©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Instructor: Francisco O. Acevedo Gutiérrez

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ARCHIVO HISTÓRICO

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ARCHIVO HISTÓRICO
• Unidad responsable de
organizar, describir,
administrar y conservar a
perpetuidad los documentos
que después de haber
concluído su vida semiactiva
y haber adquirido valores
útiles para la investigación
histórica, científica, social,
etc. (evidencial e
informativo), constituyen la
memoria histórica de su
institución productora.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ARCHIVO HISTÓRICO
• Según los Lineamientos generales para la organización
y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la administración pública federal:
“Las dependencias y entidades establecerán un archivo
histórico, de así considerarse necesario, adscrito al
área coordinadora de archivos, en su caso. El
responsable de éste deberá contar con conocimientos y
experiencia en archivística. Será nombrado por el titular
de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel
jerárquico y tendrá las siguientes funciones:

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ARCHIVO
HISTÓRICO
• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su
caso, con el archivo de concentración, en la elaboración
del cuadro general de clasificación, el catálogo de
disposición documental y el inventario general.
• Validar la documentación que deba conservarse
permanentemente por tener valor histórico, para el
dictamen del Archivo General de la Nación.
• Recibir los documentos con valor histórico enviados por el
archivo de concentración.
• Organizar, conservar, describir y difundir la documentación
con valor histórico.
• Establecer un programa que permita respaldar los
documentos históricos a través de sistemas ópticos y
electrónicos, y
• Estimular el uso y aprovechamiento social de la
documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos
de consulta.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
PRINCIPIOS DE
PROCEDENCIA Y ORDEN
ORIGINAL

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
• Antes del surgimiento de
estos principios los
archivos eran organizados
de distintas formas: por
temas, criterios
ideológicos; solían
utilizarse, también,
sistemas ajenos a la
naturaleza de los
documentos de archivo,
por ejemplo: Dewey (que
es privativo de libros,
revistas, etc.)

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
• En 1814, el archivista e
historiador francés Natalis
de Wailly enuncia la noción
de fondo de archivo,
consistente en mantener
reunidos los documentos
provenientes de un mismo
organismo, persona,
familia, etc.
• Surge, de este modo, el
principio de procedencia o
de respeto a los fondos

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
• Sin embargo, el respeto a
los fondos no garantizaba
aún que las agrupaciones
documentales existentes a
su interior (secciones,
series, expedientes) no
pudieran ser mezcladas
entre ellas mismas; se
reglamentaban las
relaciones entre los fondos,
más no las que pudieran
suceder en sus niveles
documentales inferiores.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
El principio de
procedencia y el de
respeto al orden original
• Por tal razón, en 1881 H. Von
Seybel enunció un nuevo
principio: el de orden original.
En términos generales, éste
dispone que los documentos
de un fondo deben
mantenerse, a lo largo de su
vida, en el orden otorgado
por su entidad de origen, o
sea, clasificados de acuerdo
a las acciones desarrolladas
por la entidad o a sus propias
estructuras administrativas.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
El principio de
procedencia y el de
respeto al orden original
En conclusión:
• El principio de procedencia o de respeto a los fondos
establece que los documentos deben agruparse en el
Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o
entidades que los produjeron.
• El principio de orden original establece que la
documentación debe agruparse en el Archivo Histórico en
el orden que recibió durante su función administrativa.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
Ventajas:
• Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege
su integridad ya que los orígenes y procedimientos a los
que deben su existencia están reflejados en su
ordenación.
• Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto
es, el contenido de un documento individual sólo puede
entenderse completamente cuando los documentos son
ordenados de acuerdo con este principio
• Proporciona al archivista una guía práctica y económica
para ordenar, describir y analizar los documentos que
están bajo su custodia.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
• De conformidad con los principios de procedencia y
orden original, los documentos, de forma natural, se
agrupan en:
a) Fondos
b) Subfondos y/o secciones
c) Subsecciones
d) Series
e) Subseries
f) Unidad documental compuesta (expediente)
g)Unidad documental simple (documento singular o
suelto)

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Fondo:
Totalidad de la documentación producida, acumulada y/o
recibida por una institución o persona, cuya organización
refleja la estructura o las funciones de su entidad
generadora.
“El fondo es el resultado de una primera aplicación del
principio de procedencia y vincula a la totalidad de los
documentos producidos por una institución.”
Subfondo y/o sección:
Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con
las subdivisiones administrativas de la institución u
organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o
similares de la propia documentación.
“Las secciones o subfondos son el resultado de una
segunda aplicación del principio de procedencia”

