SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 9
Descargar para leer sin conexión
ROKASGRĀMATA

   Komunikācijas vadības
  un sabiedrisko attiecību
                             Latvijas Sabiedrisko attiecību
pakalpojumu iepirkumiem        kompāniju asociācija 2011
K
                                          omunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību (turpmāk tekstā - SA)
                                          pakalpojumu iepirkumu rokasgrāmata ir izstrādāta, lai palīdzētu
                                          sabiedrisko attiecību nozares klientiem, jo īpaši, to komunikācijas,
                                          mārketinga un iepirkumu speciālistiem, un to piegādātājiem, tostarp
                                 aģentūrām un citiem pakalpojumu sniedzējiem, sadarboties, lai palielinātu
                                 sabiedrisko attiecību speciālistu un aktivitāšu sniegto vērtību. Šajā
                                 rokasgrāmatā ietvertie etapi ir neatkarīgi, tomēr savstarpēji saistīti, un katrs
                                 no tiem apskata konkrētu klienta-piegādātāja attiecību stadiju.
                                 Rokasgrāmata ir Latvijas Sabiedrisko attiecību kompāniju asociācijas
                                 (LSAKA) iniciatīva, kas balstīta uz starptautiski atzītām vadlīnijām, kuras
                                 izveidojis Sabiedrisko attiecību institūts (Chartered Institute of Public
                                 Relations, CIPR), Lielbritānijas Sabiedrisko attiecību konsultantu asociācija
                                 (Public Relations Consultants Association, PRCA), Lielbritānijas Iepirkumu
                                 un piegādes institūts (Chartered Institute of Purchasing and Supply, CIPS) ,
                                 pielāgojot tās Latvijas tirgum.




Latvijas Sabiedrisko
attiecību kompāniju asociācija
www.lsaka.lv
lsaka@lsaka.lv


                                                                          3
1.       etaps
 SA pakalpojumu iepirkumu labas prakses indikatori
                                                                                            8. Regulāri veicam aģentūras/piegādātāja snieguma novērtējumus.
                                                                                            9. Veicinām dažādu komunikācijas aģentūru/piegādātāju ciešu
                                                                                            sadarbību
                                                                                            10. Nodrošinām projekta izmaksu aprēķinu caurspīdīgumu (piemēram,
                                                                                            izmantojot tādus instrumentus kā standarta izmaksu sadalījuma
                                                                                            veidnes, cenu lapas u.tml.).
 Lai gan ne iepirkumi, ne sabiedrisko attiecību pakalpojumi nepieder pie
 eksaktajām zinātnēm un līdz ar to nevar būt viens noteikts „pareizais” veids, kā           11. Izvērtējam piedāvājumus un to izmaksas, iesaistot atbilstošas
 veikt SA pakalpojumu iepirkumus, tomēr ir principi un metodes, kas izrādījušās             kvalifikācijas ekspertus (tai skaitā, piesaistot neatkarīgus speciālistus)
 efektīvas radošu biznesa pakalpojumu iepirkumu risinājumu nodrošināšanā.
 Tālāk ir izklāstītas dažas no šīm metodēm un principiem. Gan uzsākot SA                    12. Prasām, lai aģentūras/piegādātāji fiksētu jebkādas izmaiņas
 pakalpojumu iepirkumu procesu no nulles, gan pārskatot sadarbību ar līdzšinējo             izmaksu aprēķinos un dokumentētu tās
 pakalpojuma sniedzēju, būtu noderīgi paturēt prātā šos un citus līdzīgus                   13. Nodrošinām, lai aktivitāšu novērtējums ietvertu diskusijas par to, kā
 indikatorus. Lai gan darbība pilnīgā saskaņā ar šiem principiem automātiski                turpmāk uzlabot līdzīgu aktivitāšu efektivitāti.
 negarantē veiksmi, tomēr to neievērošana kavēs sekmīgu SA pakalpojumu
 izmantošanu.                                                                               14. Mūsu iepirkuma process-nozīmīgs faktors organizācijas vērtības
                                                                                            pieauguma sekmēšanā.




                                                                                    2.
 Pazīmes, kas liecina par labāko praksi SA
 pakalpojumu iepirkumos
        1. Mēs veidojam un uzturam labi organizētu aģentūru un piegādātāju
        sarakstu dažādām SA pakalpojumu kategorijām.
        2. Pirms uzsākt sadarbību ar jaunu aģentūru/piegādātāju, apsveram
        iespēju paplašināt vai dažādot esošās attiecības.
                                                                                             etaps
        3. Regulāri pārskatām sarakstā neietvertās aģentūras vai
        piegādātājus, lai izvērtētu, vai tie varētu sniegt papildus pievienoto       SA pakalpojumu iepirkuma cikls
        vērtību.                                                                     Sabiedrisko attiecību vadīšana nav lineārs process, bet gan nepārtraukts cikls.
        4. Nodrošinām, ka jaunu aģentūru/piegādātāju atlase tiek veikta,             Šim ciklam ir trīs fāzes: plānošanas , iepirkšanas un izpildes fāze. Šīs fāzes nav
        skaidri izprotot tās nepieciešamību.                                         izolētas: katra no tām ir tiešā veidā saistīta ar citu.

        5. Veicam aģentūru/piegādātāju atlasi visaptverošā un strukturētā            Lai gan ciklā ir fāze, kad iepirkums izvirzās priekšplānā, tam ir sava loma arī
        iepirkuma procesā.                                                           plānošanas un izpildes fāzēs.

        6. Visi mūsu SA pakalpojumu piegādātāji ir ar atbilstošām                    Katrā fāzē ir virkne galveno uzdevumu un specifisku jomu, kurās ieguldījumu var
        līgumattiecībām.                                                             sniegt iepirkšanas funkcija vai iepirkumu speciālists.

        7. Kad vien iespējams, mēs iekļaujam jēgpilnu, ar pakalpojumu
        efektivitātes noteikšanu saistītu elementu aģentūras/piegādātāja
        izmaksās.


                                      4                                                                                        5
Plānošanas fāze
                                                                                   Galvenie uzdevumi plānošanas fāzē ietvers uzņēmuma vai organizācijas mērķu
                                                                                   un no tiem izrietošu SA mērķu noteikšanu jeb kā sabiedriskās attiecības
                                                                                   palīdzēs sasniegt uzņēmuma mērķus.
                                                                                   Šajā fāzē vispārīgos vilcienos tiks definēta arī SA stratēģija un identificēti
                                                                                   stratēģijas īstenošanai nepieciešamie resursi (cilvēkresursi, prasmes, laiks),
                                                                                   kā arī tie resursi, kas jau pieejami esošo darbinieku vai piegādātāju veidā.
                                                                                   Tiks identificēti arī ieguldījumi, kas nepieciešami jebkādu papildus resursu
                                                                                   nodrošināšanai, kā arī sniegts vispārējs piegādātāju vai nepieciešamo resursu
                                                                                   apraksts.
                                                                                   Šie uzdevumi obligāti jāveic personālam ar atbilstošu pieredzi visās
                                                                                   komunikācijas plānošanas un vadības jomās un darbā ar visām komunikācijas
                                                                                   disciplīnām, kā arī ar pieredzi komunikācijas stratēģiju izstrādē. Iepirkumu
                                                                                   speciālistu piesaiste var ne tikai dot pievienoto vērtību kopējam procesam, bet
                                                                                   arī palīdzēt nodrošināt, ka plāni atbilst budžeta iespējām un tiem ir atbalsts no
                                                                                   visas organizācijas.
                                                                                   Iepirkšanas funkcija vai iepirkuma speciālisti spēs pievienot vērtību, uzturot
                                                                                   datu bāzi par potenciālajām SA aģentūrām un citiem komunikācijas pakalpojumu
                                                                                   piegādātājiem, kā arī nodrošinot informāciju par SA pakalpojumu izmaksām un
                                                                                   speciālistu stundu likmēm.



