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1 de 150
ISO 30301:2019
Sistema de gestión para los
Documentos (RMS) SGD
Requisitos
Gestión de documentos
• Las normas ISO definen la gestión de documentos
como el “área de gestión responsable de un control
eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso y la disposición de los
documentos, incluidos los procesos para incorporar y
mantener, en forma de documentos, la información
y prueba de las actividades y operaciones de la
organización”.
Gestión de documentos
• Es una realidad que todas las organizaciones reciben,
generan y tratan información o documentos durante
el desarrollo de sus actividades.
• La creación y gestión de información o documentos
es parte integral de los procesos, servicios y sistemas
de gestión de cualquier organización; incluso para
muchas organizaciones está indisolublemente
asociada al propio negocio.
Gestión de documentos
• Las normas de la serie ISO 30300, aplicables en todo
tipo de organizaciones, ofrecen pautas para
establecer un Sistema de Gestión para los
Documentos (SGD) cuyo fin es apoyar a la
organización en la consecución de sus objetivos.
Gestión de documentos
• Las necesidades legales, las responsabilidades
contractuales y el aumento de las capacidades de
almacenamiento impulsan la acumulación de
documentos en organismos públicos, empresas e
instituciones de todo tipo.
• En este sentido, sigue persistiendo el soporte en
papel, pero el electrónico es el que predomina
claramente en la mayoría de las organizaciones en
forma de distintos tipos de ficheros o información en
bases de datos.
Gestión de documentos
• La necesidad de una adecuada gestión,
conservación durante el tiempo necesario o
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identifica como una necesidad que cada vez
más trasciende desde la operativa a la
estrategia de las organizaciones.
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Norma iso 30301 sg documentos

  • 1. ISO 30301:2019 Sistema de gestión para los Documentos (RMS) SGD Requisitos
  • 2. Gestión de documentos • Las normas ISO definen la gestión de documentos como el “área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización”.
  • 3. Gestión de documentos • Es una realidad que todas las organizaciones reciben, generan y tratan información o documentos durante el desarrollo de sus actividades. • La creación y gestión de información o documentos es parte integral de los procesos, servicios y sistemas de gestión de cualquier organización; incluso para muchas organizaciones está indisolublemente asociada al propio negocio.
  • 4. Gestión de documentos • Las normas de la serie ISO 30300, aplicables en todo tipo de organizaciones, ofrecen pautas para establecer un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) cuyo fin es apoyar a la organización en la consecución de sus objetivos.
  • 5. Gestión de documentos • Las necesidades legales, las responsabilidades contractuales y el aumento de las capacidades de almacenamiento impulsan la acumulación de documentos en organismos públicos, empresas e instituciones de todo tipo. • En este sentido, sigue persistiendo el soporte en papel, pero el electrónico es el que predomina claramente en la mayoría de las organizaciones en forma de distintos tipos de ficheros o información en bases de datos.
  • 6. Gestión de documentos • La necesidad de una adecuada gestión, conservación durante el tiempo necesario o correcta destrucción según corresponda se identifica como una necesidad que cada vez más trasciende desde la operativa a la estrategia de las organizaciones.
  • 7. Gestión de documentos La gestión de documentos debe desarrollarse apoyada en tres pilares: 1. visión estratégica (alineamiento con el negocio, política y recursos de la organización); 2. visión operativa (determinación de los procesos, competencias y controles), 3. y enfoque tecnológico (desarrollo e implementación de las aplicaciones de gestión documental). Aplicar esta filosofía de gestión facilita la creación y control de documentos fiables, auténticos, íntegros y usables.
  • 8. Gestión de documentos documento • Fiable Es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de lo que da testimonio y al que se pueda recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades • auténtico Aquel que se puede probar: •que es lo que afirma ser •que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado •que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
  • 9. Gestión de documentos documento • íntegro Hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento este protegido contra modificaciones no autorizadas • usable Aquel que pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debería mostrar la actividad u operación que lo produjo
  • 11. ISO 30301:2019 • ISO (International Organization for Standardization) ha publicado Febrero de 2019 la norma ISO 30301:2019 (Information and documentation – Management systems for records – Requirements), preparada por el comité ISO TC 46/SC 11 Archives/records management y que sustituye a la primera versión de la misma (ISO 30301:2011). • Esta norma especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para los documentos (RMS) SGD.
  • 12. ISO 30301:2019 Las características de las normas ISO, que también cumple la familia de Normas ISO 303000, son las siguientes: • las normas son de cumplimiento voluntario. • las normas son elaboradas por consenso, que se asegura con los estrictos procedimientos de votación, comentarios y control; y la filosofía que rige el proceso de redacción; • en su elaboración deben participar todas las partes interesadas y por lo tanto no constituyen una imposición de un sector sobre otro; • las normas deben estar disponibles para el público que desee usarlas, en el caso de ISO bajo pago y bajo un estricto copyright.
  • 13. Origen de ISO 30301:2019 • En ISO el órgano técnico específico es TC46/SC11 Archives /Records Management, creado en 1998, es el que se encarga de redactar las normas sobre gestión de documentos , cuyo grupo de coordinación es responsable de controlar la coherencia de todas las normas publicadas. • Las primera norma de la gestión documental fue ISO 15489 : 2001 parte 1y 2 , publicadas en 50 países (5 continentes), traducidas a 16 lenguas, top 10 de ventas ISO y son reconocidos en la introducción, tanto de ISO 30300 y de ISO 30301 como la Normas fundacionales.
  • 15. Origen de ISO 30301:2019 • En el año 2007 la delegación española presentó como una posibilidad , la propuesta de intentar seguir el ejemplo de las normas ISO 27000 – Sistemas de gestión para la seguridad de la información.
  • 16. Origen de ISO 30301:2019 • Se formó un grupo de estudio que identificó que el alcance de la propuesta iba mucho más allá de lo inicialmente pensado y que la inclusión de la gestión documental en las normas de sistemas de gestión (MSS – Management Systems Standards) podría ser muy beneficiosa.
  • 17. Origen de ISO 30301:2019 Los MSS se encuentran entre las normas ISO más populares como los sistemas de gestión de calidad (9000), la gestión medioambiental (14000) o la seguridad de la información (27000). Esta metodología se basa en los ciclos de mejora continua, posible en base a la definición de objetivos y la elaboración de procesos que permiten la medición de los resultados y la aplicación de medidas correctivas cuando se producen desviaciones sobre lo previsto (no conformidades).
  • 18. Origen de ISO 30301:2019 Durante la redacción de los dos primeros productos de la familia, la ISO 30300 y la ISO 30301, el TC46/SC11 fue admitido como miembro de pleno derecho en el grupo que se había establecido para la coordinación de todos los MSS (JTCG – Joint Technical Coordination Group for MSS). Este grupo ha tenido como misión el establecimiento de una estructura única, requerimientos y textos comunes y una terminología de base para todos los MSS que se ha materializado en el Anexo SL de las Directivas de ISO.
