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Webinar: Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3

Según las últimas encuestas, uno de los mayores aspectos que contribuyen al fracaso a la hora de implementar una PMO es la definición de la estrategia de ejecución y, al respecto, la falta de definición de un estado inicial de la organización es muy importante. En el webinar explicaré el modelo OPM3 y su utilización para la fase de diagnóstico, permitiendo tener un punto de partida para poder elaborar una estrategia de ejecución, de forma que se tengan en cuenta las fortalezas y debilidades de la organización.

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Webinar: Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3

  • 1. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 1 Webinars PMI Madrid 25 de Julio de 2016. “Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3” LUIS EDUARDO REYES PLASENCIA José Barato. PMP®. PMI-ACP®. Responsable del Área. Rafa Pagán. MSc. PMP®. PMI-ACP®. MCT. Responsable Captación de Ponentes. Francisco Astudillo. Ph. D. MSc. PMP®. Organización y Logística. Miguel Navarro. MSc. MBA. PMP®. Organización y Logística.
  • 2. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 2 Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3 Luis Reyes, PMP Gestor de Proyectos lreyesp@gmail.com es.linkedin.com/in/lreyesp projectmanagement.com/profile/luisreyes facebook.com/LuisReyesPMP twitter.com/lereyesp
  • 3. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 3 Sobre mi • Gestor de Proyectos en EVO Banco • PMP, por el Project Management Institute • Ingeniero Informático por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Lima, Perú • Blogger http://blog.luis-reyes-plasencia.info • Experiencia en el sector de TI con especialización en el desarrollo de soluciones tecnológicas y la consultoría de negocios enfocado hoy en tareas de análisis y gestión de proyectos. • Formador y expositor en temas referidos a Project Management, MS Project y Business Analyst. • Perfiles profesionales: http://es.linkedin.com/in/lreyesp http://www.projectmanagement.com/profile/luisreyes/
  • 4. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 4 Agenda • Algunas definiciones previas • PMO • Modelos de madurez • OPM y OPM3 • Demo • Diagnóstico
  • 5. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 5 Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (fuente: PMBOK) Proyecto Sub Proy1 Sub Proy2 ¿Qué es un proyecto?
  • 6. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 6 Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades y herramientas, además de técnicas, a las actividades del proyecto a fin de alcanzar o exceder las necesidades del mismo. (fuente: PMBOK) RRHH OperacionesMarketing Sistemas Proyecto Nuevo Producto Comercial Project Manager ¿Qué es la gerencia de proyectos? Proc Inicio Proc. Planifi Proc Control Proc Ejecución Proc Cierre
  • 7. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 7 ¿Éxito en los proyectos? ¿qué significa? …Con el alcance y la calidad correcta …En el tiempo requerido …Dentro del presupuesto acordado …Con la satisfacción de nuestro cliente Se podría traducir en gestionar proyectos …
  • 8. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 8 • ¡Sí! Podría decir el Gerente de Proyectos … cuya visión e intereses sea solamente la de su proyecto o programa … • O quizá ¿no? … según la perspectiva de un Director Ejecutivo • ¡El éxito en los proyectos no siempre se traduce como triunfar en los negocios! • Y realmente lo que importa es el …… Éxito en los negocios!!!
  • 9. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 9 ÉXITO EN LOS NEGOCIOS ÉXITO EN LOS PROYECTOS
  • 10. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 10 Es necesario no sólo velar por el desempeño de los proyectos sino: • Seleccionarlos inteligentemente para que resulten beneficiosos para nuestra estrategia corporativa. • No comprometer los recursos escasos en proyectos innecesarios para la organización. • Mostrar atención a detalles tales como competencia, innovación, interés social, además de costo-beneficio. • Cancelar proyectos que se conviertan en una carga pesada para la empresa.
  • 11. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 11 Es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en una forma coordinada. (fuente: PMBOK) ProyectoProyectoProyectoProyectoProyecto “N” Programa ¿Qué es un programa?
  • 12. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 12 Es el conjunto de programas y proyectos definidos para el logro de los objetivos estratégicos. Supervisa la gerencia de proyectos, programas o una combinación de ambos. (fuente: PMBOK) Portafolio de Proyectos Selección y Priorización Programa 1 Programa 2 Proyecto1 Programa n Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto n Proyecto n-1 Proyecto 5 Plan Estratégico Estrategias Objetivos Misión Visión ¿Qué es un portafolio de proyectos?
