queja más importante del cliente principal el año pasado? 3.2 Cuál es nuestra mayor debilidad? 3.3 Qué nos impide hacer nuestro trabajo bien en el día a día? 3.4 Qué me hace frustrar en el trabajo? 3.5 De qué se preocupan los accionistas?
  • 23. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman24 Hoja de Mediciones Claves Sección 4 (Oportunidades) 4.1 Hacia donde va la industria? 4.2 Dónde pensamos que estará el crecimiento en los próximos 3 años? 4.3 Qué nos hará (o mantendrá) líder en los próximos 3 años? 4.4 Cuál es nuestra oportunidad más prometedora?
  • 24. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman25 Hoja de Mediciones Claves Sección 5 (Amenazas) 5.1 Qué nos puede destruir en el futuro si no tenemos cuidado? 5.2 Quién es/ será nuestro mayor competidor? 5.3 Qué les gusta a los clientes de este competidor? 5.4 Qué producto o empresa, que hoy no compite con nosotros, lo podrá hacer en el futuro? 5.5 Nuestro mayor susto el año pasado fue:
  • 25. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman26 Hoja de Mediciones Claves Sección 6: (focalizando) 6.1 de la sección 2, cual seria nuestra gran fortaleza? Liste hasta 2: 6.2 Qué serviría como una efectiva medición de estas fortalezas? 6.3 Existen algunas mediciones importantes sobre temas contables/financieros relacionadas a estas fortalezas? 6.4 Y mediciones no financieras? 6.5 De la sección 3, cuales son los temas consistentes? (ej. problemas mencionados más de una vez) 6.6 Cuál es la mayor debilidad de la sección 3?
  • 26. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman27 Hoja de Mediciones Claves Sección 6: (focalizando) 6.7 Qué medición nos indica si estamos mejor o peor del problema de la sección 3 que tiene mayor potencial para hacernos daño? 6.8 Analizando la sección 4, donde deberíamos orientar la empresa? 6.9 Que mide nuestros movimientos hacia esa dirección? 6.10 De la sección 5, que le preocupa? 6.11 Si fuera miembro del directorio. Que tema de la sección 5 lo asusta más? 6.12Qué mediciones indican si tenemos o no, control sobre el tema que nos asusta?
  • 27. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman28 Sección 7: Mediciones Claves Escriba nuevamente las mediciones de las secciones preliminares. Esto será un borrador que le servirá para poder empezar mejor con el proceso del sistema de Mejora Continua SMART: Medición de 6.3 Medición de 6.4 Medición de 6.7 Medición de 6.9 Medición de 6.12 Hoja de Mediciones Claves
  • 28. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman29 Cómo se puede utilizar la “Hoja de Mediciones Claves”? • Facilitar que un grupo de Gerentes principales complete el formulario • Ganar consenso en mediciones preliminares • Permitir que los participantes tengan tiempo para pensar en mediciones preliminares • Convocar nuevamente al grupo para decidir sobre las mediciones claves finales
  • 29. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman30 Una vez que los principales gerentes acuerdan sobre la mediciones claves • Debe existir un mecanismo para comunicarlos a todo el resto de la organización
  • 30. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman31 SMART Próximo paso: 3 Analizar • Estrategia • Medición • Analizar • Refinar • Prueba
  • 31. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman32 El sistema SMART (Paso 3) 3.Analizar Revisar el progreso hacia las mediciones claves Torbellino de ideas acciones/objetivos que pueden impactar en las mediciones claves Priorizar acciones/objetivos propuestos completando una evaluación de mejoras necesarias
  • 32. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman33 Donde deberían revisarse las mediciones claves? • Reuniones de la cuspide gerencial • Reuniones departamentales • Reuniones de cada turno • Cualquier parte, cuantos más lugares mejor
  • 33. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman34 Focalizar en mediciones claves: Ambiciosas, pero alcanzables Las metas deberían fijarse con el conocimiento de los procesos y aptitudes subyacentes. No se deben fijar en forma arbitraria
  • 34. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman35 Algunas consideraciones al revisar las Mediciones Claves • Qué integra una variación normal versus una tendencia que verdaderamente requiere acción? • Se debe tener en cuenta los ciclos estacionales? • Quién fija las metas? • Qué información tenemos sobre las variables en cuestión? • Existen incentivos que fuercen el desalentar el logro de las metas?
