cierre de un proyecto

1. CIERRE DEL
PROYECTO

2. ¿Qué es el cierre del proyecto?
El grupo de procesos de cierre del proyecto consiste en
aquellos procesos realizados para concluir todas las
actividades en todos los grupos de procesos de dirección de
proyectos para completar formalmente el proyecto, fase o
obligaciones contractuales. Este grupo de procesos, cuando
se completa, verifica que los procesos definidos se completen
dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el
proyecto de fase, según corresponda, y establece formalmente
que el proyecto o fase del proyecto está completo

3. En otras palabras, el Cierre del Proyecto es la combinación de lo siguiente
cuando se aplica a un proyecto:
1. Garantía de que todo el trabajo ha sido completado,
2. Asegurar que todos los procesos de gestión de proyectos acordados se han
ejecutado, y
3. Reconocimiento formal de la finalización de un proyecto: todos están de
acuerdo en que se completó.
HAY BUENAS RAZONES PARA CERRAR CORRECTAMENTE UN PROYECTO:
• Validar
• Aprender
• Crecer
• Medida
• Actualización

4. ¿Por qué es importante el cierre del
proyecto?
Si un proyecto no se cierra correctamente el equipo de gestión de proyecto y
su tiempo esfuerzo y credibilidad pueden verse empañados por razones que
no son su culpa o responsabilidad como resultado el cierre proyecto el inicio la
planificación la ejecución el seguimiento y el control de los procesos cumplen
un propósito importante para la organización al prevenir circunstancias
indeseables y adversas.
Al igual que cualquiera de los otros procesos de gestión de proyectos
(Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control), el Cierre del
Proyecto cumple un propósito importante para la organización y ayuda a evitar
escenarios desfavorables y adversos.

5. Objetivos principales:
• Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los
beneficios obtenidos.
• Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las
previsiones iniciales y el resultado.
• Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios:
• Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa
(conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos, etc ...).
• Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales
nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos
contratos.

6. ACEPTACIÓN:
La aceptación del Cliente es condición imprescindible para dar por concluido el trabajo.
Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la
aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de
comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento.
INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el
proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene
la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo,
también incluye un análisis de las razones de ello.

7. Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades:
 Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos
y ofertas.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por
cada responsable.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con
cada cliente.
 Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o
emergentes.

8. La documentación del cierre se compone:
• Balance de ingresos y gastos.
• Informes de situación finales.
• Tratamiento de documentación generada.
BALANCE DE INGRESOS Y GASTOS:
 Valores negativos indican incremento del beneficio.
 Valores positivos indican gastos superiores a los previstos
Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los ingresos y los gastos, incluso cuando aún
no hayan sido contablemente imputados (facturas libradas al cliente y aún no cobradas y
aquellos gastos que se hayan incurrido y no nos hayan sido facturados o cobrados).
Es muy similar al formato de avance económico, donde se rellenan los datos de cierre
del proyecto, y se calcula las desviaciones con respecto a la estimación del
presupuesto del proyecto.
El signo de cada celda se interpreta como:

9. 3.2 RESUMEN DE CIERRE DE PROYECTO:
El resumen contable del balance de ingresos y gastos suele recibir el nombre de informe
económico, mientras que la explicación del mismo, junto con los factores que han motivado el
desenlace del proyecto se le conoce como informe de situación.
• Informe económico:
Resume los datos contables más significativos del proyecto, y permite que una
persona ajena al mismo pueda hacerse una idea general del mismo.
• Informe de situación final:
Es una descripción general, en lenguaje no técnico y para todo tipo de lectores, del
ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación del mismo hasta su cierre contable.

10. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA:
La documentación generada es la fuente de conocimiento y la experiencia adquirida
para futuros proyectos relacionados con el anterior, ya que una de las razones que un
cliente puede tener para contratar es la experiencia en trabajos similares.
La experiencia de la empresa debe prevalecer sobre las idas y venidas de los
trabajadores, lo que justifica una política interna para el tratamiento de la información
y los productos generados, como fuente de experiencia para la empresa en general.
Los procedimientos de tratamiento de la información interna deben estar orientados a
tres aspectos complementarios:
• Propiciar la conservación de la documentación y difusión de su existencia entre
los empleados.
• Propiciar la conservación de los productos y difusión de su existencia.
• Asegurar su correcta custodia, para que su contenido no se filtre a posibles
competidores.

