El objetivo de esta presentación es dar a conocer los prinicipios basicos sugeridos por el PMI Version 5 para la adecuada gestión de los proyectos basados en el ciclo de vida y en la gestión de las areas de conocimiento para la gestión de proyectos; se describen las entradas, herramientas y salidas de cada fase del ciclo de vida y algunos procesos.

1. Fundamentos
Gestión Proyectos
JUAN CARLOS ARANGUREN – PMP – OCTUBRE 2015

2. Contenido
 Introducción a proyectos
 Proceso de Inicio
 Proceso de planificación
 Proceso de Ejecución
 Proceso de Monitoreo y Control
 Proceso de Cierre

3. Introducción a Proyectos
 Proyecto vs Trabajo Operativo
 Dirección de proyectos
 Objetivos del proyecto y restricciones
 Ciclo de vida de los proyectos

4. Proyecto vs Trabajo Operativo
 Un proyecto es un esfuerzo temporal grupal para producir un
producto, servicio, o resultado, que es único.
 Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo
tanto tiene un alcance y recursos definidos.
 Es único ya que no es una acciones rutinarias, sino un conjunto
específico de acciones diseñadas para lograr una meta particular.
 Ejemplos de proyectos: Desarrollo de un software para mejorar un
proceso de negocio, la construcción de un puente o de un
edificio, un esfuerzo de recuperación luego de un desastre natural,
o la entrada en un nuevo mercado para vender.

5. Dirección de Proyectos
 Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas
para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.
 Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite
atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así
competir.
 Comenzó a surgir como una profesión distinta a mediados del siglo 20.

6. Procesos y Ciclo de Vida Proyectos
INICIO
Define y
autoriza inicio
PLANEACIÓN
Refina objetivos
Curso de acción para el
éxito del proyecto
EJECUCIÓN
Integra recursos
para implementar
el plan
CIERRE
Formaliza la
aceptación
MONITOREO Y CONTROL
Supervisa el avance para aplicar medidas correctivas

7. Procesos de gestión Proyectos
INICIO
PLANEACIÓN
PLANIFICAR
EJECUCIÓN
HACER
CIERRE
MONITOREO Y CONTROL
REVISAR AJUSTAR
Procesos gestión calidad
Demming:
Planear- Hacer
Revisar - Actuar

8. Procesos y Ciclo de Vida Proyectos

9. Objetivos del Proyecto
 Se establecen al Inicio del proyecto.
 Se detallan y perfeccionan durante la Planeación.
 Son responsabilidad del Director de Proyecto
 Son claros, alcanzables, y transferibles.
 Como sabemos si el proyecto esta completo?
 Simplemente tenemos que analizar si se cumplieron los objetivos.

10. Restricciones de un proyecto
 Los Proyectos necesitan ser
ejecutados y entregados bajo
ciertas restricciones.
1. Alcance
2. Tiempo
3. Recursos ($)
4. Calidad

11. Escenarios Restricciones
 Restricción en Alcance, Tiempo, Calidad (inamovibles)
  Variable de ajuste – ($) Presupuesto - número de recursos
 Restricción en Tiempo, Calidad, Presupuesto (inamovibles)
  Variable de ajuste – Alcance
 Restricción en Alcance, Tiempo, Presupuesto (inamovibles)
  Variable de ajuste – Calidad
 Restricción en Alcance, Calidad, Presupuesto (inamovibles)
  Variable de ajuste – Tiempo
 Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el Director de Proyecto
debe evaluar el impacto en el resto de las variables.

12. Proyecto Exitoso

13. Ciclo Vida del Software

14. Visión Integral de Proyecto

15. Areas conocimiento
Integración
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Interesados
10 areas especificas para la
Dirección de proyectos.

