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Comunicaciones eficaces con Microsoft Skype Empresarial (MICProductivity)

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Comunicaciones eficaces con Microsoft Skype Empresarial (MICProductivity)

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Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y trabajo con Skype Empresarial para la colaboración y comunicación a través de este entorno: mensajería instantánea, audivideconferencias, reuniones virtuales...

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  1. 1. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicio Transformando la manera de trabajar Guía Rápida de Consulta Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial
  2. 2. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 1 Página 2 Trabajo eficiente con documentos en OneDrive Empresarial Índice y contenidos Contactos y mensajería instantánea (chat) (página 3) Cambiar la información de presencia Buscar a alguien Agregar un contacto Ver una tarjeta de contacto Crear un grupo Enviar un mensaje instantáneo Añadir a alguien más a la conversación Agregar audio, video y archivos compartidos a una conversación de mensajería instantánea Cambiar entre conversaciones Buscar una conversación previa de mensajería instantánea Llamadas (audio y videoconferencias) (página 7) Configurar el dispositivo de audio Agregar audio a una conversación de mensajería instantánea Iniciar una llamada (audio conferencia) Iniciar una llamada de audio conferencia con varias personas Invitar a más personas a una llamada Responder a una llamada Usar los controles de llamada de audio Reuniones virtuales con Skype Empresarial (página 11) Programar una reunión de Skype Empresarial Establecer las opciones de la reunión Unirse a una reunión de Skype Usar los controles y vista de una reunión de Skype Grabar y reproducir una reunión Administrar los participantes de la reunión Compartir el escritorio o un programa Ceder el control a los participantes de una reunión Recuperar el control cedido a una participante Seleccionar quién puede descargar archivos compartidos Compartir una presentación de PowerPoint Compartir un archivo o una imagen Compartir notas con OneNote Compartir una pizarra
  3. 3. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 3 Página 4 Contactos y mensajería instantánea (chat) Disponible * Está en línea y disponible. Vuelvo enseguida ** Estará ausente por breve tiempo. Ausente *, ** Está conectado, pero lleva apartado del ordenador un tiempo. Ausente del trabajo ** No está trabajando o no está disponible. Ocupado *, ** Está muy ocupado y no se le debe interrumpir. Al teléfono * Está en una llamada de Skype Empresarial (entre dos personas). En una reunión * Está en una reunión (con Skype Empresarial u Outlook). En una llamada de conferencia * Está en una llamada de conferencia de Skype Empresarial (reunión de Skype con audio). No molestar ** No quiere que se le moleste. Verá mensajes instantáneos, pero solo si usted y el remitente están en el mismo grupo de trabajo. Presentando * Realizando una presentación. Fuera de la oficina Su calendario de Outlook lo señala como fuera de la oficina. Sin conexión * No ha iniciado sesión. Desconocido No se detecta el estado de presencia. * Se configura automáticamente en función de su actividad con el teclado o el calendario de Outlook. ** Puede establecer este estado de presencia cuando lo desee. La información de presencia en Skype Empresarial se establece automáticamente en función del calendario de Outlook, pero se puede cambiar temporalmente si lo desea. El estado de presencia permite a los demás ver rápidamente si se está disponible para hablar. Estos son los ajustes de presencia posibles: Si su presencia es: Significa que: Cambiar la información de presencia Buscar a alguien Conecte con gente de su organización (Skype Empresarial) o con contactos que tengan una cuenta de Skype público 1. Escriba un nombre en el cuadro de búsqueda. En cuanto lo haga, las pestañas bajo el campo de búsqueda cambiarán de esto: 2. Si la persona está en su organización, permanezca en la pestaña MIS CONTACTOS. Si no es así, haga clic en la pestaña DIRECTORIO DE SKYPE. Si conoce el nombre completo o el nombre de usuario de Skype, la búsqueda se estrechará. Agregar un contacto Cuando encuentre a una persona, agréguela a la lista de contactos para acceder a ella rápidamente. • En los resultados de búsqueda, haga clic con el botón secundario en el nombre. • Haga clic en Añadir a la lista de contactos. • Seleccione un grupo donde agregar a su nuevo contacto. Ver una tarjeta de contacto 1. Pulse el nombre de un contacto. 2. Pulse el botón Tarjeta de contacto para abrirla. 2 1