SA pakalpojumu iepirkšana cieš neveiksmi, ja tās galvenie komponenti tiek          Iepirkšanas fāze
sadalīti pa kategorijām: iepirkumu profesionāļu iesaistīšana no paša sākuma        Iepirkšanas fāze zināmā mērā pārklājas ar plānošanas un izpildes fāzēm.
var palīdzēt no tā izvairīties. Protams, iepirkumu un radošās komandas             Galvenie uzdevumi šajā fāzē ietver visu iespējamo piegādātāju identificēšanu
ienesīs atšķirīgas prasmes dažādās procesa fāzēs, taču komandu sadarbība           un sākotnējā saraksta sagatavošanu. Tiek veikta sarakstā iekļauto aģentūru
procesā no tā sākuma līdz pat nobeigumam var nodrošināt daudz efektīvāku           padziļināta izpēte, noskaidrojot to finansiālo un juridisko statusu, kā arī to
rezultātu. Laba visu pušu sadarbība ir ārkārtīgi būtisks veiksmes faktors.         darbības standartiem un piederību profesionālajām organizācijām, kā rezultātā
Piemēram, iepirkumu jomas darbinieki labāk izpratīs, kādēļ izvēlēts dārgāks,       top konkursā uzaicināmo saraksts, kurā ietvertas aģentūras ar atbilstošām
bet efektīvāks risinājums, ja tie būs iesaistīti sākotnējās plānošanas fāzēs,      prasmēm un kapacitāti, bez interešu konfliktiem, kā arī gatavību parakstīt
turklāt tas dos iespēju komunikācijas personālam labāk pamatot novirzes no         konfidencialitātes līgumu.
sākotnējiem plāniem.
                                                                                   Tam seko konkursa process, kurā tiek izvēlēta klienta vajadzībām atbilstošākā
Tālāk seko katras fāzes galveno uzdevumu izklāsts, kā arī skaidrotas iepirkšanas   aģentūra; tad notiek uz abpusēji izprastiem kvantitatīviem un kvalitatīviem
funkcijas un iepirkumu speciālistu īpašā loma un ieguldījums.                      mērķiem balstīta konkrēta rīcības plāna vai darba programmas apstiprināšana;
                                                                                   tam seko vienošanās par specifiskiem un izmērāmiem mērķiem, ņemot vērā
                                                                                   gan nepieciešamos ieguldījumus, gan sasniedzamos rezultātus un iznākumu.



                                     6                                                                                      7
Visbeidzot tiek apstiprināta piegādātāja atlīdzība (iespējams, izmantojot
prēmiju vai soda punktu sistēmu atkarībā no sasniegtajiem mērķiem). Visas
vienošanās tiek nostiprinātas līgumā.
Arī šajā procesā turpmākās sadarbības vārdā iepirkuma un komunikācijas
speciālistiem ir ieteicams strādāt kopā. Iepirkuma speciālisti var dot īpašu
ieguldījumu, veicot tādas aktivitātes kā formāla iepirkuma izsludināšana, kā
                                                                                      3.       etaps
                                                                                       Iepirkuma process un dokumentu pārvaldība
                                                                                       Nav tikai viens pareizais ceļš, kā vadīt SA resursu iepirkuma procesu, un dažādu
arī sniedzot konsultācijas par potenciālo aģentūru meklēšanu, īpaši pārbaudot
                                                                                       organizāciju izmantotie procesi ievērojami atšķirsies.
aģentūru juridisko un finansiālo statusu.
                                                                                       Tomēr ir noteiktas stadijas, kas kopīgas lielākajai daļai organizāciju un ar kuru
Tie var arī palīdzēt izstrādāt kritērijus objektīvam aģentūru salīdzinājumam
                                                                                       palīdzību var kontrolēt SA aktivitāšu ieguldījumus un iznākumus, kā arī dot
atlases procesa gaitā, kā arī kvantitatīvus un kvalitatīvus snieguma mērījumus.
                                                                                       pievienoto vērtību to rezultātiem. Kā vienmēr, uzsvars tiek likts uz komandas
                                                                                       darbu, kurā iepirkuma un SA komandas strādā kopā, lai nodrošinātu, ka
                                                                                       SA vajadzības tiek skaidri identificētas un iepirkuma rezultāts nodrošina
Izpildes fāze
                                                                                       piegādātājus vai resursus, kas pilnībā apmierina šīs vajadzības. Labi strukturēts
Galvenie izpildes fāzes uzdevumi ietvers SA programmas integrāciju ar citām            iepirkuma process var palīdzēt nodrošināt, ka tiek radīti un atbilstoši uzglabāti
komunikācijas disciplīnām un korporatīvajām aktivitātēm, lai sasniegtu maksimālo       zināmi būtiski dokumenti.
efektu; programmas uzsākšanu, tostarp klienta komandas un aģentūras komandas
savstarpēju iepazīstināšanu ar to darbību un vadošo personālu, kā arī programmas
nodošanu konkrētā laika periodā saskaņā ar vienošanos.
Tas ietvers arī ieguldījuma, iznākumu un rezultātu uzraudzību un novērtēšanu,
rezultātu analīzi un to iestrādāšanu atpakaļ plānošanas procesā.
Arī šajā fāzē ir vairākas jomas, kurās savu ieguldījumu var sniegt iepirkuma
profesionāļi vai iepirkšanas funkcija, tostarp nodrošinot, ka visas puses
sākotnēji izprot programmu, izmaksas un atlīdzību. Tie var palīdzēt arī kontrolēt
izmaksas, nodrošinot, ka kopējā budžetā tiek iekļauti pietiekami daudz
līdzekļu efektīvai SA programmas uzraudzībai, mērīšanai un novērtēšanai, kā
arī konsultējot par nākotnes ieguldījumu līmeņiem, ņemot vērā iepriekšējo
komunikācijas jomas ieguldījumu rentabilitāti.


Kopsavilkums
Analizējot šo procesu, var secināt, ka dažos posmos iepirkuma speciālistu
iesaistīšanās ir nepieciešama vairāk, bet citos mazāk. Taču nav tāda posma,
kad no procesa būtu pilnībā jāizslēdz iepirkuma vai komunikācijas profesionāļi.
Protams, noteikti būs stadijas, kurās vienai vai otrai komandai ir lielāka pieredze
un kvalitatīvāki risinājumi. Abu speciālistu komandu iesaistīšana procesa gaitā
var būt ļoti svarīga, lai nodrošinātu uznēmumiem nepieciešamo atbalstu.



                                      8                                                                                         9
Tas var šķist nenozīmīgi vai birokrātiski, tomēr ir vairāki būtiski iemesli šādai
      rīcībai: piemēram, bez juridiski saistoša līguma ne klients, ne aģentūra nav
      aizsargāti pret otras puses rīcību. Pētījumi ir pierādījuši, ka aptuveni 40%
      klientu neslēdz atbilstošus līgumus ar to aģentūrām. Šī dokumentācija ir tik
      būtiska, ka rokasgrāmatas 4. etaps ir veltīts tieši SA pakalpojumu līgumam, bet
      5. etaps konkrēti apskata SA darba uzdevumu (DU).




     4.       etaps
      SA pakalpojumu līgums
      Gan aģentūrai, gan uzņēmumam mēdz būt dažādas pakalpojumu līgumu
      sagataves, tomēr ir daži vispārēji faktori, kas jāņem vērā vairumā gadījumu.