  • 19. Origen de ISO 30301:2019 Para el proyecto de la serie ISO 30300 fue una coincidencia muy productiva en dos sentidos: 1. el desarrollo paralelo permitió ir utilizando los resultados del JTCG en las distintas fases de redacción de las 30301, y ser uno de los primeros en adoptarla; la primera versión fue ISO 30301:2011. 2. la influencia del TC46/SC11 en la redacción de las secciones de control de la documentación de los otros MSS.
  • 20. La familia de normas ISO 30300 • ISO 30301:2019 es parte de una familia de Normas Internacionales sobre sistemas de gestión de documentos. La familia de normas ISO 30300 se relacionan con las otras normas e informes técnicos que desarrolla el TC46/SC11 y que pueden ser un complemento a las mismas en los niveles más operativos. Esta relación y el desarrollo de la familia previsto inicialmente quedan reflejados en la figura “Serie de normas ISO 30300 y sus relaciones”.
  • 21. La familia de normas ISO 30300 “Serie de normas ISO 30300 y sus relaciones”.
  • 22. La familia de normas ISO 30300 La serie ISO 30300 constituye un punto de referencia para la gestión de la información y para la creación y control de documentos, estableciendo requisitos para: • política y procedimientos; • definiciones de roles y responsabilidades; • diseño e implementación del MSR; • Evaluación del desempeño y cómo mejorar.
  • 23. La familia de normas ISO 30300 • La implementación de estas normas es recomendable para cualquier tipo de organización, aunque particularmente cuando los procesos y controles de gestión documental forman parte intrínseca de los procesos, productos o servicios del negocio, así como cuando la organización deba gestionar numerosos documentos por requerimiento legal, como es el caso de entidades del sector de la energía, bancos, industria farmacéutica, Administración Pública, universidades o empresas de servicios, entre otras.
  • 24. ISO 30300: 2011 • Esta Norma Internacional explica las razones detrás de la creación de un MSR, los fundamentos, es decir los principios rectores para su implementación exitosa, y proporciona la terminología que garantiza que es compatible con otros estándares de gestión de edocumentos. • También establece los objetivos para usar un MSR y describe un enfoque de procesos y especifica roles para la alta gerencia. • ISO 30300: 2011 es aplicable a cualquier organización que necesite establecer, implementar, mantener y mejorar un MSR para respaldar su negocio. También proporciona garantía de conformidad con una política de gestion de documentos. Se encuentra en revisión.
  • 25. ISO 30300: 2011 • ISO 30300: 2011 consensúa la definición de documento como toda información creada, recibida y conservada como evidencia de una actividad y como activo, en cualquier medio, forma o formato en que esté contenida.
  • 26. ISO 30302:2015 • Proporciona orientación para la implementación de un MSR de acuerdo con la norma ISO 30301 • Es utilizada en conjunción con ISO 30300 e ISO 30301 • Describe las actividades que se deben realizar al diseñar e implementar un MSR • Diseñada para cualquier organización que implemente un MSR. Aplicable a todo tipo de organización que desee: • establecer, implementar, mantener y mejorar un MSR para apoyar su negocio • Asegurarse de la conformidad con su política de gestión de documentos. • Demostrar conformidad con la norma ISO 30301
  • 27. ISO 30301: 2019 • Esta norma internacional especifica los requisitos necesarios para desarrollar un sistema de gestión de documentos. • Promueve un enfoque proactivo para identificar riesgos y aprovechar oportunidades, establece objetivos y metas para una organización , haciendo que la mejora continua sea sistemática. • Esto se logra a través de la formulación del diseño de procesos y sistemas, estimando la asignación apropiada de recursos y estableciendo puntos de referencia para monitorear, medir y evaluar adecuadamente los resultados.
  • 28. ISO 30301: 2019 • Estos pasos garantizarán que se puedan tomar medidas correctivas y se incorporen mejoras continuas en el sistema para apoyar a una organización en el cumplimiento de su mandato, misión, estrategia y objetivos. • Se puede implementar e integrar con otros MSS.
  • 29. ISO 30301: 2019 • La Norma ISO 30301 es también especialmente útil para demostrar la conformidad con los requisitos de control de Información documentada ( antes documentos y registros) de otras normas de sistemas de gestión. Ya que, identifica qué procesos y controles deben ser considerados, permitiendo a cada organización su desarrollo e implementación en función de sus requisitos, riesgos y oportunidades , metas y objetivos.
  • 30. ISO 30301: 2019 En el Anexo normativo se identifican los procesos y controles de gestión documental que hay que tener en cuenta, así como las condiciones exigibles a las aplicaciones informáticas de gestión documental y en el capitulo 8 de la ISO 30301 luego de la reedición de 2019. Dichas condiciones pretenden asegurar la creación, captura y control de documentos de forma fiable, segura, conforme, exhaustiva y sistemática.
  • 31. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos Procesos y controles de la Norma ISO 30301
  • 32. Sistema de gestión para los documentos (SGD) • La palabra "sistema" se ha convertido en un comodín que se usa en diferentes contextos no siempre con el mismo significado. • Las TIC (tecnologías del información y comunicaciones) se han apropiado del término y la mayoría de la gente interpreta sistema, como sistema de información, o aplicación de computadora.
  • 33. Sistema de gestión para los documentos (SGD) • Los "sistemas de gestión" se definen como el conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y procesos `para alcanzar estos objetivos . Cuando hablamos de sistema de gestión para los documentos (SGD), nos referimos a ese conjunto de elementos en relación con los documentos. • La norma IS0 30301 propone un sistema de gestión de organizaciones basada en la mejora continua cuya metodología ha sido implementada exitosamente en muchas organizaciones. • Por lo tanto, estamos en el campo de la "gestión de organizaciones ", utilizando técnicas y conocimientos de lo que habitualmente conocemos como "gestión documental".
  • 34. Sistema de gestión para los documentos (SGD) • Sin embargo, tenemos que reconocer otros contextos donde se usan expresiones y siglas similares
  • 35. Fundamentos Sistema de gestión ∗ Consecución de las metas de la organización ∗ Estableciendo una política y unos objetivos ∗ Adoptando planes para conseguirlos ∗ Acciones ∗ Procesos ∗ Responsabilidades ∗ Recursos ∗ Estableciendo un método de evaluación y mejora continua Gestión de documentos Crear y gestionar documentos: ∗ Fiables ∗ Auténticos ∗ Íntegros ∗ Disponibles En unas aplicaciones que a su vez sean: ∗ Fiables ∗ Seguras ∗ Conformes ∗ Exhaustivas ∗ Sistemáticas
  • 36. Fundamentos Sistema de gestión a) Enfoque al cliente y otras partes interesadas. b) Liderazgo y rendición de cuentas. c) Toma de decisiones basada en evidencias. d) Participación de las personas. e) Enfoque basado en procesos. f) Enfoque de sistema para la gestión de riesgos y oportunidades. g) Mejora continua.