  • 35. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman36 Lo más dificil de revisar las Mediciones Claves: No interpretar bien los datos , pero tener la disciplina para manejarse por lo que los datos revelan. ?
  • 36. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman37 Sobre los pasos que restan del sistema SMART: Durante las primeras etapas del sistema, el enfasis estaba puesto en la cúspide gerencial. Ahora el foco es cambiar a las funciones /departamentos donde están los dueños de los objetivos.
  • 37. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman38 Selección de Objetivos departamentales • Seleccionados por los dueños del proceso (supervisores) • Alineados con las mediciones claves-- posiblemente iguales a las mediciones claves • Control de cordura en relación a los objetivos de las otras áreas para que no ocurra una sub-optimización
  • 38. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman39 Errores con Objetivos • No usar los objetivos para toma de decisiones y gerenciamiento • Objetivos sin vínculos con la estrategia y la misión • Objetivos que no se pueden medir • Objetivos que no están claramente definidos
  • 39. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman40 Errores con Objetivos • Confusos,objetivos “que hacen sentir bien” • Permitiendo a las funciones / departamentos que elijan sus objetivos sin una guía • Objetivos que hagan competir a un departamento con el otro • No entrenar correctamente al personal en el significado práctico de los objetivos y su relación con las mediciones claves
  • 40. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman41 Torbellino de ideas Acciones / objetivos que impacten en las Mediciones Claves • Liderado por los dueños del proceso • Gran cantidad de participantes • Resultados que alimenten la Evaluación de Mejoras Necesarias
  • 41. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman42 Una Evaluación de Necesidades de Mejora ayuda a identificar las acciones /objetivos correctas: • Acciones relacionadas a las mediciones claves (y a la misión y estrategia) • Acciones que tienen un impacto crítico • Acciones que ayudan al cliente • Acciones que reducen costos • Acciones que permiten una fuerte oportunidad de éxito
  • 42. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman43 Ejercicio : Discutir el uso de la Evaluación de las necesidades de Mejora Documento de Microsoft Word
  • 43. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman44 Entrenar en objetivos dentro de las funciones o niveles debería ser... • Realizados por los propios departamentos • Repetido de manera regular y cuando cambian los objetivos • Orientados a mostrar a los empleados como sus acciones diarias afectan a los objetivos • Rango amplio: la capacitación deberia incluir un panorama amplio de la organización y de su ambiente competitivo
  • 44. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman45 4.Próximo paso: Refinar • Estrategia • Medición • Analizar • Refinar • Prueba
  • 45. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman46 El sistema SMART (Paso 4) • 4.Refinar Input que lleva a oportunidades de MC a un sistema de accion corectivas / preventivas basado en concepto de riesgos Metodos formales de resolución de problemas “Hallazgos no esperado”
  • 46. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman47 Cuáles son las funciones claves durante el paso “refinar”? • Garantizar que el personal utilice el sistema de acción preventiva/ correctiva basado en concepto de riesgos • Facilitar el uso de técnicas formales de resolución de problemas • Alentar un pensamiento creativo e innovador para la búsqueda de “hallazgos casuales”
  • 47. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman48 El sistema de acción correctiva / preventiva basado en concepto de Riesgos • Requerido por ISO 9001 2015 • Asegura el seguimiento y cierre de las acciones • Brinda un marco familiar para el personal • Genera datos para una Revisión Gerencial • Se olvida fácilmente si no se refuerza en forma continua
  • 48. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman49 Métodos para resolver problemas... Proveer métodos consistentes y disciplinados para atacar a los problemas, Generalmente incluyen el uso de herramientas analíticas.
  • 49. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman50 La relación entre métodos y herramientas: El proceso paso a paso para dirigirse a un problema u oportunidad las herramientas concretas (como torbellino de ideas, diagrama de Pareto, etc.) que se aplican a cada etapa del proceso de resolución de problemas Método para resolver problemas Herramientas analíticas
  • 50. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman51 Un gran error que usualmente cometen las organizaciones: Capacitar en métodos y herramientas, y despues decirle a todos “ Encuentren algo para arreglar!!!”