      Specifisks personāls
      Ja klients uzskata, ka konkrēta persona vai komanda ir ļoti būtiska veiksmīgai
      aktivitātes realizēšanai viņa interesēs, tas būtu jāietver līgumā. Līgumu var
      uzskatīt par izbeigtu vai pakļautu pārskatīšanai, ja konkrētā persona vai
      komanda nav vairs pieejama. Tomēr būtu saprātīgi aģentūrai prasīt no klienta
      par šāda veida saistībām noteiktu garantētu ienākumu līmeni.


      Speciālistu komanda
      Ir saprātīgi un ieteicami, ja klients norāda līgumā, ka komanda, ar kuru tas tiekas
      aģentūru atlases procesā, ir komanda, ar kuru tas faktiski sadarbosies. Tas
      palīdz novērst situāciju, kad aģentūras atlases fāzē izmanto īpaši sagatavotu
      speciālistu komandu, ar kuru klients pēc tam vairs netiekas, tādējādi klients
      tiek atstāts ar komandu, kuru tas nepazīst vai ar kuru nevēlas sadarboties.




10                                              11
Ar sniegumu saistītas prēmijas/sods
Ja ar sniegumu saistīta prēmiju vai sodu sistēma ir iepriekš saskaņota, tas
detalizēti jāizklāsta līgumā. Ja šī sistēma ir pārāk nenoteikta vai sarežģīta, lai to
saprotami un pilnībā izklāstītu līgumā, tad, visticamāk, tā nedarbosies praksē
un būtu atkārtoti jāizvērtē.
                                                                                        5.       etaps
                                                                                         Darba uzdevums
                                                                                         Darba uzdevums jebkādā tā formā ir jebkura veiksmīga darījuma pamatā.

Intelektuālais īpašums                                                                   Tas skaidri, precīzi un abpusēji saprotamā veidā izklāsta:

Intelektuālā īpašuma tiesības, kas radušās aģentūras darba rezultātā klienta                    • kādi pakalpojumi tiks nodrošināti
labā, ir skaidri nododamas. Nav būtiski, kurai pusei tās tiek nodotas, ja vien                  • kādā apjomā un/vai kvalitātē tie tiks nodrošināti
īpašumtiesību jautājums ir nepārprotams un iepriekš saskaņots.
                                                                                                • kas tos nodrošinās un kam tie tiks nodrošināti
                                                                                                • kad tie tiks nodrošināti
Darbības teritorijas
                                                                                                • par kādu cenu tie tiks nodrošināti un kā tiks veikta pakalpojumu
Gadījumos, kad SA aktivitāte noritēs (vai var noritēt) vairāk nekā vienā valstī,                  apmaksa
var būt nepieciešams pārskatīt līgumu un to pielāgot katras valsts jurisdikcijai.
                                                                                         Diemžēl darba attiecības SA jomā bieži vien tiek uzsāktas bez atbilstoša
                                                                                         darba uzdevuma (DU). Nereti netiek nodarīts nekāds kaitējums, tomēr
Spēkā esamības turpināšanās                                                              citkārt rezultātā rodas apjukums, konflikti un tiek zaudēts gan klienta, gan
                                                                                         piegādātāja laiks, pūles un naudas līdzekļi.
Klientam un aģentūrai rūpīgi jāapsver, kuri līguma nosacījumi turpina palikt
spēkā pēc līguma darbības beigām un uz cik ilgu periodu. Nosacījumi, kas var             Tendence izsākt darbu bez DU, iespējams, radusies tā iemesla dēļ, ka klients,
turpināt palikt spēkā, var attiekties uz ierobežojumiem piedāvāt darījumus               piegādātājs vai abi uzskata par sarežģītu precīzi aprakstīt konkrētās SA aktivitātes
personālam no aģentūras vai klienta puses, kā arī uz priviliģētas (bet ne                ilgtermiņa rezultātus (outcome). Tā ir kļūda, jo efektīvs DU detalizēti apraksta
konfidenciālas) informācijas izmantošanu.                                                aktivitātē iesaistītos ieguldījumus un tiešo iznākumu (output), bet ne rezultātus.
                                                                                         Rezultātu var būt grūti aprakstīt, jo tāda ir mārketinga un komunikācijas daba. Lai
                                                                                         arī rezultāts varētu būt faktors attiecībā uz vienošanos, kas balstīta uz apmaksu
                                                                                         pēc rezultāta, tā tomēr nav piemērota DU sastāvdaļa.
                                                                                         Procesa izpratnē DU parasti atrodas starp juridisku vienošanos vai pamatlīgumu
                                                                                         (kas regulē klienta/piegādātāja attiecības) un pirkuma pasūtījumu (kas nosaka
                                                                                         likumīgas tiesības maksāt piegādātājam), un tādējādi tas būtu uzskatāms par
                                                                                         dokumentu ar juridisku spēku. Lai gan tas vēl vairāk uzsver nepieciešamību pēc DU
                                                                                         atbilstošas izstrādes, tas nenozīmē, ka DU izveide katram projektam vai darījumam
                                                                                         būtu biedējoša un prasītu jurista vai tiesību eksperta iesaistīšanos.
                                                                                         Ja klients un piegādātājs skaidri izprot darba prasības, DU būs salīdzinoši viegli
                                                                                         izstrādājams dokuments. Tā formāts un saturs var variēt, tomēr ir noteikti elementi,
                                                                                         kurus nepieciešams iekļaut. Vienmēr sagatavojot DU, būtu jāņem vērā divi faktori.



                                       12                                                                                          13
Pirmkārt, katrs sagatavotais DU atvieglos nākamā DU izstrādi, daļēji tādēļ,              aktivitātēm, kas īstenojamas iepriekšējā nedēļā”, kas bieži vien neprasīs vairāk
 ka jūs drīz vien izveidosiet definīciju un nosacījumu krājumu, kuru varēsiet             par vienu vai divām lapām; ikmēneša progresa ziņojumu vai projekta ziņojumu,
 nokopēt un izmantot, protams, nodrošinot, ka iepriekš izmantotā materiāla                kurā izklāstīts veikums attiecībā pret galvenajiem mērķiem un jebkādi būtiski
 precīzs formulējums joprojām ir atbilstošs.                                              stratēģiski vai taktiski jautājumi; ikmēneša vai ceturkšņa budžeta pārskatu, kurā
                                                                                          atspoguļoti piešķirtie budžeta līdzekļi un izmaksātās, iedalītās un neiedalītās
 Otrkārt, ja jums radīsies grūtības, izveidojot DU kādam konkrētam projektam,
                                                                                          summas, un tikšanās/kontakta ziņojumu, kas tiek izveidots 24 stundu laikā pēc
 tas varētu liecināt , ka vai nu klients, vai piegādātājs, vai abi kopā nav pilnībā
                                                                                          jebkuras nozīmīgas sanāksmes vai telefona zvana.
 izpratuši vai vienojušies par prasībām.
                                                                                          Būtiski, lai šādi ziņojumi tiek padarīti par pašsaprotamu disciplīnu un tiem
 Tieši DU izstrāde sekmē pilnīgas sapratnes un saskaņas veidošanos starp
                                                                                          ir konsekvents formāts. Ja šīs pamata atskaišu vadības disciplīnas netiek
 klientu un piegādātāju, tāpēc šim dokumentam un tā izstrādes procesam ir ļoti
                                                                                          ievērotas un tiek aizstātas ar ātrām pārrunām vai neformālu e-pastu nosūtīšanu,
 būtiska nozīme.
                                                                                          tad līdz ar to gandrīz nenovēršami cietīs arī sadarbības sniegums, rezultātā
 Tas īpaši raksturīgs SA nozarei, kurā ieguldījumi un iznākums, kā arī rezultāti          radot apjukumu un pat zaudējumus.
 tiek bieži vien uzskatīti par netveramiem vai neizmērāmiem.