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Subsección:
División de la sección realizada en virtud de la
estructura orgánica y las líneas de acción de entidad
generadora del fondo.
Serie:
Conjunto homogéneo de documentos producidos de
manera continuada o seriada como resultado de una
misma actividad, la cual tiende a repetirse
indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a
tipología documental.
“Las series son el resultado de la aplicación del
principio de orden original y responden al carácter
seriado de los documentos”.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Unidad documental compuesta (expediente):
Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por
el productor o durante el proceso de organización
archivística, porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto. En este sentido, constituye la
historia del asunto en cuestión, el testimonio del
proceso administrativo. El expediente es generalmente
la unidad básica de la serie.
Algunas agrupaciones parecidas al expediente son:
Registro: Reunión de documentos que no tiene relación
con el otro, sino que han sido agrupados sólo por su
función de control. Ejemplo: los minutarios.
Dossier: Documentos agrupados en razón de un tema,
no por tramitación de un asunto.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Unidad documental simple (documento
singular o suelto):
La unidad archivística más pequeña,
intelectualmente indivisible, por ejemplo:
una carta, una memoria, un informe, una
fotografía, una grabación sonora, etc.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ORGANIZACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ORGANIZACIÓN
Conjunto de técnicas y procedimientos archivísticos
encaminados a dotar de un orden lógico a un fondo,
basado en los principios de procedencia y orden
original, en función de las líneas de acción y la
disposición orgánica de la institución productora de la
documentación. Técnicamente significa, junto con la
identificación y las actividades de rutina archivística
(foliación, rotulación), la primera intervención del
tratamiento archivístico.
Se divide en tres elementos:
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
INSTALACIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ORGANIZACIÓN
Clasificación: Consiste en agrupar documentos por
sus semejanzas y separarlos por sus diferencias;
esto es, reunirlos en función de su nivel de
organización (expedientes, series, secciones, etc.).
La clasificación conlleva un cuadro, en el cual se
debe mostrar la forma en que se clasificaron los
documentos, la cual invariablemente debe coincidir
con las funciones y la organización de los organismos
productores.
Los criterios utilizados para clasificar son:
a) Las acciones,
b) La estructura orgánica,
ORGANIZACIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
ORDENACIÓN: Procedimiento de tipo práctico por el
cual son relacionados unos elementos con otros,
siguiendo criterios lógicos establecidos de antemano
como pueden ser la fecha, las letras del alfabeto, los
números. La ordenación se aplica, al igual que la
clasificación, en los distintos niveles o agrupaciones
documentales.
Los métodos más comunes para ordenar los
documentos son:
Alfábetico
Cronológico
Numérico
Topográfico, entre otros.
ORGANIZACIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
Instalación:
Conjunto de actividades de tipo físico orientadas a dotar
de empaques adecuados, y ubicar físicamente los
documentos, todo ello llevando un control riguroso, que
redunde en una pronta recuperación del material.
En términos técnicos significa:
Colocar en cajas archivadoras los documentos
respetando su clasificación y ordenación,
Acomodar ordenadamente la documentación en la
estantería y en su respectivo repositorio.
Identificar dichas cajas por medio de etiquetas u otros
recursos técnicos; aquí se incluye el inventario de control
y todos aquellos instrumentos que faciliten su búsqueda.
Existen dos métodos de instalación:
La que reconstruye el cuadro de clasificación.
El sistema de numeración continua
(independientemente de la sección o serie).
ORGANIZACIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DESCRIPCIÓN
Conjunto de técnicas archivísticas por medio de las
cuales se brinda una representación exacta de la
unidad documental en cuestión, tanto en lo que
respecta a sus características internas
(información) como externas (soporte, estado físico,
etc.).
La descripción se realiza en varios niveles
(conocidos como niveles de descripción), mismos
que coinciden con las agrupaciones documentales
mencionadas: Fondo, sección, serie, expedientes y
documentos.
DESCRIPCIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DESCRIPCIÓN
Principios:
• El objetivo de la labor descriptiva es hacer accesibles
los fondos documentales de un archivo.
• Debe formularse un programa descriptivo a fin de
proporcionar con prontitud ciertos datos referentes a
todos los documentos del archivo, por mínimos que
sean.
• Los instrumentos de consulta deben revelar el
contenido y el carácter de los documentos y facilitar su
localización. Además, deben responder a las
demandas imprevisibles de un público indeterminado y
heterogéneo, de modo que puedan ampliar las
posibilidades objetivas de acceso a los documentos.
• Ponerlos al alcance de los usuarios.
DESCRIPCIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DESCRIPCIÓN
Por lo expuesto, y dependiendo de la agrupación
documental a la que se describa, existen diversos
instrumentos de consulta:
Cuando su objeto son los fondos, se trata de una guía,
ya sea general, especial o simple.
Cuando su objeto de estudio son las series, se trata
de un inventario.
Por último, cuando su objeto son los expedientes y los
documentos singulares, se trata de un catálogo.
“La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos
de descripción son: la unidad archivística que se
describe y el grado de detalle de la descripción.”
DESCRIPCIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
GUÍA SIMPLE DE
ARCHIVOS