  • 37. Introducción ISO 30301:2019 • En el gobierno y en los negocios, se ha vuelto necesario hacer más transparentes el proceso de toma de decisiones y las acciones tomadas, para garantizar que las obligaciones legales y éticas se cumplan públicamente.
  • 38. Introducción ISO 30301:2019 • Durante muchos siglos, especialmente desde la difusión de la tecnología del papel, las organizaciones han registrado sus actividades en diferentes documentos, las organizaciones se han desarrollado y transformado pero han seguido "Documentando" sus actividades para tener registro de ellos y poder evidenciar los diferentes acuerdos con las partes interesadas. • El proceso de "documentar" ha sido así intrínsecamente vinculado a cualquier actividad y no se consideraba como algo estratégico.
  • 39. Introducción ISO 30301:2019 • Los diferentes cambios tecnológicos como fotocopiadoras, fax, ordenador, internet, automatización de procesos, bases de datos, correo electrónico, “la nube” etc., que facilitan el trabajo y el desarrollo de las organizaciones modernas que han cambiando el modo de "documentar" los procesos de trabajo.
  • 40. Introducción ISO 30301:2019 • Han tenido que conocerse malas experiencias de pérdida de datos, destrucción no controlada o imposible de recuperar de los documentos necesarios para la demostración de determinadas acciones, lo que nos da una idea sobre la importancia estratégico de la buena gestión de la información para que las organizaciones progresen.
  • 41. Introducción ISO 30301:2019 • La transición imparable a un entorno totalmente digital es tanto un desafío como una oportunidad. Para abordar estas necesidades, ISO publicó ya en 2011 dos estándares internacionales: • ISO 30300: 2011, Información y documentación. Sistemas de gestión de documentos. Fundamentos y vocabulario. • e ISO 30301: 2011, Información y documentación. Sistemas de gestión de documentos. Requisitos. La ISO ha publicado Febrero de 2019 la norma ISO 30301:2019 que sustituye a esta ultima.
  • 42. Introducción ISO 30301:2019 • La serie ISO 30300 ofrece la metodología para un enfoque sistemático de la creación y gestión de documentos, alineada con los objetivos y estrategias de la organización. • La gestión de documentos mediante un sistema de gestión de documentos (MSR) admite procesos operativos rentables, como el almacenamiento, la recuperación de información y la reutilización de información. • Prepara a una organización para la posibilidad de litigios o consultas que surjan en el futuro y garantiza que se pueda llevar a cabo una preparación minuciosa para la diligencia debida.
  • 43. Introducción ISO 30301:2019 • La serie de Normas Internacionales ISO 30300 se enfoca en la implementación y operación de un MSR efectivo para asegurar que la información y evidencia fidedigna y confiable de las decisiones y transacciones comerciales se documente, se administre y se haga accesible a quienes lo necesitan, y se mantiene en el tiempo.
  • 44. Introducción ISO 30301:2019 • La serie ISO 30300 de estándares MSR se creó para vincular la administración de documentos con el éxito y la responsabilidad de la organización. • Esta serie establece puntos de referencia para que las organizaciones evalúen la idoneidad de sus métodos para mantener sus documentos ( evaluación de desempeño). • Proporciona a la administración las herramientas necesarias para realizar un enfoque sistemático y verificable para la creación y el control de documentos.
  • 45. Introducción ISO 30301:2019 • Las normas ISO de la serie 30300 están dirigidas a todos los sectores, incluidos los gobiernos y sus agencias, educadores, servicios financieros, manufactura y compañías o gobiernos que participan activamente (o están implicados pasivamente) en cuestiones de responsabilidad social RSC. • Todos los sectores con una necesidad vital de demostrar el cumplimiento, obtendrán beneficios particulares de la implementación efectiva de estas Normas Internacionales.
  • 46. Introducción ISO 30301:2019 • La ISO 30301 admite la integración con los requisitos de gestión y documentación de las organizaciones que implementan otros estándares de sistemas de gestión (MSS), como ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (medio ambiente) e ISO 22000 (seguridad alimentaria).
  • 47. Introducción ISO 30301:2019 • Los estándares son particularmente útiles para las personas responsables de implementar sistemas de gestión dentro de su organización, así como para otros profesionales involucrados en la gestión, documentación, auditoría, tecnología y seguridad de la información.
  • 48. Introducción ISO 30301:2019 El objetivo de las organizaciones es utilizar estratégicamente estos estándares para: • Integrar los requisitos de documentos en los procesos de negocios, para eliminar la redundancia, establecer la coherencia, optimizar los procesos y recursos, reducir el mantenimiento y mejorar la toma de decisiones. La creación de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de cualquier organización. Un MSR promueve la eficiencia empresarial, la responsabilidad corporativa, la gestión de riesgos y la continuidad del negocio.
  • 49. Introducción ISO 30301:2019 • El costo de desarrollar un MSR depende del alcance de la implementación dentro de cada organización y está determinado por las necesidades del negocio y una evaluación de riesgo. Esta inversión puede proporcionar rendimientos a corto y largo plazo, así como ayudar a una organización a evitar gastos innecesarios. • Permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus recursos de información como activos comerciales, de propiedad comercial e intelectuales.
  • 50. Introducción ISO 30301:2019 • Al mismo tiempo, un MSR contribuye a la preservación de la memoria de la organización (algo que puede perderse irremediablemente dada la alta rotación del personal, ya sea voluntario o involuntario), en respuesta a los crecientes desafíos del entorno global y digital.
  • 51. Beneficios de la gestión documental a) El aumento de la efectividad de la organización. b) Cumplimiento de la legislación y requisitos de ambientes regulados c) La efectividad del proceso de toma de decisiones. d) La eliminación de información redundante y duplicada e) El aumento de la información compartida en toda la organización f) El aumento del rendimiento de las tecnologías de la información
  • 52. Beneficios de la gestión documental g) La garantía de la recuperación contra a desastres y continuidad de negocio h) Protección contra posibles litigios. i) La defensa de los derechos e intereses de todas las partes involucradas j) La conservación de la memoria corporativa o colectiva k) Apoyo a la responsabilidad social de las organizaciones Sin embargo, para llegar a todos ellos no es estrictamente necesario para implementar un SGD según la norma ISO 30301, ya que puede haber otras metodologías que consigue los mismos beneficios.
