1. APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN EN ENTIDADES
PÚBLICAS Y GOBIERNO EN LÍNEA
Liliana Portilla Montiel
Campo Virtual UDES
Módulo Sistemas de Información Gerencial en el Sector Público

2. Sitio: Portal Único de Contratación
Link: https://www.contratos.gov.co/puc/
Descripción del Sitio: A través del Portal, cualquier persona, empresa u organismo, dentro o
fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes y
servicios por parte del Estado y obtener los documentos básicos de estos procesos de
contratación, de las etapas precontractual, contractual y poscontractual para las modalidades
de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Regímenes
Especiales de Contratación.
Adicionalmente, mediante este portal las entidades tienen acceso a la información y
capacitación necesaria para publicar la información relacionada con su contratación.
Tipo de información encontrada: sistema electrónico que permite la consulta de información
sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al
Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que
voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual. El principal objetivo del
Portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por
Internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y
de la ciudadanía en general, así como mejorar las formas de acceso a la información respecto de
lo que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto económico que ello genera en
la pequeña, mediana y grande empresa, en los niveles locales e internacionales.

3. Ventajas:
- Cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, puede acceder
a la información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado.
- Se puede acceder a normatividad relacionada con la contratación administrativa.
-Las entidades que publican información en el Portal Único, las personas, empresas u
organismos, podrán consultar la información de los procesos contractuales que el Portal aloja.
-Promueve la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las
adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía
Desventajas:
-Los funcionarios perciben el portal como poco amigable para el ciudadano pues consideran que
la información es muy técnica y con muchos criterios que cumplir.
-Los funcionarios perciben el portal como poco amigable para el ciudadano pues consideran que
la información es muy técnica y con muchos criterios que cumplir.
-Se carga información y en algunas ocasiones se consulta al otro día y esta no aparece en el
portal lo cual afecta los cronogramas del proceso.
- El portal presenta desconexiones tanto para el usuario como para las entidades y esto puede
generar problemas en el momento de adjudicar un contrato.

4. Entidad dueña del sitio: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -
Programa Agenda de Conectividad . Administra la Agencia Nacional de Contratación Pública.
Servicios encontrados:
-Permite a los usuarios del Portal consultar de manera directa la información de cualquier
proceso contractual, conociendo el número de constancia o número del proceso asignado por la
entidad.
- Permite a las entidades públicas registradas en el Portal, autenticarse para iniciar sus
operaciones de ingreso de información de procesos contractuales.
- Consultar información de documentación relevante relacionada con mejores prácticas en
contratación pública.
- Consultar la información relacionada con el procedimiento para obtener permisos de
publicación en el Secop Fase Informativa.
- Consultar estadísticas sobre los valores y el número de los contratos que se han registrado a lo
largo del año, clasificados por modalidad de selección y estado del proceso.
- Descargar los reportes de gestión con corte mensual, cada reporte incluye información de
visitas, procesos, montos, entidades participantes, tanto de orden nacional como territorial.

5. ¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?
-A las personas o entidades que estén interesadas en conocer lo relacionado con la contratación
administrativa, ya que en el Portal Único de Contratación se puede acceder a normatividad
relacionada con la contratación administrativa.
- A cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, que desee
consultar o participar en procesos contractuales, ya que en el Portal se puede acceder a la
información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado y obtener los
documentos básicos de estos procesos de contratación, de las etapas precontractual,
contractual y pos-contractual.
-

6. Sitio: VUCE – Ventanilla Unica de Comercio Exterior
Link: www.vuce.gov.co
Descripción del sitio: El VUCE es un instrumento que permite el trámite electrónico de las
autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas
entidades del Estado para la realización de las operaciones de específicas de importación y
exportación.
Tipo de información relevante encontrada: Pone a disposición de las empresas y personas
naturales toda la información necesaria para adelantar trámites de importaciones,
exportaciones, y obtención del Formulario Único de Comercio Exterior, así como el enlace con
18 entidades relacionadas con los procesos de comercio exterior. La ventanilla única integró
dieciocho entidades que guardan directa relación con importaciones y exportaciones; por lo
tanto -y así lo describen los funcionarios relacionados con este proceso: “La ventanilla única es
como un edificio virtual en donde cada entidad ocupa un piso y cada uno dentro de su
competencia otorga las autorizaciones que le corresponden, asegurando la validez de la misma
y el cumplimiento de la normatividad.

