Presentationen är skapad av av Caroline Murray Carlsson och används i kursen "Hållbar tillväxt - från ord till handling" på www.kursbazaren.se

1. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Effektivt projektarbete
Dag 2
Caroline Murray Carlsson

2. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Skapa vision och mål

3. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Om du vill bygga ett skepp, samla
inte ihop människor för att hämta
virke och ge dem inte arbetsupp-
gifter. Lär dem hellre att längta efter
havets oändliga storhet.
Antoine de Saint-Exupéry

4. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Vision
Visionen ska vara
Gripbar
Engagerande
Utmanande
Uppnåbar om vi anstränger oss
Tydliggöra nyttan

5. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Vision
• För att skapa visionen, dröm er framåt
• Hitta nyckelord
• Formulera visionen

6. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Att sätta mål
Ett mål skall vara SMART
• Specifikt
• Mätbart
• Accepterat
• Realistiskt
• Tidssatt

7. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne

8. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Ge exempel på projektmål!
• För ägare
• För projektets kunder
• För projektmedarbetare

9. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Projektorganisationen
Styrgrupp
Styrgrupp
Projektledare Referensgrupp
Projektgrupp
Arbets- Arbets- Arbets-
grupp grupp grupp

10. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Projektets faser
Projekt- Projekt- För- Projekt- Start Genom- Upp-
idé förslag studie plan förande Avslut
följning
Projekt-
idébank
Planering Dokumentation

11. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Verktyg för lyckade projekt

12. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Planeringsverktyg

13. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Aktivitetsplanering
Bestäm starttid, sluttid och uppföljning för projektet.
Skriv ner vilka aktiviteter som ska genomföras.
Ordna dem inbördes.
Skriv ner fasta tidpunkter och räkna bakåt.
Markera tider som t ex jul, påsk, semester.

14. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Etappmål
Naturliga avstämningspunkter eller kontrollstationer
inför beslut i styrgruppen.
2-6 veckor per etapp ger en bra överskådlighet.

15. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Resursplanering
Beräkna resurser:
Timmar
Pengar
Maskiner
Lokaler
Material

16. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Ekonomi
Utgå från projektets förstudie, mål och omfattning.
Undervisa alla inblandade i projektets ekonomi.
Låt medarbetarna uppskatta kostnaden för sina delar
Gör upp en kostnadsbudget. Bryt ned i mindre delar.
Uppdatera på ett sätt så alla förstår.
Skapa varningsrutiner

17. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Tidshållning
Börja och sluta alltid i tid
Räkna ut vad väntetiden kostar
Kom överens om regler
Ha en klocka synlig för alla

18. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Time boxing
• Bryta efter utsatt tid oavsett resultat.
Leverans till exempel var 14 dag
oavsett om man uppnått målet.

19. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Kommunikationsplanering
• Vem ska veta?
• Vad är viktigt för dem?
• När ska de veta?
• Hur ska de få reda på det?

20. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Konsekvens
Riskmatris
Sannolikhet

21. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Reservplaner
Vilka kritiska punkter finns?
Vad kan gå snett?
Vad gör ni då?

22. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Aktivitetslista
Aktivitet Ansv Resultat Budget Tider Anm.
Tim Kr Start Klar

23. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Gantt-schema
Projektnamn: Nytt försäljningskontor Datum: 091110 Namn: C. Murray
Aktiviteter v30 v31 v32 v33 v34 v35 v36
Undersöka och
hitta lokal
Göra plan för
förändringar i lokal
Handla upp
hantverkshjälp
Genomföra
förändringar
Välja och handla
upp telesystem

24. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Flödeschema
5
1 2 Borsta 1 0,5 15
START tänderna
Släcka Krypa ner Släcka
Beslut att gå Klä av sig Läsa
och lägga lampor i sängen sänglampa
sig
Se på
nyheterna
Uppgift Milstolpe/e Beslut
tappmål

25. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Dokumentera i projektplan
• Bakgrund, syfte och mål
• Särskilda förutsättningar, ev risker, avgränsningar
• Aktivitetsplan/åtgärdsplan
• Resursplanering
• Tidsplanering
• Projektorganisation
• Information/förankring

26. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Agil projektledning

27. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Nya tider, nya krav
• I större utsträckning än förut behöver
projektledningen metoder för att
snabbt anpassa projektet till
förändrade krav.
• Agil projektledning = Lättrörlig
projektledning.

28. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Agil projektledning
• En oerhört noggrann uppföljning av
projektets status
och
• En möjlighet att snabbt förändra
planen

29. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Agil värdesätter
• Individer och samspel framför metoder,
processer och verktyg
• Snabba leveranser framför omfattande
dokumentation
• Kundsamarbete framför
kontraktsförhandlingar
• Anpassning till förändring framför att följa en
statisk plan

30. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Agila principer
• Gör kunden nöjd genom tidiga och
värdeskapande leveranser
• Anpassning och förändring är naturligt, även i
projektets slutskede
• Leverera resultat ofta

31. Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel via Länsstyrelsen i Skåne
Agila principer
• Självgående individer är den viktigaste
framgångsfaktorn
• Kommunikation ansikte mot ansikte är det
bästa sättet att förmedla information
• Gruppen utvärderar och anpassar
regelbundet sitt sätt att arbeta