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Un caso de éxito de la capacitación y calificación de personal

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Te recomiendo mucho el artículo que adjunto. Es un caso de éxito que demuestra el impacto de un proceso de capacitación y calificación de personal que fue implementado de manera asertiva. Espero que te sea de utilidad.

Publicado en: Salud y medicina

Un caso de éxito de la capacitación y calificación de personal

  1. 1. 1 Reducción sustentable del presupuesto Un caso de éxito de la Capacitación y Calificación de personal Q.F.B Lourdes Molina Directora General de Pharma CLIM Services www.pharmaclims.com El impacto de la capacitación por competencias La capacitación de personal es una piedra angular en un sistema de gestión de calidad y en los procesos de la organización. Sin embargo, el presupuesto que asignan las empresas para capacitar a su personal es muy bajo o nulo porque lo consideran un gasto. Pero qué tal, si por un momento pensamos en la capacitación como una inversión y como un proceso que debe ser óptimo y rentable. Ahora, pensemos en un escenario en el que todo el personal de la organización participa en un proceso de desarrollo de competencias de acuerdo al siguiente modelo:
  2. 2. 2 Finalmente, imagínense cómo funcionaría una organización integrada por personal motivado y calificado por competencias, que opera y/o gestiona los procesos de la organización con una cultura de Calidad y de orientación a la Satisfacción del Cliente? ¿Creen que sería una utopía que los errores, los defectos de calidad, los retrasos, la burocracia y la ineficiencia se redujeran a cifras cercanas a cero? ¿Y sería una utopía que con una reducción del 20 o 30% del presupuesto asignado fuera posible incrementar las unidades producidas, desarrollar nuevos productos, aumentar la penetración del mercado, incrementar el valor de activo neto, el costo por acción, etc.? En este momento ya han visualizado un proceso ideal y ahora nos enfocaremos al modelo que necesitamos para convertir lo visualizado en una realidad. Lo primero que necesitamos es la implementación eficiente, monitoreada y correctamente permeada en toda la organización de un Sistema de Desarrollo Organizacional. Esto daría como resultado que se genere un círculo virtuoso en materia de Desarrollo de Personal. De acuerdo a lo anterior, la capacitación asertiva aunada a una administración por procesos a través de un Cuadro de Mando Integral, desarrolla competencias específicas en el personal para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente, productiva y enfocada al logro de los objetivos estratégicos de la organización. Es importante mencionar, que es necesario considerar algunos elementos para lograr que el modelo sea exitoso. Estos son:  Marco Normativo aplicable a la IF  Definición de matriz de competencias laborales  Diseño y gestión de Descripciones de puesto y organigramas  Procedimiento de inducción al puesto y a la organización  Procedimiento de Calificación de Personal  Integración del Expediente del Empleado  Procedimiento de Evaluación de Desempeño del personal  Procedimiento de Detección de Necesidades de Capacitación  KPI’ s de Cuadro Integral de Mando que están directamente relacionados con la capacitación del personal  Programa de Capacitación  Diseño y gestión de planes de carrera y sucesión  Un sistema de comunicación organizacional efectivo. En los siguientes artículos, abordaremos cada uno de los elementos del modelo y algunos casos para ilustrar su aplicación. Y en esta ocasión estudiaremos un caso de éxito que realmente podría ganar adeptos en la IF. Caso de éxito: Reducción sustentable del 20% del presupuesto asignado al Departamento de Calidad de una empresa farmacéutica con más de 200 SKUs. Los argumentos antes expuestos están en los libros. Sin embargo, la palabra convence, pero el ejemplo arrastra, así que ahora estudiaremos un caso de éxito que se logró aplicando el modelo arriba referido. El objetivo estratégico era la reducción sustentable del 20% del presupuesto en un
  3. 3. 3 plazo de 2 años. El presupuesto inicial era de $26,000,000.00 MXN y se logró una reducción sustentable de $5,200,000 MXN en el plazo establecido. El proyecto de ahorro tuvo lugar en el periodo del 2008 al 2010. En esa época, Europa y E.U.A estaban en crisis y esto tuvo una repercusión importante en el ambiente macroeconómico de nuestro país, así que las solicitudes de reducción de presupuesto no se hicieron esperar. Lo primero que solicitó la organización fue una reducción del 10% del personal, se eliminó el pago de tiempo extra y, además, se solicitaban mes con mes reducciones del 20% en el presupuesto. Esto generó una crisis en el departamento de Calidad, pues consume muchos recursos por la naturaleza de sus procesos. En muy poco tiempo, nos quedamos sin presupuesto para pagar reactivos, contratos de mantenimiento de equipos, servicios subcontratados y hojas blancas. Tampoco había personal para llevar a cabo algunos procesos y el pago de tiempo extra no era una alternativa viable. Entonces, generamos algunas medidas de contención para renegociar algunas deudas y comenzamos a estudiar “nuestro sistema” para buscar una reducción sustentable. El proceso que seguimos fue el siguiente: Logramos el resultado en equipo y trabajando en forma disciplinada y sistemática. El monitoreo continuo de los KPIs y las métricas, fue un elemento clave ya que éstos fueron cambiando paulatinamente en la medida en que cambió la cultura de trabajo del personal. También la actitud del personal mejoró gradualmente y la mayoría de los miembros del equipo se llegaron a sentir motivados, valorados y mejor remunerados. Es importante destacar que el efecto colateral del proyecto, fue que el personal ya no tenía que quedarse largas horas extras para realizar su trabajo
  4. 4. 4 y tuvieron una mejoría en su calidad de vida. Todo esto se reflejó en las encuestas de clima organizacional del 2010. La casualidad no es un ingrediente de este tipo de resultados y otros que quizá sean de mayor envergadura. Por lo anterior, la siguiente frase de Peter Senge, le da mucho sentido a este texto: “En un contexto turbulento como el actual, nadie puede sentirse fuerte por lo que es. La única fortaleza posible es la que proviene de ser capaz de responder, de dejar de ser lo que se es para ser lo que sea necesario”. Sobre la Autora: Lourdes Molina es experta en desarrollo, implementación y gestión de Sistemas de Gestión de Calidad y Cumplimiento Normativo en operaciones con y sin requisito de planta. En sus 25 años de experiencia ha hecho contribuciones valiosas a la Industria Farmacéutica en esas materias.

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