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
MARCO JURÍDICO
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA GUBERNAMENTAL (D.O.F. 11/VI/02)
Artículo 32.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las
diposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los
archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía
simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la
organización del archivo.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
MARCO JURÍDICO
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Artículo 46.
De conformidad con los lineamientos a que se refeire el artículo 42 de este
Reglamento, los comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple
de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de
facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará
anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación
de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los
lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
MARCO JURÍDICO
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04)
Artículo 2.
Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones
contenidas en el artículo 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por:
XVIII. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación
archivística y sus datos generales.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
MARCO JURÍDICO
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04)
Artículo 7.
Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con
base en el cuadro general de clasificación archivística de sus series documentales,
la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, así como el
nombre y cargo del responsable, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada
uno de ellos.
Artículo tercero transitorio. El instructivo de elaboración de la guía simple de
archivos a que se refiere el lineamiento séptimo será publicado en el sitio de
internet del Archivo General de la Nación dentro de los 60 días naturales
posteriores a la publicación de los presentes Lineamientos en el Diario Oficial de la
Federación. Dicha guía deberá estar publicada en los sitios de internet de las
dependencias a más tardar el 1 de enero de 2005.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DISPOSICIONES GENERALES
De aplicación
‰ La elaboración de la guía simple es obligatoria para todos los archivos de las
dependencias o entidades de la Administración Pública Federal.
‰ Cada unidad administrativa de la dependencia o entidad elaborará la guía de sus series
documentales en todos y cada uno de sus archivos: trámite, concentración o histórico.
‰ A partir de la guía de cada unidad administrativa se integrará la Guía Simple de la
dependencia o entidad.
‰ Los elementos de descripción son aplicables del modo más amplio posible a los archivos
sin tener en cuenta su volumen, etapa o espacio físico.
‰ El orden de integración de la relación de archivos será, en primer lugar, todos y cada uno
de los archivos de trámite (etapa activa); segundo, archivos de concentración (etapa
semiactiva) y, por último, históricos (etapa inactiva).
‰ Se define el orden de presentación y jerarquía de los elementos de descripción, no así los
formatos de edición y el modo de presentación de estos elementos.
‰ La unidad de descripción de cada uno de los archivos será la serie documental.
‰ Los elementos de descripción determinados en el instructivo son básicos y obligatorios,
sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos
adicionales que así convengan a sus necesidades de control.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DISPOSICIONES GENERALES
De excepción
‰ En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contie-
nen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel.
‰ En los archivos previos a 2005, cuya estructura no esté establecida por serie, se
aplicará para la descripción el nivel inmediato superior.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DISPOSICIONES GENERALES
De responsabilidades
‰ El coordinador de archivos o, en su caso, el responsable del archivo de
concentración de la dependencia o entidad deberá elaborar la relación de
archivos.
‰ El área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad será la
responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la
dependencia o entidad para su divulgación a través del portal de transparencia.
Recomendaciones:
‰La guía simple deberá actualizarse anualmente en la fecha que así lo determine
cada dependencia o entidad, para lo cual, a partir de 2006, los archivos abiertos
en 2005 solamente utilizarán como unidades de descripción la sección y serie con
base en el cuadro de clasificación de la dependencia o entidad. En el caso de los
archivos de concentración la sustitución será paulatina en términos de las
transferencias primarias que lleven a cabo las unidades administrativas.
‰Para su control interno, las dependencias o entidades podrán incorporar los
elementos descriptivos de aperturas, bajas o transferencias de expedientes o
series que sufrieron los archivos durante el año inmediato anterior.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
DISPOSICIONES GENERALES
De estructura
Se han establecido 12 elementos de descripción cuya estructura y contenido
informativo para cada uno de ellos se integra por:
‰Nombre
‰Objetivo por el cual se incluye
‰Regla o reglas aplicables al elemento de descripción
‰Observaciones referentes a su aplicación o de excepción
Los elementos de descripción se agrupan en dos áreas informativas:
1. IDENTIFICACIÓN 2. CONTEXTO
• 1.1 Unidad administrativa
• 1.2 Área de procedencia del archivo
• 1.3 Nombre del responsable y cargo
• 1.4 Domicilio
• 1.5 Teléfono
• 1.6 Correo electrónico
• 2.1 Unidad administrativa de
procedencia
• 2.2 Sección
• 2.3 Serie(s)
• 2.4 Fecha (s)
• 2.5 Volúmen
• 2.6 Ubicación física

