2. Эффективность? Зачем?
или чему нас не учат в ВУЗах
❖ Как обрабатывать входящую
информацию?)
❖ Система хранения, это как?)
❖ Контроль, безопасность, учет…)
❖ Ужасы «лежащей» бумаги и прочие
5. Рабочие системы
❖ Политика чистого рабочего стола: «На вашем
рабочем столе, физичеком или электронном,
должны быть только те документы, с которыми
вы работаете сейчас!»
6. Используйте лотки для Входящей (IN) и
Исходящей (OUT) информации
❖ ВХОДЯЩАЯ: здесь вы складываете все входящие документы,
но не читаете их. Как только вы берете документ, вы сразу же
должны предпринять какие-то действия.)
❖ ТЕКУЩАЯ: для докментов, которые вы хотели обработать,
но не смогли по некоторым причинам (например ожидаете
дополнительной информации или были прерваны чем-то
более важным). Не используйте этот лоток для дел «на
потом» или для незавершенных проектов,файлов и
неприятной работы»!)
❖ ИСХОДЯЩАЯ: для документов, с которыми уже
поработали. Этот лоток опустошаеться несколько раз в день
(файлы, письма на отправку, внутренние распоряжения и т.
д.))
❖ ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ: этот лоток нужен, если много
документов для чтения. Следует читать небольшие
документы сразу, как только опустошаете лоток «входящие»,
просматривайте заголовки, чтобы узнать какие статьи вам
интересны и т. п.
❖ Какие
дополнительные лотки
вам необходимы?
7. Единая структура хранения всех
поступивших документов и информации
❖ Старайтесь переводить документы в
виртуальную форму, особенно те, к
которым периодически обращаетесь
(например инструкции, распоряжения),
отсканируйте дипломы, паспорта,
квитанции, договора к которым
периодически апеллируете и т. п. )
❖ Сформируйте такую структуру хранения,
которая бы отражала всю вашу работу, для
этого надо определить свои основные
обязанности и информацию, которая
нужна для их выполнения.
❖ Составьте карту своих обязанностей. Например: проекты, клиенты, бюджет,
филиалы, ремонт, семья, развитие и по каждому направлению написать чем
занимаетесь.)
❖ Нарисуйте план хранения, основанный на «карте обязанностей»
8. ❖ Пользуйтесь одинаковой структурой
не зависимо от носителя информации
(бумажная/электронная).)
❖ Структура описывается простыми,
точными и понятными словами, что
упростит поиск нужных документов/
данных.)
❖ Файлы структурированы так, что
ваши коллеги могут легко найти
нужный и даже ваш личный
документ, если таковой понадобится в
ваше отсутствие.)
❖ Избегайте двойного хранения (в
бумажном и электронном виде).
10. Рабочие папки
❖ Вы выполняете 80% работы, используя 20% ваших файлов. На протяжении
следующих недель вы будете пользоваться активными документами. Храните
эти документы отдельно от других, так чтобы вы могли «достать их рукой».
Это самая важная часть системы, которую вы используете для контроля
файлов. Некоторые «текущие файлы» станут почти постоянными, некоторые
будут временными (например «текущая» папка файлов вашего проекта).)
❖ Папки проекта включают в себя документы, требующие определенной
части вашего времени. Следует завести папку для проекта на время работы с
ним (неделя, квартал, полгода…) по окончанию проекта папку следует
уничтожить или переложить в справочные файлы или архивные.
Используйте отдельную папку для каждого текущего проекта или действия.
Большие папки лучше разбивать на категории.)
❖ Папка обязанностей. В ней хранятся все цели и задания, которые длятся на
протяжении всего года (бюджет, налогообложение, эффективность
персонала и т.п.)
11. ❖ Периодические собрания. Создайте папку для
каждого типа периодических собраний, с кем вы
часто обмениваетесь информацией и документами.
Это сгруппирует ваше общение. )
❖ Прямая информация: относиться к телефонным
спискам, информационным кодам, кодам
продукции и т. д. Следует создать по папке для
каждого типа информации.)
❖ Дополнительные совет для хранения рабочих
папок: @
❖ Пользуйтесь вашей картой обязанностей, создавая
вашу систему файлов. Каждая из ваших основных
папок может включать подкатегории.)
❖ Периодически пересматривайте вашу карту
обязанностей. Есть ли в ней изменения?
❖ Следует всегда возвращать папки на место, когда вы не пользуетесь ими или
если вам надо выполнить другое задание сначала, так вам будет проще найти
документ в следующий раз. Всегда соблюдайте актуальность при хранении
файлов. Отложите те документы, которые вам не понадобятся в ближайшее
время. В конце активной фазы храните папки в справочной или архивной папке.
12. Справочные папки
❖ При большом количестве документов
у вас наверняка будут справочные
папки. В них хранятся документы,
нужные для работы, хотя и не
используются очень активно. К ним
относятся: исследования для будущих
проектов; прошлые проекты,
которые еще могут вам понадобится;
проекты, активная фаза которых уже
закончилась, но еще требуются
дополнения; данные о ресурсах;
данные о работе сотрудников;
административные данные; данные о
бюджете; клиенты; поставщики.
13. Как следует хранить информацию?
❖ Многим людям тяжело выбрасывать вещи. Частая
ошибка - хранить слишком много в справочных
папках.)
