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A manera de Introducción:
En este articulo se revisará inicialmente las concepciones mas actualizadas
de la gerencia de proyectos así como también las herramientas gerenciales
básicas que se deben manejar en los
proyectos de ingeniería (de
construcción y mantenimiento) y las
técnicas gerenciales que, a través
de las mejores prácticas han sido
catalogadas como las mas efectivas
en Latinoamérica; partiendo de la
premisa que estas herramientas y
técnicas gerenciales deben ser
concebidas como un medio y no
como un fin para la consecución de
la clasificación de los proyectos:
Exitosos y no exitosos, determinados de esta forma en función al
cumplimiento o incumplimiento de las restricciones fundamentales del
proyecto: Tiempo, Costo, Calidad, Alcance y Satisfacción de los interesados.
En el mismo orden de ideas se expondrá desde un sesgo muy particular a los
factores diferenciadores de las empresas de ingeniería, sus tecnologías
intangibles en cuanto a gerencia de proyectos, que constituyen activos de la
organización: tecnologías gerenciales, de relaciones y alianzas, y de las
tecnologías asociadas a la gente que conforman el potencial humano de la
organización.
Una concepción mas profunda de la gerencia de proyectos que
sobrepase los elementos básicos de procedimientos y herramientas
gerenciales, es su interpretación como un factor que debe
garantizar la supervivencia de las organizaciones.
La Gerencia de Proyectos:
Perspectiva de Ciencia & Arte
La Gerencia de Proyectos en
Venezuela
Lic. José de la Cruz Fuentes Bolívar
Dr. En Ciencias Gerenciales
Septiembre 2013
Gerencia Proyectos
Una concepción que va
desde la ciencia y
contrasta con el arte de su
aplicación
Página 2
La GP como Disciplina
Una disciplina flexible que
tiene como guía principal
el PMBOK (cuerpo de
conocimiento de la GP)
Página 3
Aprender, Conocer y
Saber
Elementos que son
fundamentales para
garantizar el éxito del
proyecto
Página 4
La razón de ser de las
organizaciones es
mantenerse competitiva en
un mercado cambiante, que
esté en capacidad de
satisfacer las necesidades
de los clientes a un costo
racional y dentro de un
cronograma establecido.
Todos estos elementos que
se conocen a fondo con las
restricciones de los
proyectos, son los que
permiten la supervivencia y
competitividad de las
organizaciones que se
dedican a la ingeniería,
construcción y de
mantenimiento.
La Producción de
un bien o servicio
único.
5
1
La aplicación de la disciplina de la gerencia de
proyectos es uno de los medios para salir de las
constantes crisis que se viven en los entornos
cambiantes y dinámicos, que imprime cierto
método, rigurosidad y lenguaje común entre los
miembros del equipo de proyecto, así como también
unos objetivos conocidos y claros que en esencia
constituyen el alcance a ser consolidado.
Esta alineación de múltiples elementos
interrelacionados concreta la posibilidad del
crecimiento formal de los profesionales, de la
organización y hasta de los grupos sociales. Es, por
definición teórica la receta para definir y alcanzar
los proyectos exitosos, encarando la viabilidad y
conveniencia para ejecutarlos con éxito, formar
grupos comprometidos con los objetivos trazados y
de esta forma generar un progreso integral.
Según el PMI (2013):
…^La gerencia de proyectos permite homogenizar el
lenguaje y la forma de hacer las cosas,
estableciendo los pasos a seguir y la documentación
a utilizar en cada fase del proyecto, de forma tal de
no omitir acciones importantes, tomar los recaudos
necesarios y hacer al proyecto más previsible^.
El número de proyectos mal definidos, que
atravesaron por un grupo de proceso de Iniciación y
La Gerencia de Proyectos como disciplina y medio de
desarrollo de las organizaciones que tienen como esencia la
ingeniería, la construcción y el mantenimiento.