  • 13. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 13 El éxito en aquellos negocios que dependen de proyectos requiere … Fijar una estrategia, acorde a las posibilidades de la organización. • Una estrategia exitosa, posible y sostenible. • Una estrategia apoyada por recursos suficientes. • Para una organización integrada con personal identificado con su empresa y bien adiestrado. • Adoptada y apoyada por todos dentro de la organización.
  • 14. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 14 Por lo tanto: Un ingrediente importante de éxito en los negocios es el éxito en los proyectos, mediante: • Proyectos bien seleccionados, que cumplan sus objetivos, gracias un buen manejo de su portafolio. • Proyectos que finalicen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad correcta. • Con personal bien adiestrado en temas, no sólo de gerencia de proyectos, sino en destrezas de liderazgo, negociación, manejo de conflictos, resolución de problemas, etc.
  • 15. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 15 Por lo tanto: Un ingrediente importante de éxito en los negocios es el éxito en los proyectos, mediante: • El apoyo de una PMO sólida y auspiciada por la Alta Gerencia. • Sabiendo en todo momento cual es nuestro grado de madurez en Gerencia de Proyectos, Programas y Portafolio, es decir: – Dónde estamos. – Hacia dónde queremos ir. – Y cómo lo podemos lograr.
  • 16. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 16 PMO = Project Management Office ¿Qué es una PMO? PMO es un entidad en la organización con diversas responsabilidades relacionadas a la gestión centralizada y coordinada de los proyectos bajo su dominio.
  • 17. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 17 Beneficios de una PMO • Mejor definición y gestión del alcance del proyecto. • Mejores ciclos de duración de los proyectos. • Mejores costos de entrega de los proyectos. • Mejor calidad de los entregables. • Permitirá identificar temprana y proactivamente los riesgos y problemas. • Mejor gestión de los recursos y las personas. • Más oportunidades para rehusar el conocimiento. • Mejor comunicación entre los proyectos de la organización. • Mejorará la percepción del retorno de las inversiones. La implementación de una PMO en una organización ofrecerá los siguientes beneficios:
  • 18. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 18 ¿Por dónde empezar?
  • 19. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 19 Objetivo PMO Año 0 Año 1 Año 2 Año 3
  • 20. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 20 Objetivo PMO • Estrategia de implementación – Nivel 1: PMO reporta a área funcional dentro de TI – Nivel 2: PMO es unidad de TI y reporta al CTO (responsable de TI). • Aparición de pool de project managers. • Creación de carteras de proyectos. – Nivel 3: PMO es unidad estratégica de la organización y reporta al CEO. • Implantación de cuadro de mando de portafolios, programas y proyectos
  • 21. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 21 Un modelo de madurez es una colección estructurada de elementos que describen características de procesos eficaces. ¿Qué es un modelo de madurez? Un modelo de madurez proporciona: – Un lugar para empezar. – El beneficio de las primeras experiencias de una comunidad. – Un idioma común y una visión compartida. – Una estructura para priorizar las acciones. – Una manera de definir qué mejora significa para su organización. Un modelo de madurez puede usarse como una referencia para evaluar organizaciones diferentes por comparación equivalente.
  • 22. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 22 Modelos de madurez de hoy … • Modelos de Madurez de Capacidad – CMMI, – Bootstrap, – SPICE, etc. • Modelos de Madurez de Gestión de Proyectos – OPM3 – PMMM de Harold Kerzner – PMMM de PM Solutions (basado en CMMI) – P3M3 • Modelos de Madurez de Habilidad de Cambio – CPMM (Change Proficiency Maturity Model), • Modelos de Madurez de Gestión del Conocimiento – KMMM, – QI-KMMM
  • 23. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 23 OPM = Organizational Project Management OPM Es un marco de ejecución de estrategias que usa la gestión de proyectos, programas y portafolio, así como las prácticas de organización que permite entregar de manera consistente y predecible una estrategia de la organización y producir un mejor rendimiento, mejores resultados, y la ventaja competitiva sostenible. OPM aborda la integración de: • Conocimiento • Estrategia organizacional • Personas • Procesos
  • 24. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 24 Análisis de impacto en el negocio Revisión de portfolio y ajustes Estrategia Portfolio: Decisiones de valor Programas y Proyectos: Entrega de resultados Operaciones: Materalización del valor de negocio Análisis de rendimiento de valor Entorno organizacional
  • 25. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 25 OPM3 = Organizational Project Management Maturity Model OPM3 Es un estándar diseñado para ayudar a las organizaciones a medir su madurez en el manejo sistemático de proyectos, programas y portafolios; en forma alineada con el logro de los objetivos estratégicos de la organización.