  • 53. Beneficios de ISO 30301:2019 Implantar ISO 30301:2019 tiene además estos beneficios: • La garantía de utilizar un modelo de nivel internacional aceptado para su establecimiento e implementación de políticas y objetivos. • Compatibilidad e interoperabilidad con otros estándares de sistemas de gestión comúnmente utilizados, por ejemplo, la facilidad de integración de la gestión de documentos en los procesos y prácticas requeridas de ISO 9000 e ISO 14000.
  • 54. Beneficios de ISO 30301:2019 • La integración del enfoque de evaluación de riesgos. • La promoción de la mejora continua a través de la medición de resultados e implementación de un proceso de auditoría • La facilidad de un proceso de confirmación de cumplimiento de los requisitos a través de la Certificación por un tercero independiente.
  • 55. Beneficios de ISO 30301:2019 La adopción de la serie de Normas Internacionales ISO 30300 es necesaria, ya sea que se implementen a nivel local o global, y para todos los sectores. Esta serie tiene potencial en países en desarrollo, ya que promueve y proporciona una hoja de ruta para mejorar lo siguientes puntos:
  • 56. Beneficios de ISO 30301:2019 • La eficiencia y capacidad de respuesta del gobierno. • La responsabilidad y el gobierno de las organizaciones públicas, privadas y sin fines de lucro. • Cumplimiento organizativo con tratados internacionales, leyes y regulaciones en todos los niveles. • La confianza en los entornos para la conducción de los negocios y la interacción entre los gobiernos y sus ciudadanos, las empresas y sus clientes, en particular para todas las cuestiones relacionadas con las transacciones electrónicas y las comunicaciones. • Acceso a la información y preservación de la memoria colectiva.
  • 57. Un enfoque integrado • La serie de normas ISO 30300 – Management system for records, están enfocada a la integración de la gestión de los documentos en la metodología de las normas de sistemas de gestión.
  • 58. Un enfoque integrado La serie ISO 30300 establece una política y objetivos de Gestión documental, ayuda a las organizaciones en la implementación de otros sistemas de gestión, en las tareas de gestión de riesgos y el ejercicio de Responsabilidad social. "La implementación de la serie de normas ISO 30300 ayudará a las organizaciones a cumplir los objetivos de otros estándares de sistemas de gestión como la calidad, la gestión de riesgos, cumplimiento y seguridad ”. Norma ISO 30300: capitulo 2.7 Por lo tanto ayudando a lograr los objetivos de la organización.
  • 59. Un enfoque integrado Esto se consigue: 1) Asegurando de que se crea, gestiona y hace accesible todo el tiempo que se necesita información confiable, y evidencia de, actividades que se lleva a cabo dentro de un sistema de gestión. 2) Estableciendo un enfoque sistemático y verificable sobre los procesos de control de la documentación de otros sistemas de gestión. 3) Establecimiento de un marco de evaluación para el procesos de control de la documentación de otros sistemas de gestión 4) Contribuyendo a la mejora continua del rendimiento de la organización a través de un sistema de gestión integrado.
  • 60. Un enfoque integrado • Durante el proceso de desarrollo de la nueva Norma ISO 30301:2019 se adoptó la estructura de alto nivel (HLS) • La estructura de alto nivel (HLS) se introdujo para alinear el proceso de implementación de los sistemas de gestión ISO para que fuera más fácil adoptar múltiples sistemas de gestión dentro de las organizaciones individuales.
  • 61. Un enfoque integrado • Conocida como la estructura de alto nivel (HLS), ISO ha introducido una estructura común y un texto central para todos sus estándares de sistemas de gestión. • El uso del pensamiento basado en el riesgo en todo el proceso, promueve un enfoque proactivo para identificar riesgos y aprovechar oportunidades haciendo que la mejora continua sea sistemática. • Esto conduce a una mejor gobernanza y toma de decisiones y facilita la integración de múltiples sistemas, ahorrando tiempo y dinero.
  • 62. Un enfoque integrado • Las organizaciones que implementen la Norma ISO 30301:2019 como nuevos requisitos, tendrán la oportunidad de asegurarse de que toda su organización trabaje con los mismos objetivos comunes, lo que conduce a una mejor colaboración y rendimiento operativo.
  • 63. Anexo SL • ¿Qué es el Anexo SL? • El Anexo SL es un documento publicado a finales del 2012, que está teniendo gran impacto en organizaciones, consultores, organismos de acreditación, auditores y redactores de normas de Sistemas de Gestión. Es la Estructura de Alto Nivel (HSL) publicada por ISO en el Anexo SL la que facilita la integración entre Normas Sistemas de Gestión de ISO.
  • 64. Anexo SL • el Anexo SL aporta coherencia y compatibilidad entre los sistemas de gestión, y simplifica en gran medida posibles duplicidades y confusión en el proceso de implantación de sistemas de gestión en base a varias normas en una misma organización. • El Anexo SL hace que las normas tengan: 1. Una estructura común (estructura de alto nivel HSL) 2. Parte de su texto idéntico. 3. Definiciones comunes
  • 65. Anexo SL • Todas las normas sobre sistema de gestión que se publiquen o revisen a partir de la publicación del Anexo SL deben de hacerlo bajo esta guía, para lograr una estructura uniforme, un marco de sistemas de gestión genérico, que sea más fácil de manejar y otorgue un beneficio de negocio a aquellas empresas que cuentan con varios sistemas de gestión integrados. Tiene un enfoque sistémico
  • 66. • Tiene el propósito de alinear las diversas normas de sistemas de gestión…
  • 67. Anexo SL: Estructura de Alto Nivel (HSL) • Al basarse en la Estructura de Alto Nivel (HLS), la nueva Norma ISO 30301:2019 comparte los textos centrales y los términos y definiciones con otras normas de sistemas de gestión ISO revisadas recientemente, como ISO 9001:2015 e 14001:2015 27001:2013 22000:2018 55001:2014 45001:2018 50001:2018 etc. . Este marco de referencia está diseñado para facilitar la integración de nuevos temas de gestión en los sistemas establecidos en una organización.
  • 68. Anexo SL: Estructura de Alto Nivel (HSL) • El desarrollo de las normas ISO de Sistema de Gestión sigue por lo tanto la Estructura de Alto Nivel (HSL) y cuentan con una estructura de 10 capítulos. • Los tres primeros 1 a 3 son introductorios, mientras que los capítulos 4 a 10 incluyen los requisitos que se especifican para establecer, implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión.