  • 51. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman52 Beneficio de usar un método formal de resolución de problemas • Previene el “saltar a conclusiones” y elegir la primera solución que se viene a la cabeza • Asegura un grado de consistencia en la resolución de un problema • Facilita el acercamiento en equipo a la resolución de un problema. • Alienta a un pensamiento creativo e innovador • Brinda un marco para el uso exitoso de herramientas analíticas
  • 52. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman53 Métodos formales de resolución de problemas son útiles cuando: • El problema se puede definir explicitamente • Alternativas estan relativamente claras • Los cambios son entendibles • Los resultados se pueden predecir con cierto grado de certeza
  • 53. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman54 Resolución de problemas Modelo PBASIS: • Preparación-Definir el Problema • Base- Determinar los requisitos • Analisis-Recolectar y analizar datos • Soluciones- Determinar la causa raiz • Implementar-implementar la mejor solución/es • Seguimiento- Auditar para lograr conformidad
  • 54. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman55 Hallazgo casual... Se define como El proceso de encontrar cosas valiosas o agradables que no se habían pensado previamente
  • 55. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman56 La noción de “hallazgo casual” no va en contra de un sistema de calidad formal? No .El hallazgo es un hecho de la vida y debe ser reconocido. Las organizaciones inteligentes lo alientan de una manera controlada “El turno noche descubrió que el producto era mejor sí...
  • 56. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman57 Cómo se facilita el hallazgo casual? • Brindando tiempo para que los empleados se comuniquen entre turnos y departamentos • Brindando oportunidades de capacitación cruzada • Reconociendo a las personas y equipos que descubren procesos de mejora • Eliminar el “temor” como herramienta gerencial • Estableciendo un marco formal para cosechar hallazgos casuales en acciones e ideas
  • 57. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman58 Independientemente de la fuente... Todas las mejoras deben registrarse para asegurarse su seguimiento y cierre
  • 58. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman59 5.Próximo paso: Prueba • Estrategia • Medición • Analizar • Refinar • Prueba
  • 59. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman60 El sistema SMART (Paso 5) 5. Prueba La acción fue efectiva y duradera? Complete todo el seguimiento y la información relacionada a la acción Las acciones se envían para una revisión gerencial
  • 60. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman61 Cuál es el rol de la gerencia durante el paso “Prueba” • Asegurar que el personal utilice el criterio de “efectivo y duradero” para evaluar acciones • Auditar para determinar un correcto seguimiento, implementación y cierre de las acciones • Reportar acciones a la cúspide gerencial durante el proceso de revisión gerencial
  • 61. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman62 El paso de prueba requiere una decisión basada en evidencia existente Tenemos una solución “vendaje” o una que realmente solucione el problema
  • 62. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman63 Cómo probar que las acciones son efectivas y duraderas • Auditar el proceso en el tiempo • Mirar el resultado o el producto • Hablar con los empleados • Verificar que todos los procedimientos fueron revisados para reflejar nuevos métodos • Escuchar a los clientes
  • 63. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman64 Si el problema se soluciona, para qué informarlo? • Confianza en el sistema • Publicar éxitos • Compartir información • Justificar gastos • Informar pagos
  • 64. mejora continua rev 1 Ing Jose Szarfman65 El sistema SMART (de vuelta al principio): Explorar el ambiente para fijar la misión y la estrategia (ver el diagrama completo) Revisar el progreso hacia las mediciones claves > 1año desde el paso estrategia NO SI

Notas del editor

  1. Son pocas no mas de 4a8
  2. Declaro una decisión estrategica, “acciones para progresar”, leo y veo mi entorno.
  3. Ver como evoluciona despues de un año
  4. Para saber cuales son las claves de la misión y la estrategia hay que investigar que es lo que hace la empresa y que hacen en la empresa y con quienes.
  5. Cuadros de control quien fija las metas , la casa matriz informacion eficiencia,facturación. Tecnicas bonificación más producción pero tenemos más productos no conformes
  6. Conviene ver más gráficos y menos tablas es más facil de interpretar gráficos.