  • 26. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 26 Provee una forma de avanzar hacia los objetivos estratégicos de la organización a través de la aplicación de los principios y prácticas de Project Management. OPM3: Puente entre estrategia y proyectos individuales
  • 27. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 27 • OPM3 compara el estado actual de la organización en: – Proyectos, – Programas, – Portafolio.
  • 28. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 28  Knowledge: Presenta el estándar en sí, la teoría del mismo.  Assessment: Presenta la herramienta (assessment tool) para medir la madurez.  Improvement: Presenta un proceso que permite que cada organización encuentre una ruta y un marco para moverse a un grado de madurez mas avanzado. OPM3: Tres Elementos Básicos
  • 29. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 29 OPM3: Dimensiones • 1era Dimensión: Dominios – Gestión de Proyectos – Gestión de Programas – Gestión de Portafolio • 2da Dimensión: Niveles de Mejora de Proceso – Estandarizado – Medido – Controlado – En Mejora Continua • 3era Dimensión: Grupo de Procesos de GP – Inicio – Planificación – Ejecución – Control – Cierre
  • 30. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 30 OPM3: Dimensiones (cont.)
  • 31. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 31 Ciclo OPM3 1. Conocimiento del estándar y planificación de la evaluación incial. 2. Evaluación de la organización. 3. Planificación de la etapa de mejoras para evolucionar en el nivel de madurez. 4. Implementación de los procesos para mejorar la madurez. 5. Repetición de todas las etapas anteriores en un ciclo de Mejoramiento Continuo.
  • 32. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 32 Estructura del estándar • El medio de difusión del estándar incluye el libro OPM3 – Knowledge Foundation. • Se puede adquirir la publicación por sí sola, para familiarizarse con el modelo. • En los inicios de OPM3, el estándar se distribuía a través de un CD- ROM. • Actualmente PMI ofrece dos maneras diferentes para implementar OPM3:
  • 33. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 33 OPM3 Online – DEMO
  • 34. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 34 OPM3 Online – DEMO (Cont.)
  • 35. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 35 OPM3 Online – DEMO (Cont.)
  • 36. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 36 OPM3 Online – DEMO (Cont.)
  • 37. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 37  Empresa dedicada a la elaboración de alimentos de más de 40 años de creación, con más de 500 productos y 1500 empleados en plantas y servicios centrales.  Una dirección general y 07 departamentos.  La iniciativa sale desde el departamento de TI, apoyando por los departamentos de Operaciones y Marketing.  Empresa dedicada al soporte y servicio tecnológico de más de 30 años de creación, con una cartera de más de 400 clientes y con alrededor de 500 empleados distribuidos en clientes y servicios centrales.  Una dirección general y 03- 04 departamentos.  La iniciativa sale desde la dirección general. APLICANDO OPM3 – Diagnóstico Casos
  • 38. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 38  Se inicia formación en Dirección de Proyectos basado en el PMBOK a todo el departamento de TI (con énfasis en el equipo PMO) y a personal de otros departamentos indicados por sus respectivos gerentes.  Se planifica las entrevistas con los stakeholders identificados: Gerentes (departamentales), Project Managers y Equipo PMO. Importante:  Planificar las entrevistas para 2h aprox  Informarse del carácter de cada gerente y forma de mando, así como de la funcionalidad de su departamento y forma de trabajo.  Elaborar un guión para las entrevistas, aunque luego se improvise. APLICANDO OPM3 – Diagnóstico Estrategia
  • 39. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 39 Cuestionario
  • 40. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 40 Resultados
  • 41. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 41 Resultados
  • 42. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 42 Meta – Plan de acción
  • 43. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 43 Meta – Plan de acción
  • 44. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 44 ¿Dudas, preguntas?
  • 45. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 45 Descarga de esta presentación http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/presentacion-webinar-pmo-opm3-25- 07-2016/ Descarga de la plantilla del cuestionario del diagnóstico http://blog.luis-reyes-plasencia.info/download/plantilla-cuestionario-opm3/ Herramienta de diagnóstico http://www.pmc-bolivia.com/herrrraminetas/diagnostico-opm3 Descarga de Estándar OPM3 del PMI http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/organizational-pm-maturity- model-opm3-third-edition Enlaces de interés
  • 46. Implementando una PMO. Fase de diagnóstico usando OPM3. © Luis Reyes, PMP 46 Luis Reyes, PMP Gestor de Proyectos lreyesp@gmail.com es.linkedin.com/in/lreyesp projectmanagement.com/profile/luisreyes facebook.com/LuisReyesPMP twitter.com/lereyesp