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
1. Área de identificación
1.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Objetivo: Conocer la ubicación del archivo dentro de la unidad administrativa.
Regla: Consignar el nombre de la unidad administrativa responsable del archivo .
Observaciones:
Se considera unidad administrativa a la que con tal carácter señala el reglamento interior o equivalente de
la dependencia o entidad.
Registrar, si es el caso, la estructura jerárquica inmediata superior del archivo.
1.2. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO
Objetivo: Proporcionar el área de procedencia del archivo dentro de la unidad administrativa
Regla: Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) donde se
localiza el archivo
Observación:
Se aplica cuando exista más de un archivo en la unidad administrativa.
1.3 NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO
Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos de la dependencia o entidad el nombre y cargo
del o los responsables del archivo.
Regla: Consignar el nombre(s) del servidor público designado(s) como responsable de la unidad
de archivo.
Observaciones:
El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran
los documentos de archivo, toda vez que en un mismo espacio físico pueden localizarse archivos activos,
semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de
trámite, concentración e históricos.
Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trámite, concentración e
históricos en una misma unidad de depósito denominado Archivo Central, Archivo General, etc. Se
consignará el nombre y cargo del titular jerárquico superior responsable.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
1. Área de identificación
1.4 DOMICILIO
Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad el lugar de
trabajo del servidor público designado como responsable del archivo.
Regla: Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia,
código postal, delegación o municipio, estado, país.
Observaciones:
En algunos casos la dirección del lugar de trabajo del servidor público responsable del archivo no
corresponderá al del depósito físico de los documentos.
1.5 TELÉFONO
Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia el télefono del
servidor público designado como responsable del archivo.
Regla: Consignar el número telefónico del archivo.
Observaciones:
Registrar, si es el caso: extensión, clave lada o indicaciones establecidas en la dependencia para
la comunicación vía teléfonica.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
1. Área de identificación
1.6 CORREO ELECTRÓNICO
Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad la dirección
electrónica oficial del servidor público designado como responsable del archivo.
Regla: Consignar la dirección electrónica oficial.
Observaciones:
En los casos que el responsable no cuente con una dirección electrónica oficial individualizada,
registrar la institucional del archivo.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
2 . Área de contexto
2.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO
Objetivo: Identificar al productor o productores de las series documentales
Regla: Consignar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de
la series documentales.
Observaciones:
En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo,
se hará la descripción partiendo de ese nivel.
El uso de este elemento de descripción dependerá de la estructura y jerarquía de la organización
del archivo.
El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se
encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio físico se localicen
archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará
consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
2 . Área de contexto
2.2 SECCIÓN DOCUMENTAL
Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la
dependencia o entidad la sección documental a la que pertenecen la(s) serie(s)
documental(es) descritas.
Regla: Consignar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la sección documental
correspondiente.
Observaciones:
En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de
cuadro de clasificación se aceptará sustituir la sección documental por la unidad administrativa de
procedencia.
De no existir una descripción en el nivel de sección documental en archivos previos a 2005, se
indicará que el nivel de descripción es el inmediato anterior.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
2 . Área de contexto
2.3 SERIE DOCUMENTAL
Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la
dependencia o entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).
Regla: Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el acervo en
custodia.
Observaciones:
Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de descripción es la serie documental, en
el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de cuadro
de clasificación, se aceptará sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el área generadora
(dirección de área, subdirección, departamento o equivalente).
De no existir una descripción a nivel de serie documental en archivos abiertos antes de 2005, se
indicará cuál es el nivel existente de descripción (fondo o sección)

