SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION

Caracas, Marzo 2008Caracas, Marzo 2008
República Bolivariana de VenezuelaRepública Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Educación SuperiorMinisterio de Educación Superior
Fundación Misión SucreFundación Misión Sucre
Ministro de Educación SuperiorMinistro de Educación Superior
Luís AcuñaLuís Acuña
Viceministro de Políticas AcadémicasViceministro de Políticas Académicas
Tibisay HungTibisay Hung
Asesor de ContenidoAsesor de Contenido
Profa. Tania SalazarProfa. Tania Salazar
Diseñadora InstruccionalDiseñadora Instruccional
Lic. Luisa MárquezLic. Luisa Márquez
Lic. Elena VillalbaLic. Elena Villalba
2

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS
ESPECIFICACIÓN CURRICULAR
SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION
horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 84
3

Competencias a desarrollarCompetencias a desarrollar
COMPETENCIAS
UNIDAD
TEMÁTICA
Conocimientos Habilidades y Destrezas Actitudes y valores
Grales.delprocesoadministrativo
Elaboracióndenormasoprocedimientos
MarcoLegalyfiscalparalaadministración
Técnicasyprincipiosdemercadeo
Desarrolloeconómicoysocial
Técnicasyprocedimientoscontables
Identificarproblemasonecesidades
Elabinformes.Administ
Elabedosfinanc.
Formularproyectos
Elaborarnormasyprocedmientos
Relacionesasertiva.s
Compromisosocial
Participaciónendesarrolloendógeno
1. Fundamentos de
análisis de Sistemas
Organizacionales
2. Teoría de Sistemas
3. Estilos
Organizacionales
4. Análisis de los
requerimientos de
información
5. El proyecto como
oportunidad de
mejora de los
Sistemas de
Información
4

6969
Tabla de ContenidosTabla de Contenidos
Pág.
Programa instruccional 6
Introducción 8
UNIDAD 1 FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS
ORGANIZACIONALES
11
 La información como recurso organizacional. 11
 Perfil del analista de sistemas. 12
 Metodologías estructuradas para realizar el análisis de
sistemas de información.
16
UNIDAD 2 TEORÍA DE SISTEMA 19
 Concepto de sistema 20
 Características de los sistemas 21
 Parámetros de los Sistemas 21
 Tipos de Sistemas 22
 Importancia de los Sistemas de Información 24
 Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos 25
 Subsistemas y suprasistemas 25
 Sistemas cerrados y abiertos 25
 El Proceso Administrativo 29
 Conceptos básicos 30
o Entropía 30
o Homeostasis 31
UNIDAD 3 ESTILOS ORGANIZACIONALES 32
 Las organizaciones como sistema 33
 Niveles de Administración 35
 Diagrama de contextos organizacionales 37
 Otros factores de la Organización 38
UNIDAD 4 ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN
42
 Operacionalización de variables. 42
 Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de
datos.
44
 Proceso de análisis. 48
 Base de datos. 52
UNIDAD 5 EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
61
 Definiciones. 62
 Objetivos de la Planificación del Proyecto 62
 Inicio del Proyecto. 62
 Factibilidad tecnológica, económica y operativa del
proyecto.

65
 Implantación del Sistema 69
5

Bibliografía 74
6

PROGRAMA INSTRUCCIONALPROGRAMA INSTRUCCIONAL
Objetivo General
Diseñar un proyecto sistemas de información que favorezca las interrelaciones
de los subsistemas organizacionales.
Sinopsis de Contenidos:
UNIDAD I. FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS
ORGANIZACIONALES
Objetivo: Conocer los aspectos teóricos que fundamentan el análisis de los
sistemas organizacionales.
 La información como recurso organizacional.
 Perfil del analista de sistemas.
 Metodologías estructuradas para realizar el análisis de sistemas
de información.
 Ciclo de vida de los sistemas de información
UNIDAD II. TEORÍA DE SISTEMA
Objetivo: Conocer los sistemas organizacionales y sus interrelaciones para
conseguir las metas organizacionales.
 Concepto de sistema
 Características de los sistemas
 Parámetros de los Sistemas
 Tipos de Sistemas
 Importancia de los Sistemas de Información
 Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos
 Subsistemas y suprasistemas
 Sistemas cerrados y abiertos
 El Proceso Administrativo
 Conceptos básicos
o Entropía
o Homeostasis
o Equifinalidad
UNIDAD III. ESTILOS ORGANIZACIONALES
Objetivo: Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas
de información.
7

 Las organizaciones como sistema
 Niveles de Administración
 Diagrama de contextos organizacionales
 Otros factores de la Organización
 Estilos Organizacionales, tipos de liderazgo
 Relaciones humanas dentro de las organizaciones
UNIDAD IV. ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
Objetivo: Realizar el levantamiento de información con métodos objetivos y
sistemáticos.
 Operacionalización de variables.
 Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos.
 Proceso de análisis.
 Base de datos.
UNIDAD V. EL PROYECTO COMO OPORTUNIDAD DE MEJORA DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Objetivo: Planificar un proyecto de sistemas de información organizacionales.
 Definiciones.
 Objetivos de la Planificación del Proyecto
 Inicio del Proyecto.
 Factibilidad tecnológica, económica y operativa del proyecto.
 Implantación del Sistema.
8

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN
La alta complejidad y competitividad de los mercados, producto de los
continuos cambios, profundos y acelerados en un entorno globalizado, requiere
de un máximo de eficacia y eficiencia en el manejo de las empresas. Asegurar
niveles mínimos de rentabilidad implica hoy día la necesidad de un alto aporte
de creatividad destinado a encontrar nuevas formas de garantizar el éxito.
Lo primero que debe comprenderse dentro de este nuevo contexto, es la
interrelación entre los diversos sectores y procesos de la empresa. Analizar y
pensar en función de éstas relaciones es pensar de manera sistémica.
Actualmente se requiere de un trabajo en equipo que involucre tanto en la
planificación, como en las demás funciones administrativas a todos y cada uno
de los sectores o áreas de la corporación.
Ahora bien, el administrador debe ser holístico en su concepción y visión de la
empresa, ya que la Contabilidad es un subsistema dentro de la organización
que se alimenta de los insumos producidos por los demás subsistemas que
integran a la misma. En este sentido, para maximizar la utilidad de la
información, una empresa deberá administrarla de manera eficiente como lo
hace con los demás recursos. Los administradores deben comprender que los
costos tienen una estrecha relación con la producción, distribución, seguridad,
almacenamiento y recuperación de toda la información.
Es aquí donde se insertan los sistemas de información dentro de la
Administración, ya que entre las capacidades fundamentales que debe dominar
el administrador, se incluye, entre otras, la iniciación, determinación de la
viabilidad y planeación y administración de proyectos.
9

Así, el plan de formación de Administración de Misión Sucre incorpora esta
unidad curricular con la que te emprenderás en los Sistemas de Información,
teniendo como propósito facilitar las herramientas necesarias para diseñar un
proyecto sistemas de información que favorezca las interrelaciones de los
subsistemas organizacionales.
Este material instruccional está conformado por cinco unidades que te guiarán
por los aspectos que conforman esta estrategia de trabajo. En la primera
unidad encontrarán los fundamentos básicos para el análisis de los sistemas
organizacionales; en la segunda se dilucidarán los conceptos básicos y
objetivos de la Teoría de Sistemas; seguidamente en la tercera unidad se
aprenderá a diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los
sistemas de información.
Una vez asimilado todo esto, se pasará a la cuarta y quinta unidades donde se
profundiza en los requerimientos para la recolección de información para
planificar un proyecto de sistema de información organizacional.
10

Unidad I
FUNDAMENTOS DE
ANALISIS DE SISTEMAS
ORGANIZACIONALES
Objetivo:
Conocer los aspectos teóricos que fundamentan el análisis de los sistemas
organizacionales.
Contenidos:
 La información como recurso organizacional.
 Perfil del analista de sistemas.
 Ciclo de vida de los sistemas de información
 Metodologías estructuradas para realizar el análisis de sistemas
de información
11

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ORGANIZACIONAL
Estamos viviendo en el denominado por muchos, “Siglo de la Información”, ello
se debe a la facilidad con la que cada día más personas tienen acceso a
centenares de datos que antiguamente solo se hallaban en documentos
impresos, pero que hoy gracias a la red mundial de la información, Internet,
todos podemos acceder con mucha facilidad. Cómo era de esperarse las
organizaciones no escapan de esta realidad, si la sociedad aumentó el
volumen de información que maneja, las organizaciones también; no obstante
las ventajas que actualmente ofrecen las tecnologías de la información facilitan
el almacenamiento y manejo de esas inmensas cantidades de datos.
Sin embargo, la utilización de la información no puede ser algo lento o estático
en una empresa; no solo basta con tener los datos y saber que están
almacenados en algún archivo de algún sistema informático, es imprescindible
tener acceso fácil y confiable a la información puesto que de ella dependen
gran parte de las decisiones organizacionales que se tomen. Esta panorámica
a dado lugar a nuevas exigencias tanto en la formación como en la actuación
del profesional de la información.
La información constituye un recurso básico para cualquier actividad humana,
de ahí la necesidad de que esta sea oportuna, precisa, relevante, bien
gestionada y orientada hacia los actores de los diferentes procesos
organizacionales para la toma de decisiones.
La información como un recurso de las organizaciones
Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho, la importancia de
administrar recursos principales tales como mano de obra y las materias
primas. La información se ha colocado en un lugar adecuado como recurso
principal. Los tomadores de decisiones han comprendido que la información no
es sólo un subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a los
negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso
de éstos.
Para maximizar la utilidad de la información, una organización debe manejarla
correctamente, tal como maneja los demás recursos. Los administradores
necesitan comprender que hay costos asociados con la producción,
distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda información.
“Brevedad es el alma de la agudeza.”
William Shakespeare
12

Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor ésta no es gratis, y su
uso es estratégico para posicionar la competitividad de la empresa.
Manejo de la información generada por la computadora
La fácil disponibilidad de computadoras ha creado una explosión de
información a través de la sociedad en general y de los negocios en particular.
El manejo de la información generada por computadoras difiere en forma
significativa del manejo de datos producidos manualmente. Por lo general, hay
mayor cantidad de información por las computadoras. El costo de organizarla y
mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los usuarios frecuentemente la
tratan menos escépticamente que la información obtenido por otras vías.
PERFIL DEL ANALISTA DE SISTEMAS
El Análisis y Diseño de Sistemas
Los sistemas de información son desarrollados con propósitos diferentes
dependiendo de las necesidades de la organización. "El análisis y diseño de
sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el
propósito de manejarla con métodos y procedimientos más adecuados." (Senn,
1992, p.11). Se puede dividir en dos: el análisis de sistemas que comprende la
planificación, el levantamiento inicial de información y el estudio en detalle del
sistema actual para luego recomendar o estructurar las especificaciones
necesarias para el nuevo sistema; y el diseño que consiste en llevar a cabo el
sistema por medio de la clasificación y empleo de la información de manera
que se pueda ofrecer una alternativa mucho más viable.
En pocas palabras; "El análisis especifica qué es lo que el sistema debe hacer.
El diseño establece cómo alcanzar el objetivo" (op. cit., p.13) Ciertamente, todo
sistema de información debe presentar salidas en base a entradas de datos y
procesos, lo que nos dice que si deseamos entender todo lo que le ocurre a los
datos antes de llegar al usuario como información –Es decir antes de ser
interpretado por el usuario final- debemos utilizar metodologías que permiten
ver los sistemas en base a sus procesos, por lo menos en sistemas de
procesado por lotes o secuencial. Un ejemplo de ello es la metodología
estructurada. Existen muchas metodologías pero esta es la más arraigada
debido a su antigüedad. Recordemos que hace apenas dos décadas los
computadores no soportaban el multitasking (procesamiento multitarea), lo que
limitaba a procesar una pantalla a la vez, esto sólo permitía sistemas
secuenciales donde cada tarea en procesamiento comenzaba cuando la
anterior ya había terminado por completo.
Existen sistemas de información diferentes, cada uno ajustado al propósito que
se tenga. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel
operacional de la organización, los sistemas de automatización de oficina y los
sistemas de trabajo de conocimiento dan cabida al trabajo a nivel de
conocimiento. Los sistemas de más alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo
a decisiones así como a los sistemas de información gerencial. Los sistemas
expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver
13

problemas específicos estructurados. Al nivel estratégico de la administración
encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos y los sistemas de apoyo a
decisiones de grupo ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una
forma estructurada o semiestructurada.
El Analista de Sistemas
El Analista de Sistema nace de la necesidad de recopilar, desglosar, catalogar
y analizar información necesaria de una empresa para poder proponer nuevos
métodos o mejores que permitan modificar los actuales para que así aumente
el desempeño de los departamentos dentro de la organización. En toda
organización un analista se vale de la información de entrada, los procesos
modificadores y la información de salida, para así definir los procesos
intermedios y poder entender con claridad a la organización. Todos estos flujos
y procesos son estudiados sistemáticamente para poder determinar si son los
adecuados, si se deben mejorar o si deben ser reemplazados por otros más
idóneos.
Santos (1980, p.12) define las funciones del analista de sistemas para la
década de los ochenta como sigue:
"…el analista de problemas en computación deberá conocer
procedimientos para indagar sobre lo existente y para saber proponer un
verdadero sistema racionalizado, pero también deberá conocer sobre
modernos sistemas de información, base del diseño, sobre todo en
computación… Estos últimos factores son los que justifican tal
especialidad, porque realmente debieron existir los analistas de sistemas,
aunque no hubiera computadores, toda vez que siempre hubo sistemas
para organizar, que posiblemente no se difundieron porque no existieron
en importancia esos dos factores que hoy prevalecen: el computador y la
información."
La definición de analista de sistemas de Senn (1992, p. 12), agrega: "…Los
analistas hacen mucho más que resolver problemas. Con frecuencia se solicita
su ayuda para planificar la expansión de la organización…", es decir, el papel
de los analistas sobrepasa los limites impuestos por la definición inicial,
también cumplen el papel de asesores, ya sea en sistemas manuales o
informatizados, o cualquier otro sistema donde la empresa tenga que invertir en
información, después de todo esa es la razón de ser del analista. Comparando
las dos definiciones anteriores podemos notar que en veinte años no ha
cambiado la descripción de analista de sistemas, más bien se le han atribuido
nuevas características que lo definen como un ente de cambio, necesario en
cualquier organización con tendencia a crecer.
Según Senn, dependiendo de las funciones de un analista de sistemas se
puede clasificar en: Analista de sistemas, Analista y diseñador de sistemas y
analista diseñador y programador de sistemas, en donde cada uno se puede
identificar y diferenciar de los demás por las actividades que definen sus
denominaciones. También podemos clasificar a los analista de sistema como
14

Consultor, Experto de soporte y Agente de cambio, clasificación según Kendall
(1997, p.6).
Vale la pena explicar un poco la clasificación de éste último autor debido a que
no se basa en las actividades propias del analista, sino los papeles que cumple
en las fases impuestas en el paradigma Ciclo de Vida de Desarrollo de
Sistemas (CVDS) del que ampliaremos más adelante. Cuando se comienza el
CVDS el analista cumple en papel de consultor, asesorando a la empresa
sobre los mejores métodos y sistemas que se pueden emplean para la óptima
gestión de información, recomendando sistemas ya sean de tipo manual o de
tipo informático, predominando claro, los sistemas informáticos que le dan la
vida a ésta profesión. El experto en soporte se identifica con los últimos pasos
del CVDS donde el analista se desempeña en el asesoramiento de hardware y
software, basado en el conocimiento y especialmente en la experiencia.
Sirviendo el analista muchas veces de escalón para hacer que el sistema
desarrollado (no liderizado por él) tenga éxito. Como Agente de Cambio se
tiene el papel más importante y más difícil, la comunicación con empleados
dentro de la fase de recopilación de información es probable que los
empleados piensen que el sistema los va a sustituir, aunque algunas veces es
cierto, el analista debe internalizar que el cambio es en pro de la organización y
no de un grupo minoritario o sectorial. Así desarrollar sus actividades de
manera regular.
Una pregunta común sobre los analistas de sistemas es ¿Todos los analistas
deben programar?, Según Senn (1992, p.16); "…La respuesta depende de la
organización. Sin embargo, una cosa es evidente: el analista de sistemas más
valioso y mejor calificado es aquel que sabe programar.", ciertamente el
analista que tiene fuertes principios de programación sabe que se puede y que
no se puede, o que es difícil de desarrollar en un lapso de tiempo, recordemos
que todos los proyectos informáticos tienen siempre lapsos de tiempo bien
reducidos y que si no se tiene el equipo apropiado es difícil cumplir con los
plazos establecidos, lo que trae como consecuencia muchas veces la falla de
todo el proyecto. Además el analista programador tiene facilidad para
comunicar sus ideas a los constructores de código, ya que él estuvo en ese
lugar alguna vez y sabe en que forma se necesita la información al momento
de generar código.
CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas, CVDS en adelante, es un enfoque
por fases de análisis y diseño que sostienen que los sistemas son
desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de
actividades del analista y del usuario. Los analistas no se han puesto de
acuerdo para decir que tantas fases debe tener un ciclo de vida del desarrollo
de sistemas, pero, por lo general, alaban su enfoque organizado. Kendall
(1997) divide el CVDS en siete fases que son las siguientes:
15

Siendo la división de Senn (1992) la siguiente:
 Investigación preliminar.
 Determinación de los requerimientos del sistema.
 Diseño del sistema.
 Desarrollo del software.
 Prueba de los sistemas.
 Implantación y evaluación.
Comparando los dos autores podemos observar que su división de las fases
del CVDS es similar, de hecho a primera vista y sin definir cada una de las
fases, si comparamos con sus homólogas podemos notar que Senn define las
fases; Análisis de las Necesidades del Sistema Recomendado (3) y Diseño del
Sistema Recomendado (4) de Kendall en una sola fase llamada Diseño del
Sistema, la cual comprende estas dos actividades.
Simplificando aún más estas fases descritas anteriormente obtenemos el
CVDS moderno:
 Planificación del Proyecto.
 Análisis del Sistema Actual.
 Diseño del Sistema Propuesto.
 Implantación y documentación del sistema.
 Evaluación y soporte del sistema.
El CVDS es un conjunto de pasos que si bien son secuenciales no
necesariamente deben llevarse con rigidez, en cualquier momento que el
analista lo requiera puede devolverse al paso o fase anterior, de hecho, es muy
común que si en alguna fase se requiera modificar algún análisis de una fase
previa, o hasta repetir varias veces una misma tarea para comparar algún
resultado.
1. Identificación de
problemas, oportunidades
y objetivos
1. Identificación de
problemas, oportunidades
y objetivos
2. Determinación de
los requerimientos de
información
2. Determinación de
los requerimientos de
información
3. Análisis de las
necesidades del
sistema
3. Análisis de las
necesidades del
sistema
4. Diseño del sistema
recomendado
4. Diseño del sistema
recomendado
5. Desarrollo y
documentación del
software
5. Desarrollo y
documentación del
software
6. Prueba y
mantenimiento del
sistema
6. Prueba y
mantenimiento del
sistema
7. Implementación y
evaluación del sistema
7. Implementación y
evaluación del sistema
16

