Les volumes d’information produits et échangés augmentent de manière exponentielle mettant à mal les stratégies classiques de management de l’information et de gestion des connaissances. Comment les pratiques sociales et collaboratives impactent-elles l’accès à l’information ? Praticiens et éditeurs spécialisés sur le sujet partageront leur retour d’expérience et leur vision de l’évolution des pratiques dans le domaine.

1. COMMENT LE DIGITAL AUGMENTE L’ACCES
A L’INFORMATION ET LE MANAGEMENT DE
L’INFORMATION
Cahier Lecko réalisé dans le cadre
du Forum Lecko à Search 2014
Novembre 2014

2. 2
A PROPOS DU FORUM LECKO
Le Forum Lecko développe des thèmes illustrant l’application de la transformation numérique dans l’entreprise.
L’événement rassemble les femmes et les hommes qui portent le changement au sein de leur organisation.
Repères
L’état de l’art des usages
et l’offre technologique associée
évoluent constamment et méritent
d’être décryptées
Retours d’expérience
Ce qui est possible
quelque part l’est ailleurs. Faire bouger les
lignes est toujours une aventure humaine
qu’il est intéressant de partager
Table ronde
Rien de tel que des regards croisés
pour mieux cerner
un sujet
Retrouver tous les contenus et prochains Forum Lecko sur :
http://forum.lecko.fr

3. SOMMAIRE
1. Notre consommation de l‘information évolue
2. La valorisation de l’info par les algorithmes, l’entreprise
ou les amis
3. Le décloisonnement
4. Le social démultiplie les capacités d’accès
à la connaissance
3

4. 1.
Notre consommation
de l‘information évolue
4

5.  Rechercher dans les ressources
 de l’entreprise
Les applications métiers concentrent de plus en plus
d’informations mais nécessitent d’être interrogées une à
une avec des performances de recherche très variables.
L’exemple de l’Office national des forêts (ONF) est
représentatif. Avant l’arrivée d’une recherche fédérée,
un collaborateur pouvait consacrer jusqu’à
2 minutes pour chercher une information
potentiellement présente dans différentes applications.
A ce titre, on peut dire qu’un capital informationnel mal
exploité existe dans l’organisation. L’accroissement
régulier des données et du nombre potentiel
d’applications aggravent encore la situation un peu plus
chaque année.
Thierry Fischer – Office national des forêts
5

6. Réduire drastiquement le temps* d’accès à l’information émiettée dans le SI
INTRANET
Application métier
Centre de documentation
Base documentaire métier
Exemple présenté par l’Office national des forêts lors du Forum Lecko le 6 novembre 2014
6
AVANT
45 secondes
25 secondes
20 secondes
25 secondes
AVEC LA
RECHERCHE
EDEREE (Sinequa)
4 secondes
* Temps de connexion + activation du moteur de recherche + affichage des résultats

7.  Rechercher une information immédiatement,
même dans un couloir depuis son smartphone
Le smartphone est aujourd’hui plus qu’un outil de communication, il devient un
outil de travail à part entière.
La consommation d’informations et de services en mobilité ne cesse d’augmenter.
Dans l’entreprise, les collaborateurs sont connectés en continu, sur différents
supports. Ils demandent donc légitiment à pouvoir rechercher de l’information
depuis leur smartphone.
7

8.  Rechercher une expertise
plus qu’une réponse
Les collaborateurs sont de plus en plus confrontés à de
nouvelles situations. Le côté répétitif de leur travail disparait
mais de nouveaux besoins apparaissent.
Face à cela, les états de l’art progressent vite, plus vite que la
capacité des organisations et de leurs équipes à les assimiler.
De plus, les nouvelles problématiques sont souvent d’une
complexité fine.
Traiter cette complexité nécessite d’aller au-delà de la
recherche d’information pour rechercher de l’expertise.
Or les savoirs sont de moins en moins formalisés. Quand bien
même ils le sont, ils ne se suffisent pas à eux-mêmes.
La recherche évolue donc vers la recherche d’expertise, ou
plutôt l’identification de personnes pouvant contribuer à
résoudre une problématique.
Lors du Forum Lecko, Microsoft avançait que le
travail non routinier était passé de 25% en 2010 à 40%
en 2015 selon Gartner.
8