❖ Решите нужен ли вам этот документ? Когда вам
понадобится этот документ, где вы можете найти его?)
❖ Нет смысла хранить документ, если ваш коллега
может легко вам его предоставить, кроме случая, если
вы им часто пользуетесь.)
❖ Будьте готовы договориться с коллегами, какую
информацию можете предоставить вы. )
❖ Какой способ обмена информацией наиболее
удобный?)
❖ Эти папки должны быть недалеко от вас, но не
обязательно на расстоянии вытянутой руки.
❖ Какую информацию надо хранить? Как она должна быть организована? Какие документы
предназначены для общего пользования и должны быть доступны вашим коллегам?
14. ❖ Просто хранить документы в
алфавитном порядке может быть
недостаточно, чтобы быстро найти
тот или иной документ. Проще
хранить документы по
категориям.)
❖ Используйте основные категории из
вашей карты обязанностей;
разделите их на подкатегории.)
❖ Периодически избавляйтесь от
ненужных документов.)
❖ Размещайте папки в алфавитном
порядке.)
❖ Не ленитесь прикреплять на папки и
полки наклейки с названиями.
15. Архивные папки
❖ Некоторые документы необходимо сохранять
согласно законодательным требованиям,
правилам компании, или это необходимо
для преемственности в организации.)
❖ Такие файлы практически никогда не
используются.)
❖ Эти документы доложны хранится за
пределами вашего офиса. Перед отправкой в
архив все файлы дожны быть разложены в
правильной последовательности, чтобы было
удобно ориентироваться при их поиске.)
❖ На всех архивных ящиках должны быть
названия, период, кому принадлежит, дата
уничтожения, может быть архивный код.
16. Советы по улучшению системы хранения
❖ Используйте подвесные папки: легче
найти, легче вернуть на место.)
❖ Подписывайте большими четкими
буквами: легче находить папки.)
❖ Наклеивайте все бирки для
категорий и подкатегорий в одном
месте: Легче найти, используя
разные цвета можно упростить
поиск.)
❖ При большом количестве
справочных папок подготовьте
электронный список или бумагу
(указатель) для человека,
ответственного за это.
❖ упрощается поиск нужной папки
в ваше отсутствие;)
❖ уменьшится количество
дублируемых документов;
17. Внедряйте такие же
организационные принципы везде
❖ Поиск информации
значительно упрощается
если:@
❖ Группировать однотипные
вещи или документы;)
❖ Хранить их в специально
отведенном месте;)
❖ Использовать бирки для
упрощения поиска.
18. Организация электроных файлов
❖ Беспрерывно растущее количество информации сохраняется в
электронном виде, поэтому ее следует хранить надлежащим
образом.)
❖ Используйте одинаковую систему хранения для бумажного и
электронного варианта, используйте такие же ключевые слова для
названий.)
❖ Создайте три основные категории: Рабочая папка, Справочная
папка, Архивная папка.
19. ❖ Не имеет значения если некоторые директории или
поддиректории будут пустыми. Они будут уже готовы,
когда вам надо будет вложить что-то позже.)
❖ Не копируйте документы, которые должны быть
доступны в разных директориях, так как есть риск, что
скоро у вас окажутся копии с разным содержанием. )
❖ Документы сохраняйте в поддиректории,
соответствующей подразделу ваших обязанностей, не
зависимо от программы, в которой они созданы.)
❖ Установите настройки так, чтобы к наиболее часто
используемым директориям доступ был по умолчанию.)
❖ Приведите в порядок электронные документы!
20. E-mail
❖ Хотя электронная почта была
создана, чтобы увеличить
эффективность, очень часто она
приводит к обратному эффекту.
Приходится справляться с
неконтролируемым потоком
информации.)
❖ E-mail следует контролировать
соответствующей организацией
сообщений и дисциплиной.)
❖ Ниже приведены основные
принципы:
21. ❖ Сохраняйте только те сообщения, что могут вам пригодиться,
до тех пор, пока они нужны.)
❖ Организуйте структуру почты так, чтобы вы могли легко найти
нужное письмо.)
❖ Создайте систему хранения сообщений, аналогично системе
хранения бумажных и электронных документов, согласно карте
обязанностей.)
❖ Создайте подпапки в основных папках, например подпапка
«текущие». Используйте их для временного хранения писем, на
которые ждете ответа, используйте их как напоминание.)
❖ Создайте подпапку «Рабочие», храните там письма, которые
еще требуют вашего внимания (если нужна дополнительная
информация или если вас прервали и вы не закончили работу).)
❖ Удаляйте все письма, которые вам больше не понадобятся!
22. Золотые правила работы с почтой
❖ Одно письмо - одна тема.)
❖ «Тема» = название проекта или
задачи и основная цель письма.)
❖ Согласовать «тему» со всеми
членами команды.)
❖ В первых трех строчках
сообщения четко указан вопрос и
краткое содержание. Далее -
детали.)
❖ Четкость и лаконичность.)
❖ Проверяйте перед отправкой,
особенно получателя.
❖ Хорошо подумайте, прежде чем
ставить в копию кого-либо. Не
стоит загромождать письмами
ваших коллег.)
❖ Заполняйте письмо снизу вверх!