6.
                                                                                          Vienošanās par pakalpojuma līmeni
                                                                                          Būtiski aģentūras sniegto pakalpojumu aspekti var tikt ietverti vienkāršā
                                                                                          pakalpojuma līmeņa vienošanās dokumentā. Tomēr ir pieņemts un pat ieteicams,
                                                                                          ka aģentūra arī no klienta prasa atsevišķu pakalpojuma nosacījumu izpildi.
                                                                                          Piemēram, lai gan klients var precizēt, ka aģentūras nozīmētajam augstākā
          etaps                                                                           līmeņa personālam ir jābūt pieejamam divu stundu laikā jebkurā diennakts
                                                                                          laikā vai ka tikšanās/kontakta ziņojumiem jābūt sagatavotiem 24 stundu
                                                                                          laikā pēc sanāksmes, aģentūra var pieprasīt, ka jebkura iesniegtā dokumenta
 Laba pārraudzīšana                                                                       komentāri vai apstiprinājumi tiek sagaidīti 48 stundu laikā, vai ka aģentūras
 Tiklīdz gan klients, gan aģentūra ir pilnībā un abpusēji izpratuši, kas tiek sagaidīts   organizētās tikšanās klientam ar būtiskām ietekmes pusēm nevar tikt atceltas
 no katras iesaistītās puses, un ir fiksējuši šo izpratni ar tādu instrumentu             vai aizkavētas bez īpaša iemesla.
 kā Līgums un Darba uzdevums palīdzību, dažu vērtīgu labas pārraudzīšanas
 procesu ievērošana palīdzēs nodrošināt, ka tiek izvērtētas nerealizētās gaidas,
 pirms tās ir kļuvušas par iemeslu bažām.                                                 Divpusējais pārskats

 Uzsvars liekams uz vienkāršību un pragmatismu. Tas nozīmē, ka ne klientam,               Abām pusēm jāsagatavo regulārs divvirzienu pārskats par klienta/aģentūras
 ne aģentūrai nebūtu jāuzspiež vai jāpieņem procesi vai pasākumi, kas ir pārāk            darba attiecībām un to sniegto vērtību. Tas būtu jādara kā minimums reizi
 sarežģīti vai laikietilpīgi, vai kuriem nav praktiska pamatojuma. Tālāk sniegti          gadā, bet ideālajā gadījumā – reizi sešos mēnešos. Tas ir jo īpaši būtiski, ja tiek
 daži labas prakses piemēri.                                                              uzsāktas jaunas attiecības.
                                                                                          Šim pārskatam jābūt strukturētam tā, lai tas izraisītu atklātus un konstruktīvus
                                                                                          komentārus, kurus pēc nepieciešamības var virzīt tālāk gan klienta, gan
 Ziņojumi                                                                                 aģentūras komanda. To nevajadzētu uztvert kā rutīnas procedūru vai pavēli, bet
 Tikai nedaudz klientu/aģentūru saistības pieprasa vairāk nekā iknedēļas                  gan kā vērtīgu mācību procesu.
 jaunākās informācijas sniegšanu par „nedēļas laikā īstenotajām aktivitātēm vai


                                        14                                                                                          15
Šajā pārskatā var tikt ietvertas šādas noderīgas jomas:
Darba uzsākšana un ekspektācijas
Diskusijas punkti: Ko komanda sagaida no otras puses attiecībā uz ieguldījumiem
un rezultātiem, piemēram, informāciju, apmācību, iepazīstināšanu un informāciju
par nozari? Kādi rezultāti tika sagaidīti no šī darba uzsākšanas procesa?
Sniegums
Kādi bija reālie ieguldījumi un iznākumi attiecībā uz otru pusi?
Kādi rezultāti tika faktiski sasniegti?
Otras puses ietekmētie ierobežojumi
Ar kādiem ierobežojumiem nācās saskarties, kurus, iespējams, ietekmēja
otra puse, piemēram, lēns apstiprināšanas process vai vadošā personāla
nepieejamība svarīgos brīžos?
Ierobežojumi, kurus nav ietekmējusi otra puse
Ar kādiem ierobežojumiem nācās saskarties, kurus nevarēja ietekmēt otra
puse, piemēram, būtiskas izmaiņas korporatīvajā stratēģijā, krīzes situācija,
atlikta produkta izlaišana vai nozīmīga tehnoloģiska attīstība?
Risinājumi
Ko mēs varam darīt, lai atvieglotu jebkādus šā brīža vai nākotnē paredzamus
ierobežojumus?
Kādi plāni vai procesi būtu jāizmaina, lai reaģētu uz jaunajiem apstākļiem?
Kādi būs pušu uzdevumi, lai izstrādātu un sekmētu šos risinājumus?
Iespējas
Kādas iespējas pastāv nākamajos sešos mēnešos, pateicoties jaunām idejām
vai iespējām, kas radušās klientam, aģentūrai vai ārējo faktoru ietekmē?
Kas un ko darīs, lai izmantotu šīs iespējas?




                              Pārbaudi informāciju par piegādātāju, sadarbības partneri
                              vai klientu Lursoft datu bāzēs www.lursoft.lv



                                       16

Más contenido relacionado

Similar a Rokasgrāmata komunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību pakalpojumu iepirkumiem

Ilgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra - LeadFarm Project
Ilgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra  - LeadFarm ProjectIlgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra  - LeadFarm Project
Ilgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra - LeadFarm ProjectSCDF-AN
 
Ilgtspējas indekss 2014. Infografika
Ilgtspējas indekss 2014. InfografikaIlgtspējas indekss 2014. Infografika
Ilgtspējas indekss 2014. InfografikaDace Helmane
 
Ilgtspējas ziņošana | LASAP LPP
Ilgtspējas ziņošana | LASAP LPPIlgtspējas ziņošana | LASAP LPP
Ilgtspējas ziņošana | LASAP LPPHauska & Partner
 
Finanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programma
Finanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programmaFinanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programma
Finanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programmaEkonomikas ministrija/ Dzīvo siltāk
 
8. modulis – Finanšu un investīciju vadība
8. modulis – Finanšu un investīciju vadība8. modulis – Finanšu un investīciju vadība
8. modulis – Finanšu un investīciju vadībaToTCOOPiTech
 
Biznesa analīze Ventspils03122015
Biznesa analīze Ventspils03122015 Biznesa analīze Ventspils03122015
Biznesa analīze Ventspils03122015 IIBA_Latvia_Chapter
 

Similar a Rokasgrāmata komunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību pakalpojumu iepirkumiem (16)

OECD Ieteikumi uzticamības pārbaudes veikšanai atbildīgas uzņēmējdarbības īst...
OECD Ieteikumi uzticamības pārbaudes veikšanai atbildīgas uzņēmējdarbības īst...OECD Ieteikumi uzticamības pārbaudes veikšanai atbildīgas uzņēmējdarbības īst...
OECD Ieteikumi uzticamības pārbaudes veikšanai atbildīgas uzņēmējdarbības īst...
 
Ilgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra - LeadFarm Project
Ilgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra  - LeadFarm ProjectIlgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra  - LeadFarm Project
Ilgtspēja - Kooperatīva Vērtibas un Kultūra - LeadFarm Project
 
Ilgtspējas indekss 2014. Infografika
Ilgtspējas indekss 2014. InfografikaIlgtspējas indekss 2014. Infografika
Ilgtspējas indekss 2014. Infografika
 
Ilgtspējas indekss 2014. Infografika.
Ilgtspējas indekss 2014. Infografika.Ilgtspējas indekss 2014. Infografika.
Ilgtspējas indekss 2014. Infografika.
 
Atbildīgu ideju katalogs 2018
Atbildīgu ideju katalogs 2018Atbildīgu ideju katalogs 2018
Atbildīgu ideju katalogs 2018
 
Ilgtspējas indekss - Stratēģija
Ilgtspējas indekss - StratēģijaIlgtspējas indekss - Stratēģija
Ilgtspējas indekss - Stratēģija
 
Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība.
Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība.Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība.
Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība.
 
Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība. Principi un piemēri.
Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība. Principi un piemēri.Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība. Principi un piemēri.
Atbildīgas piegādes ķēdes un godīga tirdzniecība. Principi un piemēri.
 
LIKTA vadlinijas 05.2012
LIKTA vadlinijas 05.2012LIKTA vadlinijas 05.2012
LIKTA vadlinijas 05.2012
 
Ilgtspējas ziņošana | LASAP LPP
Ilgtspējas ziņošana | LASAP LPPIlgtspējas ziņošana | LASAP LPP
Ilgtspējas ziņošana | LASAP LPP
 
Ilgtspējas indekss 2013. Rezultātu analīze, ekspertu komentāri.
Ilgtspējas indekss 2013. Rezultātu analīze, ekspertu komentāri.Ilgtspējas indekss 2013. Rezultātu analīze, ekspertu komentāri.
Ilgtspējas indekss 2013. Rezultātu analīze, ekspertu komentāri.
 
Atbildīgs bizness 2013. Žurnāla IR pielikums.
Atbildīgs bizness 2013. Žurnāla IR pielikums.Atbildīgs bizness 2013. Žurnāla IR pielikums.
Atbildīgs bizness 2013. Žurnāla IR pielikums.
 
Finanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programma
Finanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programmaFinanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programma
Finanšu programmas „Inteliģenta Enerģija Eiropai” 2013.gada programma
 
Ilgtspējas indekss: Pārskats 2010
Ilgtspējas indekss: Pārskats 2010Ilgtspējas indekss: Pārskats 2010
Ilgtspējas indekss: Pārskats 2010
 
8. modulis – Finanšu un investīciju vadība
8. modulis – Finanšu un investīciju vadība8. modulis – Finanšu un investīciju vadība
8. modulis – Finanšu un investīciju vadība
 
Biznesa analīze Ventspils03122015
Biznesa analīze Ventspils03122015 Biznesa analīze Ventspils03122015
Biznesa analīze Ventspils03122015
 

Último

SIA “Himalayan International” pieredzes stāsts
SIA  “Himalayan International” pieredzes stāstsSIA  “Himalayan International” pieredzes stāsts
SIA “Himalayan International” pieredzes stāstsEkonomikas ministrija
 
Valsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanai
Valsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanaiValsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanai
Valsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanaiEkonomikas ministrija
 
EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /
EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /
EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /Ekonomikas ministrija
 
Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?
Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?
Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?Ekonomikas ministrija
 
Plānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiem
Plānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiemPlānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiem
Plānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiemEkonomikas ministrija
 
Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu (Altum)
Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu  (Altum)Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu  (Altum)
Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu (Altum)Ekonomikas ministrija
 
Atbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējas
Atbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējasAtbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējas
Atbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējasEkonomikas ministrija
 

Último (7)

SIA “Himalayan International” pieredzes stāsts
SIA  “Himalayan International” pieredzes stāstsSIA  “Himalayan International” pieredzes stāsts
SIA “Himalayan International” pieredzes stāsts
 
Valsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanai
Valsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanaiValsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanai
Valsts #atbalstsuzņēmējiem - impulss produktivitātes kāpināšanai
 
EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /
EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /
EDIC atbalsta iespējas uzņēmuma digitalizācijai /
 
Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?
Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?
Kā LIAA var palīdzēt Tava uzņēmuma attīstībai?
 
Plānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiem
Plānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiemPlānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiem
Plānošanas reģiona pašvaldību atbalsts uzņēmējiem
 
Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu (Altum)
Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu  (Altum)Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu  (Altum)
Nauda biznesam ar valsts un ES atbalstu (Altum)
 
Atbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējas
Atbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējasAtbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējas
Atbalsts digitālajai transformācijai un citas #ESfondi iespējas
 

Rokasgrāmata komunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību pakalpojumu iepirkumiem