  4. 4. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 5 Página 6 Contactos y mensajería instantánea (chat) Use la mensajería instantánea (MI) para comunicarse directamente con sus contactos. 1. En la lista de contactos, mantenga el cursor sobre el contacto con el que quiere comunicarse. Si quiere enviar mensajes instantáneos a más de un contacto, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de los nombres. 2. Haga clic en el botón MI. 3. Escriba su mensaje y luego presione Entrar en el teclado. Crear un grupo Configure un grupo por cada equipo con el que trabaja, de modo que pueda ver rápidamente quién está disponible o comunicarse con todo el equipo a la vez. 1. Haga clic en el botón Agregar un contacto. 2. Seleccione Crear un nuevo grupo. 3. Comience por escribir el nombre del nuevo grupo. Enviar un mensaje instantáneo Añadir a alguien más a la conversación Desde la ventana principal de Skype Empresarial, arrastre la imagen de un contacto a la ventana de mensajería instantánea o haga clic en el panel de participantes de la conversación e “Invitar a más personas” Agregar audio, video y archivos compartidos a una conversación de mensajería instantánea Agregar video Agregar audio Compartir el escritorio o un programa como PowerPoint Más opciones Buscar una conversación previa de mensajería instantánea Si usa Outlook y Exchange, Skype Empresarial guarda automáticamente su historial de mensajería instantánea. Para ver o continuar una conversación previa de mensajería instantánea que se ha perdido: • Haga clic en la pestaña Conversaciones. • Haga clic en las pestañas Todas o Perdidas. Si no ve la conversación que busca, haga clic en Ver más en Outlook, en la parte inferior de la lista. • Haga doble clic en la conversación que quiere abrir. Cambiar entre conversaciones Si está celebrando varias conversaciones o reuniones al mismo tiempo, Skype Empresarial las muestra todas en un único sitio para que pueda alternar entre ellas. Haga clic en una pestaña de la izquierda para ver una conversación de mensajería instantánea.
  5. 5. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 7 Página 8 Llamadas (audio y videoconferencias) Configurar el dispositivo de audio Lo primero es lo primero: configurar el dispositivo de audio y comprobar la calidad. Puede usar el micrófono y los altavoces de su equipo, o bien conectar unos auriculares. 1. Haga clic en Seleccionar el dispositivo principal en la esquina inferior izquierda de la ventana principal de Skype Empresarial. 2. Haga clic en Configuración de dispositivo de audio. 3. En el menú Dispositivo de audio, seleccione el suyo y ajuste el volumen del altavoz y el micrófono. 3 Iniciar una llamada (audio conferencia) Mantenga el puntero sobre el contacto hasta que aparezca el menú rápido. Haga clic en el botón Teléfono. • En la lista de contactos, seleccione varios manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic en sus nombres. • Haga clic con el botón secundario en cualquiera de los nombres seleccionados y haga clic en Iniciar una llamada de conferencia. • Haga clic en Llamada de Skype. Iniciar una llamada de audio conferencia con varias personas En el panel Reunión, haga clic en o, en el panel Participantes, haga clic en “Invitar a más personas” . Invitar a más personas a una llamada Agregar audio a una conversación de mensajería instantánea 1 2 En la ventana de conversación, haga clic en el botón Teléfono, y la conversación del chat pasará a una audio conferencia.
  6. 6. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 9 Página 10 Llamadas (audio y videoconferencias) Usar los controles de llamada de audio Durante una llamada, use los botones para hacer lo siguiente: • Para poner la llamada en espera, haga clic en el botón En espera. • Para silenciar el audio, haga clic en el botón Micrófono de la ventana de conversación. • Si su cuenta tiene disponible el desvío de llamadas, haga clic en el botón Transferir y elija el número que quiera. • Para colgar, haga clic en el botón Micrófono de la ventana de conversación. Responder a una llamada Cuando alguien le llama, aparece una alerta en la parte inferior derecha de la pantalla. • Para responder, haga clic en el icono del teléfono o de la mensajería instantánea. • Para rechazar la llamada, haga clic en Rechazar. • Para rechazar esta y otras llamadas hasta que cambie su estado, haga clic en las opciones de disponibilidad y seleccione “No molestar”.
