Los eventos son acontecimientos donde personas y recursos se reúnen en un espacio y tiempo común con un objetivo específico. La organización de eventos es un proceso ordenado para gestionar los recursos disponibles mediante la planificación, organización, ejecución y control. El organizador de eventos es responsable de administrar los recursos a través de estas etapas para asegurar el éxito del evento.

1. Por Julio Sabastizagal
@sabastizagal
Organización de Eventos
conceptos básicos

2. Eventos…
Son acontecimientos donde
COINCIDEN,
en un espacio de TIEMPO,
PERSONAS y RECURSOS con
un objetivo CONCRETO

3. Algunos ejemplos
•Bodas
•Congresos
•Banquetes
•Lanzamiento de productos
•Campeonatos deportivos
•Exhibiciones
•Ferias
•y muchos más…

4. ¿ORGANIZACIÓN
de EVENTOS?
Es un proceso
ordenado que
permita gestionar
los recursos
disponibles

5. ORGANIZADOR DE EVENTOS
Es la persona
responsable de
gestionar y administrar
los recursos

6. TIPOS DE ORGANIZADOR DE
EVENTOS
• Integral
• Parcial (Proveedor)

7. • Planificación
• Organización
• Ejecución
• Control
PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS

8. PLANIFICACIÓN
Factor crítico:
Entender lo que desea el cliente
(recabar TODA la información posible)

9. entender la naturaleza
el evento
PLANIFICACIÓN
Ejemplo
un congreso médico
¿Qué?

10. PLANIFICACIÓN
Mientras más tiempo
para organizar mejor
¿Cuando?
Fechas y momentos

11. PLANIFICACIÓN
saber detalles
¿Como?
programa, motivos,
temática

12. PLANIFICACIÓN
espacios (locales)
ciudades
¿Donde?
Sede, ubicación

13. PLANIFICACIÓN
• Factibilidad Logística
• Factibilidad económica
(presupuesto)

14. PLANIFICACIÓN
Asesoría técnica
(aterrizando las ideas)
No todo lo que el cliente desea es
posible realizar

15. PLANIFICACIÓN
• Elaborar una guía (Brief)
• Plazo de ejecución de
actividades

16. ORGANIZACIÓN
¿Qué necesitamos para
realizar el evento?
• Recursos
• Personal

17. ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Sede
ubicación, espacios, servicios
higiénicos, zonas de reunión,
estacionamientos, aforos,
restricciones

18. ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Programa
Tiempos, oradores,
ayudas audiovisuales,
catering, registro de asistentes

19. ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Participantes
invitaciones, entradas,
materiales, souvenirs,
promoción, certificados

20. ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Proveedores
cotizaciones, ordenes de
compra, facturación,
contratos, penalidades

21. EJECUCIÓN
armado con anticipación
de acuerdo de acuerdo
al evento
Antes
• Montaje
• Pruebas

22. EJECUCIÓN
todos los procesos deben
ser constantemente
observados por la persona
responsable
Durante
Supervisión y más
Supervisión

23. EJECUCIÓN
según el tipo de
evento, cada proceso
crítico debe tener un
“plan de contingencias”
Durante
Administrar
Contingencias

24. CONTROL
Proceso continuo
Los errores siempre
saltan en el peor
momento

25. CIERRE
Todos los pagos realizados.
Informe al cliente de los
resultados
Liquidaciones
Informe final

26. El éxito es 1% de INSPIRACIÓN y
99% de TRANSPIRACIÓN
Thomas Alva Edison
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