  • 1. ROKASGRĀMATA Komunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību Latvijas Sabiedrisko attiecību pakalpojumu iepirkumiem kompāniju asociācija 2011
  • 2. K omunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību (turpmāk tekstā - SA) pakalpojumu iepirkumu rokasgrāmata ir izstrādāta, lai palīdzētu sabiedrisko attiecību nozares klientiem, jo īpaši, to komunikācijas, mārketinga un iepirkumu speciālistiem, un to piegādātājiem, tostarp aģentūrām un citiem pakalpojumu sniedzējiem, sadarboties, lai palielinātu sabiedrisko attiecību speciālistu un aktivitāšu sniegto vērtību. Šajā rokasgrāmatā ietvertie etapi ir neatkarīgi, tomēr savstarpēji saistīti, un katrs no tiem apskata konkrētu klienta-piegādātāja attiecību stadiju. Rokasgrāmata ir Latvijas Sabiedrisko attiecību kompāniju asociācijas (LSAKA) iniciatīva, kas balstīta uz starptautiski atzītām vadlīnijām, kuras izveidojis Sabiedrisko attiecību institūts (Chartered Institute of Public Relations, CIPR), Lielbritānijas Sabiedrisko attiecību konsultantu asociācija (Public Relations Consultants Association, PRCA), Lielbritānijas Iepirkumu un piegādes institūts (Chartered Institute of Purchasing and Supply, CIPS) , pielāgojot tās Latvijas tirgum. Latvijas Sabiedrisko attiecību kompāniju asociācija www.lsaka.lv lsaka@lsaka.lv 3
  • 3. 1. etaps SA pakalpojumu iepirkumu labas prakses indikatori 8. Regulāri veicam aģentūras/piegādātāja snieguma novērtējumus. 9. Veicinām dažādu komunikācijas aģentūru/piegādātāju ciešu sadarbību 10. Nodrošinām projekta izmaksu aprēķinu caurspīdīgumu (piemēram, izmantojot tādus instrumentus kā standarta izmaksu sadalījuma veidnes, cenu lapas u.tml.). Lai gan ne iepirkumi, ne sabiedrisko attiecību pakalpojumi nepieder pie eksaktajām zinātnēm un līdz ar to nevar būt viens noteikts „pareizais” veids, kā 11. Izvērtējam piedāvājumus un to izmaksas, iesaistot atbilstošas veikt SA pakalpojumu iepirkumus, tomēr ir principi un metodes, kas izrādījušās kvalifikācijas ekspertus (tai skaitā, piesaistot neatkarīgus speciālistus) efektīvas radošu biznesa pakalpojumu iepirkumu risinājumu nodrošināšanā. Tālāk ir izklāstītas dažas no šīm metodēm un principiem. Gan uzsākot SA 12. Prasām, lai aģentūras/piegādātāji fiksētu jebkādas izmaiņas pakalpojumu iepirkumu procesu no nulles, gan pārskatot sadarbību ar līdzšinējo izmaksu aprēķinos un dokumentētu tās pakalpojuma sniedzēju, būtu noderīgi paturēt prātā šos un citus līdzīgus 13. Nodrošinām, lai aktivitāšu novērtējums ietvertu diskusijas par to, kā indikatorus. Lai gan darbība pilnīgā saskaņā ar šiem principiem automātiski turpmāk uzlabot līdzīgu aktivitāšu efektivitāti. negarantē veiksmi, tomēr to neievērošana kavēs sekmīgu SA pakalpojumu izmantošanu. 14. Mūsu iepirkuma process-nozīmīgs faktors organizācijas vērtības pieauguma sekmēšanā. 2. Pazīmes, kas liecina par labāko praksi SA pakalpojumu iepirkumos 1. Mēs veidojam un uzturam labi organizētu aģentūru un piegādātāju sarakstu dažādām SA pakalpojumu kategorijām. 2. Pirms uzsākt sadarbību ar jaunu aģentūru/piegādātāju, apsveram iespēju paplašināt vai dažādot esošās attiecības. etaps 3. Regulāri pārskatām sarakstā neietvertās aģentūras vai piegādātājus, lai izvērtētu, vai tie varētu sniegt papildus pievienoto SA pakalpojumu iepirkuma cikls vērtību. Sabiedrisko attiecību vadīšana nav lineārs process, bet gan nepārtraukts cikls. 4. Nodrošinām, ka jaunu aģentūru/piegādātāju atlase tiek veikta, Šim ciklam ir trīs fāzes: plānošanas , iepirkšanas un izpildes fāze. Šīs fāzes nav skaidri izprotot tās nepieciešamību. izolētas: katra no tām ir tiešā veidā saistīta ar citu. 5. Veicam aģentūru/piegādātāju atlasi visaptverošā un strukturētā Lai gan ciklā ir fāze, kad iepirkums izvirzās priekšplānā, tam ir sava loma arī iepirkuma procesā. plānošanas un izpildes fāzēs. 6. Visi mūsu SA pakalpojumu piegādātāji ir ar atbilstošām Katrā fāzē ir virkne galveno uzdevumu un specifisku jomu, kurās ieguldījumu var līgumattiecībām. sniegt iepirkšanas funkcija vai iepirkumu speciālists. 7. Kad vien iespējams, mēs iekļaujam jēgpilnu, ar pakalpojumu efektivitātes noteikšanu saistītu elementu aģentūras/piegādātāja izmaksās. 4 5
  • 4. Plānošanas fāze Galvenie uzdevumi plānošanas fāzē ietvers uzņēmuma vai organizācijas mērķu un no tiem izrietošu SA mērķu noteikšanu jeb kā sabiedriskās attiecības palīdzēs sasniegt uzņēmuma mērķus. Šajā fāzē vispārīgos vilcienos tiks definēta arī SA stratēģija un identificēti stratēģijas īstenošanai nepieciešamie resursi (cilvēkresursi, prasmes, laiks), kā arī tie resursi, kas jau pieejami esošo darbinieku vai piegādātāju veidā. Tiks identificēti arī ieguldījumi, kas nepieciešami jebkādu papildus resursu nodrošināšanai, kā arī sniegts vispārējs piegādātāju vai nepieciešamo resursu apraksts. Šie uzdevumi obligāti jāveic personālam ar atbilstošu pieredzi visās komunikācijas plānošanas un vadības jomās un darbā ar visām komunikācijas disciplīnām, kā arī ar pieredzi komunikācijas stratēģiju izstrādē. Iepirkumu speciālistu piesaiste var ne tikai dot pievienoto vērtību kopējam procesam, bet arī palīdzēt nodrošināt, ka plāni atbilst budžeta iespējām un tiem ir atbalsts no visas organizācijas. Iepirkšanas funkcija vai iepirkuma speciālisti spēs pievienot vērtību, uzturot datu bāzi par potenciālajām SA aģentūrām un citiem komunikācijas pakalpojumu piegādātājiem, kā arī nodrošinot informāciju par SA pakalpojumu izmaksām un speciālistu stundu likmēm. SA pakalpojumu iepirkšana cieš neveiksmi, ja tās galvenie komponenti tiek Iepirkšanas fāze sadalīti pa kategorijām: iepirkumu profesionāļu iesaistīšana no paša sākuma Iepirkšanas fāze zināmā mērā pārklājas ar plānošanas un izpildes fāzēm. var palīdzēt no tā izvairīties. Protams, iepirkumu un radošās komandas Galvenie uzdevumi šajā fāzē ietver visu iespējamo piegādātāju identificēšanu ienesīs atšķirīgas prasmes dažādās procesa fāzēs, taču komandu sadarbība un sākotnējā saraksta sagatavošanu. Tiek veikta sarakstā iekļauto aģentūru procesā no tā sākuma līdz pat nobeigumam var nodrošināt daudz efektīvāku padziļināta izpēte, noskaidrojot to finansiālo un juridisko statusu, kā arī to rezultātu. Laba visu pušu sadarbība ir ārkārtīgi būtisks veiksmes faktors. darbības standartiem un piederību profesionālajām organizācijām, kā rezultātā Piemēram, iepirkumu jomas darbinieki labāk izpratīs, kādēļ izvēlēts dārgāks, top konkursā uzaicināmo saraksts, kurā ietvertas aģentūras ar atbilstošām bet efektīvāks risinājums, ja tie būs iesaistīti sākotnējās plānošanas fāzēs, prasmēm un kapacitāti, bez interešu konfliktiem, kā arī gatavību parakstīt turklāt tas dos iespēju komunikācijas personālam labāk pamatot novirzes no konfidencialitātes līgumu. sākotnējiem plāniem. Tam seko konkursa process, kurā tiek izvēlēta klienta vajadzībām atbilstošākā Tālāk seko katras fāzes galveno uzdevumu izklāsts, kā arī skaidrotas iepirkšanas aģentūra; tad notiek uz abpusēji izprastiem kvantitatīviem un kvalitatīviem funkcijas un iepirkumu speciālistu īpašā loma un ieguldījums. mērķiem balstīta konkrēta rīcības plāna vai darba programmas apstiprināšana; tam seko vienošanās par specifiskiem un izmērāmiem mērķiem, ņemot vērā gan nepieciešamos ieguldījumus, gan sasniedzamos rezultātus un iznākumu. 6 7