2
Planificación deficiente, que han sido abandonados
y fracasados es grande; y de antemano es posible
afirmar que muy pocos proyectos podrán
catalogarse como exitosos si no se cuenta con un
plan integral y no se ejecuta con disciplina. De
igual forma es fundamental dejar de pensar y
actuar. Dominar una disciplina reconocida
mundialmente permitirá SABER -HACER, reduciendo
la incertidumbre en la definición y ejecución de los
proyectos.
El hecho de dominar esta disciplina avalada por la
comunidad científica ayudará a enfrentar el nivel
de complejidad existente hoy en día, donde el caos
es lo habitual y el cambio es permanente, las
interrelaciones son inmensas, por lo cual es vital
aprender cosas nuevas. Sin embargo el hecho de
aprender cosas nuevas debe estar regido por
lineamientos claros que en el caso de la Gerencia
de Proyectos, los establece el PMBOK (cuerpo de
conocimiento de la gerencia de proyectos) y lo
realiza mediante una ayuda cuantiosa para
contrarrestar esos elementos habituales que se
observan en los proyectos no exitosos, en los cuales
es notorio observar que las personas INVENTAN lo
que debe hacerse y estas acciones ocurren
frecuentemente, quizás, porque no se conocen y
dominan los procesos a seguir, porque no fueron
entrenadas, o si lo fueron no los han aplicado.
5
1
Dada la afección a violar las reglas,
algunas personas son motivadas por otras
a violarlas, quizás en la creencia de que
trabajando por fuera de ellas se logrará
mayor velocidad, mayor eficiencia.
Comúnmente sí, se obtiene mayor
velocidad, pero hacia el fracaso.
La ausencia de metodología lleva a
inventar sobre la marcha, muchas veces
en base a reacciones viscerales, más que
en un análisis racional y objetivo. Al no
disponer de una ruta clara y detallada,
se termina con frecuencia transitando en
círculos, perdiéndose y estrellándose
contra un sinfín de obstáculos. El seguir
esta modalidad no estructurada, lleva a
resultados inestables e impredecibles
pues las cosas muy raramente se ubican
en su lugar por si mismas, por lo cual
lograr los objetivos establecidos en el
alcance del proyecto, implica
necesariamente realizar acciones
adecuadas para hacer bien las cosas.
Sin metodología, es improbable alcanzar
los objetivos trazados ya que no se tiene
la guía para las acciones y procesos que
consecuentemente logran cumplir la
esencia del proyecto.
No cumplir las normas y los procesos a seguir es
una garantía hacia el fracaso.
2
De Lo anteriormente descrito se basan
las organizaciones con mayor numero de
proyectos exitosos para afirmar que es
necesario contar con un método para
hacer las cosas, contar con un potencial
humano capacitado y comprometido con
la gerencia del proyecto y cuyo accionar
debe estar necesariamente guiado por la
metodología de la organización.
Esta metodología debe mantener como
norte los elementos característicos
fundamentales de los proyectos exitosos:
Un enfoque único, de una sola vez,
definido a través del correcto análisis de
los interesados (steakholders) y de su
alcance; un resultado final específico y
único; un comienzo y un final; un
cronograma para llevarlo acabo; un
trabajo con un equipo de personas
interfuncional y multidisciplinario;
recursos limitados; una secuencia de
actividades interdependientes y un
determinado usuario de los resultados.
El proyecto es la búsqueda de una solución
inteligente tendiente a resolver necesidades
humanas, mediante la aplicación de secuencias
lógicas y racionales de tareas, actividades y
procesos mancomunados; por ello su formulación,
evaluación y el proceso de toma de decisiones, se
circunscriben a la medida y a las expectativas
humanas. Por tal razón, el proyecto debe nacer de la reflexión ante una
necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación de ideas que
permitan formular hipótesis que den una posibilidad para la acción: del
querer comprobar conceptos materializados en una decisión o plan
estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer necesidades o
aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para
mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia, mediante la
adaptabilidad circunstancial al entorno.
Necesidad u Oportunidad.
