1. Lone Forsberg – DPO Funktionen / Intern Revision
2017
Implementering af
Databeskyttelsesforordningen i
Københavns Kommune
Legal Compliance Programmet

2. KØBENHAVNS KOMMUNE
• Vores situation og de krav vi står overfor i Københavns
Kommune
• Legal Compliance Programmet (LCP)
• Kortlægning af forretningen, behandlingsprocesser og
dataflow – gennem en need-to og risikobaseret tilgang
• Dokumentationen der påviser, at vi udviser accountability
og er compliant
• Governance, processer og ejerskab efter maj 2018?
/ SIDE 2
INDHOLD

3. KØBENHAVNS KOMMUNE
Delt administrativ
ledelse i 7
forvaltninger
45.000
medarbejdere
600.000
borgere
Hjemmel baseret på
et stort omfang af
særlovgivning
Over 1000
systemer
Ukendt antal
behandlings-
processer
Over 50.000
mobile enheder
Delt governance-
struktur på it og
data området
Stort omfang af
databehandleraftaler
SITUATIONEN FOR KØBENHAVNS KOMMUNE

4. KØBENHAVNS KOMMUNE 4
KRAVENE TIL KK – ENKELT BESKREVET
Forvaltningerne er dataansvarlige og det betyder at de har ansvaret for:
• Personoplysningernes korrekthed, hvad de bruges til og hvor de opbevares
• Personer der får adgang til personoplysningerne
(medarbejdere konsulenter, databehandlere, leverandører)
• Opfyldelse af de registreredes rettigheder
(borgere værger, medarbejdere)
• Beskyttelsesniveau i infrastrukturen
(it, netværk, regler, kontroller)
• Beredskab hvis noget går galt
…. Og at alt herover til hver en tid kan dokumenteres !!!

5. KØBENHAVNS KOMMUNE 5
LEGAL COMPLIANCE PROJEKTET
Kommunen etablerede april 2016 et Legal Compliance Program med henblik på:
• At vurdere kommunens compliance niveau ift. Persondataloven
• At vurdere og implementere områder (mitigere GAP’s) for at leve op til den nye
Databeskyttelsesforordning.
Programmet/projektet består af 3 spor
• Spor 1 – Compliancevurdering og sikring af dokumentation for alt persondatabehandling,
der finder sted i kommunen
• Spor 2 – Etablering af regler, processer og medarbejder-uddannelse, der sikrer håndtering
af personoplysninger og registreredes rettigheder
• Spor 3 – Vurdering af sikkerheden i kommunens IT portefølje samt design og
implementering af regler, processer og forretningsgange, der sikrer organisatoriske og
tekniske foranstaltninger i kommunens it-systemer

6. KØBENHAVNS KOMMUNE
Styregruppe
Forvaltningsprojekt
Evt.
Koordinationsforum
for projekterne
Evt. Styregrupper og
projektledelse for
større projekter
Forvaltningsprojekt Koncern IT projekt
LCP/DPO Forum
Programledelse
Projektledergruppe
PROGRAMORGANISATION SAMSPIL – ROLLER OG ANSVAR
Rollerne i projektet svarer til kommunens styrelsesvedtægt
• Programledelse
- Identificering og dimensionering af opgaver
- Kommunikation til styregruppe og ledelse
- Koordinering af fælles løsninger
- Ansvarlig for spor 2
• LCP/DPO Forum
- Tværgående kooridinering af projektets 3 spor / aktiviteter
• Projektledergruppe / Forvaltninger
- Sikre overholdelse af lovgivningen via gennemførsel af projektet
- Højne dataadfærden og kulturen i forvaltningen
- Fastlægge it-sikkerhedsniveau jf. Sikkerhedsregulativ
- Driftsansvar
• Intern Revision / DPO
- Ansvarlig for spor 1
- Observatør I projektet som helhed
- Bistår og rådgiver forvaltningerne
• Koncernservice, KIT
- Ansvarlig for spor 3
- Rådgivning Selvstændigt spor 3 i LCP:
- Styring og tilsyn med it-sikkerhed
- Ansvarlig for netværk, servere m.v. og tværgående systemer
• Borgerrådgiver
- Observatør og rådgiver – ikke beslutningstager
• Eksterne konsulenter
SIDE 6

7. KØBENHAVNS KOMMUNE 7
GRUNDLAGET FOR COMPLIANCE
Styr på / gennemsigtighed i informationer om ”forretningen” og tilhørende
personoplysninger / deres bevægelser
 Aktiviteter – de forretningsaktiviteter der finder sted vores ”forretning”
 Behandlingsprocesser – de processer hvor der behandles / ikke behandles
personoplysninger og deres karakteristik
 Dataflows – personoplysningernes bevægelser, behandlingstype, hjemmel,
opbevaring mv.
Entydigt ejerskab for hvem der beslutter, udfører og fører tilsyn.
 Entydig governance
 Processer end-to-end
 Klare roller (ansvar)
 Tydelig opgavebeskrivelse