11. Es necesario conservar y custodiar, con carácter indefinido:
 La documentación interna del proyecto (minutas, informes de
reunión, previsiones económicas, etc.).
 La documentación generada dentro del ámbito del proyecto.
 La documentación obtenida de terceros.
 La descripción detallada de los productos generados (diseños,
planos, manuales de usuario, etc.)
La necesidad de difundir la lista de información y documentación
disponible entre los empleados, es de utilidad para evitar obtenerla por
otros medios, invirtiendo esfuerzo y dinero.

12. INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO
o Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de aspectos (alcance
técnico, relaciones con terceros, problemas …) pueden oscurecer los
resultados finales. Por eso conviene definir un conjunto de parámetros
objetivos que sirvan para evaluar el proyecto y compararlos con otros
realizados por la empresa.
o Indicadores Objetivos:
 Indicadores económicos de primer orden
 Indicadores financieros
 Indicadores de ocupación laboral
 Indicadores de gestión

13. INDICADORES ECONÓMICOS DE PRIMER ORDEN
Son los valores numéricos más significativos que resultan al realizar el
cierre contable del proyecto, donde se incluyen:
 Facturación del proyecto.
 Margen del proyecto.
 Beneficio del proyecto.
 Coste por hora trabajada.
 Componentes del coste del proyecto.
 Valor relativo del esfuerzo propio.
 Valor relativo de las subcontrataciones
 Valor relativo de los suministros

14. 4. 2. Indicadores financieros
Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr los fines del proyecto, así como la
proyección en el tiempo de los mismos. Algunos indicadores más comunes son:
• Porcentaje de endeudamiento externo.
• Porcentaje de endeudamiento interno
• Valor actual neto del proyecto,
• Tasa de rendimiento interno del proyecto
4.3. Indicadores de ocupación laboral
Las empresas que suman cierto valor añadido a los productos que venden basan su margen
comercial en el trabajo de sus empleados, que puede cuantificarse mediante el esfuerzo que
dedican a cada producto. Por esta razón, el principal capital es su propio personal.
Mantener al personal “ocupado” en proyectos es vital para obtener beneficios. El personal
inactivo no genera rendimientos y ocasiona gastos.
Este indicador tiene por objeto dar una idea de las personas que hacen o han hecho falta para
realizar el trabajo y cual será su dedicación.

15. Estos indicadores sirven para:
• Determinar el n° de personas
• Determinar el porcentaje de los trabajadores
• Ayudar a definir la política de personal
El indicador de ocupación laboral más significativo es la carga de trabajo: indica el nº de
horas de trabajo de una determinada categoría que harían falta para completar un
trabajo.
Sumadas las cargas de trabajo de toda una categoría, a lo largo de un intervalo de tiempo
determinado y dividido por el nº de horas de trabajos hábiles en dicho período, se
obtiene el nº de personas necesarias para el proyecto o la empresa.
Dividiendo la carga de trabajo de un período, por el nº de horas de trabajo hábiles del
mismo se obtiene el índice de ocupación.

16. INDICADORES DE GESTIÓN
Son los valores que denotan cómo de acertada ha sido la gestión de los trabajos y
la respuesta del equipo de trabajo.
Entre los factores objetivos cabe citar las desviaciones entre los valores previstos
al presupuestar el proyecto, y los valores finales, tras la terminación y cierre del
mismo, en concreto las desviaciones correspondientes a:
 Plazo de ejecución del contrato
 Coste (global y por partidas)
 Margen
 Contingencias

17. LISTA DE VERIFICACIÓN DE CIERRE DE
PROYECTO
1. Entrega formal
2. Cierre de todos los contratos y documentación
3. Revisar las lecciones aprendidas
4. Medir la satisfacción del cliente
5. Preparar el informe de cierre del proyecto
6. Obtenga la aprobación del proyecto
7. Archivar el proyecto