Es cierto que el CVDS es un modelo muy organizado para la programación
estructurada, pero no siempre se puede aplicar para el desarrollo de
aplicaciones, especialmente cuando empezamos a utilizar nuevas
metodologías y convenciones. Un ejemplo de ello es la dificultad de aplicar el
enfoque estructurado del CVDS para el desarrollo de una aplicación Web.
Digamos que tenemos que diseñar un periódico electrónico y que nuestra base
de datos se encuentra en un servidor A, que tenemos un servidor Web (WWW)
en otra ubicación B y que tenemos un servidor de archivos (FTP) en otro sitio
diferente C. Ya este tipo de organización lógica del sistema se sale de las
expectativas de las personas que idearon la metodología estructurada del
CVDS. Claro, con esto no digo que el paradigma no pueda adaptarse, crear
como una especie de metodología híbrida que permita combinar diferentes
herramientas, pero ya no tendría la estructura original.
METODOLOGÍAS ESTRUCTURADAS PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información se rigen por distintas metodologías, para poder
hablar de las Metodologías de los Sistemas empezaremos por definir método y
procedimiento:
Método: Son las formas o maneras de hacer las cosas.
Procedimiento: Son los pasos en orden cronológicos.
Existen diferentes metodologías para la realización de sistemas, a continuación
mencionaremos una de las mas conocidas, la MEDÍS (metodología
estructurada para el desarrollo de sistemas de información) MEDSI, es una
metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para
organizaciones de cualquier tipo. Está ha sido probada con éxito en el
desarrollo de diferentes sistemas de información para la administración de la
Universidad de los Andes en Mérida (ULA), entre los que se destacan los
siguientes:
 Sistemas de información para el personal administrativo, técnico y de
servicio.
 Sistema de información de proveedores.
 Sistema de asignación de salones para una facultad.
Ahora bien entre las características resaltantes de esta metodología podemos
señalar las siguientes:
Es estructurada: Está característica se debe a dos razones esenciales: (a)
Utiliza diferentes métodos y técnicos estructuradas, que son propias de la
Ingeniería de la Programación y que han demostrado ser las más eficientes y
eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Guía paso a paso - de
arriba hacia abajo - al grupo que la aplica; explicando primero, de forma muy
genera, lo que debe hacerse, para luego entrar en los detalles, a medida que
se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo
para desarrollar un sistema de información.
Es completa: Cubre todas las distintas fases del ciclo desarrollo de un sistema
de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del
sistema en la organización.
17

Es particionada: a fin de manipular mejor la complejidad inherente a un
proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases. Cada una de estas
fases se dividen en pasos, los cuales están orientados a algún tipo de tópico,
aspecto o elemento del sistema de información.
Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar fácilmente
la metodología, bien para introducir nuevos elementos como para eliminar
algunos.
Fases de La MEDSI
Para describir las fases de la MEDSI lo haré de la siguiente forma:
 Definir el proyecto (Informe de factibilidad)
 Análisis del contexto (Informe de la situación actual)
 Definición de los requerimientos (Salidas del sistema que se quiere,
informe del sistema nuevo)
 El diseño preliminar (especificar los módulos del sistema en general).
 El diseño detallado (prototipo, paquete de diseño detallado).
 La construcción del sistema (Sistema construido).
 Pruebas del sistema (Informe de pruebas).
 La implantación del sistema (Implantación del sistema, el sistema listo;
se elimina el anterior si existía o el mismo antiguo pero trabajando con el
nuevo; esto según las especificaciones buscadas).
18

Unidad II
TEORIA DE
SISTEMA
Objetivo:
Conocer los sistemas organizacionales y sus interrelaciones para conseguir las
metas organizacionales.
Contenidos:
 Concepto de sistema
 Características de los sistemas
 Parámetros de los Sistemas
 Tipos de Sistemas
 Importancia de los Sistemas de Información
 Sistemas Determinísticos y Sistemas Probabilísticos
 Subsistemas y suprasistemas
 Sistemas cerrados y abiertos
 El Proceso Administrativo
 Conceptos básicos
o Entropía
o Homeostasis
o Equifinalidad
19

&·$%?¿¡!·
La vida en sociedad está organizada alrededor de sistemas complejos en los
cuales, y por los cuales, el hombre trata de proporcionar alguna apariencia de
orden a su universo. La vida está organizada alrededor de instituciones de
todas clases: algunas son estructuradas por el hombre, otras han
evolucionado, según parece, sin un diseño convenido. Algunas instituciones,
como la familia, son pequeñas y manejables; otras como la política y la
industria, son de envergadura nacional y cada día se vuelven más complejas.
Algunas otras son de propiedad privada y otras pertenecen al dominio público.
En cada clase social, cualquiera que sea el trabajo que se desempeña hay que
enfrentarse a organizaciones y sistemas.
En los tiempos que corren, se hace absolutamente necesario tomar un
enfoque más amplio de “totalidad de sistema” (holístico) a los problemas, en
lugar de caer en el atolladero de las pequeñas soluciones que sólo abarcan
una parte del problema y del sistema y que olvidan tomar en consideración
interacciones e interrelaciones con los demás sistemas. El momento del tomar
decisiones es ahora.
Entendamos un poco a través de una situación que todos conocemos. Es bien
sabido que los recursos no sólo están disminuyendo, sino que también están
mal distribuidos. Algunas naciones poseen posen grandes cantidades de
aceite, otras tienen mucho trigo. Algunas personas beben café gratuitamente,
en tanto que otras tienen que pagar precios exorbitantes por éste. Algunas
pueden respirar aire puro, mientras que otras jadean en el “esmog”. Muchos
pueden disfrutar de buena salud debido al cuidado, en tanto que otros mueren
por negligencia y mala nutrición. Debemos comenzar a poner el precio que
corresponde a productos tales como el aire, espacio, medio libre de ruido, agua
limpia, comida, calor, educación, calidad de vida y paz.
Es obvio que para resolver estos problemas se requiere una amplia visión. El
enfoque de sistemas es la filosofía del manejo de sistemas por los cuales debe
montarse este esfuerzo. En la forma verdadera del enfoque de sistema, las
soluciones deben tener éxito para todos los sistemas y para toda la gente. Los
problemas de sistemas requieren soluciones de sistemas, lo cual en este
material significa que debemos dirigirnos a resolver los problemas del sistema
mayor, con soluciones que satisfagan no sólo los objetivos de los subsistemas,
sino también la sobrevivencia del sistema global.
Ahora bien, es necesario clarificar que en el pasado y también en el presente,
muchas personas han tendido a considerar a las organizaciones como
sistemas cerrados determinísticos en lugar de visualizarlos como sistemas
semiabiertos probabilísticos, claro es mucho más fácil verlo de la primera
forma. Cambiar la perspectiva resulta una ganancia en el número y los
20

atributos de los elementos que deben considerarse al realizar el análisis de los
fenómenos que ocurren en las organizaciones y en el medio que las circunda.
Aunque parezca contradictorio, este incremento en el número de factores a
considerar, permite en múltiples ocasiones comprender y anticipar con mayor
certeza algunas de las formas en que se comportarán tanto el sistema como
los elementos que lo integran.
Antes de poner en práctica, o de proponer, un cambio en la organización (por
ejemplo nuevos procedimientos de ventas, una nueva campaña publicitaria,
etc.) el administrador deberá estudiar las posibles consecuencias del mismo,
tanto internas como externas, prestando especial atención a aquellas
relaciones entre los diversos elementos que no resultan tan obvias. Igualmente
las variaciones del medio deben ser consideradas bajo el mismo enfoque.
El término organización tiene dos acepciones: a) ordenación, asignación de
funciones; y b) toda unidad o agrupamiento humano deliberadamente creado y
modificado para lograr objetivos específicos (Pearsons, 1960). A lo largo de
este material, se contemplará la organización como un sistema enclavado en
un suprasistema y compuesto de una gran variedad de subsistemas. Además
se utilizará la palabra organización en lugar de empresa, porque esta última
generalmente tiene la connotación de lucro.
SISTEMA
Sistema dentro de los Sistemas de Información, puede definirse como un
conjunto de elementos que se encuentran interrelacionados. El punto clave de
un sistema está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del
mismo. Para entenderlo, indiquemos que pueden existir un conjunto de
objetivos, peso si estos no están relacionados de alguna manera, entonces no
constituyen un sistema.
Los elementos de un sistema pueden ser conceptos, en cuyo caso se está
tratando un sistema conceptual. Un lenguaje es un ejemplo de sistema
conceptual. Los elementos de un sistema pueden ser objetos, como por
ejemplo una máquina de escribir compuesta de varias partes. Los elementos
de un sistema pueden ser sujetos, como los de un equipo de fútbol.
Finalmente, un sistema puede estructurarse de conceptos, objetos y sujetos,
como un sistema hombre-máquina, que comprende las tres clases de
elementos.
No obstante, algunas veces las conexiones entre los diversos elementos no
son evidentes o apreciables a primera vista y es por ello que frecuentemente
no se consideran como un sistema algunos elementos que, aparentemente, se
encuentran dispersos o que no aparecen directamente conectados. Con cierta
frecuencia es este el caso de los elementos materiales, técnicos y humanos de
una organización. Gran parte de los esfuerzos de la ciencia están dedicados a
descubrir las relaciones entre los diferentes fenómenos, a fin de establecer
sistemas que permitan no sólo explicar el universo, sino, lo que resulta más
21

importante, predecir y, por tanto, impedir o facilitar la aparición de ciertos
fenómenos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de
cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de
objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites
o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Von Bertalanffy (1991) sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u
objetivo) y globalismo (o totalidad).
• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,
con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de
causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasis.
• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a
desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la
aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta
la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de
la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la
información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
• Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un
supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado
por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un
objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar,
tanto en serio como en paralelo.
PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros, siendo éstos últimos
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
22

descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del
sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
• Entrada o insumo o impulso: es la fuerza de arranque del sistema,
que provee el material o la energía para la operación del sistema.
• Salida o producto o resultado: es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son
las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema.
Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados
de los subsistemas con intermedios.
• Procesamiento o procesador o transformador: es el fenómeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en
salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra,
en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los
productos.
• Retroacción o retroalimentación o retroinformación: es la función de
retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio
preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o
criterio.
• Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en
constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las
procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de
su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y
demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un
recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
TIPOS DE SISTEMAS
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. El hardware.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es
el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente
que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No
reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia
fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de
sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio
de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los
23

sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo
una salida invariable, como las máquinas.
• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de
entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto
de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación
adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de
auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,
cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta
cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo”.
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección
a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de
la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden
y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia
energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema
abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo,
del grupo, de la organización y de la sociedad.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre
sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un
sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo
electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de
"sistema de información computarizado".
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el
recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y
reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos
que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de
trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
• Almacenamiento de información: es una de las actividades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso
anterior.
• Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas
permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de
24

los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un
año base.
• Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas,
diskettes, la voz, etc.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de
información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien
contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de
recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si se
puede asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en
sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta
forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia
de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de
Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de
sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión
básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área
funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura
informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones
necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados
anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de
cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande
de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir,
por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente
en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y
dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un
desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:
• Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administración de operaciones, marketing, y administración de recursos
humanos.
• Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del
cliente.
• Una fuente importante de información y respaldo importante para la
toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
• Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el
mercado global.
• Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones
de hombres y mujeres.
25