8. KØBENHAVNS KOMMUNE
INFORMATIONSBEHOVET - EN KORT FORKLARING
• En aktivitet - kan f.eks. være Folkeskolen
• Aktiviteter består af et antal behandlingsprocesser, hvori der behandles
personoplysninger, f.eks.
• administration af folkeskoleelever
• læreplaner
• forældreintra
• karakterer
• Hver behandlingsproces består af en eller flere dataflows, når personoplysningerne
bevæger sig. Der opstår et dataflow hvis oplysninger bevæger sig fra en ansvarlig til en
anden ansvarlig og/eller skifter hjemmel …. f.eks.
• Flow 1 : Fra en forældre (REG) til BUF folkeskolen (DA)
• Flow 2 : Fra BUF folkeskolen (DA) til kommunens børnetandpleje (DA) – (hjemmel
ændres)
• Flow 3 : Fra børnetandplejen (DA) til ekstern aktør (f.eks. ekstern bøjletandlæge)
(DA)
25. januar 2018

9. KØBENHAVNS KOMMUNE 9
INFORMATIONSBEHOVET – NEED-TO TILGANG
Accountability
(GDPRart.5(2)og24)
Oprindelse (afsender)
Formål
Kategorier af registrerede
Ansvarlig person
Kryptering
Manuel behandling
Behandlingstype
Antal registrerede
Antal personer med
adgang til oplysninger
Retsgrundlag (hjemmel)
Modtagere/kategorier af
modtagere
Overførsel til 3. lande
Tidsrum (sletning)
Kategorier af
personoplysninger
Objektiv
risikovurdering
(DPR: art. 24, 25, 32,
33, 34, 35, 36)
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Oplysningspligt
(GDPR: art. 13/14)
x
x
x
x
x
x
x
x
Fortegnelse
(DPR: art. 30)
x
x
x
x
x
x
Databehandlere
(DPR: art. 28)
x
x
x
x
x
Indsigtsret
(DPR: art. 15)
x
x
x
x
x
x
x
x
(x)
x
x
x
Sikkerhedsbrud
(DPR: art. 33)

10. KØBENHAVNS KOMMUNE 10
FULDSTÆNDIGHED & RISIKOBASERET TILGANG
Overblik over alle kommunale aktiviteter og alle behandlingsprocesser
herunder
Gruppering af behandlingsprocesser hvor det er muligt
Uden personoplysningerMed personoplysninger
Almindelige
Grunddata
Fortrolige Følsomme
3. prioritet 2. prioritet 1. prioritet
Grunddata
Volumen+Behand.typer+Regist.ty
per
DataflowDataflowDataflow
PrioriteringPrioriteringPrioritering
Grunddata
Sortering
Sortering

11. KØBENHAVNS KOMMUNE 11
INFORMATIONER - BEHANDLINGSPROCES
Behandlingsprocessens Grunddata Konkrete informationer - eksempel fra en forvaltning
Navn på behandlingsproces KFF-Adm. Støttefunktion systemhåndtering
Ejer af behandlingsproces Matte Harishøj
Opbevaringsperiode (f.eks. 5 år) N/A (bør være udfyldt med en år)
Formål med behandling Sikre den daglige it- og telefonidrift i KFF
Oplysningskategori Adresser generelt, Cpr nummer, Digitale fodspor, Ansættelsesforhold,
Forbrugsoplysninger, Foto, video, Foto, video, Personlig information,
Indkomstforhold, Anden information
Typer af registrerede Borgere (alle), Kontaktpersoner ved leverandører, Rådgivere eller
konsulenter
Systemnavn og ID AEOS, Besøgstællere, Bibliotekssystemet – DDELibra, BookPC,
Computopic- SMS tjeneste, CPH Volunteers adm system, CPR (tidligere
kaldt CPR 2), CPR-selvbetjening, DDElibra Web Professionel, Den
Centrale Telefoniplatform (+ div. ID numre)
Outsourcing af personoplysn. /
databehandling
JA
Antal behandlere ca. (medarbejdere i
KK)
18
Antal registrerede ca. (borgere mv.) 500.000