  • 5. Visbeidzot tiek apstiprināta piegādātāja atlīdzība (iespējams, izmantojot prēmiju vai soda punktu sistēmu atkarībā no sasniegtajiem mērķiem). Visas vienošanās tiek nostiprinātas līgumā. Arī šajā procesā turpmākās sadarbības vārdā iepirkuma un komunikācijas speciālistiem ir ieteicams strādāt kopā. Iepirkuma speciālisti var dot īpašu ieguldījumu, veicot tādas aktivitātes kā formāla iepirkuma izsludināšana, kā 3. etaps Iepirkuma process un dokumentu pārvaldība Nav tikai viens pareizais ceļš, kā vadīt SA resursu iepirkuma procesu, un dažādu arī sniedzot konsultācijas par potenciālo aģentūru meklēšanu, īpaši pārbaudot organizāciju izmantotie procesi ievērojami atšķirsies. aģentūru juridisko un finansiālo statusu. Tomēr ir noteiktas stadijas, kas kopīgas lielākajai daļai organizāciju un ar kuru Tie var arī palīdzēt izstrādāt kritērijus objektīvam aģentūru salīdzinājumam palīdzību var kontrolēt SA aktivitāšu ieguldījumus un iznākumus, kā arī dot atlases procesa gaitā, kā arī kvantitatīvus un kvalitatīvus snieguma mērījumus. pievienoto vērtību to rezultātiem. Kā vienmēr, uzsvars tiek likts uz komandas darbu, kurā iepirkuma un SA komandas strādā kopā, lai nodrošinātu, ka SA vajadzības tiek skaidri identificētas un iepirkuma rezultāts nodrošina Izpildes fāze piegādātājus vai resursus, kas pilnībā apmierina šīs vajadzības. Labi strukturēts Galvenie izpildes fāzes uzdevumi ietvers SA programmas integrāciju ar citām iepirkuma process var palīdzēt nodrošināt, ka tiek radīti un atbilstoši uzglabāti komunikācijas disciplīnām un korporatīvajām aktivitātēm, lai sasniegtu maksimālo zināmi būtiski dokumenti. efektu; programmas uzsākšanu, tostarp klienta komandas un aģentūras komandas savstarpēju iepazīstināšanu ar to darbību un vadošo personālu, kā arī programmas nodošanu konkrētā laika periodā saskaņā ar vienošanos. Tas ietvers arī ieguldījuma, iznākumu un rezultātu uzraudzību un novērtēšanu, rezultātu analīzi un to iestrādāšanu atpakaļ plānošanas procesā. Arī šajā fāzē ir vairākas jomas, kurās savu ieguldījumu var sniegt iepirkuma profesionāļi vai iepirkšanas funkcija, tostarp nodrošinot, ka visas puses sākotnēji izprot programmu, izmaksas un atlīdzību. Tie var palīdzēt arī kontrolēt izmaksas, nodrošinot, ka kopējā budžetā tiek iekļauti pietiekami daudz līdzekļu efektīvai SA programmas uzraudzībai, mērīšanai un novērtēšanai, kā arī konsultējot par nākotnes ieguldījumu līmeņiem, ņemot vērā iepriekšējo komunikācijas jomas ieguldījumu rentabilitāti. Kopsavilkums Analizējot šo procesu, var secināt, ka dažos posmos iepirkuma speciālistu iesaistīšanās ir nepieciešama vairāk, bet citos mazāk. Taču nav tāda posma, kad no procesa būtu pilnībā jāizslēdz iepirkuma vai komunikācijas profesionāļi. Protams, noteikti būs stadijas, kurās vienai vai otrai komandai ir lielāka pieredze un kvalitatīvāki risinājumi. Abu speciālistu komandu iesaistīšana procesa gaitā var būt ļoti svarīga, lai nodrošinātu uznēmumiem nepieciešamo atbalstu. 8 9
  • 6. Tas var šķist nenozīmīgi vai birokrātiski, tomēr ir vairāki būtiski iemesli šādai rīcībai: piemēram, bez juridiski saistoša līguma ne klients, ne aģentūra nav aizsargāti pret otras puses rīcību. Pētījumi ir pierādījuši, ka aptuveni 40% klientu neslēdz atbilstošus līgumus ar to aģentūrām. Šī dokumentācija ir tik būtiska, ka rokasgrāmatas 4. etaps ir veltīts tieši SA pakalpojumu līgumam, bet 5. etaps konkrēti apskata SA darba uzdevumu (DU). 4. etaps SA pakalpojumu līgums Gan aģentūrai, gan uzņēmumam mēdz būt dažādas pakalpojumu līgumu sagataves, tomēr ir daži vispārēji faktori, kas jāņem vērā vairumā gadījumu. Specifisks personāls Ja klients uzskata, ka konkrēta persona vai komanda ir ļoti būtiska veiksmīgai aktivitātes realizēšanai viņa interesēs, tas būtu jāietver līgumā. Līgumu var uzskatīt par izbeigtu vai pakļautu pārskatīšanai, ja konkrētā persona vai komanda nav vairs pieejama. Tomēr būtu saprātīgi aģentūrai prasīt no klienta par šāda veida saistībām noteiktu garantētu ienākumu līmeni. Speciālistu komanda Ir saprātīgi un ieteicami, ja klients norāda līgumā, ka komanda, ar kuru tas tiekas aģentūru atlases procesā, ir komanda, ar kuru tas faktiski sadarbosies. Tas palīdz novērst situāciju, kad aģentūras atlases fāzē izmanto īpaši sagatavotu speciālistu komandu, ar kuru klients pēc tam vairs netiekas, tādējādi klients tiek atstāts ar komandu, kuru tas nepazīst vai ar kuru nevēlas sadarboties. 10 11
  • 7. Ar sniegumu saistītas prēmijas/sods Ja ar sniegumu saistīta prēmiju vai sodu sistēma ir iepriekš saskaņota, tas detalizēti jāizklāsta līgumā. Ja šī sistēma ir pārāk nenoteikta vai sarežģīta, lai to saprotami un pilnībā izklāstītu līgumā, tad, visticamāk, tā nedarbosies praksē un būtu atkārtoti jāizvērtē. 5. etaps Darba uzdevums Darba uzdevums jebkādā tā formā ir jebkura veiksmīga darījuma pamatā. Intelektuālais īpašums Tas skaidri, precīzi un abpusēji saprotamā veidā izklāsta: Intelektuālā īpašuma tiesības, kas radušās aģentūras darba rezultātā klienta • kādi pakalpojumi tiks nodrošināti labā, ir skaidri nododamas. Nav būtiski, kurai pusei tās tiek nodotas, ja vien • kādā apjomā un/vai kvalitātē tie tiks nodrošināti īpašumtiesību jautājums ir nepārprotams un iepriekš saskaņots. • kas tos nodrošinās un kam tie tiks nodrošināti • kad tie tiks nodrošināti Darbības teritorijas • par kādu cenu tie tiks nodrošināti un kā tiks veikta pakalpojumu Gadījumos, kad SA aktivitāte noritēs (vai var noritēt) vairāk nekā vienā valstī, apmaksa var būt nepieciešams pārskatīt līgumu un to pielāgot katras valsts jurisdikcijai. Diemžēl darba attiecības SA jomā bieži vien tiek uzsāktas bez atbilstoša darba uzdevuma (DU). Nereti netiek nodarīts nekāds kaitējums, tomēr Spēkā esamības turpināšanās citkārt rezultātā rodas apjukums, konflikti un tiek zaudēts gan klienta, gan piegādātāja laiks, pūles un naudas līdzekļi. Klientam un aģentūrai rūpīgi jāapsver, kuri līguma nosacījumi turpina palikt spēkā pēc līguma darbības beigām un uz cik ilgu periodu. Nosacījumi, kas var Tendence izsākt darbu bez DU, iespējams, radusies tā iemesla