7. Ventajas:
- Mayor eficiencia: Anteriormente un trámite podía demorarse entre uno y dos meses.
Hoy esos trámites se resuelven en tres días.
- Participación: Todos los usuarios pueden tener acceso a la evolución de su trámite. El usuario
puede solicitar explicación acerca de algún requerimiento adicional a su trámite.
- Mejor servicio: Los usuarios adquieren una orden de llegada, por el cual se atienden
independientemente del nombre, su actividad económica o sus allegados.
-Transparencia: La transparencia se hace evidente también en la posibilidad de que el
usuario pueda hacer seguimiento a su trámite.
Desventajas:
- Se reportan dificultades asociadas a la instalación de programas relacionados con la
digitalización de firmas. Sin embargo, también plantean el beneficio de la línea 018000,
aún cuando no siempre quienes están al frente de esta línea son percibidos como
idóneos para resolver los problemas técnicos.
- En los eventos en que se presenten inconvenientes en la plataforma técnica de la VUCE, la
Oficina de Sistemas de Información los reportará vía correo electrónico a la Subdirección de
Diseño y Administración de Operaciones, quien evaluará el inicio de la contingencia.

8. Entidad dueña del sitio: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Servicios encontrados:
Los procesos que se pueden realizar a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior son:
- Exportaciones: el Modulo de exportaciones, permite al usuario tramitar autorizaciones,
permisos, certificaciones vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades
competentes para la realización de las exportaciones.
- Importaciones: Pueden a través de esta herramienta, desde consultar los aranceles, hasta
hacer el seguimiento
a sus solicitudes radicadas por este mismo medio.
- Sistema VUCE Web: Funciona vía Internet desde el cual el usuario puede consultar el arancel
de vistos buenos, radicar las solicitudes, firmar electrónicamente, efectuar los pagos en línea
y hacer seguimiento al trámite para establecer el estado del mismo.
- Aplicativo VUCE: Utilizado para la conversión, firma y transmisión de las solicitudes
electrónicas que generan los usuarios desde sus sistemas de información.
- FUCE - Formulario Único de Comercio Exterior.

9. ¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?
-Importadores: Pueden a través de esta herramienta, desde consultar los aranceles, hasta hacer
el seguimiento a sus solicitudes radicadas por este mismo medio.
- Exportadores: Pueden realizar todos los trámites concernientes a las exportaciones, tales
como autorizaciones, certificaciones, etc.
- La participación de las partes interesadas está dada por los beneficios que se obtienen a través
del uso del portal: Ahorro en tiempo y papel, mayor seguridad en el trámite, mayor control de
las entidades asociadas a procesos de comercio exterior, mayor competitividad,
oportunidad, etc.

10. Sitio: ICETEX
Link: www.icetex.gov.co
Descripción del Sitio: Servicio para la solicitud, legalización, pago y liquidación de créditos
educativos a través de Internet implementado por el Instituto Colombiano de Crédito Educativo
y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX), con el propósito de agilizar los trámites de las
personas interesadas en un crédito para adelantar estudios superiores.
Tipo de información encontrada: En este portal usted encontrará información relacionada con
créditos educativos, becas, fondos en administración y todo lo necesario para que pueda iniciar,
continuar o adelantar sus estudios en Colombia o en el Exterior y consultar la información
concerniente con el financiamiento de programas académicos.

11. Ventajas:
Para los usuarios y beneficiarios:
· Disminución en los costos de trámites.
· Ahorro de tiempo y dinero por parte de los usuarios de provincia, quienes no tienen que
desplazarse hasta la capital.
Para ICETEX:
· Reducción en el número de solicitudes en papel.
· Atención de un mayor número de solicitudes
· Agilidad en el proceso de aprobación
Desventajas:
- La necesidad de sensibilizar a los usuarios frente a la confiabilidad de los medios electrónicos.
- Asesoría o un tutor para el manejo de la página de ICETEX para aquellos que no están
familiarizados con esta herramienta.
- Entender el cambio como un proceso, no sólo externo, sino que involucra procesos de
interiorización más complejos por parte de individuos que hacen parte de un sistema
social.