Aprender,conocerysaber:
SegúnUrso(2004)aprenderesadquirirnuevosconocimientosycambiarlasformasdehacerlascosas,escorrer
riesgos,esexponerseacambiarloqueveníamoshaciendo,esreconocerquenosabemos.Noeslomismoconocer
quesaber.Saberestenerlacapacidaddeaplicarlosconocimientosennuestroaccionar,ennuestrocomportamiento
5
3
Al hacer referencia a las herramientas gerenciales
básicas es necesario definirlas como aquellas que se
utilizan día a día en las organizaciones y de todos
aquellos elementos estructurales sustantivos y de
apoyo, que se utilizan en mayor o menor medida de
acuerdo a su tamaño y al grado de madurez.
Entre algunas de las herramientas gerenciales con
las que cuenta un gerente de proyecto para afrontar
los retos que se le presentan, se pueden mencionar:
Redes y sistemas; Elementos de planificación,
seguimiento y control; Proceso de toma de
decisiones; Controles y auditorias financieras;
Gerencia de Cambios de alcance; Manejo de
interrelaciones; Gerencia del Entorno.
En lo dedicado a las estrategias gerenciales de
ejecución va directamente relacionado al desarrollo
interno y/o transferencia tecnológica , experiencias
y valor ganado de la organización, a través de la
utilización sistemática, repetida y difundida de las
lecciones aprendidas (PMI, 2013). Para esto el
gerente de proyectos debe contar con: Plan de
ejecución del proyecto; herramientas organizativas
y de comunicación; Adaptabilidad a los medios
externos; Procesos definidos de ejecución y
coordinación; Sistemas de control y de
aseguramiento de la calidad; Procedimientos y
adiestramiento del potencial humano;
Procedimientos del flujo de información…
Es necesario reflexionar que este nivel de madurez
gerencial se basa en la estandarización y
sistematización de procesos, sin menospreciar la
estrategia de integrar los elementos que conforman
la ejecución del proyecto, es decir, manejar la
información y los procesos durante la vida del
proyecto de forma interrelacionada e inteligente.
En cuanto a los elementos intangibles es
consecuente mencionar que en los proyectos o
alternativas de solución de problemas no solo se
producen costos y beneficios asociados, vistos
únicamente desde una óptica netamente capitalista
o de negocio, sino que también producen un nivel
de beneficios intangibles que en los cálculos de
retornos de la inversión no están reflejados.
4
Los beneficios intangibles son los que no pueden
ser medidos o cuantificados dentro de un proyecto;
es importante mencionar que estos deben ser
tomados en cuenta ya que ellos pueden reflejarse
de manera significativa en una organización cuando
se optimiza un proceso o se ejecuta una acción en
beneficio de la misma, en su operatividad así como
en su productividad en el mediano o largo plazo.
Esto puede contribuir a afianzar o crear bases
sólidas así como apuntalar la estructura
organizacional en la organización, orientándola
hacia el éxito total.
Realmente la supervivencia y éxito de las
organizaciones dependerá de la correcta
interpretación, creación y desarrollo de estos
elementos intangibles en la gerencia de proyectos,
basados en la conformación y liderazgo de equipos
de trabajos comprometidos, motivados, que
cuenten con las herramientas y técnicas necesarias
para consolidar como una estructura monolítica el
fin último de la organización definidos en su misión,
visión, objetivos estratégicos y su legado de
normas; fundamentados en:
La anticipación y planificación, mas que programas;
La creación de valor, mas que reducir y controlar
costos; Liderizar y motivar, mas que supervisar;
Crear lealtad, mas que disciplina; Eliminar el riesgo,
más que transferirlo; hacer equipos mas que
organizar.
Las organizaciones exitosas han aprendido que
además de tener herramientas gerenciales y
gerencias eficientes, es necesario que los proyectos
sean motores de formación, desarrollo y
oportunidad para las personas que la conforman y
para las comunidades donde se desarrollan… No hay
organizaciones exitosas en sociedades que fracasan.