  • 69. …con capítulos idénticos, títulos y texto básico
  • 71. Ventajas de Anexo SL • Títulos y cláusulas identificas en la estructura de alto nivel • Vocabulario central genérico • Facilita integración con otros sistemas de gestión
  • 72. Cláusula principal Común X.1 Subcláusula. Texto idéntico común y/o texto específico de la disciplina. X.1.1 Sub-sub-cláusula Texto idéntico común y/o texto específico de la disciplina
  • 73. El Anexo SL Apéndice 2, enumera 22 términos y definiciones. Dichos términos y definiciones constituyen una parte integral del "texto común" para las normas de Sistemas de Gestión. ISO / 9001: 2014 enumera 69 términos y definiciones (incluyendo los 22 indicados en el anexo SL). La fuente de todos los términos y definiciones se indican en ISO / 9000: 2014. ISO / 14001: 2014 enumera 33 términos y definiciones.
  • 74. Enfoque basado en procesos Esta norma internacional ISO 30301:2019 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la efectividad de un Sistema de Gestión. Los requisitos específicos considerados esenciales para la adopción de un enfoque basado en procesos se incluyen en la cláusula 4.4. de la norma
  • 75. Enfoque basado en procesos Comprender y gestionar procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización para lograr los resultados esperados. Este enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del sistema, de modo que el rendimiento general de la organización puede ser mejorado. El enfoque del proceso implica la definición y gestión sistemática de los procesos, y su interacciones, a fin de lograr los resultados previstos de conformidad con la política, los objetivos y los objetivos estratégicos.
  • 76. Enfocado en el Ciclo de la Mejora Continua (PHVA). La gestión de los procesos y el sistema en su totalidad se puede lograr, utilizando el ciclo PDCA (PHVA) con un enfoque general en el pensamiento basado en el riesgo dirigido a aprovechar las oportunidades y prevenir resultados indeseables. La aplicación del enfoque de proceso en un Sistema de Gestión del Conocimiento permite: - Comprensión y coherencia en el cumplimiento de los requisitos; - La consideración de procesos en términos de valor agregado. - El logro de un desempeño efectivo del proceso; - Mejora de procesos basados en la evaluación de datos e​​ información.
  • 77. Enfocado en el Ciclo de la Mejora Continua (PHVA). • La estructura del MSR vincula los requisitos de gestión de documentos y las expectativas de las partes interesadas con la producción de documentos que sean confiables, auténticos, cuya integridad sea indiscutible y que puedan utilizarse de manera efectiva y eficiente.
  • 78. Norma ISO 30301:2019 Sistema de Gestión de Documentos MSR
  • 79. Enfocado en el Ciclo de la Mejora Continua (PHVA). • Basado en el Anexo SL, el diagrama muestra cómo las cláusulas del nuevo HLS también puede aplicarse al ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) y a su Sistema de Gestión en su conjunto. • Esta alineación consistente en facilitar que las organizaciones implementen múltiples estándares, ahorrando tiempo y recursos.
  • 80. Enfocado en el Ciclo de la Mejora Continua (PHVA). El ciclo PHVA se puede describir brevemente de la siguiente manera: • Plan: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para obtener resultados de acuerdo con los requisitos y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y oportunidades; • Hacer: implementar lo planeado; • Verificar: monitorear y (cuando corresponda) medir los procesos y los productos y servicios resultantes en relación con las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar los resultados; • Actuar: tomar acciones para mejorar el rendimiento, según sea necesario.
  • 82. Pensamiento basado en el riesgo El pensamiento basado en el riesgo es esencial para lograr un Sistema de Gestión efectivo. Para cumplir con los requisitos de esta Norma Internacional ISO 30301:2019, una organización necesita planificar e implementar acciones para abordar los riesgos y oportunidades. Abordar tanto los riesgos como las oportunidades establece una base para aumentar la efectividad del sistema de gestión, logrando mejores resultados y evitando efectos negativos. Las acciones de mejora deben priorizarse según el análisis de riesgo y oportunidades
  • 83. Pensamiento basado en el riesgo Pueden surgir oportunidades como resultado de una situación favorable para lograr un resultado previsto, por ejemplo, un conjunto de circunstancias que permiten a la organización atraer clientes desarrollar nuevos productos y servicios, reducir el desperdicio o mejorar la productividad. Las acciones para abordar las oportunidades también pueden incluir la consideración de los riesgos asociados.
  • 84. Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos • Nota 1 a la entrada: Un efecto es una desviación respecto a lo previsto. Puede ser positivo, negativo o ambos, y puede abordar, crear o resultar en oportunidades y amenazas. • Nota 2 a la entrada: Los objetivos pueden tener diferentes aspectos y categorías, y se pueden aplicar a diferentes niveles. • Nota 3 a la entrada: Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de fuentes de riesgo (3.4), eventos (3.5) potenciales, sus consecuencias (3.6) y sus probabilidades (3.7). Pensamiento basado en el riesgo
  • 85. Riesgo “Efecto de la incertidumbre” es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad DESVIACION DE LO ESPERADO Término común y definición esencial para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en Anexo SL de Directivas ISO/IEC
  • 86. Pensamiento basado en el riesgo El riesgo es el efecto de la incertidumbre y cualquier incertidumbre de este tipo puede tener efectos positivos o negativos. Una desviación positiva derivada de un riesgo puede proporcionar una oportunidad, pero no todos los efectos positivos del riesgo dan como resultado oportunidades.
  • 87. La gestión del riesgo • La Norma ISO 30301:2019 destaca que el Sistema de Gestión de la organización considera la gestión del riesgo. • La norma ISO 31000:2018 (Gestión del riesgo – Principios y Guías) proporciona principios y guías genéricas para la gestión del riesgo. Esta norma se complementa con la ISO Guide 73:2018 Gestión del riesgo -Vocabulario.
  • 88. La gestión del riesgo ISO 30301:2019 no requiere evaluaciones de riesgo según algún proceso especifico. ISO 31000:2018 Gestión del riesgo Principios y directrices puede ser una referencia útil para organizaciones que desean o necesitan un enfoque más formal del riesgo (uso no obligatorio)
  • 89. Para integrar la gestión del riesgo en ISO 30301:2019, podemos seguir los criterios de la norma ISO 31000: 2018 ISO 31000: 2018 ISO30301:2019
  • 90. Estructura Norma ISO 30301:2019 4.1 Entendiendo la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.3 Determinación del alcance del sistema de MSR. 4.4 Sistema de gestión de la documentación 5.1 Liderazgo y compromiso 5.2 Política 5.3 Roles organizacionales, responsabilidades y autoridades 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.2 Objetivos de documentación y planificación para alcanzarlos. 7.1 Recursos 7.2 Competencia 7.3 Conciencia 7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 8.1 Planificación y control operacional 8.2 Determinación de documentos a crear. 8.3 Diseño e implementaci ón de procesos, controles y sistemas de documentos 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoría interna 9.3 Revisión de la gerencia 10.1 No conformidad y acción correctiva 10.2 Mejora continua Anexo A Requisitos operacionales para procesos de documentos, control y sistemas..