dēļ, ka klients, turpināt palikt spēkā, var attiekties uz ierobežojumiem piedāvāt darījumus piegādātājs vai abi uzskata par sarežģītu precīzi aprakstīt konkrētās SA aktivitātes personālam no aģentūras vai klienta puses, kā arī uz priviliģētas (bet ne ilgtermiņa rezultātus (outcome). Tā ir kļūda, jo efektīvs DU detalizēti apraksta konfidenciālas) informācijas izmantošanu. aktivitātē iesaistītos ieguldījumus un tiešo iznākumu (output), bet ne rezultātus. Rezultātu var būt grūti aprakstīt, jo tāda ir mārketinga un komunikācijas daba. Lai arī rezultāts varētu būt faktors attiecībā uz vienošanos, kas balstīta uz apmaksu pēc rezultāta, tā tomēr nav piemērota DU sastāvdaļa. Procesa izpratnē DU parasti atrodas starp juridisku vienošanos vai pamatlīgumu (kas regulē klienta/piegādātāja attiecības) un pirkuma pasūtījumu (kas nosaka likumīgas tiesības maksāt piegādātājam), un tādējādi tas būtu uzskatāms par dokumentu ar juridisku spēku. Lai gan tas vēl vairāk uzsver nepieciešamību pēc DU atbilstošas izstrādes, tas nenozīmē, ka DU izveide katram projektam vai darījumam būtu biedējoša un prasītu jurista vai tiesību eksperta iesaistīšanos. Ja klients un piegādātājs skaidri izprot darba prasības, DU būs salīdzinoši viegli izstrādājams dokuments. Tā formāts un saturs var variēt, tomēr ir noteikti elementi, kurus nepieciešams iekļaut. Vienmēr sagatavojot DU, būtu jāņem vērā divi faktori. 12 13
  • 8. Pirmkārt, katrs sagatavotais DU atvieglos nākamā DU izstrādi, daļēji tādēļ, aktivitātēm, kas īstenojamas iepriekšējā nedēļā”, kas bieži vien neprasīs vairāk ka jūs drīz vien izveidosiet definīciju un nosacījumu krājumu, kuru varēsiet par vienu vai divām lapām; ikmēneša progresa ziņojumu vai projekta ziņojumu, nokopēt un izmantot, protams, nodrošinot, ka iepriekš izmantotā materiāla kurā izklāstīts veikums attiecībā pret galvenajiem mērķiem un jebkādi būtiski precīzs formulējums joprojām ir atbilstošs. stratēģiski vai taktiski jautājumi; ikmēneša vai ceturkšņa budžeta pārskatu, kurā atspoguļoti piešķirtie budžeta līdzekļi un izmaksātās, iedalītās un neiedalītās Otrkārt, ja jums radīsies grūtības, izveidojot DU kādam konkrētam projektam, summas, un tikšanās/kontakta ziņojumu, kas tiek izveidots 24 stundu laikā pēc tas varētu liecināt , ka vai nu klients, vai piegādātājs, vai abi kopā nav pilnībā jebkuras nozīmīgas sanāksmes vai telefona zvana. izpratuši vai vienojušies par prasībām. Būtiski, lai šādi ziņojumi tiek padarīti par pašsaprotamu disciplīnu un tiem Tieši DU izstrāde sekmē pilnīgas sapratnes un saskaņas veidošanos starp ir konsekvents formāts. Ja šīs pamata atskaišu vadības disciplīnas netiek klientu un piegādātāju, tāpēc šim dokumentam un tā izstrādes procesam ir ļoti ievērotas un tiek aizstātas ar ātrām pārrunām vai neformālu e-pastu nosūtīšanu, būtiska nozīme. tad līdz ar to gandrīz nenovēršami cietīs arī sadarbības sniegums, rezultātā Tas īpaši raksturīgs SA nozarei, kurā ieguldījumi un iznākums, kā arī rezultāti radot apjukumu un pat zaudējumus. tiek bieži vien uzskatīti par netveramiem vai neizmērāmiem. 6. Vienošanās par pakalpojuma līmeni Būtiski aģentūras sniegto pakalpojumu aspekti var tikt ietverti vienkāršā pakalpojuma līmeņa vienošanās dokumentā. Tomēr ir pieņemts un pat ieteicams, ka aģentūra arī no klienta prasa atsevišķu pakalpojuma nosacījumu izpildi. Piemēram, lai gan klients var precizēt, ka aģentūras nozīmētajam augstākā etaps līmeņa personālam ir jābūt pieejamam divu stundu laikā jebkurā diennakts laikā vai ka tikšanās/kontakta ziņojumiem jābūt sagatavotiem 24 stundu laikā pēc sanāksmes, aģentūra var pieprasīt, ka jebkura iesniegtā dokumenta Laba pārraudzīšana komentāri vai apstiprinājumi tiek sagaidīti 48 stundu laikā, vai ka aģentūras Tiklīdz gan klients, gan aģentūra ir pilnībā un abpusēji izpratuši, kas tiek sagaidīts organizētās tikšanās klientam ar būtiskām ietekmes pusēm nevar tikt atceltas no katras iesaistītās puses, un ir fiksējuši šo izpratni ar tādu instrumentu vai aizkavētas bez īpaša iemesla. kā Līgums un Darba uzdevums palīdzību, dažu vērtīgu labas pārraudzīšanas procesu ievērošana palīdzēs nodrošināt, ka tiek izvērtētas nerealizētās gaidas, pirms tās ir kļuvušas par iemeslu bažām. Divpusējais pārskats Uzsvars liekams uz vienkāršību un pragmatismu. Tas nozīmē, ka ne klientam, Abām pusēm jāsagatavo regulārs divvirzienu pārskats par klienta/aģentūras ne aģentūrai nebūtu jāuzspiež vai jāpieņem procesi vai pasākumi, kas ir pārāk darba attiecībām un to sniegto vērtību. Tas būtu jādara kā minimums reizi sarežģīti vai laikietilpīgi, vai kuriem nav praktiska pamatojuma. Tālāk sniegti gadā, bet ideālajā gadījumā – reizi sešos mēnešos. Tas ir jo īpaši būtiski, ja tiek daži labas prakses piemēri. uzsāktas jaunas attiecības. Šim pārskatam jābūt strukturētam tā, lai tas izraisītu atklātus un konstruktīvus komentārus, kurus pēc nepieciešamības var virzīt tālāk gan klienta, gan Ziņojumi aģentūras komanda. To nevajadzētu uztvert kā rutīnas procedūru vai pavēli, bet Tikai nedaudz klientu/aģentūru saistības pieprasa vairāk nekā iknedēļas gan kā vērtīgu mācību procesu. jaunākās informācijas sniegšanu par „nedēļas laikā īstenotajām aktivitātēm vai 14 15
  • 9. Šajā pārskatā var tikt ietvertas šādas noderīgas jomas: Darba uzsākšana un ekspektācijas Diskusijas punkti: Ko komanda sagaida no otras puses attiecībā uz ieguldījumiem un rezultātiem, piemēram, informāciju, apmācību, iepazīstināšanu un informāciju par nozari? Kādi rezultāti tika sagaidīti no šī darba uzsākšanas procesa? Sniegums Kādi bija reālie ieguldījumi un iznākumi attiecībā uz otru pusi? Kādi rezultāti tika faktiski sasniegti? Otras puses ietekmētie ierobežojumi Ar kādiem ierobežojumiem nācās saskarties, kurus, iespējams, ietekmēja otra puse, piemēram, lēns apstiprināšanas process vai vadošā personāla nepieejamība svarīgos brīžos? Ierobežojumi, kurus nav ietekmējusi otra puse Ar kādiem ierobežojumiem nācās saskarties, kurus nevarēja ietekmēt otra puse, piemēram, būtiskas izmaiņas korporatīvajā stratēģijā, krīzes situācija, atlikta produkta izlaišana vai nozīmīga tehnoloģiska attīstība? Risinājumi Ko mēs varam darīt, lai atvieglotu jebkādus šā brīža vai nākotnē paredzamus ierobežojumus? Kādi plāni vai procesi būtu jāizmaina, lai reaģētu uz jaunajiem apstākļiem? Kādi būs pušu uzdevumi, lai izstrādātu un sekmētu šos risinājumus? Iespējas Kādas iespējas pastāv nākamajos sešos mēnešos, pateicoties jaunām idejām vai iespējām, kas radušās klientam, aģentūrai vai ārējo faktoru ietekmē? Kas un ko darīs, lai izmantotu šīs iespējas? Pārbaudi informāciju par piegādātāju, sadarbības partneri vai klientu Lursoft datu bāzēs www.lursoft.lv 16