2. Planeación
El concepto de planeación proviene de la palabra planear, que es un verbo
y que significa organizar algo con anticipación a que suceda para
encontrarse uno mejor preparado. La planeación es entonces el acto
mediante el cual una persona, una institución, un grupo organizan de
manera anticipada una situación, evento o acción que ya se sepa que
tomará lugar con el objetivo de hacerlo de la mejor manera posible.
IMPORTANCIA:
La planeación es muy común en determinados ámbitos que tienen que ver con
acciones a largo plazo o acciones de cuyos resultados se deba hacer un balance.
En este sentido, es común hablar de planeación en el ámbito laboral y empresarial
ya que toda institución u organización que busca obtener ganancias debe planear
con anticipación elementos tales como inversión, gastos anticipados, tiempo de
recuperación de la inversión, gastos accesorios, posibles dificultades que limiten
las ganancias, créditos, etc. Todo esto deberá exponerse en la planeación a modo
de organizar de mejor manera el desempeño y estar al tanto de las posibles
consecuencias del trabajo.
PRINCIPÌOS:
Estos son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la
forman .Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la
acción.
PRINCIPIO DE RACIONALIDAD: Todos y cada uno de los planes deben
estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan
lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD: La planeación debe comprender
suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc.
de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
PRINCIPIO DE LA PRESICION: Los planes no deben hacerse con
afirmaciones vagas y genéricas, planes precisos
3. PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD: todo plan debe dejar margen para los
cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las
circunstancias que hayan variado después de la previsión.
PRINCIPIO DE LA UNIDAD: Los planes deben ser de tal naturaleza, que
pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican
en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general”. Es evidente que mientras haya
planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los
diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción,
ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que
en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De
ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si
el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los
planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
PRINCIPIO DE FACTIBILIDAD: Lo que se planee debe ser realizable; es
inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean
imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las
condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
PRINCIPIO DE COMPROMISO: La planeación debe comprender un periodo
en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el
cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio
indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que
los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para
adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los
cambios imprevistos.
Principio de factor limitante: En la planeación se hace necesario que los
administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan
llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este
principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger
entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
Principio de inherencia: La programación es necesaria en cualquier organización
humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar
sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la
eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
4. ETAPAS DE LA PLANEACION
PROPOSITO: La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la
redundancia y fija los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a
lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a dónde va la organización y con que deben
contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con
otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar
que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que
podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la
superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente
descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los fines están claros, las
ineficiencias son obvias. En resumen el propósito son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
PRONOSTICOS: Los pronósticos son predicciones de lo que puede suceder o esperar,
son premisas o suposiciones básicas en que se basan la planeación y la toma de decisiones.
Algunos escritores consideran que los modelos de pronósticos son técnicas de la ciencia
administrativa por varias razones: muchos métodos de pronósticos se apoyan en técnicas
matemáticas complejas; el pronóstico se necesita como elemento de otros modelos y algunos
pronósticos son una ayuda esencial en la planeación y solución de problemas. En realidad, los
pronósticos no sólo se utilizan como elemento de los modelos de solución de problemas
mediante la ciencia administrativa, sino que establecen además las premisas a partir de las
cuales se elaboran los planes y controles.
OBJETIVOS: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad.
Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la
organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa
constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos de la
empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes.
ESTRATEGIAS: Durante años el ejército usó la palabra "estrategias" para designar los
grandes planes que se hacen a la luz de lo que se cree que un adversario podría hacer o no. Aunque
el término "estrategias" todavía tiene usualmente una con notación competitiva, los gerentes lo usan
cada vez más para señalar áreas amplias de la operación de una empresa.
Tres definiciones denotan los usos más comunes del término estrategias:
1. Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales,
2. El programa de objetivos de una organización y sus cambia los recursos usados para lograr estos
objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos y
5. 3. La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de
acción y asignación de recursos necesarios para lograr estas metas.
POLITICAS: Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen
declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones. No todas las políticas son "declaraciones"; a menudo tan sólo se deducen de las acciones
de los gerentes. Por ejemplo, el presidente de una compañía puede seguir estrictamente (tal vez por
conveniencia más que como política) la práctica de ascensos internos; la práctica puede
interpretarse entonces como política y los subordinados la seguirán cuidadosamente. De hecho, uno
de los problemas de los gerentes es cerciorarse de que los subordinados no interpreten como
política menor las decisiones administrativas que no estén destinadas a servir de patrones. Las
políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la
decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su cumplimiento.