9.  Rester éveillé sur l’activité de son environnement
La recherche n’est pas forcément explicite. Les collaborateurs peuvent être à
l’écoute, curieux de connaître l’activité de leurs environnements (proches,
entreprise, relations professionnelles, etc.). La recherche s’étend ainsi à une
nouvelle source d’informations jusqu’à présent inexistante : l’activité des autres.
Bientôt, il faudra ajouter l’activité des objets.
La recherche doit donc prendre en compte de l’information produite dans l’instant et
dont la syntaxe prend des libertés avec l’orthodoxie grammaticale.
9

10.  Retrouver un document sur lequel on est intervenu (La
surinformation atomique)
Si rechercher de l’information s’est historiquement porté sur les bases de connaissances,
les centres de ressources de l’entreprise et au-delà, les besoins des collaborateurs
conduisent maintenant à rechercher dans l’environnement de travail de chacun.
Combien de fois recherche-t-on un document sur lequel on a travaillé, en vain parce que
présent dans plusieurs endroits possibles, dans différentes versions, et noyé dans une
masse d’informations.
Microsoft a bien identifié cette problématique et a renversé sa technologie de recherche
FAST en un moteur de suggestion sociale au travers de Delve.
10

11.  Rechercher au-delà des murs
de l’entreprise
Au-delà de la veille, l’évolution de l’économie de la
connaissance nécessite que l’entreprise s’appuie sur des
compétences externes pour ses propres besoins
opérationnels et d’innovation.
La recherche d’information et d’expertise se porte de plus
en plus à l’extérieur des murs de l’entreprise. Avec, comme
l’a souligné, Knowledge Plaza, les limites imposées par un
monde semi-ouvert.
Des plateformes comme Facebook ou Twitter contrôlent
(contraignent ou restreignent partiellement) l’accès à leur
données. Les applications mobiles sont également des
environnements imperméables à des applications tierces et
notamment aux moteurs de recherche.
Les moteurs de recherche accèdent alors à moins
d’éléments que l’utilisateur lui-même.
Raphaël Briner – Knowledge Plaza
11

12. 2.
La valorisation de l’information
par les algorithmes, l’entreprise
ou les amis
12

13. Face à cette surinformation, la question des mécanismes de tris
et de valorisation se pose naturellement. Si nous ne pouvons
tout lire, aux outils de nous proposer le meilleur contenu au
meilleur moment.
 De la recherche active
à la suggestion automatisée
Avec Delve, Microsoft présente une vue contextuelle des
informations utiles. Par exemple, vous entrez en réunion, Delve
identifie le sujet de la réunion dans l'agenda, les discussions s'y
rapportant, les participants, vos précédentes interactions avec
eux et vous suggère les informations pertinentes.
La manière de consommer l’information en est radicalement
changée. Il aurait fallu faire plusieurs requêtes (dans la
messagerie, regarder dans son agenda, dans l'espace partagé,
etc.) pour compiler avec probablement moins de succès la
même information.
Exemple d’interface de Delve
13
Avec quelques minutes gagnées avant chaque réunion, ajouté au temps gagné en efficacité durant la réunion, multiplié
par le nombre de réunions auxquelles nous participons chaque semaine, le gain de productivité ne peut être que
conséquent.

14. Comme l’a rappelé Alexandre Cipriani (Microsoft) cela
« impacte notre culture d'entreprise ».
Tout d'abord, seuls les collaborateurs qui travaillent dans
des espaces partagés bénéficient du levier Delve.
Ensuite Delve met en avant un autre visage de
l'organisation. Les liens objectifs rendus explicites entre les
collaborateurs sont différents de ceux que l'organigramme
peut montrer.
Alexandre Cipriani - Microsoft
14