SISTEMAS DETERMINISTICOS Y SISTEMAS PROBABILISTICOS
Es prudente clasificar los sistemas en dos grandes grupos: determinísticos y
probabilísticos. Los primeros son aquellos cuyo funcionamiento puede
predecirse con toda certeza, mientras en los últimos existe incertidumbre al
respecto. La misma afirmación es válida con referencia al funcionamiento
pasado. El tamaño o la complejidad del sistema, no implican necesariamente
determinismo o probabilidad. A fin de entender esto, digamos que el sistema
solar constituye un sistema determinístico, pues se puede anticipar, con
mucho tiempo, su comportamiento. Por otro lado, un microorganismo
representa un sistema probabilístico pues no puede anticiparse con precisión el
camino que seguirá dentro de una gota de agua, por ejemplo.
Las organizaciones son sistemas probabilísticos, aunque existen aceleradas
fuerzas internas que tienden a convertirlos en determinísticos (por ejemplo,
procedimientos, reglamentos, etc.). Frecuentemente, los mismos miembros de
una organización consideran ésta como un sistema determinístico, cosa que
puede conducir a decisiones equivocadas. Las organizaciones se encuentran
igualmente, en un medio circundante probabilístico. Puede decirse que la
incertidumbre, está presente en todas las actividades de la organización,
aunque algunas son más inciertas que otras.
Es de destacar, que los sistemas no siempre son objetos físicos o entidades
corpóreas; realmente dependerá del propósito establecer los límites del mismo.
SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS
Para aclarar la extensión de un sistema, es necesario establecer dos nuevos
conceptos: Subsistema y Suprasistema. Se dijo que un sistema es un conjunto
de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos
elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por
ejemplo, en una organización existen departamentos, cada uno de los cuales
puede considerarse como un subsistema. En cada departamento,
probablemente, existen secciones; por ejemplo, en el departamento de ventas,
podría haber las secciones de ventas al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las
cuales podrían considerarse como subsistemas de los departamentos, por otro
lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía
nacional ( o sea de un suprasistema). El país puede conceptualizarse como un
suprasistema aun mayor (el mundo) y este, a su vez, como un subsistema de
un suprasistema: el universo. Entonces, el análisis debe realizarse sobre las
relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición
de los límites del sistema, es decir, establecer cuáles elementos deberán
quedar incluidos dentro del conjunto. Más adelante se verá esto con más
detenimiento.
SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS
26

Cada sistema se encuentra en un medio circundante (suprasistema). De la
misma manera que existen relaciones entre los diversos elementos del
sistema, pueden existir tales nexos igualmente entre el sistema y el
suprasistema, se dice entonces que el sistema es abierto:
Figura 1.1. Cada organización puede considerarse como un sistema enclavado dentro de
suprasistemas y compuesto, a la vez, de subsistemas.
Figura 1.2. Existen relaciones entre los diferentes elementos del sistema, y entre este y el
suprasistema (E: entrada; S: salida)
Lo anterior implica, como se muestra en la figura 1.2. que el sistema recibe
ciertas influencias del suprasistema y puede influir también sobre él de alguna
manera; sin embargo, en los sistemas cerrados no existe intercambio alguno
entre el sistema y el suprasistema (ver figura 1.3.). Muchos autores piensan
que los sistemas cerrados son una ficción, una entidad meramente imaginaria,
pues no existen en la realidad. Lo mismo podría decirse de los sistemas
totalmente abiertos.
Universo
Mundo
País
Organización
Divisiones
Departam
entos
Secciones
Personas
SISTEMA
E S
E
E
E
S
S S
27

El grado de apertura de sistemas, se refiere al monto en el cual reciben todo
tipo de influjo; pero cada sistema tiene un código que especifica los tipos de
influjo que puede aceptar. Tal código viene a servir como una especie de
barrera que impide el paso de todo tipo de entradas, ya que sólo admite a
aquellas que cubren ciertas características. Si el hombre estuviera totalmente
abierto a todos los tipos de estímulos que le llegan, no podría analizarlos pues
esto rebasaría con mucho la capacidad de su cerebro, y tal vez tendría tanta
información para analizar que se volvería loco. Lo mismo podría decirse de las
organizaciones. Entonces, el establecer ciertos códigos para realizar
intercambios con el medio circundante sirve de integración y protección a un
sistema, por ello las organizaciones, así como los seres humanos, constituyen
sistemas parcialmente abiertos.
Figura 1.3. Sistema Cerrado
Además, cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los
elementos que quedan incluidos dentro del mismo. Dichos límites tienen por
objeto conservar la integridad del sistema, evitar que los intercambios con el
medio lo destruyan, o entorpezcan su actividad, por ejemplo una organización
actúa generalmente dentro de ciertos espacios físicos.
Las organizaciones constituyen, evidentemente, sistemas parcialmente
abiertos, en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellas y su medio.
Comunicación
Cada sistema parcialmente abierto recibe influjos (denominados estímulos o, si
van a ser transformados por el sistema, insumos) de su medio circundante a
través de vías específicas llamadas entradas. Por ejemplo, una fábrica recibe
en sus almacenes materia prima. El almacén constituye una entrada y la
materia prima, un insumo (o estímulo).
El sistema influye en sus reacciones o respuestas (denominadas también
resultados, si es que son productos de cierta transformación) sobre el medio,
emplea vías específicas denominadas salidas, una compañía telefónica, por
SISTEMA
SUPRASISTEMA
28

ejemplo, otorga un servicio (resultado, reacción) a sus clientes; cada aparato
telefónico es una salida del servicio.
El intercambio de estímulos y de reacciones entre el sistema y su medio
circundante, así como entre los diversos elementos del sistema, se denomina
comunicación. La comunicación es fundamental para la vida del sistema. En
última instancia si el sistema interrumpe la comunicación con su suprasistema,
tiene asegurada la muerte. Sin embargo, esto no suele ocurrir, lo que sí puede
pasar es que el sistema no tenga suficientes entradas; de tal manera que no le
llega toda la información necesaria; por ejemplo, en una organización nadie se
ocupa de recibir información sobre las nuevas disposiciones legales, o sobre la
situación del mercado en el cual actúa, etc., desde luego es posible que a la
larga la vida de la organización se vea en peligro. Entre mayor sea la
información pertinente que posea, menor será la incertidumbre.
Sucede lo mismo con las comunicaciones entre los diversos elementos del
sistema; si la comunicación no es oportuna y eficiente el sistema no podrá
reaccionar (funcionar) adecuadamente; así cada organización debe establecer
sus canales de comunicación, tanto internos como externos, que le permitan
funcionar adecuadamente.
La Cibernética
Pero no solamente el sistema recibe información del medio circundante, sino
también de sí mismo. En otras palabras, cuando reacciona recibe
comunicaciones sobre esta reacción, se dice entonces que existe
retroalimentación o retroacción.
Puede indicarse que la respuesta se convierte en estímulo, tal como se
muestra en la figura 1.4. Esquema Básico de la Retroalimentación.
Figura 1.4. Esquema básico de retroalimentación
Por ejemplo, una fábrica produce televisores a color, pero no nada más los
produce y se olvida de todo lo demás; por el contrario, le es indispensable
saber si sus aparatos funcionan correctamente y si está produciendo la
cantidad adecuada para satisfacer el mercado. Necesita retroalimentación
sobre la calidad y la cantidad de su reacción, pues de otra manera su propia
existencia está en peligro. A fin de entender mejor, con este mismo ejemplo,
E S
Estímulo o
Insumo
Reacción o
Resultado
RETROALIMENTACION
SISTEMA
29

imagínese que ocurriría si durante un año, por decir algo, produce televisores y
éstos no funcionan.
La cibernética se ha definido como la teoría del control y de la comunicación en
la naturaleza, las máquinas y la sociedad. Uno de los conceptos básicos de la
cibernética, además del de retroalimentación, es el de homeostasis, el cual se
refiere a un estado de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas.
Cualquier desviación de dicho estado es percibida por el sistema, que pone en
juego cierta energía para restaurar la homeostasis.
Un ejemplo sencillo para entender esta teoría lo constituye el calentador
automático de agua, que la mayoría tenemos en nuestras casas. Se fija el
nivel deseado de temperatura (homeostasis); a medida que pasa el tiempo, el
agua va enfriándose hasta que alcanza cierto límite, llegado al cual
inmediatamente se enciende el gas y el agua empieza a calentarse; la
temperatura del líquido alcanza un límite máximo en el cual automáticamente
se suspende el suministro de gas. De esta manera cíclica puede mantenerse,
dentro de ciertos límites estrechos, el estado ideal u homeostasis que hemos
fijado. Nótese que el enfriamiento constituye una reacción del sistema, que
existe una retroalimentación constante hasta llegar al límite inferior, luego del
cual surge otra reacción (encendido del gas) y el sistema recibe
constantemente retroalimentación, reaccionando el sistema, en la forma de
apagarse el gas. Este tipo de retroalimentación se denomina negativa, porque
tiende a reestablecer la homeostasis.
Existe también la retroalimentación positiva. En este caso, el estímulo incita a
incrementar una reacción. En el ejemplo del calentador de agua, equivaldría a
un incremento en la dotación de combustible cada vez que se elevase la
temperatura lo que llevaría cada vez más a tener más calor.
Puede establecerse una similitud con algunos movimientos sociales violentos.
Ante la explotación y la tiranía se producen manifestaciones de descontento,
que son reprimidas por la fuerza, lo cual produce un descontento y así
sucesivamente hasta que estalla una revolución que puede transformar
radicalmente el sistema social.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La cibernética mantiene estrechas semejanzas con el proceso administrativo.
Este último consiste, a grandes rasgos, en fijar un objetivo, realizar las
actividades necesarias para alcanzarlo y determinar si se alcanzó o no, a fin
de corregir las acciones si fuera el caso. Se habla así de planeación, ejecución
y control. Es necesario hacer notar, que la planeación correspondería a
establecer el estado ideal que se desea lograr (homeostasis) y que se requiere
estar recibiendo información (retroalimentación) sobre el propio desempeño
para controlar que la actividad no se desvíe, sino dentro de límites estrechos,
de lo planeado. En todas las organizaciones debe llevarse a cabo el proceso
administrativo pues de otra forma se corre el riesgo de desperdiciar múltiples
actividades y recursos.
30