  • 91. ISO 30301:2019 • Las principales novedades de ISO 30301:2019 respecto a la versión anterior ISO 30301:2011 consisten en: • La inclusión del subapartado 4.1.2 (Records requirements) en el capítulo 4. Contexto de la organización. • La nueva redacción de los apartados 8.2 (Determining records to be created) y 8.3 (Designing and implementing records processes, controls and systems) en el capítulo 8. Operación.
  • 92. ISO 30301:2019 • La revisión del Anexo A (Operational requirements for records processes, control and systems), que se alinea con las directrices de la norma ISO 15489:2016. • Los requisitos en el Anexo A han sido renombrados y reordenados. Los requisitos numerados A.1.1.1 y A.1.1.2 en la versión anterior de la norma ahora se incluyen en 8.2 • A.2.5.7 se ha eliminado del Anexo A.
  • 93. ISO 30301:2019 Prólogo 0. Introducción 1. Objeto y campo de aplicación 2. Referencias Normativas 3. Términos y definiciones
  • 94. ISO 30301:2019 • 1. Objeto y campo de aplicación Las normas de sistemas de gestión (Management System Standards-MSS) ofrecen las herramientas para que la alta dirección implemente un enfoque sistemático y verificable en el control de las organizaciones en un entorno que favorezca las buenas prácticas en la gestión de documentos. Están diseñadas para todo tipo de organizaciones (públicas y privadas) que quieran implementar un SGD para establecer una política y unos objetivos en en lo que se refiere a los documentos.
  • 95. ISO 30301:2019 1. Objeto y campo de aplicación Para conseguirlo deben existir: a) Roles y responsabilidades definidas b) Procesos sistemáticos c) Medición y evaluación d) Revisión y mejora Entre los principales destinatarios de estas normas están la alta dirección y los responsables de la implementación de un SGD (Gestión documentos, TIC, seguridad, auditoría).
  • 96. ISO 30301:2019 Esta norma se puede aplicar a cualquier organización que desee: a) Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como soporte de sus actividades; b) Asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental establecida; y c) Demostrar la conformidad con esta norma internacional mediante: 1. La realización de una autoevaluación y una autodeclaración, o 2. La confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización, o 3. La certificación de su SGD por una organización externa.
  • 97. ISO 30301:2019 • 2 Referencias normativas ISO 30300, Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y vocabulario.
  • 98. ISO 30301:2019 • 3. Términos y definiciones • 3.01 organización: • Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos (3.08). • Nota 1 al texto: El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, organización de caridad o institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas o no , públicas o privadas.
  • 99. ISO 30301:2019 • 3.02 parte interesada: • Persona u organización (3.01) que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. • NOTA a la versión en español: Los términos en inglés “interested party” y “stakeholder” tienen una traducción única al español como “parte interesada”.
  • 100. ISO 30301:2019 • 3.03 requisito: • Necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u obligatoria. • Nota 1 al texto: “Generalmente implícita" significa que es una costumbre o práctica común en la organización y en las partes interesadas, que la necesidad o expectativa que se considera está implícita. • Nota 2 al texto: Un requisito especificado es el que está declarado, por ejemplo, en información documentada.
  • 101. ISO 30301:2019 • 3.04 sistema de gestión: • Conjunto de elementos de una organización (3.01) interrelacionados o que interactúan para establecer políticas (3.07), objetivos (3.08) y procesos (3.12) para lograr estos objetivos. • Nota 1 al texto: Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas. • Nota 2 al texto: Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, etc. • Nota 3 al texto: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones.
  • 102. ISO 30301:2019 • 3.05 alta dirección: • Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización (3.01) al más alto nivel. • Nota 1 al texto: La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización. • Nota 2 al texto: Si el alcance del sistema de gestión (3.04) comprende sólo una parte de una organización, entonces “alta dirección” se refiere a quienes dirigen y controlan esa parte de la organización.
  • 103. ISO 30301:2019 • 3.06 eficacia: • Grado en el cual se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados. • 3.07 política: • Intenciones y dirección de una organización (3.01), como las expresa formalmente su alta dirección (3.05).
  • 104. ISO 30301:2019 • 3.08 objetivo: • Resultado a lograr. • Nota 1 al texto: Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo. • Nota 2 al texto: Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (como financieras, de seguridad y salud y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles (como estratégicos, para toda la organización, para proyectos, productos y procesos (3.12)). • Nota 3 al texto: Un objetivo se puede expresar de otras maneras, por ejemplo, como un resultado previsto, un propósito, un criterio operativo, un objetivo, o mediante el uso de términos con un significado similar (por ejemplo, finalidad o meta). • Nota 4 al texto: En el contexto de sistemas de gestión, la organización establece los objetivos, en concordancia con la política, para lograr resultados específicos.
  • 105. ISO 30301:2019 • 3.09 riesgo: • Efecto de la incertidumbre. • Nota 1 al texto: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. • Nota 2 al texto: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. • Nota 3 al texto: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a eventos potenciales (Guía ISO 73, 3.5.1.3) y a consecuencias potenciales (Guía ISO 73, 3.6.1.3), o a una combinación de éstos. • Nota 4 al texto: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluyendo cambios en las circunstancias) y la probabilidad (Guía ISO 73, 3.6.1.1) de que ocurra.
  • 106. ISO 30301:2019 • 3.10 competencia: • Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos. • 3.11 información documentada: • Información que una organización (3.01) tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida. • Nota 1 al texto: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. • Nota 2 al texto: La información documentada puede hacer referencia a: – el sistema de gestión (3.04), incluidos los procesos relacionados (3.12); – la información creada para que la organización opere (documentación), – la evidencia de los resultados alcanzados (registros).
  • 107. ISO 30301:2019 • 3.12 proceso: • Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforma elementos de entrada en elementos de salida. • 3.13 desempeño: • Resultado medible. • Nota 1 al texto: El desempeño se puede relacionar con hallazgos cuantitativos o cualitativos. • Nota 2 al texto: El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades, procesos (3.1.2), productos (incluidos servicios), sistemas u organizaciones (3.01).
  • 108. ISO 30301:2019 • 3.14 contratar externamente (verbo): • Establecer un acuerdo mediante el cual una organización (3.01) externa realiza parte de una función o proceso (3.12) de una organización. • Nota 1 al texto: Una organización externa está fuera del alcance del sistema de gestión (3.04), aunque la función o proceso contratado externamente forme parte del alcance.
  • 109. ISO 30301:2019 • 3.15 seguimiento: • Determinación del estado de un sistema, un proceso (3.12) o una actividad. • Nota 1 al texto: Para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar en forma crítica. • 3.16 medición: • Proceso (3.12) para determinar un valor.