15.  De la valorisation par les algorithmes à la curation
Les algorithmes prendront-ils le pouvoir ?
C'est une vieille question puisque Google est au coeur des réclamations des entreprises
considérant son organisation du web partiale et opaque.
Au delà du bien fondé des craintes de perversion, les algorithmes sont-ils la solution la
plus pertinente pour trier l'information ? Raphael Briner (Knowledge Plaza) souligne que
rien ne peut remplacer la qualité d'agrégation et de mise en relief produite par un
collaborateur intéressé par un sujet.
Pour mettre en perspective l'information à valeur ajoutée, rien de vaut mieux qu'un
réseau de veilleurs contribuant à collecter, partager et qualifier collectivement
l'information. La curation, terme dont l’origine désignait l'action des commissaires
d'exposition lorsqu'ils rassemblent autour d'un thème des oeuvres réparties dans
différents musées, est la clef de voûte du social-knowledge management.
Sinequa et Microsoft ont tous deux vanté la capacité d'apprentissage de leur
technologie à partir de nos usages, pour augmenter la pertinence finale.
Ce "machine learning" traduit une évidente progression technologique mais reste une
promesse à vérifier dans les années à venir.
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16.  La constitution de base de connaissances
et d’un annuaire d’expertises
Si la connaissance se transmet au plus grand nombre à travers l'écrit et les bases de
connaissances, la nouvelle économie des savoirs produit une accélération des états de
l'art. Cela entraîne plusieurs conséquences qui ne font que s'accentuer :
 Obsolescence de l'information accélérée. La valeur d'une base de connaissances,
et son utilité sont donc moindres.
 Incapacité à tout formaliser
 Diversité grandissante des sources d'informations
 Complexité accrue des sujets traités.
Face à ces sujets, l'entreprise adapte sa stratégie de KM et évolue vers le social KM.
Cela se matérialise par plusieurs éléments :
 La mise en réseau des praticiens entre eux et avec les bénéficiaires de ces
transferts d'expertise
 L'ouverture des échanges avec l'écosystème
 Une gouvernance déconcentrée : chacun est libre de collecter les sujets qui
l'intéresse, l'accès a l'information n'est plus freinée, elle est encouragée
 La valeur est créée par sa circulation
16

17. La mise en place de cette approche social KM implique d'impulser
un changement culturel et de catalyser ces nouvelles possibilités de curation et de valorisation des expertises.
C'est l'ambition de Knowledge Plaza.
Collecter des contenus lors de la navigation, puis éditer, agréger,
valoriser une collection de contenus dans Knowledge Plaza (Source Knowledge Plaza)
17

18. Sinequa, le moteur de recherche fédéré, évalue désormais l'expertise des utilisateurs en plus des contenus. Pour
cela, il analyse toutes les citations des personnes dans les documents pour comprendre leur rôle dans l’entreprise.
Pour Astra Zeneca, Sinequa génère dynamiquement les thèmes d’expertise d’une personne par l’analyse de 200
millions de documents (Source Sinequa).
18

19. Swapcard travaille également dans ce sens.
Cette startup propose aux collaborateurs d'échanger leur coordonnées via des cartes de visites électroniques
actualisables tout au long de leur carrière et offre ainsi aux entreprises un annuaire complet, et qui se met
automatiquement à jour. Une manière de construire son annuaire et de maintenir à jour sa base de contacts.
Application Swapcard.com (Source Swapcard)
19

20. 3 .
Le décloisonnement
20

21. Le savoir-faire d’un moteur de recherche comme Sinequa est de créer des connecteurs avec un
maximum d’applications et d’associer avec pertinence les résultats issus de sources
hétérogènes.
Raphael Briner (Knowledge Plaza) a alerté sur l'écart entre notre perception d'un Internet ouvert
et la réalité. Le web invisible ne cesse de progresser lorsque la connaissance est piégée dans
des plateformes sociales dont les API constituent un sas d'entrée imposant sournoisement des
contraintes et limitations d'accès.
La curation permet d'aller là où les moteurs ne vont pas. Charge alors à l'utilisateur de collecter
l'information, par copier/coller, captures d'écran, ou autre. Knowledge Plaza s'est fixé comme
objectif de fournir des outils pour faciliter cette récupération d'éléments à partager par la suite sur
sa plateforme. Le décloisonnement de l'information se fait par les liens humains. Ce capital social
reste alors morcelé.
21