La homeostasis en las organizaciones, no es necesariamente estática, por el
contrario, y aunque parezca una contradicción, se busca establecer estados
constantes dinámicos. Casi todas las organizaciones desean crecer, lo cual
implica cambios. Entonces lo que se busca que permanezca constante es el
carácter o la naturaleza del sistema. El medio circundante impone ciertas
restricciones a presiones al sistema, para resistirlas, debe adaptarse, debe
introducir alteraciones en su propia estructura o manera de funcionar, pero
tratará de conservar su esencia fundamental.
RESUMEN
Como se dijo, los sistemas se comunican con su medio circundante, así como
con los diversos elementos que integran el propio sistema; los estímulos que
reciben son transformados y analizados y dan origen a las respuestas. Una
fábrica recibe, entre otras muchas cosas, materia prima, la transforma y da
como respuesta los artículos que produce. El conductor de un automóvil
percibe que se encendió la luz en el semáforo, tal estímulo lo transforma en un
sentimiento de peligro y reacciona aplicando los frenos.
No todos los estímulos son aprovechados por el sistema, por diversas razones,
dando así lugar a desperdicios.
Precisamente, la productividad de una organización puede definirse como la
proporción entre los insumos (estímulos) que puso en juego para lograr ciertos
objetivos y los resultados (respuestas) que obtuvo.
CONCEPTOS BASICOS
Entropía:
Proceso de desorganización, desgaste en los sistemas físicos, biológicos,
sociales, etc. Cuando el sistema comienza a hacerse menos predecible, tiende
en forma natural y espontánea a desorganizarse, significando ello su muerte o
desaparición. En el caso de las organizaciones implicaría la muerte
organizacional.
Homeostasis:
Estado de equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas. Todo
sistema dinámico tiende a buscar su estabilidad como requisito necesario de su
existencia. En consecuencia, para algunos autores, los cambios
organizacionales son respuestas de adaptación al medio, además de ser
relativamente no planificados. Mantener las condiciones homeostáticas implica
el equilibrio organizacional.
El grado de integración que presenten las partes del sistema es medible o al
menos ordenable por la frecuencia de sus interacciones.
31

Equifinalidad:
Multiplicidad de medios para lograr los mismos fines, por tanto, se da una
selección de medios por adecuación de fines
32

Unidad III
ESTILOS
ORGANIZACIONALES
Objetivo:
Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas de
información
Contenidos:
• Las organizaciones como sistema
• Niveles de Administración
• Diagrama de contextos organizacionales
• Otros factores de la Organización
• Estilos Organizacionales, tipos de liderazgo
• Relaciones humanas dentro de las organizaciones
33

Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el analista
de sistema necesita comprender las organizaciones en que trabaja como
sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles
de administración, el diseño de la organización y la cultura organizacional.
Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas
interrelacionados. Los subsistemas sin relacionados por tres amplios niveles
de administradores que toman decisiones (operación, administración media y
administración estratégica) y que cortan horizontalmente a través del sistema
organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la
manera en que se interrelacionan la gente en los subsistemas.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA
Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas
diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente
y otros recursos que emplean. Están compuestas de sistemas más pequeños
interrelacionados que sirven a funciones especializadas (siendo éstos a su vez,
sistemas más pequeños) que son eventualmente integrados a través de
diversos mecanismos para formar un todo organizacional efectivo.
Es de primordial importancia comprender la organización como un todo para
definir de manera adecuada los requerimientos de información y para diseñar
sistemas de información adecuados. Todos los sistemas están compuestos de
subsistemas (que incluyen sistemas de información). Por tanto, cuando se
estudia una organización también se examinan cómo están involucrados los
sistemas más pequeños y la forma en que funcionan.
La interrelación e interdependencia de los sistemas
Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes.
Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los
análisis de sistemas que buscan ayudarles a lograr mejor sus objetivos.
Cuando algún elemento del sistema es cambiado o eliminado, también son
impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.
No puedes bañarte dos veces en el mismo río,
porque otras aguas correrán bajo esas aguas
(Heráclito)
34

Fronteras organizacionales
Otro aspecto de las organizaciones como sistemas es que los mismos sistemas
están contenidos entre fronteras que los separan de sus ambientes. Las
fronteras organizacionales existen en forma continua, yendo desde las
extremadamente manejables hasta las casi impenetrables. Para continuar
adaptándose y sobrevivir, las organizaciones deben ser capaces de importar
gente, materia prima e información a través de sus fronteras (entradas) e
intercambiar sus productos terminales, servicios e información, con el mundo
externo (salidas). Sin embargo, si las fronteras no están bien definidas se pone
en peligro la competitividad de la organización y disminuye el control sobre el
desempeño.
Retroalimentación del sistema para planeación y control
La retroalimentación es una forma de control de sistema. Como sistemas, toda
organización usa planeación y control para administrar sus recursos en forma
efectiva. Las salidas del sistema son usadas como retroalimentación con la
cual comparar el desempeño con los objetivos. Esta comparación ayuda a los
administradores para formular objetivos más específicos como entradas.
Ambientes para sistemas organizacionales
La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del
ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que este fuera de las fronteras
de una organización es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con
diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe
la organización.
Apertura y restrictividad de la organización
La apertura y restrictividad existen de forma continua, ya que no existe una
organización totalmente cerrada o absolutamente abierta.
La apertura se refiere al libre flujo de información dentro de una organización.
Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artísticos son
frecuentemente caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre
sus participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene cuál
información.
Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento
de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que
afecta a la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la
información en su momento es una necesidad y el acceso a la información se
da con base en la que “es necesario saber”.
35

NIVELES DE ADMINISTRACION
Se puede concebir la administración de las organizaciones en tres niveles
horizontales amplios; los cuales son: el control operativo, la planeación y el
control administrativo, y la dirección estratégica. Cada nivel tiene sus propias
responsabilidades, y con base en sus características, colabora en el logro de
las metas y objetivos de la organización.
Administración de operaciones
El control operativo ocupa el plano base de los tres planos administrativos. Los
gerentes de operaciones apoyan sus decisiones en una serie de reglas
preestablecidas las cuales al implantarse en forma correcta otorgan resultados
previsibles.
Los gerentes de operaciones manejan una alta certidumbre en su toma de
decisiones. Éstas afectan la implantación de los programas de trabajo, el
control del inventario, etc., es decir todo el movimiento operativo de la
organización, la cual es supervisada por la organización, quien también verifica
que las tareas básicas se ejecuten oportunamente y sin rebasar las
restricciones de la organización.
Administración Media
Esta constituye el segundo plano o intermedio de los tres niveles del sistema
administrativo. Los gerentes de mando intermedios toman decisiones sobre la
planeación y el control a corto plazo y de la forma de asignar los recursos, al
cumplir con la meta de la organización.. estos gerentes toman decisiones en
ambientes de baja certidumbre, siendo éstas de muy diversa naturaleza, desde
el pronóstico de las necesidades futuras de recursos, hasta la solución de
problemas laborales, que pedan afectar a la productividad.
Por lo general, la toma de decisiones de los gerentes de mandos medios
carece de un alto grado de estructuración, como sería la toma de decisiones de
los gerentes de operaciones. El dominio de su toma de decisiones, se puede
caracterizar por tener cierto contenido operativo y estratégico, con
fluctuaciones constantes.
Administración estratégica
La administración estratégica o logística constituye el tercero de los tres niveles
de la estructura administrativa. Los gerentes de logística se ubican más allá de
las fronteras de la organización, en el tiempo o el espacio. Su toma de
decisiones guiará a los gerentes de operaciones y de mandos intermedios en
los meses y años próximos.
36

Los gerentes de logística actúan bajo un clima de gran incertidumbre en la
toma de decisiones. Mediante el postulado de metas y el establecimiento de
estrategias y de políticas para su logro, los gerentes de logística definen a la
organización como un todo. Para ellos la amplia imagen es, donde la empresa
decide el desarrollo de nuevas líneas de productos, la separación de negocios
no redituables, la adquisición de otras compañías compatibles o simplemente,
la decisión de venta de la empresa.
Existe un fuerte contraste en la toma de decisiones desde otra perspectiva: los
planeadores estratégicos tienen objetivos de decisión múltiple, mientras que los
gerentes de operaciones son de decisión sencilla. Los responsable de la
planeación estratégica se enfrentas a problemas semiestructurados, mientras
que los gerentes de mandos inferiores se enfrentan a menudo a problemas
estructurados.
La naturaleza de las decisiones es diferente para cada uno de los distintos
niveles; para los gerentes de logística, las decisiones se presentan con
frecuencia para casos únicos; para los gerentes de operaciones, las decisiones
tienden a ser repetitivas. Al final, es estilo de decisión de los gerentes de
logística tienden hacia la heurística, mientras que los gerentes de operaciones
desarrollan un estilo netamente analítico.
Implicaciones de los niveles de administración para el desarrollo de los
sistemas de información
Cada uno de los tres niveles de administración repercute en diferentes grados
en el desarrollo de los sistemas de información para la administración.
Mientras que ciertos requerimientos de la gerencia se encuentran bien
definidos, otros son ambiguos o se sobreponen.
Los gerentes de operaciones requieren de una información interna de
naturaleza repetitiva y de bajo nivel. Son muy dependientes de la información
que manifiesta el desempeño actual y son grandes usuarios de la información
en línea, llamada de tiempo real. La necesidad de la información del
desempeño pasado y de la información periódica es bastante moderada por
parte de los gerentes de operaciones. Para ellos, tiene poco valor la
información externa que apoye proyecciones hacia el futuro o que permita la
creación de escenarios de simulación.
Lo sistemas de información diseñados para los gerentes de operaciones serán
de valor si proveen información para el control periódico de las operaciones.
Muchas veces, la información que se usa en el sector operativo, ya ha sido
generada o es de fácil visualización. Sin embargo, un sistema que se conecte
en línea con tal información, sería de gran utilidad.
Los gerentes de mandos intermedios, por otro lado, planean y controlan al
mismo tiempo, por tanto necesitan de la información inmediata como de la de
largo plazo. Debido a sus funciones, los gerentes de este nivel, tienen una
gran necesidad de información a tiempo real. Y con el fin de llevar un control
37