18. Proceso de Inicio
 Procesos de Inicio
 Acta de Constitución del proyecto
 Registro de Interesados
 Procesos de Gestion de Interesados

19. Procesos de Inicio
Factores ambientales
Empresa (cultura, sistemas,
recursos humanos etc)
Activos de los procesos de
la organización (politicas,
procesos, normas, info
historica, lecciones
aperndidas)
Enunciado de trabajo por
parte del patrocinador o
cliente
Acuerdos contractuales o
requisito de negocios
Plan Estratégico: como
encaja el proyecto en la
estrategia de negocio.
Estándares de la industria
Disparadores del proyecto:
problema, oportunidad del
mercado, requisito de
negocio, cambio
tecnologico, legislación etc
Descripciones del producto
o servicio
Acta de
Constitución
Registro de
Interesados

21. Registro de interesados
Mantener
Satisfecho
(Detractores)
(A- B)
Gestionar de cerca
(Defensores)
(A-A)
Monitorear
(Adversarios)
(B-B)
Mantener
Informados
(Aliados)
(B-A)
- interés +
-Poder+

22. Procesos Gestión Interesados

23. Dinámica de Costos e Interesados

24. Proceso de Planificación
 Procesos de planificación
 Alcance
 EDT
 Planificar tiempo:
 Definir, secuenciar, estimar recursos, estimar duración, definir cronograma

25. Proceso de Planificación
•Plan de proyecto
Plan de
Integración
•Recopilar Requisitos
•Definir Alcance
•Crear EDT
Plan Alcance
•Definir Actividades
•Secuenciar Actividades
•Estimar Recursos
•Estimar Duración
•Desarrollar Cronograma
Plan Tiempo
•Planificar Costos
•Estimar Costos
•Determinar Presupuesto
Plan Costos
•Planificar la CalidadPlan Calidad
•Planificar Recurso Humano
Plan de Recurso
humano
•Planear Comunicaciones
Plan de
comunicaciones
•Identificar Riesgos
•Analisis Cualitativo Riesgos
•Analisis cuantitaivo Riesgos
•Plan Respuesta a Riesgos
Plan de Riesgos
•Planear adquisicionesPlan Adquisiciones
•Planificar InteresadosPlan Interesados

26. ALCANCE
 Es el trabajo que el proyecto hará para entregar el producto del proyecto, abarca el
alcance del producto.
 Ejemplo:
 construir una terminal de trenes que cumpla con estas especificaciones
tecnicas…
Planificar
Alcance
Recopilar
Requisitos
Definir el Alcance Alcance
EDT
Diccionario EDT

27. EDT (WBS)
 Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el
proyecto, se define con base a los entregables (paquetes de trabajo) definidos en el alcance
del proyecto.

28. EDT (WBS)
 La EDT no incluye actividades, unicamente entregables, sub-entregables y paquetes
de trabajo (ultimo nivel de división de una EDT)
Ventajas de crear una EDT:
 Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia al
equipo de proyecto.
 Tener una visión completa del proyecto para que el equipo comprenda rapidamente
su lugar en el proyecto.
 Sirve como base para estimaciones de actividades, personas, tiempos, costos y
riesgos del proyecto.
 Facilita la comunicación.
 Facilita el control integrado de cambios.

29.  Se define como se realizara la gestión del cronograma y tambien como se gestionaran los
cambios.
Plan de gestión de cronograma: considera
 El nivel de precisión en los estimados de tiempo.
 Como se estimará la reserva para contingencias (riesgos conocidos)
ó reserva de gestion (imprevistos).
 Como y cuando se actualizará la linea base de tiempo.
 Cual será los niveles de tolerancia de los desvío del cronograma de la linea base.
 Que reglas se utilizaran para definir el porcentaje de avance del cronograma.
 Que metodologia y reglas se utilizarán patra reportar el avance del cronograma, por
ejemplo: metodo del valor ganado etc.
 Cómo y cuando se presentaran informes de avance.
PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA

30. PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
Secuenciar
Actividades
Definir
Actividades
Estimar recursos
Linea base
Cronograma
Alcance
EDT - Diccionario
Estimar duración
actividades
Riesgos
Plan Gestión
cronograma
Cronograma

31. PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
Secuenciar
Actividades
Definir
Actividades
Estimar recursos
Estimar duración
actividades
Descomposición
los paquetes de
trabajo
Determinar el
orden y
dependencia Calcular los
recursos
requeridos
Exige gran
esfuerzo y tiene
alto riesgo de no
acertarse

32. ESTIMACIÓN DURACIÓN ACTIVIDADES
•Por analogía, en función de actividades
similares realizadas anteriormente.
Estimación
Análoga
•Utiliza parametros en base a información
historica para estimar la duración futura.
(ej. tiempo cargue formularios)
Estimación
Paramétrica
•Considera tres estimaciones: Pesimista,
más probable y optmista.
Duración=(P+4M+O/6)
Estimación
PERT