  • 110. ISO 30301:2019 • 3.17 auditoría: • Proceso (3.12) sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoría. • Nota 1 al texto: Una auditoría puede ser interna (de primera parte), o externa (de segunda o tercera parte), y puede ser combinada (combinando dos o más disciplinas). • Nota 2 al texto: “Evidencia de auditoría” y “criterios de auditoría” se definen en la Norma ISO 19011.
  • 111. ISO 30301:2019 • 3.18 conformidad: • Cumplimiento de un requisito (3.03). • 3.19 no conformidad: • Incumplimiento de un requisito (3.03). • 3.20 acción correctiva: • Acción para eliminar la causa de una no conformidad (3.19) y prevenir que vuelva a ocurrir. • 3.21 mejora continua: • Actividad recurrente para mejorar el desempeño (3.13).
  • 112. ISO 30301:2019 • 4 Contexto de la organización. • 4.1 Entendiendo la organización y su contexto. • 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. • 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de Documentos. • 4.4 Sistema de gestión de Documentos.
  • 113. ISO 30301:2019 4 contexto de la organización los factores externos e internos. • Los factores externos: a) El entorno social y cultural, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y de competencia, a nivel internacional, nacional, regional o local; b) Las motivaciones y tendencias clave que influyen en los objetivos de la organización; c) Las relaciones, percepciones, valores y expectativas de las partes interesadas externas.
  • 114. ISO 30301:2019 • los factores internos: 1. La gobernanza, la estructura organizativa, los roles y las responsabilidades; 2. Las políticas, los objetivos y las estrategias utilizadas para alcanzarlos; 3. Las capacidades, entendidas en términos de recursos y conocimientos; 4. Los sistemas de información, flujos de información y procesos de toma de decisiones; 5. Las relaciones, percepciones, valores y la cultura de la organización; 6. Las normas, directrices y modelos adoptados por la organización: 7. La forma y extensión de las relaciones contractuales.
  • 115. ISO 30301:2019 Los requisitos de negocio, legales y de otra índole: a) De negocio: incluyen todos los requisitos para la correcta ejecución de las operaciones o actividades de la organización (planificación, gestión de riesgos, planes de continuidad del negocio). b) Legales: relacionados con la creación y control de los documentos (legislación y jurisprudencia; legislación específica relativa a acceso, privacidad, protección de datos, información, documentos y archivos; estatutos constitutivos de las organizaciones; tratados y otros instrumentos que sea legalmente obligado acatar). c) De otra índole: compromisos voluntarios de la organización (códigos de conducta y ética; buenas prácticas; expectativas sobre los comportamientos aceptables en el sector específico o organización).
  • 116. ISO 30301:2019 • Alcance del SGD: puede incluir toda la organización, funciones o secciones específicas, o una o más de las funciones de un grupo de organizaciones.
  • 117. ISO 30301:2019 • Sistema de Gestión de documentos La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de los documentos, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de la norma. La organización debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de los documentos y su aplicación a través de la organización Y entre ellos los riesgos y oportunidades de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1, y planificar e implementar las acciones adecuadas para tratarlos
  • 118. ISO 30301:2019 • 5 Liderazgo • 5.1 Liderazgo y compromiso. • 5.2 Política • 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades
  • 119. ISO 30301:2019 5 Liderazgo - Compromiso de la dirección, asegurando que el SGD es compatible con la dirección estratégica de la organización e integrando los requisitos en los procesos de negocio; aportando recursos para su implementación y mejora, divulgando su importancia, asegurando que alcanza los resultados esperados y dirigiendo y dando apoyo a la mejora continua. -Política: fijar los objetivos, compromisos de cumplimiento de los requisitos aplicables y para su mejora continua y estar disponible a las partes interesadas. -Roles organizativos, responsabilidades y competencias: definirlos, asignarlos y comunicarlos a toda la organización. Diferenciar responsabilidades de dirección y operativas definiendo su papel, responsabilidades y competencias.
  • 120. ISO 30301:2019 • 6 Planificación • 6.1 Acciones para enfrentar riesgos y oportunidades. • 6.2 Objetivos de Documentos y planificación para alcanzarlos.
  • 121. ISO 30301:2019 -Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades: identificación e integración en los procesos del SGD y garantizar su evaluación. -Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos. Deben tomar en cuenta el tamaño, la naturaleza de las actividades, productos y servicios y el entorno legal y cultural de la organización. Estos objetivos deben: a) Ser consistentes con la política de gestión documental; b) Ser medibles (si es posible) c) Tener en cuenta los requisitos aplicables; y d) Supervisarse y actualizarse cuando sea necesario.
  • 122. ISO 30301:2019 • 7 soporte • 7.1 Recursos • 7.2 Competencia • 7.3 Conciencia • 7.4 Comunicación • 7.5 Información documentada
  • 123. ISO 30301:2019 -La alta dirección debe asignar y mantener los recursos que necesita el SGD (asignar responsabilidades; revisión periódica de su capacitación y formación; mantenimiento y sostenibilidad de los recursos y la infraestructura técnica). -Capacitación: determinar y asegurar la capacitación en gestión documental. -Concienciación y formación: asegurar la asunción de responsabilidad para cumplir con los requisitos y asegurar su conformidad y de las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de los documentos -Comunicación: establecer, implementar, documentar y mantener los procedimientos para la comunicación interna sobre el SGD -Documentación: obligación de documentar el SGD y controlar la gestión, revisión, actualización e identificación de los documentos.
  • 124. ISO 30301:2019 • 8 Operación • 8.1 Planificación y control operacional. • 8.2 Determinación de los documentos a crear. • 8.3 Diseño e implementación de procesos, controles y sistemas de documentos
  • 125. ISO 30301:2019 La organización debe determinar, planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para el tratamiento de los riesgos y oportunidades (6.1) y para cumplir con los requisitos estableciendo criterios para los procesos, implementando el control y manteniendo información documentada para demostrar que los procesos se han ejecutado como se planearon. -Diseño de los procesos de gestión documental -Analizar los procesos de trabajo para determinar los requisitos para la creación y el control de los documentos y facilitar la asunción de responsabilidades.
  • 126. ISO 30301:2019 -Evaluar los riesgos de fallas en el control de los documentos auténticos, fiables y usables (estimar el nivel de riesgos, determinar cuando éstos son aceptables o cuando se requiere su gestión según criterios definidos, e identificar y evaluar opciones para la gestión de riesgos). -Especificar los procesos para crear y controlar documentos y cómo se realizan en las aplicaciones de gestión documental eligiendo las herramientas tecnológicas adecuadas. Los propósitos de estos procesos deben incluir lo siguiente:
  • 127. ISO 30301:2019 -Creación: determinar qué documento, cuándo y cómo deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio; determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que deben incluirse en los documentos; forma y estructura de creación y captura y determinar la tecnología adecuada.