adecuado, también necesitan de la información actual del desempeño para
compararla contra los estándares establecidos.
Estoa gerentes también dependen mucho de la información interna. En
contraste con los gerentes de operaciones, tienen un gran interés por la
información histórica, además de toda la información que les permita
pronosticar los acontecimientos futuros, así como la simulación de diversos
escenarios.
Los gerentes de logística difieren por sus necesidades informativas de los
gerentes antes mencionados. Ellos dependen bastante de la información
externa que provee las noticias de las tendencias del mercado y las estrategias
de las corporaciones competidoras.
Puesto que las tareas de estos gerentes demandan proyecciones hacia un
futuro incierto, necesitan aquella información de naturaleza predictiva, que les
permita crear diversos escenarios de simulación; también hacen uso de los
informes periódicos, ya que son corresponsables de la adaptación a cambios
de gran dinamismo.
DIAGRAMAS DE CONTEXTOS ORGANIZACIONALES
Un sistema o subsistema, tal como existe en la organización, puede ser
representado gráficamente en varias formas. Los diversos modelos gráficos
muestran las fronteras del sistema y la información usada dentro del sistema.
Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto
El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también
llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujo de datos se enfocan en los
datos fluyendo hacia dentro y fuera del sistema y el procesamiento de los
datos. Este diagrama utiliza sólo tres símbolos: 1) un rectángulo con esquinas
redondeadas, 2) un cuadrado con dos orillas sombradas y 3) una flecha; tal
como se muestra en la figura 1.5:
38

Figura 1.5. Símbolos del diagrama de flujo de datos a nivel contexto
Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida, y el
nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema
completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o
recibe información del sistema pero que no es parte del mismo. Las líneas que
conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y
representan datos.
Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en
la siguiente figura, aquí se representan los elementos básicos de un sistema de
reservaciones de una línea aérea.
Figura 1.6. Diagrama de flujo de datos a nivel contexto para un sistema de reservación de una línea aérea
Un proceso significa que se realizan
algunas acciones o grupo de
acciones
Una entidad es una persona, grupo,
departamento o cualquier sistema
que recibe u origina información o
datos
Un flujo de datos muestra que es
pasada información desde o hacia el
proceso
Línea
aérea
Sistema de
Reservación
De la línea
aérea
Agencia
De viajes
Preferencias y
Vuelos disponibles
Solicitud de viaje
Información de
boletos
Pasajero
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OTROS FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN
Estilo del Liderazgo
Junto con la estructura y el diseño de la organización, el estilo del liderazgo
puede influir sobre la apertura o confidencialidad de la organización.
El liderazgo puede considerarse como la manera de ejercer la autoridad y la
habilidad para influir sobre los otros. Puede fortalecerse dentro de los
fundamentos de la organización, como el poder de recompensa y la posición de
líder; sin embargo, reside en las características particulares de cada individuo.
Cuando se evalúa al liderazgo, es necesario considerar la relación entre el líder
y sus seguidores potenciales; y asimismo, la manera cómo impacta sobre ellos
el estilo del líder, ya que el liderazgo no fluye en una sola dirección y los
subordinados influyen sobre los líderes, así como ocurre a la inversa.
También es importante pensar los factores circunstanciales. Un líder efectivo
diagnóstica y responde correctamente a las interrelaciones presentes entre las
características del subordinado, la conducta del grupo, la estructura del mismo
y sus tareas (así como muchas otras variables de la organización).
Entre los líderes existe una amplia gama de características, desde los
autocráticos hasta los promotores de la participación. Los líderes autocráticos
mantienen un gran control sobre el flujo de la información, retienen para sí
mismos privilegio de la última decisión y atienden incluso las pequeñas
decisiones. Las propuestas de los subordinados con frecuencia son limitadas.
Loa líderes promotores de la participación, promueven el flujo de la
información, y a menudo delegan las decisiones a sus subordinados. Buscan
un alto grado de opiniones y toleran la ambigüedad y una levada incertidumbre.
Sin importar si los líderes son autocráticos o promotores de la participación,
para ser en realidad efectivos, deben ser capaces de modificar sus estilos de
acuerdo a las situaciones cambiantes, a las tareas y a sus subordinados. A
veces, una amplia experiencia en el trabajo, el perfil profesional, los
lineamientos intergrupales, los procedimientos precisos y la predilección de la
iniciativa en el trabajo, sustituyen el liderazgo, o por lo menos, hacen que en
buena medida no sea indispensable.
Los analistas de sistemas necesitan conocer los diversos estilos de liderazgo e
identificar el estilo de quienes utilizarán el sistema de información para la
administración, así como el estilo de los que tendrán el poder de decisión sobre
su diseño e implantación. En la figura 1.7, se presenta un resumen de las
implicaciones del estilo de liderazgo para el sistema de información.
Aquellos líderes que tienen una conducta autocrática querrán que el material se
canalice sólo hacia ellos o hacia sus asistentes, más que compartirlo con los
demás. Los autócratas mantienen menos consultas con otros que toman las
decisiones de la organización y, en consecuencia, pocos serán los usuarios
que necesiten involucrarse con el sistema de información.
40

Los líderes promotores de la participación típicamente delegan
responsabilidades y esperan que sus subordinados lleven por su cuenta el
seguimiento de las tareas. Estos líderes desearán que los sistemas permitan
acceso de grandes volúmenes de información de numerosos usuarios, con lo
cual se facilite una amplia difusión de las salidas del sistema.
RELACIONES HUMANAS DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
Las personas que protagonizan papeles en la organización, expresan mediante
ellos sus propias personalidades y su metas individuales. La gente crea,
mantiene y desintegra las organizaciones a través de sus relaciones con los
demás.
Para que las organizaciones funcionen, los humanos tienen que relacionarse.
La fuerza y la profundidad de las relaciones dentro de una organización puede
variar, pero los gerentes con éxito reconocen, y en consecuencia actúan con
base en el concepto de que la participación dentro de una organización debe
ser mutuamente benéfica, tanto para la organización como para el individuo.
Cualquier estrategia que se utilice para motivar, tomará en cuenta la idea de
que los seres humanos cuentan con necesidades interpersonales de afecto,
consideración y control, que les sirven como fuerzas de motivación para
cumplir con los grandes compromisos de tiempo y de esfuerzo requeridos
dentro de las organizaciones.
Las organizaciones se operan por y para los seres humanos, quienes son los
que establecen las relaciones interpersonales. Es importante estar consciente
de que los individuos difieren, y pueden reconocerse ciertas diferencias en el
diseño de los sistemas informáticos. Dentro de las diferencias tenemos las
preferencias por la cantidad de información, no todos los usuarios necesitan
recibir cada uno de los reportes, y las preferencias por la oportunidad lo cual
dependerá de las tareas del usuario y de su personalidad. Finalmente, los
analistas de sistemas deben estar conscientes que los sistemas informáticos
para la administración, pueden, y de hecho cambian, las relaciones
interpersonales, así como la forma en que las personas interactúan.
41

UNIDAD IV
Análisis de los
Requerimientos de
Información
Objetivo:
Realizar el levantamiento de información con métodos objetivos y
sistemáticos.
Contenidos:
 Operacionalización de variables.
 Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos.
 Proceso de análisis.
 Base de datos.
42

OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Se entiende por variable a las características de un objeto, ente o situación que
es capaz de modificarse en extensión y naturaleza de uno a otro objeto, ente o
situación. Dicho de otro modo es una característica que varía de un objeto a
otro, que no permanece constante y como consecuencia de esto sirve para
caracterizar (singularizar) un objeto o grupo de ellos. Las variables son
características observables de entes, seres, sujetos que adoptan distintos
valores o se pueden formular en jerarquías o categorías.
Un primer aspecto que debe ser considerado al analizar los problemas que se
presentan con las variables, su delimitación y definición es el relativo a su
distinción con el ente, objeto o situación a la que pertenecen. La variable es
una propiedad no el objeto en sí, las variables son cualidades. Por ejemplo, el
personal no es propiamente una variable, es un componente o factor a estudiar
a través de sus manifestaciones o características. Las características del
personal podrían ser experiencia profesional, nivel de formación, capacidad
para comunicarse, capacidad para trabajar en equipo, entre otros.
La operacionalización
Definir operacionalmente una variable significa descomponerla en sus
elementos constitutivos, de manera que permitan aprehenderla en sus
manifestaciones concretas o empíricas para hacerla observable y si es posible
cuantificable, es decir, medible, o mejor dicho descriptible y aprehensibles a la
persona que requiere estudiarla.
La definición operacional de la variable en algunos casos es dificultosa porque
el nivel de generalización y abstracción inicial de las variables no es siempre
objeto de una interpretación homogénea, generando por lo tanto variadas
acepciones. Los problemas se aumentan porque es necesario que haya
absoluta correspondencia entre la variable y la información última a ser
recogida. Tomemos por ejemplo: Evaluar la calidad del departamento de
Recursos Humanos de la una organización X, la dificultad estaría en delimitar
la información que permita evidencia la calidad y que sea aceptado por los
involucrados con dicho departamento y dicha organización, a fin de precisar
“Las oportunidades pequeñas son el
principio de las grandes empresas.”
Demóstenes
43

