La herramienta permite insertar organigramas profesionales en documentos de Word con facilidad para modificarlos y representar el staff de una empresa. Microsoft Excel ofrece varios tipos de gráficos como barras, líneas, áreas y circulares para mostrar datos de forma comprensible, seleccionando el más adecuado según la información.

2. Otra herramienta de Word a la que se puede sacar mucha
utilidad es la que te permite insertar organigramas con
aspecto profesional en tus documentos; se trata de un
gráfico que podrás incluir en tus documentos de Word con
suma facilidad, así como modificarlo a tu gusto con unos
simples clics de ratón.
Los organigramas que crees, podrán ser tan amplios como
necesites, por ejemplo podrás representar todo el staff de
una empresa --por amplia que sea--, y si fuese necesario
cambiarle el aspecto desde la banda de opciones de
Word.

4.  Imagínate que quieres explicar el funcionamiento de
algo y necesitas hacerlo mediante unos pasos gráficos
(ya sabemos que "una imagen vale siempre más que mil
palabras...").
Precisamente para esto, tienes la
herramienta diagramas. Veámoslo como siempre a
través de un ejemplo, abrimos un documento nuevo:

5.  Después del texto que hemos incluido, colocamos el
cursor y nos iremos a la opción SmartArt (de la
ficha Insertar):

6.  En la izquierda picamos en el grupo Proceso y a la
derecha seleccionamos el tipo de diagrama que más
nos interese. Hacemos clic en Aceptar:

7.  De cualquiera de las dos formas que ya conoces (explicadas
en la lección 2 de este Tema) introducimos contenido en
cada paso del diagrama, así de fácil. Si queremos ahora
incluir un nuevo paso en el diagrama (también deberías
conocerlo de lección anterior), iríamos a:

8.  Y mediante operaciones muy simples podríamos
modificar su aspecto (te lo dejo a ti como ejercicio).
Ahora faltaría disminuir el espacio existente entre el
texto y el diagrama, lo que haríamos desde:

9.  Nuestro diagrama quedaría listo y con este excelente
aspecto que muestro abajo:

10. Los Gráficos son una manera de presentar información
numérica para facilitar la lectura, y con las aplicaciones de
Word, organizar y desplegar su información es simple. Hay
muchos tipos de gráficos incluyendo líneas, el pastel, las
columnas, superficies y mucho más. Dependiendo de su
información, le conviene un gráfico u otro. Lo mejor de
Word es como facilita la visualización previa y la facilidad
que ofrece para cambiar de estilo de gráfico si es
necesario.

11. Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico para ayudarlo a
mostrar los datos de forma comprensible para su audiencia.
Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, ya
sea en Microsoft Excel o en otros programas de Microsoft Office
como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint o Microsoft
Outlook, puede seleccionar uno de siguientes los tipos de
gráficos

12. Una hoja de cálculo. Este tipo de gráfico es útil para mostrar
cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar
comparaciones entre elementos.
En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se
organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

13. En un gráfico de líneas se pueden trazar datos que se organizan en
columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de líneas
pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a
una escala común y, por tanto, son idóneos para mostrar tendencias
en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de
categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos
los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

14. En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una
columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran
el tamaño de los elementos de una serie de datos en proporción a la suma
de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran
como porcentajes del total del gráfico circular.
 Piense en utilizar un gráfico circular cuando:
 Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.
 Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
 Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
 No tiene más de siete categorías.
 Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

15. En un gráfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en
columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de barras muestran
comparaciones entre elementos individuales.
Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:
 Las etiquetas de eje son largas.
 Los valores que se muestran son duraciones.

16. En un gráfico de área se pueden trazar datos que se organizan en
columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de área destacan la
magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la
atención en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar
los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área
para destacar el beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también
muestra la relación de las partes con un todo.

17. En un gráfico de tipo XY se pueden trazar datos organizados en
columnas y filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de
dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de
varias series de datos o trazan dos grupos de números como
una serie de coordenadas XY.
Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un
conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro
en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de
datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o
agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan por lo
general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo
datos científicos, estadísticos y de ingeniería.
.

18. Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de
dispersión, debería colocar los valores de X en una fila o columna y, a
continuación, escribir los valores y correspondientes en las filas o
columnas adyacentes.