  • 128. ISO 30301:2019 -Control: determinar la información de control (metadatos) que deben crearse en los procesos de gestión documental y cómo se vinculará y gestionará con los documentos a lo largo del tiempo; establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo; mantener la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo; establecer la disposición/eliminación autorizada de documentos; establecer las condiciones que deben regir la administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión documental.
  • 129. ISO 30301:2019 -Implementación de las aplicaciones de gestión documental. La organización debe implementar los procesos en las aplicaciones, establecer una supervisión periódica del desempeño de las aplicaciones en relación con las necesidades de la organización, y gestionar el funcionamiento de estas aplicaciones.
  • 134. ISO 30301:2019 • 9 Evaluación del desempeño • 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. • 9.2 Auditoria interna • 9.3 Revisión de la dirección
  • 135. Evaluación del desempeño Seguimiento y Medición • Indicadores Establecidos Análisis y Evaluación • Tendencias, resultados Adversos • Acciones previas a la no Conformidad Auditoría interna • Conformidades /No Conformidades • Acciones correctivas • Riesgos/ oportunidades de mejora Revisión de la dirección • Mejora de la política y Objetivos
  • 136. ISO 30301:2019 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. La organización debe determinar: -qué necesita ser medido y supervisado; -los métodos para el supervisión, medición, análisis y evaluación aplicables para asegurar resultados; -cuándo debe realizarse el seguimiento y medición; -cuándo debe realizarse el análisis y la evaluación de los resultados de la seguimiento y medición. -La organización debe evaluar el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental, y la efectividad del SGD.
  • 137. ISO 30301:2019 Para evaluar la efectividad del SGD, la organización debe supervisar y , cuando proceda, medir: -La política y los objetivos de gestión documental -Los cambios en los requisitos legales y organizativos -La disponibilidad y adecuación de los recursos (financieros, humanos, tecnológicos, de infraestructura), la adecuación de la asignación de roles y responsabilidades, el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental -La adecuación de la documentación y la correcta implementación de los procedimientos, la efectividad de las aplicaciones de gestión documental y del programa de formación y concienciación y estrategia de comunicación -La satisfacción de usuarios y partes interesadas.
  • 138. ISO 30301:2019 La organización debe realizar auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información que ayude a determinar si el SGD: a) Cumple los requisitos propios de la organización para su SGD y los requisitos de esta norma internacional; b) Se implementa y mantiene de forma efectiva. En este caso la organización debe: -Planificar, establecer, implementar y mantener un programa(s) de auditoría, teniendo en cuenta la frecuencia, los métodos, las responsabilidades y los requisitos para planificar y hacer los informes, y también teniendo en cuenta la importancia de los procesos a auditar y los resultados de auditorías previas. -Definir los criterios y el alcance de cada auditoría -Seleccionar los auditores y realizar las auditorías asegurando la objetividad e imparcialidad del proceso
  • 139. ISO 30301:2019 -Asegurar que los resultados de las auditorías se transmiten a los responsables pertinentes -Incluir la evidencia de los resultados en la información documentada.
  • 140. ISO 30301:2019 La dirección debe revisar el SGD, a intervalos planificados, para asegurar que se mantiene su conveniencia, adecuación y efectividad. Esta revisión debe considerar: -El estado de las acciones derivadas de revisiones anteriores -Los cambios en aspectos externos e internos que puedan afectar el SGD -La información sobre el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental, incluyendo: las no conformidades y acciones correctivas; los resultados de la evaluación de supervisión y mediciones; y los resultados de las auditorías. -Las oportunidades para la mejora continua.
  • 141. ISO 30301:2019 • 10 Mejora • 10.1 No conformidad y acción correctiva. • 10.2 Mejora continua
  • 142. ISO 30301:2019 La organización debe identificar las no conformidades, reaccionar frente a ellas y, cuando proceda, actuar para controlarlas, contenerlas y corregirlas, y asumir y tratar las consecuencias. -La organización también debe evaluar la necesidad de adoptar acciones para eliminar las causas de las no conformidades, incluyendo la revisión y determinación de sus causas; si existen no conformidades similares en el SGD, asegurarse que no vuelvan a producirse, implementar las acciones correctivas necesarias, revisar su efectividad, y, en su caso, realizar cambios en el SGD. -En la información documentada debe incluirse evidencia de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones realizadas, y sus resultados.
  • 143. ISO 30301:2019 • -La organización debe mejorar de manera continua la efectividad del SGD mediante el uso de la política y los objetivos de gestión documental, los resultados de la auditoría, los análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas, y las revisiones de la dirección.
  • 144. ISO 30301:2019 • Anexo A Requisitos operacionales para procesos de documentos, control y sistemas. Normativo. Presenta los procesos y controles de gestión documental que se deben implementar.
  • 146. Esquema de Certificación • Las actividades para obtener esta certificación son equivalentes a las aplicadas para otros sistemas de gestión (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc). • Las actividades de auditoría que hay que realizar para obtener esta certificación se dividen en dos fases. • La primera es una actividad de preauditoría que, entre otras cuestiones, pretende revisar el estado de situación y nivel de implantación del sistema de gestión, así como el grado de comprensión de los requisitos de la Norma ISO 30301:2019
  • 147. Esquema de Certificación • Esta actividad permite anticipar la identificación de discrepancias y cuestiones que deberán ser resueltas para la certificación. • Durante el tiempo que transcurre entre esta primera fase y la segunda fase la organización puede realizar los cambios o mejoras que considere convenientes.
  • 148. Esquema de Certificación • En la segunda fase de auditoría se evalúa la implementación y eficacia del SGD. A lo largo de esta etapa, el equipo auditor recaba información para determinar el cumplimiento de los distintos requisitos aplicables e informa de los incumplimientos. Asimismo, recoge en el informe de auditoría de esta fase las conclusiones e incumplimientos identificados, junto con las evidencias obtenidas. En la reunión de cierre de la auditoría se presentan los resultados y se comentan las acciones que hay que acometer.
  • 149. Esquema de Certificación • En función de las conclusiones de la auditoría, la organización realizará un análisis de los incumplimientos notificados y planteará las acciones que corresponda. Tras la revisión del análisis y las acciones realizadas, Se valorará la concesión de la certificación. El certificado tiene validez por tres años, realizándose anualmente auditorías de seguimiento, y de renovación a su vencimiento. Las auditorías de seguimiento y renovación se llevan a cabo de forma equivalente a la auditoría inicial de certificación, pero en una fase.
  • 150. ISO 30301:2019 Sistema de gestión para los Documentos (RMS) SGD Requisitos FIN