sus dimensiones e indicadores que la hagan comprensible o al menos, se
arribe a un acuerdo sobre su significado entre los interesados.
La operacionalización de variables también se conoce por el nombre de
subvariavilización. Este proceso de precisión de la variable para hacerla más
tangible y comprensible, no es otra cosa que buscar la forma para establecer
con precisión las distintas aristas que conforman la variable, de modo que se
muestre menos abstracta que en su definición nominal.
Para operacionalizar una variable se debe cumplir como mínimo con estos tres
pasos: definición nominal, definición real y la definición operacional. El
primer paso es la definición nominal o representación del concepto, que no es
otra cosa que la definición teórica de la variable, lo cual puede hacerse
mediante la revisión bibliográfica o con expertos en el tema que se aborda. Una
vez que se ha definido la variable conceptualmente, se procede a precisar sus
dimensiones que es la tarea del segundo paso.
El segundo paso, la definición real de la variable consiste en generar o derivar
de la variable en su definición nominal las dimensiones que permitan hacerla
menos abstracta y más comprensible. Este paso consiste en concretar la
variable en sus partes con propósitos eminentemente prácticos. Lo importante
para obtener la definición real es precisar las dimensiones en las cuales se
pueden apreciar esas manifestaciones concretas que la conforman, teniendo
claro que esas dimensiones deben ser perfectamente diferenciables una de
otra.
El tercer y último paso es la derivación de indicadores o definición operacional.
La meta de este paso es encontrar indicadores válidos que representen cada
dimensión o la variable en su conjunto, se trata aquí de encontrar información
precisa que sirva observar y cualificar o cuantificar la variable. Sin embargo
aclaremos a que llamamos indicador. El indicador es la evidencia última de una
variable, las cuales pueden traducirse en enunciados para ítemes de un
instrumento de observación, registro, medición, análisis o evaluación. En otras
palabras, un indicador es una evidencia tangible, empírica, concreta y
representativa de la dimensión o de la variable objeto de estudio.
Una definición operacional constituye el conjunto de procedimientos que
describe las actividades que un observador debe realizar para recibir las
impresiones sensoriales, las cualas indican la existencia de un concepto
teórico en mayor o menor grado. En otras palabras, especifica qué
actividades u operaciones deben realizarse para medir o recoger una
variable.
Variable
Definición
Nominal
Variable
Definición
Nominal
Dimensiones
Dimensiones
Definición
Real
Definición
Real
Indicadores
Indicadores
Definición
Operacional
Definición
Operacional
44

Métodos interactivos. Instrumentos de recolección de datos
La utilización de métodos de investigación, tales como la observación, la
entrevista y el cuestionario, son cruciales en el análisis de los requerimientos
del sistema, sin embargo estos instrumentos de recolección de información no
se aplican a todos los miembros de la población de la cual se recolecta la
información, para ello los analistas pueden tomar estas decisiones con base en
un enfoque estructural llamado muestreo.
Muestreo
El muestreo es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos
representativos de una población. Cuando estos elementos seleccionados son
examinados de cerca, se supone que el análisis revelará información útil
acerca de la población como un todo. El analista de sistemas tiene que tomar
una decisión sobre dos puntos importantes. Primero, hay muchos reportes,
formas, documentos de salida y memorandums que han sido generados por los
miembros de la organización. ¿A cuáles de éstos debe prestar atención el
analista de sistemas y cuando les debe ignorar?
Segundo, gran cantidad de empleados pueden ser afectados por el sistema
propuesto. ¿A qué personas debe entrevistar el analista de sistemas, buscar
información por medio de cuestionarios y observar en el proceso de llevar a
cabo sus papeles de toma de decisión?
La necesidad del muestreo
Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar
una muestra representativa de los datos a examinar, o personas
representativas a entrevistar, aplicar cuestionarios u observar. Ellas incluyen:
1. Los costos contenidos
2. La agilización de la recolección de datos
3. La mejora de la efectividad
4. La reducción de la ascendencia
El examen de cada papel y el hablar con todos los miembros de una
organización podría ser demasiado costoso para el analista de sistemas. El
muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en
vez de todos los datos de la población completa. Además al analista le es
evitado el problema de analizar todos esos datos de la población.
El analista debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:
1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos: Las tareas y
responsabilidades del analista de sistemas en este punto son identificar
las variables, atributos y conceptos de datos asociados que necesitan
ser recolectados en la muestra. Se deben considerar los objetivos del
estudio, así como el tipo de método de recolección de datos
(observación, entrevista, etc.) a ser usados.
45

2. Determinar la población a ser muestreada: el analista de sistemas debe
determinar cual es la población. En el caso de datos relevantes, necesita
decidir tipo y cantidad, por ejemplo si requiere los reportes de dos meses
o de todo un año.
3. Seleccionar el tipo de muestra: Existen varios tipos de muestras, las más
empleadas para el análisis de sistemas son: por conveniencia,
intencionadas, aleatorias simples y aleatorias complejas. Cada una de
estas tiene sus especificaciones estadísticas para aplicarlas.
4. Decidir el tamaño de muestra: El tamaño de la muestra depende de
muchas cosas, algunas puestas por el analista de sistemas, algunas
determinadas por lo que se sabe acerca de la población misma y otros
factores imperantes.
Tipo de Información Buscada en la Investigación
El analista de sistemas busca hechos y cifras, información financiera, contextos
organizacionales y tipos de documentos y problemas mediante el muestreo e
investigación de datos relevantes:
Los datos relevantes acumulados en registros
proporcionan información que no puede ser
obtenida por medio de otros métodos, tales como
las entrevistas o la observación. Todo el material
que se vaya a revisar debe comprenderse, es
decir, saber para que fueron producidos, que
significado tienen y por qué han sido
conservados.
Tipos de datos impresos
El analista de sistemas necesita examinar ciertos
datos impresos puesto que ellos proporcionan datos que no se encuentran por
medio de ningún otro método de recolección de información. Entre los datos
impresos que el analista puede revisar se encuentran:
Documentos
cuantitativos
 Reportes usados para la toma de decisiones
 Reportes de desempeño
 Registros
 Formas para capturar los datos
Documentos
cualitativos
 Memorandums
 Consignas en un tablero de noticias o en
áreas de trabajo
 Manuales
 Manuales de políticas
Hechos y cifras
Contexto organizacional
Informació n financiera
Tipos de documentos y
problemas
46

Instrumentos de Recolección de Datos
Un instrumento de recolección de información es el recurso del que se vale el
analista de sistemas para acercarse a la realidad de su organización y recoger
información acerca de ella de manera ordena y sistemática. De acuerdo al tipo
de información que e quiera recabar dependerá el instrumento que se
seleccione y emplee.
La entrevista
Una entrevista para la recolección de información es una conversación dirigida
con un propósito específico que usa un formato de preguntas y respuestas. En
la entrevista se quiere obtener la opinión del entrevistado y sus sentimientos
acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la organización, los
personales y los procedimientos informales.
Antes que todo, observe las opiniones de la persona a la que está
entrevistando. Las opiniones pueden ser más importantes y más reveladoras
que los hechos. También es importante considerar losa objetivos
organizacionales, los objetivos son información importante que puede ser
recogida con entrevistas. Los hechos que se obtienen de los datos relevantes
pueden explicar el desempeño pasado, pero los objetivos proyectan el futuro
de la organización.
Pasos para preparar la entrevista
Los principales pasos que se deben considerar al momento de planificar una
entrevista son:
1. Lectura de material de fondo: Esto consiste en buscar información sobre
el entrevistado y su organización. Sensibilizarse con el lenguaje que
usan los miembros de la organización para que la información que
recoja tenga para usted el mismo significado que para el entrevistado.
2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Con la información de
fondo que recopilada y las necesidades que se tienen de información se
establecen los objetivos de la entrevista.
3. Decidir a quien entrevistar: Decida quien es la persona más pretiñen
para obtener cada información; trate de incorporar personal de los
diferentes niveles.
4. Prepare al entrevistado: Es importante informar con anticipación a las
personas que serán entrevistadas, para coordinar fecha, duración y para
Los instrumentos de recolección de datos son el
mecanismo por medio del cual el analista de
sistemas se relaciona con los diferentes elementos
de su organización para obtener los datos
necesarios que le permitan diseñar un sistema de
información.
47

comunicar el asunto de la entrevista, así la persona organiza sus ideas
al respecto.
5. Decida sobre tipos de preguntas y estructuras: De acuerdo a los
objetivos trazados y al tipo de información que se pretende recabar se
decide por el tipo de pregunta que se realizarán. Evite hacer muchas
preguntas cerradas puesto que para eso es más preciso usar un
cuestionario.
El cuestionario
Los cuestionarios son una técnica de recopilación de información que permite
que los analistas de sistemas estudien actitudes, creencias, comportamientos y
características de varias personas principales en la organización que pueden
ser afectadas por los sistemas actuales. Las respuestas obtenidas mediante
cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser cuantificadas. Las
respuestas a cuestionarios que usan preguntas abiertas son abalizadas e
interpretadas de otras formas. Las preguntas sobre actitudes y creencias son
notablemente sensibles a la redacción escogida por el analista de sistemas.
Adicionalmente, los cuestionarios pueden ser usados para determinar que tan
amplio o limitado es en realidad un sentimiento expresado en una entrevista.
En forma inversa, los cuestionarios pueden ser usados para investigar a una
gran muestra de usuarios de sistemas, para tratar de encontrar problemas o
recoger cosas importantes antes de que las entrevistas sean realizadas.
Pasos para elaborar el cuestionario:
Al igual que en la entrevista es importante fijar los objetivos, determinar a
quienes se les va a aplicar el cuestionario, etc. Sin embargo lo más resaltante
es considerar cuando es indicado aplicar un cuestionario:
1. Las personas a quienes necesita preguntarles están ampliamente
dispersas (diferentes sucursales de la misma corporación)
2. En el proyecto de sistema están involucradas gran cantidad de
personas y tiene sentido saber qué proporción de un grupo dado
aprueba o desaprueba una característica particular del sistema
propuesto.
3. Se está haciendo un estudio exploratorio y se quiere medir la opinión
general antes de darle al proyecto de sistema una dirección específica.
4. Se desea asegurarse de que cualquier problema con el sistema actual
está identificando y atacado en las entrevistas de averiguación.
La observación
Para cualquier tipo de investigación se comienza con la observación. La
utilización de toda técnica comienza con la observación y termina con ella. Aun
cuando las ciencias hayan alcanzado considerable desarrollo, la simple forma
de ver y oír, dice un conocido autor, no ha podido ser reemplazada, sino sólo
complementada y ayudada.
48