Herramientas Gerenciales
Básicas
Herramientas
gerenciales
Estrategias Gerenciales de
Ejecución
Intangibles de la
Gerencia de Proyectos
Las organizaciones son un reflejo del
nivel de madurez de las personas que la
componen y de la sociedad en la que se
encuentran y así como las personas
pasan por unas etapas a los largo de
sus vidas, las organizaciones van
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Articulo para columnatas

  • 1. A manera de Introducción: En este articulo se revisará inicialmente las concepciones mas actualizadas de la gerencia de proyectos así como también las herramientas gerenciales básicas que se deben manejar en los proyectos de ingeniería (de construcción y mantenimiento) y las técnicas gerenciales que, a través de las mejores prácticas han sido catalogadas como las mas efectivas en Latinoamérica; partiendo de la premisa que estas herramientas y técnicas gerenciales deben ser concebidas como un medio y no como un fin para la consecución de la clasificación de los proyectos: Exitosos y no exitosos, determinados de esta forma en función al cumplimiento o incumplimiento de las restricciones fundamentales del proyecto: Tiempo, Costo, Calidad, Alcance y Satisfacción de los interesados. En el mismo orden de ideas se expondrá desde un sesgo muy particular a los factores diferenciadores de las empresas de ingeniería, sus tecnologías intangibles en cuanto a gerencia de proyectos, que constituyen activos de la organización: tecnologías gerenciales, de relaciones y alianzas, y de las tecnologías asociadas a la gente que conforman el potencial humano de la organización. Una concepción mas profunda de la gerencia de proyectos que sobrepase los elementos básicos de procedimientos y herramientas gerenciales, es su interpretación como un factor que debe garantizar la supervivencia de las organizaciones. La Gerencia de Proyectos: Perspectiva de Ciencia & Arte La Gerencia de Proyectos en Venezuela Lic. José de la Cruz Fuentes Bolívar Dr. En Ciencias Gerenciales Septiembre 2013 Gerencia Proyectos Una concepción que va desde la ciencia y contrasta con el arte de su aplicación Página 2 La GP como Disciplina Una disciplina flexible que tiene como guía principal el PMBOK (cuerpo de conocimiento de la GP) Página 3 Aprender, Conocer y Saber Elementos que son fundamentales para garantizar el éxito del proyecto Página 4 La razón de ser de las organizaciones es mantenerse competitiva en un mercado cambiante, que esté en capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes a un costo racional y dentro de un cronograma establecido. Todos estos elementos que se conocen a fondo con las restricciones de los proyectos, son los que permiten la supervivencia y competitividad de las organizaciones que se dedican a la ingeniería, construcción y de mantenimiento. La Producción de un bien o servicio único.
  • 2. 5 1 La aplicación de la disciplina de la gerencia de proyectos es uno de los medios para salir de las constantes crisis que se viven en los entornos cambiantes y dinámicos, que imprime cierto método, rigurosidad y lenguaje común entre los miembros del equipo de proyecto, así como también unos objetivos conocidos y claros que en esencia constituyen el alcance a ser consolidado. Esta alineación de múltiples elementos interrelacionados concreta la posibilidad del crecimiento formal de los profesionales, de la organización y hasta de los grupos sociales. Es, por definición teórica la receta para definir y alcanzar los proyectos exitosos, encarando la viabilidad y conveniencia para ejecutarlos con éxito, formar grupos comprometidos con los objetivos trazados y de esta forma generar un progreso integral. Según el PMI (2013): …^La gerencia de proyectos permite homogenizar el lenguaje y la forma de hacer las cosas, estableciendo los pasos a seguir y la documentación a utilizar en cada fase del proyecto, de forma tal de no omitir acciones importantes, tomar los recaudos necesarios y hacer al proyecto más previsible^. El número de proyectos mal definidos, que atravesaron por un grupo de proceso de Iniciación y La Gerencia de Proyectos como disciplina y medio de desarrollo de las organizaciones que tienen como esencia la ingeniería, la construcción y el mantenimiento. 