Un moyen d’assurer la persistance de connaissances plus ou moins volatiles consiste à utiliser un langage comme XML; toutefois, les utilisateurs courants ou tout au moins ceux qui ne souhaitent pas particulièrement s’investir dans l’apprentissage de procédures plus ou moins ésotériques et être freinés dans leur spontanéité de pensée chercheront à continuer à pratiquer leur traitement de texte familier tout en générant des documents XML de manière totalement transparente.

1. Un moyen d’assurer la persistance de connaissances plus ou moins volatiles
consiste à utiliser un langage comme XML; toutefois, les utilisateurs courants
ou tout au moins ceux qui ne souhaitent pas particulièrement s’investir dans
l’apprentissage de procédures plus ou moins ésotériques et être freinés dans
leur spontanéité de pensée chercheront à continuer à pratiquer leur traitement
de texte familier tout en générant des documents XML de manière totalement
transparente.
TRAITEMENT DE TEXTE > DOCUMENTS XML

2. L’avantage de ces documents est de pouvoir être stockés dans une base de
données XML; à partir d’une telle base, l’on pourra effectuer des
recherches,assurer des mises à jour, créer des documents dynamiques formuler
des requêtes ou procéder à des échanges sur le Web
.
Le langage XML prend tout son intérêt grâce à l’uniformisation qu’il procure,
les possibilités d’échange qu’il permet, notamment sur le Web, étendues aux
Web Services et son aptitude à accéder à des parties de documents et à leur
contenu
.
Le rédacteur non-spécialisé et ne souhaitant pas s’encombrer de contraintes
trop lourdes a le choix entre:
- utiliser un traitement de texte42 capable de générer un fichier .xml
- faire appel à un générateur de texte XML présentant une interface utilisateur
conviviale, se présentant un peu comme un formulaire
.
XML combine la structure du document à une arborescenceconceptuelle
(partant d'une racine unique et se déployant de sous-branche en sous-branche,
chacune portant un "élément" doté d'un ou plusieurs "attributs" affectés chacun
d'une "valeur"; cela n'exclut pas qu'à un point donné de l'arborescence, un
attribut "data" serve d'enveloppe à du texte libre.
XML : QUOI ??? COMMENT ???

3. XML constitue un ensemble deconventions relatives à la structure du document
(DOM), la définition conceptuelle (XML Schema), les différentes présentations
(XLST), les requêtes XQuery et bien d'autres facilités que l'on retrouve en détail
dans les normes publiées par le consortium W3C® (www.w3.org)
.
Une fois les documents élaborés, il reste à les ranger dans une base de
donnéesXML qui peut s'avérer très utile quelle que soit la taille de l'entreprise.
Le fait de disposer d'un stock de documents compatibles XML est un atout
considérable et ouvre la possibilité de développements ultérieurs; toutefois,
comme pour toute base de données il y a lieu de concevoir une architecture
-dans ce cas, il s'agit d'une architecture de documents- et d'établir des cartes
conceptuelles correspondant aux différentes fonctionnalités de ces documents,
ce qui facilitera les recherches ultérieures: plus ce travail aura été bien fait au
départ, plus le système sera apte à rendre les services attendus.
Le recours à des "formulaires" facilite la tâche en guidant l'utilisateur dans ses
démarches récurrentes et en permettant le remplissage automatique de
certaines
rubriques en fonction du contexte. Il en résultera un gain de productivité à la
fois du côté de l'émetteur et de ceux qui auront à exploiter le document. La
version PDF45 reproduit les avantages du document papier sans en avoir les
inconvénients.
De plus avec une conception "vivante" du document, celui-ci peut être actif en
s'interfaçant avec différentes applications (signature numérique, par exemple),
différents modes de transmission (comme le Fax), en appliquant certaines
business rules et en incorporant certains éléments réactifs (tels qu'une date de
péremption)
STRUCTURE ET ARCHITECTURE DES DOCUMENTS

4. La caractérisation des documents par leur type (note, compte-rendu, rapport,
bordereau d'envoi etc.), le renseignement de rubriques plus ou moins
standardisée (domaine, sujet, motif etc.) et les informations d'identification
(émetteur, destinataire, tiers concernés etc.) permettent de mieux appréhender
le document et de le qualifier pour répondre à telle ou telle requête. Le temps
consacré à remplir ces rubriques est largement compensé par le temps gagné
sur les recherches ultérieures et la qualité des résultats obtenus -éventuellement
sous forme d'un nouveau document XML- .
Si l'adoption du langage XML dans la pratique des documents couramment
utilisés dans l'entreprise exige une certaine discipline de la part des utilisateurs,
ceux-ci devront avoir à coeur de formuler leurs besoins en tenant compte de
l'intérêt de leurs correspondants.Le patrimoine de connaissances internes sera
considérablement valorisé grâce à un accès fiable, intuitif et rationnel. Cette
solution pourra être généralisée grâce à des logiciels performants.et s'appliquer
à l'intégralité des documents reçus, préalablement scannés avec reconnaissance
de caractères, traduits en documents numérisés standard mentionnant la
localisation de l'original; un wrapper XML comportant les métadonnées permet
d'assimiler ces documents aux autres documents XML et de les interroger sans
toutefois bénéficier d'un schéma conceptuel.
VALORISATION DES CONNAISSANCES

5. Pour fixer les idées, nous prendrons l'exemple d'un sevice juridique qui reçoit
une note faisant état de dommages causés à un vehicule loué; une requête sur
les documents
- demande de location
- autorisation de location
- passation de commande
- accusé de réception du loueur (document scanné)
permettra au service juridique d'avoir un accès immédiat aux conditions de
cette location temporaire et de savoir, par exemple, si les dommages
occasionnés au véhicule par un objet transporté -vraisemblablement mal
arrimé- figurent parmi les garanties souscrites.
UN EXEMPLE…