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
2 . Área de contexto
2.4. FECHA (S)
Objetivo: Identificar y consignar lo(s) año (s) extremos de producción o acumulación.
Regla: Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, según los casos,
una sola fecha o un intervalo de fechas.
Observaciones:
En los casos de archivos históricos, las fechas extremas serán:
Aquellas en las que el productor acumuló los documentos
Aquellas en las que la producción de los documentos, incluyen fechas de documentación
producida con anterioridad a su acumulación por actividad.
Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la
documentación custodiada

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
2 . Área de contexto
2.5 VOLUMEN
Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o soporte.
Regla: Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes,
piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.
Observaciones:
Alternativamente si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales
(opcional otro tipo de información).
2.6 UBICACIÓN FÍSICA
Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es).
Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es)
Observaciones:
En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la
serie documental a describir, el responsable del archivo se encargará de asignar tanto etapa como
ubicación física.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
RELACIÓN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRÁMITE
Unidad administrativa Nombre del
responsable
Cargo Domicilio Teléfono Correo
electrónico
2 3 4 5 6 7
Nota: Se anotarán todas y cada una de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.
Dirección electrónica del servidor público designado como responsable
del archivo de trámite.
Correo electrónico
7
Número telefónico y extensión, según el caso, del servidor público
designado como responsable del archivo de trámite.
Teléfono
6
Domicilio del lugar de trabajo del servidor público designado como
responsable del archivo de trámite.
Domicilio
5
Cargo del servidor público designado como responsable del archivo de
trámite.
Cargo
4
Nombre del servidor público designado como responsable del archivo de
trámite.
Nombre del responsable
3
Nombre de la unidad administrativa a la que corresponde el archivo de
trámite.
Se considera unidad administrativa a las que con tal carácter señala el
reglamento interior de la dependencia o entidad.
Unidad Administrativa
2
Números de hoja correspondientes
Hoja__ de ___
1
ARCHIVOS DE TRÁMITE
DESCRIPCIÓN
CONCEPTO
No.

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
RELACIÓN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo
electrónico
8 9 10 11 12
Dirección electrónica del servidor público designado como responsable del
archivo de concentración.
Correo electrónico
12
Número telefónico y extensión, según el caso, del servidor público designado
como responsable del archivo de concentración.
Teléfono
11
Domicilio del lugar de trabajo del servidor público designado como
responsable del archivo de concentración.
Domicilio
10
Cargo del servidor público designado como responsable del archivo de
concentración.
Cargo
9
Nombre del servidor público designado como responsable del archivo de
concentración.
Nombre del responsable
8
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
RELACIÓN DE ARCHIVOS
ARCHIVO HISTÓRICO
Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo
electrónico
13 14 15 16 17
Dirección electrónica del servidor público designado como
responsable del archivo histórico.
Correo electrónico
17
Número telefónico y extensión, según el caso, del servidor público
designado como responsable del archivo histórico.
Teléfono
16
Domicilio del lugar de trabajo del servidor público designado como
responsable del archivo histórico.
Domicilio
15
Cargo del servidor público designado como responsable del archivo
histórico
Cargo
14
Nombre del servidor público designado como responsable del
archivo histórico.
Nombre del responsable
13
ARCHIVO HISTÓRICO

©
Archivo
General
de
la
Nación
2004
RELACIÓN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRÁMITE
Unidad administrativa Nombre del
responsable
Cargo Domicilio Teléfono Correo
electrónico
2 3 4 5 6 7
12
11
10
9
8
Correo
electrónico
Teléfono
Domicilio
Cargo
Nombre del responsable
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
17
16
15
14
13
Correo
electrónico
Teléfono
Domicilio
Cargo
Nombre del responsable
ARCHIVO HISTÓRICO
VALIDÓ
Nombre 20
cargo y firma 21
ELABORÓ
Nombre 18
cargo y firma 19