2 Planificación deficiente, que han sido abandonados y fracasados es grande; y de antemano es posible afirmar que muy pocos proyectos podrán catalogarse como exitosos si no se cuenta con un plan integral y no se ejecuta con disciplina. De igual forma es fundamental dejar de pensar y actuar. Dominar una disciplina reconocida mundialmente permitirá SABER -HACER, reduciendo la incertidumbre en la definición y ejecución de los proyectos. El hecho de dominar esta disciplina avalada por la comunidad científica ayudará a enfrentar el nivel de complejidad existente hoy en día, donde el caos es lo habitual y el cambio es permanente, las interrelaciones son inmensas, por lo cual es vital aprender cosas nuevas. Sin embargo el hecho de aprender cosas nuevas debe estar regido por lineamientos claros que en el caso de la Gerencia de Proyectos, los establece el PMBOK (cuerpo de conocimiento de la gerencia de proyectos) y lo realiza mediante una ayuda cuantiosa para contrarrestar esos elementos habituales que se observan en los proyectos no exitosos, en los cuales es notorio observar que las personas INVENTAN lo que debe hacerse y estas acciones ocurren frecuentemente, quizás, porque no se conocen y dominan los procesos a seguir, porque no fueron entrenadas, o si lo fueron no los han aplicado.
  • 3. 5 1 Dada la afección a violar las reglas, algunas personas son motivadas por otras a violarlas, quizás en la creencia de que trabajando por fuera de ellas se logrará mayor velocidad, mayor eficiencia. Comúnmente sí, se obtiene mayor velocidad, pero hacia el fracaso. La ausencia de metodología lleva a inventar sobre la marcha, muchas veces en base a reacciones viscerales, más que en un análisis racional y objetivo. Al no disponer de una ruta clara y detallada, se termina con frecuencia transitando en círculos, perdiéndose y estrellándose contra un sinfín de obstáculos. El seguir esta modalidad no estructurada, lleva a resultados inestables e impredecibles pues las cosas muy raramente se ubican en su lugar por si mismas, por lo cual lograr los objetivos establecidos en el alcance del proyecto, implica necesariamente realizar acciones adecuadas para hacer bien las cosas. Sin metodología, es improbable alcanzar los objetivos trazados ya que no se tiene la guía para las acciones y procesos que consecuentemente logran cumplir la esencia del proyecto. No cumplir las normas y los procesos a seguir es una garantía hacia el fracaso. 2 De Lo anteriormente descrito se basan las organizaciones con mayor numero de proyectos exitosos para afirmar que es necesario contar con un método para hacer las cosas, contar con un potencial humano capacitado y comprometido con la gerencia del proyecto y cuyo accionar debe estar necesariamente guiado por la metodología de la organización. Esta metodología debe mantener como norte los elementos característicos fundamentales de los proyectos exitosos: Un enfoque único, de una sola vez, definido a través del correcto análisis de los interesados (steakholders) y de su alcance; un resultado final específico y único; un comienzo y un final; un cronograma para llevarlo acabo; un trabajo con un equipo de personas interfuncional y multidisciplinario; recursos limitados; una secuencia de actividades interdependientes y un determinado usuario de los resultados. El proyecto es la búsqueda de una solución inteligente tendiente a resolver necesidades humanas, mediante la aplicación de secuencias lógicas y racionales de tareas, actividades y procesos mancomunados; por ello su formulación, evaluación y el proceso de toma de decisiones, se circunscriben a la medida y a las expectativas humanas. Por tal razón, el proyecto debe nacer de la reflexión ante una necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación de ideas que permitan formular hipótesis que den una posibilidad para la acción: del querer comprobar conceptos materializados en una decisión o plan estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer necesidades o aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia, mediante la adaptabilidad circunstancial al entorno. Necesidad u Oportunidad. Aprender,conocerysaber: SegúnUrso(2004)aprenderesadquirirnuevosconocimientosycambiarlasformasdehacerlascosas,escorrer riesgos,esexponerseacambiarloqueveníamoshaciendo,esreconocerquenosabemos.Noeslomismoconocer quesaber.Saberestenerlacapacidaddeaplicarlosconocimientosennuestroaccionar,ennuestrocomportamiento