22. Knowledge Plaza intègre de multiples sources d’information (Source Knowledge Plaza).
22

23. Dans un univers informationnel, chacun recherche parmi ses
informations ou celles qu’on lui a partagées.
Dans un univers ouvert, d’une part les connaissances
potentiellement accessibles sont plus importantes, d’autre
part les interactions
avec son environnement traduisent des intérêts, une
expertise, une réputation qui va
augmenter les capacités des algorithmes à remonter de
l’information pertinente.
La technologie crée tout de même de nouvelles cloisons,
y compris au sein de l’entreprise. Le Centre de recherche
de GDF Suez a, pour y faire face, développé une
technologie capable de fédérer plusieurs plateformes
sociales.
Sur MySocial l’utilisateur peut équilibrer ses résultats entre meilleure
expertise et meilleure proximité (Source GDF Suez – CRIGEN).
23

24. Les objectifs sont multiples.
Tout d’’abord proposer un environnement unifié au
collaborateur dans sa gestion de son identité numérique, afin
de créer une identité de référence à partir d’informations déjà
saisies sur d’autres RSE. A terme, cette identité sera
proposée aux applications sociales du SI et permettra de
réduire les barrières à l’entrée de nouveaux utilisateurs.
Ensuite fournir un moteur de recherche d’expertise
transversal allant puiser dans les interactions sociales
(conversationnelles et relationnelles) pour identifier les
personnes vers qui se tourner sur une problématique donnée.
Exemple de fiche profil sur MySocial
(Source GDF Suez – CRIGEN)
24

25. 4 .
Le social démultiplie les capacités
d’accès à l’information
25

26. La question de l’accès à l’information a considérablement évolué avec la nouvelle
économie des savoirs. Les approches « sociales » ne sont pas qu’une manière
d’optimiser un système existant, mais une adaptation profonde à un contexte nouveau.
Le social apporte une nouvelle configuration organisationnelle :
chacun devient potentiellement une source. Notre expertise individuelle constitue une
valeur à mettre au service de l’entreprise qui est désormais « mobilisable ».
Chacun est un curateur potentiel sur son sujet et va créer de nouveaux contenus à
valeur ajoutée, qui seront mis en avant.
Les algorithmes intègrent le contexte des plateformes sociales : temps réel, contenus
mal formulés, gestion des relations entre les personnes. L’enjeu est également de
retrouver une meilleure productivité individuelle et collective dans son travail au
quotidien.
Pour cela, de nouveaux moteurs facilitent l’accès à l’information utile en apprenant de
nos interactions et en puisant dans nos échanges avec notre environnement.
Si ces évolutions sont catalysées par une acquisition technologique et une intégration
avec les systèmes existants, elles dépendent d’une évolution culturelle et
organisationnelle.
Pour connecter les
plateformes sociales
et ainsi révéler de manière
globale les compétences et
centres d’intérêts des
collaborateurs.
Un projet du Centre
de recherche de
GDF Suez
26

27. MySocial permet de fédérer ses profils et ses réseaux développés
sur différentes plateformes internes et externes.
(Source GDF Suez – CRIGEN)
27

28. L’utilisateur bénéficie d’une interface de gestion pour
consolider les informations qu’il souhaite (Source GDF Suez – CRIGEN).
28

29. REMERCIEMENTS
Jacqueline Sala (Veille Mag) et Search pour leur accueil sur l’édition 2014
Les experts pour leur témoignages :
Thierry Fischer - Office national des forêts
Luc Manigot - Sinequa
Sami Habhoub - Centre de recherche de GDF SUEZ
Raphael Briner - Knowledge Plaza
Alexandre Cipriani - Microsoft
Baptiste Boulard - SwapCard
Les partenaires de l’événement : Knowledge Plaza – Microsoft - Sinequa
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30. CE MATERIAU NE PEUT PAS ETRE UTILISE DANS LE CADRE D’UNE
PRESTATION COMMERCIALE
CC €
BY NC
Cette création est mise à disposition selon le Contrat Paternité-Pas d'Utilisation Commerciale 2.0 France disponible en ligne
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