  7. 7. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 11 Página 12 Reuniones virtuales con Skype Empresarial Establecer las opciones de la reunión Puede configurar algunas opciones de reunión en Outlook antes siquiera de enviar las convocatorias, como quién podrá entrar directamente y quién deberá aguardar en la sala de espera virtual. Programar una reunión de Skype Empresarial (Esta es una tarea de Outlook.) 1. Abra su Calendario de Outlook, haga clic en la pestaña Inicio y haga clic en Nueva reunión de Skype. (Aunque esté en modo Skype Empresarial. 1 2. Complete la convocatoria de reunión como haría normalmente. Esto se agrega automáticamente. Los asistentes hacen clic en el vínculo Unirse a reunión de Skype para asistir a la misma. 1+(425) 555-1212 2 En la convocatoria de reunión, haga clic en Unirse a reunión de Skype. Unirse a una reunión de Skype — ¡Hay muchos modos! En la ventana principal, haga clic en la pestaña Reuniones y luego haga doble clic en la reunión a la que quiere unirse. En un recordatorio de reunión, haga clic en Participar en línea. Usar los controles y vista de una reunión de Skype En una reunion podremos ver/ocultar diferentes tipos de información: 1. Llista de participantes 2. Mensajería instantanea 1 2
  8. 8. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 13 Página 14 Reuniones virtuales con Skype Empresarial Administrar los participantes de la reunión Es fácil capturar el audio, el video, los mensajes instantáneos y las presentaciones. 1. En la ventana de la reunión, haga clic en el botón Más opciones. 2. Haga clic en Iniciar grabación. 3. Después de la reunión, vaya a Administrar grabaciones para publicar, reproducir o eliminar la grabación, o para cambiarle el nombre. ¿Incidentes en una reunión? Si es el moderador, tiene el control. 1. Haga clic en el botón Participantes para abrir el panel Participantes y ver una lista de todos los asistentes. 2. Haga clic en el botón Acciones del participante. Grabar y reproducir una reunión 1 2 3 3. Haga clic en uno o en varios botones para aplicar estos ajustes a todos los asistentes. 1. En la ventana de la reunión, haga clic en el botón Presentar. 2. Haga clic en Compartir su escritorio para mostrar todo el contenido de su escritorio... o bien... Haga clic en Compartir una ventana y haga doble clic en el programa que quiere compartir. Si comparte un programa, en su escritorio aparecerá con un borde amarillo y una pestaña denominada Moderador actual. Compartir el escritorio o un programa ¿Necesita enseñar a todos de qué está hablando? 1 2 5. Para dejar de compartir, haga clic en Dejar de compartir en la barra de la parte superior de la pantalla, o en la parte superior de la ventana de conversación.
  9. 9. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicio Mostrar miniaturas de las diapositivas y seleccionar la siguiente a presentar Página 15 Página 16 Reuniones virtuales con Skype Empresarial Ceder el control a los participantes de una reunión... Con solo un par de clics, exponga el uso de un programa o permita a otros revisar las diapositivas, contribuir con información y realizar cambios en una pizarra o en un archivo de OneNote, PowerPoint o de otro tipo. Puede recuperar el control en cualquier momento. 1. Haga clic en Ceder el control en la parte superior de la pantalla 2. Elija a una persona concreta o haga clic en Ceder el control automáticamente para dar acceso automático a cualquiera que pida el control de su escritorio. ... y recuperar el control 1. Haga clic otra vez en Ceder el control. 2. Si la opción Ceder el control automáticamente está seleccionada, haga clic en ella para anular la selección. O bien, para recuperar el control de aquel que lo tiene, haga clic en Recuperar el control. Seleccionar quién puede descargar archivos compartidos En una reunión programada, puede restringir quién puede descargar una copia de un archivo que haya compartido (por ejemplo, si todavía es un borrador o si es confidencial). Haga clic en el botón Presentar y en el botón Administrar contenido. Haga clic en el botón Permisos y después seleccione entre: • Organizador: la persona que ha convocado la reunión • Moderadores: las personas a las que el organizador ha nombrado moderadores • Todos: todos los participantes 1. En la ventana de la reunión, haga clic en el botón Presentar. 2. Haga clic en Compartir archivos de PowerPoint. 3. Vaya al archivo que quiere presentar y haga clic en Aceptar. Compartir una presentación de PowerPoint Compartir un archivo o una imagen En el caso de una reunión improvisada entre dos personas, el modo más sencillo es arrastrar y soltar, ya sea en el área de mensajería instantánea o en el nombre del participante. En una reunión programada, haga clic en el botón Presentar y elija Añadir datos adjuntos. Ver las notas del moderador (solo usted, nadie más podrá verlas) Avanzar a la siguiente diapositiva
  10. 10. Comunicaciones eficaces con Skype Empresarial Guía de consulta rápida Volver al inicioPágina 17 Reuniones virtuales con Skype Empresarial Compartir notas con OneNote OneNote se integra plenamente con Skype Empresarial. Usted, o cualquiera al que haya dado permiso para ello antes de la reunión, puede acceder al archivo de OneNote y tomar notas. 1. En la ventana de conversación, haga clic en el botón Presentar y elija Notas compartidas. 2. Seleccione un bloc de notas existente o haga clic en Nuevo bloc de notas para crear uno nuevo. Los participantes que se unen a la reunión con Skype Empresarial se agregan automáticamente a la lista de asistentes de OneNote. Compartir una pizarra ¿Necesita enseñar de qué está hablando? ¡Dibújelo en la pizarra! También es estupenda para compartir ideas. • En la ventana de conversación, haga clic en el botón Presentar y luego en Más y Pizarra. Consulte el conjunto de herramientas, en la parte derecha de la pizarra. Tiene hasta puntero láser. 1 2

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