12. Entidad dueña del sitio: ICETEX
Servicios encontrados:
- A través del vínculo www.icetex.gov.co, en la pestaña correspondiente al crédito educativo, el
usuario accede a toda la información relacionada con la solicitud de este. Ella compren de una
explicación sobre el propósito, las modalidades y quiénes pueden ser beneficiarios de este
crédito, entre otros datos importantes. También se cuenta con un simulador de crédito,
herramienta que permite al usuario visualizar las condiciones para el pago.
- Así mismo, se encuentra una serie de vínculos que complementan la información con respecto
al préstamo solicitado. Entre otros, se puede acceder al instructivo de legalización, al
reglamento del crédito educativo, al calendario de adjudicación del crédito y al reglamento de
cobranzas.
- Además de diligenciar la solicitud, el usuario puede consultar el resultado que indica la línea de
corte, el puntaje obtenido y la aprobación del deudor solidario.
- La página cuenta con un vínculo “Contáctenos”, el cual consta de un sistema virtual de quejas y
reclamos que da acceso a un Centro de Atención Virtual al usuario.

13. ¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?
-A los estudiantes que esten interesados en acceder a los programas de formación en el país y a
un número cada vez mayor de oportunidades de estudio en el exterior, en instituciones de
reconocido prestigio internacional.
- A las personas con menores posibilidades financieras y de buen desempeño académico que
deseen ingresar a programas de educación superior.

14. Sitio: Sistema Único de Información de Trámites
Link: www.suit.gobiernoenlinea.gov.co
Descripción del Sitio: Herramienta Web que permite inscribir y actualizar la información de
trámites y servicios de las entidades en el Portal del Estado Colombiano – PEC. Este sistema
permite integrar la información y actualización de los trámites y servicios de las entidades de la
administración pública para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en
línea.
Tipo de información encontrada: El SUIT maneja información de los trámites y servicios; otras
soluciones tecnológicas soportan la ejecución de los trámites y servicios. Trámite es la serie de
pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para “adquirir un
derecho o cumplir con una obligación” prevista o autorizada por la Ley. Servicio es el conjunto
de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del
usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.

15. Ventajas:
- El Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en coordinación con el
Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las Entidades y
organismos de la Administración Pública, para:
- Articular la actuación.
- Disminuye los tiempos y costos de realización de los trámites.
-Dispone información general, formularios, normas y actos administrativos de la Entidad vía
Internet.
Desventajas:
- Si la información no es cargada o actualizada correctamente en el sistema, los ciudadanos
que consulten el Portal del Estado Colombiano y/o el centro de contacto ciudadano no
encontrarán la información que necesitan o, aun peor, encontrarán información errada que
los inducirá a cometer errores en su interacción con el Estado. Se requiere una

16. Entidad dueña del sitio: Departamento administrativo de la función pública
Servicios encontrados:
-Ingreso de información de los trámites y servicios en el SUIT.
- Verificación del estado y seguimiento a los trámites y servicios en el SUIT.
-Canales de atención permiten que el ciudadano se comunique directamente con la entidad;
básicamente son líneas telefónicas y cuentas de correo electrónico.
-Los trámites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el SUIT, deben quedar en estado
“Pendiente de aprobación” para que el Departamento Administrativo de la Función Pública –
DAFP, ingrese y valide la información del trámite.
- La información que se publica en el SUIT llega al ciudadano por dos canales: el primero es la
interfaz de usuario del SUIT, es decir, el sitio Web www.suit.gobiernoenlinea.gov.co; en el
segundo el ciudadano tiene acceso a la información a través del PEC
www.gobiernoenlinea.gov.co.

17. ¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?
El portal es necesario para:
•Toda entidad y organismo de la Administración Pública del nivel central y descentralizado del
orden nacional y territorial.
•Así mismo los entes autónomos, Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios de cualquier
orden y naturaleza, y los particulares que desempeñen funciones administrativas.

18. Sitio: Sistema Único de Información de Servicios Públicos SUI
Link: http://www.sui.gov.co
Descripción del sitio: El sistema centraliza las necesidades de información de las Comisiones de
Regulación, los Ministerios y demás organismos gubernamentales que intervienen en la
prestación de servicios públicos. Busca estandarizar requerimientos de Información y aportar
datos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos. El
SUI es un Sistema suprainstitucional que busca eliminar asimetrías de Información, y la
duplicidad de esfuerzos. Así mismo, garantiza la consecución de datos completos, confiables y
oportunos permitiendo el cumplimiento de las funciones misionales, en beneficio de la
comunidad.
Tipo de información relevante encontrada: El Sistema Único de Información, centraliza los
requerimientos originados por los diferentes entes de control de cada uno de los sectores
relevantes frente al tema de servicios públicos. Dichos requerimientos son estandarizados en el
SUI y mediante los sistemas para el cargue disponibles se recolecta información detallada de los
prestadores de servicios públicos verificando que se cumplan unos requisitos mínimos de
calidad y la entrega oportuna de la misma. Una vez la información es recolectada y centralizada
en el SUI, esta es agregada y publicada para que las entidades gubernamentales que hicieron los
requerimientos tengan respuesta de los mismos.