12. KØBENHAVNS KOMMUNE 12
Dataflow - registreringer Konkrete informationer - eksempel fra en forvaltning
Nummer, navn på dataflow og tilhørsforhold 1.1 / Selvbetjeningsadgang / KFF-Adm. Støttefunktion
systemhåndtering
Ejer af dataflow – nedarves fra processer og kan
tilpasses
Matte Harishøj
Behandlingstype for dataflow (indsamling, behandl.
Mv.)
Registrering (rullemenu)
Manuel behandling (ja/nej) Nej (rullemenu)
Kryptering (ja/nej) Nej (rullemenu)
Behandling starter / startenhed Registrerede (rullemenu)
Rolle / Ansvarstype for start (dataansvarlig, behandler,
registrerede, biperson mv.)
Registrerede (rullemenu)
Behandling slutter / slutenhed KFF (rullemenu)
Rolle / Ansvarstype for slut (dataansvarlig, behandler
mv)
Dataansvarlig (rullemenu)
Persondatakategori nedarves fra processer og kan
tilpasses
CPR nummer (rullemenu)
Lovgrundlag / Behandlingsgrundlag PDF Art. 6 stk. 1 (a)
Databehandleraftale (ja/nej) Nej (rullemenu)
Opbevaringsperiode 5 år
Beskrivelse af dataflow Registrering ved selvbetjeningsadgang til biblioteker og kulturhuse
INFORMATIONER - DATAFLOW

13. KØBENHAVNS KOMMUNE 13
HVAD OPNÅR VI
Med spor 1 opnår vi:
 At vi overholder DBF – og kan dokumentere at vi gør det
 At vi ved hvor vi skal sætte ind
(vi kender områder hvor beskyttelse af personoplysninger er behæftet med størst risiko – det vi sige vi
kan udnytte ressourcer til beskyttelse de rigtige steder)
 At vi kan efterprøve reglerne / føre tilsyn, hvor det giver mest mening
(effektivitet i ledelsestilsyn)
 At vi generelt kender ”forretningen”, kan planlægge nyt og fortsat være
compliant
(digitaliseringsstrategier, effektive løsninger, nye behandlingsprocesser)
 At dem vi registrerer personoplysninger om, er trygge og tilfredse med KK

14. KØBENHAVNS KOMMUNE 14
ORGANISERING – GENNEM ENTYDIGE PROCESSER

15. KØBENHAVNS KOMMUNE 15
ORGANISERING – ROLLER
Hovedrollerne i governance strukturen
Besluttende
Godkende, ledelsesmæssig forankring & ressourcer mv.
Udførende
Ansvarlig for at delproces gennemføres som den er tilrettelagt og er effektiv
Tilsyn
Føre tilsyn med resultater af udført arbejde / ansvarsområde
 Procesejer
At der er tilrettelagt optimale forretningsgange / rutiner, formidling af disse til linjeledelse

16. KØBENHAVNS KOMMUNE 16
ORGANISERING – NOGEN HOVEDANSVARLIGE
 DPO
Jf. forordningens bestemmelser og den nye vejledning
 Forvaltningsdirektion / nærmeste leder
Typisk beslutningstager / tilsynsførende
 DPO business partner
DPO’ens kontaktperson i hver forvaltning – og dermed forvaltningens vidensperson om implementering og drift
af forordningen.
DPOBP skal deltage i Forum for Compliance
 Behandlingsproces ansvarlig
Sikre rigtigheden i de oplysninger, der er registreret på de behandlingsprocesser vedkommende er ansvarlig
for
 Dataflow ansvarlig
Sikre rigtigheden i de oplysninger, der er registreret på de dataflows vedkommende er ansvarlig for

17. KØBENHAVNS KOMMUNE 17
DATABESKYTTELSE - SYSTEMUNDERSTØTTES
 Pactius - Dokumentationsløsning giver mulighed for:
At DPO og DPO Business Partners kan søge på kryds og tværs for at vurdere, føre tilsyn og sikre, at
forvaltningen er compliant. Eksempelvis:
• behandlingsprocesser, hvor der mangler lovgrundlag eller databehandleraftaler
• i hvilke behandlingsprocesser og systemer behandles helbredsoplysninger
At DPO og DPOBP kan besvare spørgsmål fra borgerne eller tilsynet, ift. hvilken lovhjemmel vi har til givne
behandlinger.
 Pactius – Risikomodul (vores egen udvikling) giver mulighed for
At kombinere og ”værdiansætte” registrerede oplysninger så vi kan vurdere, om der er forhold, der kan
påvirke vores evne til at overholde forordningen (forhold der kan medføre, at noget kan gå galt)
Risikobilledet baseres på sandsynlighed og konsekvens.
Risikobilledet / baggrundsdata kan anvendes til at vurdere, om vi kan forbedre noget for at sænke risikoen,
og hvilke behandlingsprocesser vi skal være særligt opmærksomme på.

18. KØBENHAVNS KOMMUNE 18
RISIKOVURDERING – GRUNDLAGET FOR DPIA

19. KØBENHAVNS KOMMUNE 19
RISIKOVURDERING – GRUNDLAGET FOR DPIA

20. KØBENHAVNS KOMMUNE 20
SPØRGSMÅL ?