33. DESARROLLO CRONOGRAMA
•Identificar cuales son las actividades criticas que forman el
camino más largo del proyecto que por tanto no pueden
atrasarse.
Método Ruta
Crítica
•Modifica la organización del proyecto para mejorar la
eficiencia de la asignación de recursos y lograr la nivelación
de los mismos.
Optimización
de recursos
•Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin
modificar el alcance. Dos técnicas: 1. Intensificación:
Agregar más recursos (+costos). 2. Ejecución rápida:
Paralelizar tareas (+riesgos)
Compresión del
cronograma
•Adelantar y retrasar la vinculación entre actividades.
Adelantos y
retrasos

34. Proceso de Ejecución
 Procesos de Ejecución
 Adquirir, Desarrollar, Dirigir el equipo

35. Proceso de Ejecución
• Dirigir y gestionar la
ejecución del proyecto
Integración
• Asegurar la CalidadCalidad
• Adquirir el equipo
• Desarrollar el equipo
• Dirigir el equipo
Recurso
Humano
• Gestionar las
comunicaciones
Comunicaciones
• Efectuar las adquisicionesAdquisiciones
• Gestionar los InteresadosInteresados

36. Desarrollar el equipo
Cuando el proyecto esta en ejecución hay que desarrollar las
capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

37. Herramientas desarrollo de equipo
Habilidades
Interpersonales
•Liderazgo
•Motivación
•Trabajo en equipo
•Empatia
•Creatividad
Capacitación
•Actividades de formación de
competencias
Actividades de desarrollo
de equipo
Reglas basicas
•Normas de convivencia, de
reuniones, de entregas
Coubicación
Reconocimiento y
recompensas por
objetivos
Herramientas de
evaluación
•Encuestas de actitud
•Pruebas de habilidad
•Grupos de enfoque
•Entrevistas focalizadas
Evaluación de
desempeno
del equipo

38. Dirigir el equipo
Evaluaciones de
desempeno
Observación y
conversación
Gestión
Conflictos
Solicitudes de
cambio
Plan de recursos
humanos
Informes de
desempeno
Habilidades
interpersonales
Registro de
conflictos
Actualizaciones
Cronograma
Prioridades
Costos
Personalidad
• Identificar la causa del
problema
• Analizar el problema
• Identificar alternativas solución
• Implementar una solución
• Revisar si decisión solucionó
problema

39. Proceso de Monitoreo y Control
 Procesos de control
 Control Cronograma
 Control de cambios

40. Proceso de Control
• Controlar el trabajo
• Controlar los cambios
Integración
• Validar Alcance
• Controlar Alcance
Control
Alcance
• Controlar
Cronograma
Tiempo
• Controlar PresupuestoCostos
• Controlar la CalidadCalidad
• Controlar
Comunicaciones
Comunicaciones
• Controlar RiesgosRiesgos
• Administrar
adquisiciones
Adquisiciones
• Controlar
Interesados
Interesados

41. Control del cronograma
Software
Revisiones del
desempeno
proyecto-EV
Optimizar
recursos
Información
indicadores
desempeñoCronograma
Datos de
desempeno
trabajo
Adelantos y
retrasos
Pronóstico
cronograma
Determinar variación
planeado Vs. Real
Compresión
Simulaciones
Nivelar recursos
Acelerar los adelantos
o acortar los retrasos
respecto a la linea
base
Acelerar actividades
retrasadas agregando
recursos o paralelizar
actividades
Analizar diferentes
escenarios para
intentar ajustar
cronograma
MS Project
Solicitudes de
Cambio

42. Control de cambios

43. Proceso de Cierre
 Procesos de cierre
 Cierre administrativo del proyecto

44. Proceso de Cierre
• Cerrar ProyectoIntegración
• Cerrar adquisicionesAdquisiciones

45. Cierre del proyecto
 Se busca la aceptación formal de los entregables por parte de cliente.
 Todo proyecto que comienza debe cerrarse
Liberar los
recursos
Archivar toda
la información
Dejar por
escrito las
lecciones
aprendidas
Festejar!

46. Video bichos – gestión de proyectos
 https://www.youtube.com/watch?v=zysGUTaPMTk

47. GRACIAS!

48. Referencias bibliograficas
Lledó Pablo, 2013: Director de Proyectos, 2da edición, Canadá, pablolledo
Imágenes aluisvas a gestión de proyectos, internet