19. Ventajas:
- Hace más eficaz la gestión de las entidades del estado vinculadas al Sistema y las mantiene en
concordancia con las políticas de Gobierno en línea.
- Dispone de herramientas tecnológicas que facilitan el desarrollo de los procesos de inspección,
vigilancia y control que desarrolla la Superintendencia frente a los prestadores de servicios
públicos.
- Desarrolla mecanismos que garantizan el derecho de los usuarios a obtener información
completa, precisa y oportuna.
- Desarrollar los reportes y requerimientos de información que permiten apoyar las tareas de los
comités de desarrollo y control social.
- Mantiene un registro actualizado de los prestadores de servicios públicos.
Desventajas:
-Información no precisa de las Empresas de Servicios Públicos (ESP).

20. Entidad dueña del sitio: Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
Servicios encontrados:
- Recolección El Sistema Único de Información cuenta con dos mecanismos para la recolección
de información de los prestadores de servicios públicos: Cargeu Masivo y formularios.
- Evaluación de la calidad de la información La evaluación de la calidad de la información busca
reducir los costos asociados al reprocesamiento de información, trámites de actualización y a la
pérdida de oportunidad en el uso de la misma, entre otros.
- Publicación de información Uno de los propósitos fundamentales del SUI es publicar la
información recolectada de las diferentes empresas prestadoras de servicios públicos.
- En el SUI se encuentra disponible un Sistema de Información Geográfica por el cual es posible
construir reportes gráficos y georefenciados. El sistema permite realizar el análisis visual y
espacial de datos, agilizando la evaluación y pronta acción por parte de los responsables de la
toma de decisiones.
- Administración y Soporte El SUI tiene un servicio de soporte en el que se atienden las
inquietudes y solicitudes de los prestadores de servicios públicos relacionadas principalmente
con el reporte de información.

21. ¿En qué caso la recomendaría? ¿Por qué?
La información reportada al SUI es consultada de manera detallada por las entidades
gubernamentales tales como:
• Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
• Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Basico - CRA
• Departamento Nacional de Planeación - DNP
• Contraloria General de la Republica
• Contaduria General de la Nación
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN
• Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE
• Ministerio de Protección Social
• Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de
Colombia - IDEAM
• Asociación Colombiana de Corporaciones Autonomas Regionales -
ASOCARS
Asi mismo cualquier persona que tenga acceso a la red Internet puede consultar la información
agregada de los prestadores de servicios públicos que es recolectada por medio del SUI.

22. Nombre del Sitio: Acción social en línea
ACCIÓN SOCIAL EN LÍNEA es una solución de servicio al ciudadano cliente que busca el acceso a
la información por parte de la población colombiana pobre, afectada por la violencia y en
condiciones de vulnerabilidad, utilizando las tecnologías de información y comunicación. Así
mismo, esta experiencia permite una relación más dinámica entre los ciudadanos y la Entidad.
ACCIÓN SOCIAL EN LÍNEA comprende las siguientes estrategias multicanal: atención presencial
(puntos de atención, Puestos Móviles de Atención), atención telefónica (Centro de Atención
Telefónica – CAT), atención móvil (mensajes de texto y chat móvil) y atención virtual (página
Web).
Opinión de la persona a cargo:
El participar en la atención virtual a los ciudadanos ha permitido fortalecer el servicio al cliente,
y ha tenido la satisfacción de que los clientes se sientan que están siendo atendidos de manera
eficaz y con una buena calidad.
La solución ha permitido ahorrar costos al Estado y a los usuarios, optimizan el uso y flujo de
información pertinente, ahorran tiempo y conecta a los ciudadanos clientes con el Estado sin
intermediarios.

23. Nombre del Sitio: SIFA – Sistema de Información Familias en Acción
En este sistema se registra la información administrativa, de registros, y reportes de las familias
beneficiarias del Programa.
Opinión de la persona a cargo:
Permite controlar desde la inscripción de los beneficiarios hasta el pago de los subsidios, y la
verificación de los compromisos. Esta herramienta es muy útil para la operación y el
compromiso misional de le Entidad con cada uno de sus beneficiarios, y permiten que al
verificar la información solicitada tomar una acción casi de forma inmediata para beneficio del
ciudadano.