  • 4. 5 3 Al hacer referencia a las herramientas gerenciales básicas es necesario definirlas como aquellas que se utilizan día a día en las organizaciones y de todos aquellos elementos estructurales sustantivos y de apoyo, que se utilizan en mayor o menor medida de acuerdo a su tamaño y al grado de madurez. Entre algunas de las herramientas gerenciales con las que cuenta un gerente de proyecto para afrontar los retos que se le presentan, se pueden mencionar: Redes y sistemas; Elementos de planificación, seguimiento y control; Proceso de toma de decisiones; Controles y auditorias financieras; Gerencia de Cambios de alcance; Manejo de interrelaciones; Gerencia del Entorno. En lo dedicado a las estrategias gerenciales de ejecución va directamente relacionado al desarrollo interno y/o transferencia tecnológica , experiencias y valor ganado de la organización, a través de la utilización sistemática, repetida y difundida de las lecciones aprendidas (PMI, 2013). Para esto el gerente de proyectos debe contar con: Plan de ejecución del proyecto; herramientas organizativas y de comunicación; Adaptabilidad a los medios externos; Procesos definidos de ejecución y coordinación; Sistemas de control y de aseguramiento de la calidad; Procedimientos y adiestramiento del potencial humano; Procedimientos del flujo de información… Es necesario reflexionar que este nivel de madurez gerencial se basa en la estandarización y sistematización de procesos, sin menospreciar la estrategia de integrar los elementos que conforman la ejecución del proyecto, es decir, manejar la información y los procesos durante la vida del proyecto de forma interrelacionada e inteligente. En cuanto a los elementos intangibles es consecuente mencionar que en los proyectos o alternativas de solución de problemas no solo se producen costos y beneficios asociados, vistos únicamente desde una óptica netamente capitalista o de negocio, sino que también producen un nivel de beneficios intangibles que en los cálculos de retornos de la inversión no están reflejados. 4 Los beneficios intangibles son los que no pueden ser medidos o cuantificados dentro de un proyecto; es importante mencionar que estos deben ser tomados en cuenta ya que ellos pueden reflejarse de manera significativa en una organización cuando se optimiza un proceso o se ejecuta una acción en beneficio de la misma, en su operatividad así como en su productividad en el mediano o largo plazo. Esto puede contribuir a afianzar o crear bases sólidas así como apuntalar la estructura organizacional en la organización, orientándola hacia el éxito total. Realmente la supervivencia y éxito de las organizaciones dependerá de la correcta interpretación, creación y desarrollo de estos elementos intangibles en la gerencia de proyectos, basados en la conformación y liderazgo de equipos de trabajos comprometidos, motivados, que cuenten con las herramientas y técnicas necesarias para consolidar como una estructura monolítica el fin último de la organización definidos en su misión, visión, objetivos estratégicos y su legado de normas; fundamentados en: La anticipación y planificación, mas que programas; La creación de valor, mas que reducir y controlar costos; Liderizar y motivar, mas que supervisar; Crear lealtad, mas que disciplina; Eliminar el riesgo, más que transferirlo; hacer equipos mas que organizar. Las organizaciones exitosas han aprendido que además de tener herramientas gerenciales y gerencias eficientes, es necesario que los proyectos sean motores de formación, desarrollo y oportunidad para las personas que la conforman y para las comunidades donde se desarrollan… No hay organizaciones exitosas en sociedades que fracasan. Herramientas Gerenciales Básicas Herramientas gerenciales Estrategias Gerenciales de Ejecución Intangibles de la Gerencia de Proyectos Las organizaciones son un reflejo del nivel de madurez de las personas que la componen y de la sociedad en la que se encuentran y así como las personas pasan por unas etapas a los largo de sus vidas, las organizaciones van evolucionando y requieren de un acompañamiento para poder ascender progresivamente y de forma sostenible en el tiempo.