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Le riunioni efficaci: 2. Le altre tre fasi di una riunione

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Conduzione, Conclusione e il “dopo”
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Publicado en: Liderazgo y gestión
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Le riunioni efficaci: 2. Le altre tre fasi di una riunione

  1. 1. 1/19A. Lanati La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione  Iniziare in orarioIniziare in orario  Benvenuto e “riscaldamento”Benvenuto e “riscaldamento” Introduzione allo scopo della riunione,Introduzione allo scopo della riunione, illustrazione dell’agenda e degli obiettivi.illustrazione dell’agenda e degli obiettivi. Quando necessario, attività di integrazioneQuando necessario, attività di integrazione del gruppo.del gruppo.
  2. 2. 2/19A. Lanati La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione Lo svolgimentoLo svolgimento  Qualche accordo preliminareQualche accordo preliminare  Le Regole di BaseLe Regole di Base Stabilirle evita che le abitudini di qualcheStabilirle evita che le abitudini di qualche partecipante diventino parte del funzionamento dellapartecipante diventino parte del funzionamento della riunione;riunione; Sono leve per agire sul comportamento del gruppo;Sono leve per agire sul comportamento del gruppo; Forniscono al gruppo comprensione del modo diForniscono al gruppo comprensione del modo di funzionamento della riunione.funzionamento della riunione.
  3. 3. 3/19A. Lanati La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione Lo svolgimento -Lo svolgimento - le regole di basele regole di base  Come si devono gestireCome si devono gestire  Si presenta una lista di regole standardSi presenta una lista di regole standard  Se ne illustra il significato generale e particolareSe ne illustra il significato generale e particolare  Il gruppo è invitato a discuterne e individuare laIl gruppo è invitato a discuterne e individuare la propria lista di regole (modifica o integrazione dellapropria lista di regole (modifica o integrazione della lista proposta)lista proposta)  Si richiede il consenso di tuttiSi richiede il consenso di tutti  La lista viene tenuta in bella vista in ogni riunioneLa lista viene tenuta in bella vista in ogni riunione  Le regole vengono richiamate all’occorrenza per laLe regole vengono richiamate all’occorrenza per la gestione delle dinamiche del gruppo.gestione delle dinamiche del gruppo.
  4. 4. 4/19A. Lanati La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione Lo svolgimento -Lo svolgimento - le regole di basele regole di base  La lista standardLa lista standard  Si inizia e si finisce in orarioSi inizia e si finisce in orario  A inizio riunione si concorda la priorità degli argomenti in agendaA inizio riunione si concorda la priorità degli argomenti in agenda  Messaggi, telefonate, richieste di interruzione aspettano fino alMessaggi, telefonate, richieste di interruzione aspettano fino al momento di pausa.momento di pausa.  Si rispetta il programma (tempi e argomenti).Si rispetta il programma (tempi e argomenti).  Parla una persona alla volta (no conversazioni parallele)Parla una persona alla volta (no conversazioni parallele)  Si separa l’idea o il commento dal singolo (nessun attaccoSi separa l’idea o il commento dal singolo (nessun attacco personale).personale).  Tutti contribuiscono alla discussione e agli obiettivi del gruppo e siTutti contribuiscono alla discussione e agli obiettivi del gruppo e si impegnano a produrre materiale o attività richieste per i tempiimpegnano a produrre materiale o attività richieste per i tempi concordaticoncordati  Gli argomenti non pertinenti vengono registrati nella “Cassetta deiGli argomenti non pertinenti vengono registrati nella “Cassetta dei Suggerimenti” e affrontati a parte.Suggerimenti” e affrontati a parte.  Si applica la confidenza, se richiestaSi applica la confidenza, se richiesta  Il verbale viene fatto a turno, entro 48 ore dalla conclusione dellaIl verbale viene fatto a turno, entro 48 ore dalla conclusione della riunione.riunione.
  5. 5. 5/19A. Lanati La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione Lo svolgimentoLo svolgimento  Qualche accordo preliminareQualche accordo preliminare (segue)(segue)  Condividere la priorità degli argomenti in agendaCondividere la priorità degli argomenti in agenda  Definire e assegnare i ruoli di supporto:Definire e assegnare i ruoli di supporto:  Leader / conduttore: organizza e conduce la riunioneLeader / conduttore: organizza e conduce la riunione  Facilitatore / moderatore: assicura una partecipazioneFacilitatore / moderatore: assicura una partecipazione equilibrata e l’uso degli strumentiequilibrata e l’uso degli strumenti  Segretario: annota argomenti, idee, decisioni, azioniSegretario: annota argomenti, idee, decisioni, azioni  Cronometrista: mantiene la riunione in programma, segnalaCronometrista: mantiene la riunione in programma, segnala quando è tempo di concluderequando è tempo di concludere
  6. 6. 6/19A. Lanati La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione Lo svolgimentoLo svolgimento  Cuore della discussioneCuore della discussione  Verificare le azioni definite nella riunione precedenteVerificare le azioni definite nella riunione precedente  Mantenere la discussione in argomentoMantenere la discussione in argomento  Coinvolgere tutti nella discussione e nelle decisioniCoinvolgere tutti nella discussione e nelle decisioni  Cercare il consenso del gruppo a chiusura di ogniCercare il consenso del gruppo a chiusura di ogni argomentoargomento  Registrare debitamente ogni decisione e ogni azioneRegistrare debitamente ogni decisione e ogni azione  Decidere (nel caso sia necessario) se prolungare laDecidere (nel caso sia necessario) se prolungare la discussione fuori dagli orari prestabiliti o rinviare ad altrodiscussione fuori dagli orari prestabiliti o rinviare ad altro incontroincontro
  7. 7. 7/19A. Lanati La conclusione della riunioneLa conclusione della riunione  Riassumere decisioni e azioni a fine riunioneRiassumere decisioni e azioni a fine riunione  Ogni azione deve avere chiaro l’obiettivo, ilOgni azione deve avere chiaro l’obiettivo, il responsabile, la scadenzaresponsabile, la scadenza  Ogni incaricato di un’azione dovrebbe iniziare aOgni incaricato di un’azione dovrebbe iniziare a segnarla, in attesa di ricevere il verbale.segnarla, in attesa di ricevere il verbale.  Definire data/orario, luogo, agenda per l’incontroDefinire data/orario, luogo, agenda per l’incontro successivosuccessivo  Fare il punto / la valutazione della riunione:Fare il punto / la valutazione della riunione:  Per individuare meccanismi non positivi del gruppoPer individuare meccanismi non positivi del gruppo  Per intraprendere azioni di miglioramento delPer intraprendere azioni di miglioramento del funzionamento della riunione.funzionamento della riunione.  Terminare in orarioTerminare in orario
  8. 8. 8/19A. Lanati Dopo la riunioneDopo la riunione  Distribuire il verbale di riunione (entro 48Distribuire il verbale di riunione (entro 48 ore)ore)  Pianificare e preparare la riunionePianificare e preparare la riunione successiva.successiva.

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