Básicamente, la observación se puede hacer relativa a:
 Hechos
 Experimento, y
 Registros.
Observación de hechos actuales
Los técnicos Goode y Hatt citados por Gómez (1997) consideran que existen
dos formas principales de observación:
De participantes, y
De no participantes.
La observación de participantes tiene la ventaja de que los datos obtenidos
corresponden mejor a una actuación espontánea del grupo observado, que no
cambia su conducta ni en un sentido ni en otro; además los datos obtenidos
pueden ser mucho mejor interpretados y buscados, por el mayor conocimiento
que se tiene del medio. La desventaja principal es que pueden escaparse al
observador diversos datos que se han conjugado con muchos defectos y
condiciones que, por lo mismo, le pasan ya inadvertidos.
Observación experimental
La experimentación requiere tener control sobre los elementos del problema,
estar en condiciones de hacer variaciones de voluntad. Al establecer un nuevo
sistema experimental, éste puede considerarse como una fuente valiosa de
datos dentro de la observación, ya que este sistema no se impone
definitivamente, sino se deja en la posibilidad de corregirlo y aun de suprimirlo.
Observación a través de registros
Se refiere a todo al material escrito que existe en la empresa y que es
considerado como un medio de control, ya sea contable, estadístico y de otra
naturaleza. Su registro se lleva sistemáticamente. Esta observación puede ser
sobre instructivos, procedimientos, etc. Por lo mismo, este tipo de
observaciones se clasifica de acuerdo con el tipo de registros de que se traten.
 Registros contables
 Registros estadísticos
 Registros administrativos
PROCESO DE ANÁLISIS
La tarea del analista parece ser sencilla, sin embargo su aplicación resulta
difícil. La razón para esto puede comprenderse con facilidad. Nos encontramos
ante una gran complejidad al tratar de analizar las relaciones recíprocas de
niveles múltiples de autoridad, responsabilidad, talentos, conocimientos,
capacidades, experiencias y resultados de los sistemas. No obstante el
analista de sistemas debe comenzar su trabajo en algún punto y, aún cuando la
tarea parezca ser abrumadora existe una razón que puede ayudar a descubrir
un método de análisis utilizable. El concepto clave en el método de análisis de
sistemas es evaluar el funcionamiento de cada sistema, tomando en cuenta la
perspectiva de la razón de la existencia de la organización.
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El proceso de análisis debe sustentarse en la cantidad de hechos con que se
cuente para la evaluación, en la medida que el analista clasifique estos hechos,
comenzará a observar que algunos de ellos no encajan en el diseño del nuevo
sistema. Pero hasta que haya terminado sus análisis se sabrá qué hechos son
valiosos y cuáles no. El proceso de análisis puede resumirse en las acciones
siguientes:
 Piense audazmente.
 Proporcione su imagen completa.
 Capture las ideas.
 Pruebe sus ideas.
 Diseñe el nuevo sistema.
El siguiente cuadro muestra la analogía del proceso con el método clásico
para el análisis de sistemas.
Piense Audazmente
La mayoría de los analistas de sistemas realizan sus acciones a través de
patrones de hábitos convencionales, lo cual resulta cómodo. Pero para lograr
desarrollar un poder analítico se debe sacudir ese pensamiento tradicional; a
este respecto los psicólogos dicen que vemos y consideramos las cosas desde
un "marco de referencia" personal. Para un análisis eficiente se debe romper el
viejo marco de referencia.
Una forma de romper ese marco de referencia es pensar con audacia, ser
radical. Muchas veces las ideas más descabelladas resultan ser las mejores
soluciones. En estos casos es conveniente ponderar los supuestos básicos y
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necesariamente se debe comenzar con las palabras: ¿POR QUÉ? ¿POR
QUÉ? ¿POR QUÉ?
Antes de estudiar el viejo sistema, se debe seleccionar su ciclo exacto del
sistema. Tiene un principio y un fin y un cierto número de puntos intermedios
de procesamiento.
La investigación debe comenzar en el principio del ciclo. Luego seguirla a
través de varias etapas de procesamiento hasta el final. Primero analizar el
ciclo del sistema desde atrás, enfocar la atención en los resultados finales y
empezar a trabajar desde ahí hacia el frente, hacia el principio.
Este proceso mental ayuda a romper con el viejo marco de referencia. Esa es
una manera de destruir los límites del actual marco de referencia, que ayudará
a pensar claramente.
¡Hay que recordar que las variables nos cuestan pesos, mientras que las
constantes cuestan centavos!
Identifique las excepciones. Al sondear los viejos sistemas puede encontrar
que muchas actividades se hacen por excepción, ya que no se prestan por si
mismas a entrar en la rutina regular.
Por ejemplo, los teléfonos celulares, se dirigiría a consumidores de clase
media-alta, sin embargo como se mencionamos se debe romper con ese marco
de referencia los consumidores primarios de telefonía celular es la gente de
clase baja ya que no cuentan con teléfonos convencionales.
Proporcione La Imagen Completa
Un analista de sistemas efectivo siempre tiene un diagrama de flujo maestro
colgado en la pared de su oficina. Mientras está haciendo un trabajo de
análisis, mira de cuando en cuando este cuadro.
Así puede relacionar los detalles que está tomando en cuenta que ahora se
encuentran dispersos sobre su escritorio con la imagen total que cuelga de la
pared.
Si su sistema contiene hojas de trabajo, formas piratas o aún una llamada
telefónica, las muestras, fijándolas en el tablero, como un acordeón.
Capture las Ideas
Una vez que ha introducido una gran cantidad de hechos en su mente,
después de que ha dado tiempo para su gestación, las ideas comenzarán a
fluir. Pero ellas no respetan el tiempo. Pueden surgir durante las horas de
trabajo, pero puede que no.
Pueden presentarse mientras se encuentran en la playa, manejando, o justo
antes de dormir o soñando.
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Siempre que se presente hay que capturarlas, escribirlas rápidamente. Siempre
se debe tener a la mano lápiz y block de notas.
Nunca hay que decir luego la escribo, porque se olvida. Se tiene que escribir en
cuanto se tiene. Cuando se cree que se tiene una idea valiosa, se debe
probar, comentándola con otros. Se debe pedir opinión sobre su valor y
permitir que la juzguen. Si no va a funcionar, es mejor que se sepa ahora.
Pruebe sus Ideas
A mitad del análisis, siempre se ocurren muchas ideas. Se deberá preguntar:
¿Son realmente buenas estas ideas? ¿Podrán soportar la crítica de la gente
que de hecho tiene que aplicarlas?
Se tiene que asegurar, pidiendo opiniones la gente puede ayudar a diferenciar
las ideas que parecen buenas, pero que no funcionarán, de aquellas que son
fundamentalmente buenas.
Exponer el problema. Aunque uno piense que ya se examinaron todos los
hechos que se encontraron durante la investigación, también se debe comentar
con la gente involucrada, contándoles algunas de las cosas que se
encontraron.
Ellos pueden sugerir. Si ya se tiene alguna solución de cualquier forma
preguntar si ellos tienen alguna otra, que pudiera ser la misma.
En el proceso de investigación y análisis se pueden encontrar problemas y
pensar alguna forma de resolverlos parcialmente, mediante una nueva forma o
se pueden desarrollar un cierto número de diagramas de flujo pero no se sabe
con certeza etapas son necesarias. Hay que comentarlas con alguien objetivo
o a una persona que identifique bien el problema, que sepa lo que realmente
esta pasando.
Cuando preguntemos a otras personas su opinión no debemos molestarnos si
critican nuestra idea. En realidad, nos están haciendo un favor. Pueden evitar
que cometamos errores que realmente no queremos cometer. Se deben
escuchar todas las razones sobre él por qué algunas partes del plan no
funcionarán.
Criterios Básicos para el Análisis de Sistemas
El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir diferenciar
entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Un criterio común para realizar
esta tarea radica en la conveniencia de invitar a todos aquellos interesados a
hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es un trabajo de una
persona; cuanto más críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa
será la separación de lo no esencial.
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Con la finalidad de apoyar la labor de análisis, se recomienda tomar en
consideración los siguientes criterios:
Identificar de manera adecuada el problema, separando sus componentes para
conocer su naturaleza, sus características y las causas de su comportamiento.
Establecer las bases para ofrecer opciones de solución al problema que se
estudia, e introducir medidas de mejoramiento administrativo.
Cuestionarse constantemente para que su interpretación sea siempre
confirmada, realizarse las preguntas: qué, para qué, dónde, cuándo, quién,
cómo, cuánto.
Relacionar las diferencias entre cada elemento, tomando en cuenta que los
fenómenos administrativos no se comportan de forma aislada sino que tienen
que ver unos con otros.
Disminuir el número de operaciones e instancias de servicios que consten los
sistemas operativos internos y de servicio público.
Reducir los requisitos e información solicitada para proporcionar los servicios
que demanden los usuarios, buscando que siempre satisfagan al proceso.
Identificar y explicar las definiciones y causas con el fin de resolverlas.
Método para Abordar un Análisis de Sistemas
El desarrollo de un buen trabajo de análisis depende del criterio y la habilidad
de la persona y aunque utilice su técnica se requiere de un método.
El método clásico para el análisis de sistemas se basa en lo que conocía como
método científico de resolución de problemas. Las principales etapas para el
análisis de sistemas son:
Definición del problema
Reunión de datos
Análisis de datos
Desarrollo de alternativas
Aplicación de la solución
Extraído de http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/S/Santander%20Sandra-Proceso
%20analisis.htm
BASE DE DATOS
El almacenamiento de los datos es la esencia del sistema de información.
Primero, los datos deben estar disponibles para cuando el usuario desee
usarlos. Segundo, los datos deben ser precisos y consistentes. Más allá de
esto, dentro de los objetivos se incluyen un almacenamiento eficiente de los
datos, así como su actualización y su grabado eficientes. Finalmente, es
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